16-mal heruntergeladen
Hochgeladen vonDavid Schneider
Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte
Das Dokument thematisiert die Herausforderungen und kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit SharePoint, insbesondere in Bezug auf Organisation, Ausbildung und Technologie. Es werden praktische Erfahrungen und Empfehlungen aus der Praxis präsentiert, die eine erfolgreiche Nutzung und Akzeptanz der Plattform fördern sollen. Zudem wird auf die Notwendigkeit von Governance-Strukturen und eine effektive Informationsarchitektur hingewiesen, um Informationen effizient zu verwalten und Zugriffe zu optimieren.
Weitere ähnliche Inhalte
![[DE] ECM Vision & Potentiale | Ulrich Kampffmeyer | ECM Forum | Zürich 24.06....](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/ecm-vision-und-potenziale-dr-ulrich-kampffmeyer-240620064623-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[DE] Trends & Vorraussagen 2016 | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Update Information...](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/20160204vortragaktuelleeimtrends2016ulrichkampffmeyerupdateinformationmanagement2016-160509130545-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[DE] Keynote: ECM Trends SER | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Mün...](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/20101116keynoteecmtrendsserulrichkampffeyershowanimation-161123093852-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[DE] CDIA+ Certified Document Imaging Architech | Einführung zum Zertifizieru...](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/cdia-certified-document-imaging-architech-einfhrung-zum-zertifizierungskurs276-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Ähnlich wie Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte
Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte
- 1. David Schneider, AndréKunz Document Management à la carte
- 2. About the Speakers DavidSchneider, david@sharepoint.ch André Kunz, andre.kunz@isolutions.ch Blog http://blog.sharepoint.ch isolutions AG http://www.isolutions.ch
- 3. Agenda Warum brauchtes ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der Praxis
- 4. Herausforderungen Informationen Dokumentenverwaltung Erfassen, zielgruppengerecht Informationsflut Zentral und klar Dokumenten Chaos verteilen und filtern schneller Zugriff E-Mail Krise organisiert, einfacher und Ungenutzte Informationen Insellösungen Riesige Informationsmenge Wo soll ich ein Dokument ablegen? Geringe Relevanz Inbox, Spam, Dialoge Überfüllteim ERP, CRM Informationen unterschiedlichen Systemen Wie finde in ein Dokument wieder? Daten ich Alternative KanäleDatenredundanz Informationen nicht verknüpft Viele Informationskanäle Schwer die aktuellste Version?Anbinden Welches istzugänglich Instant Messaging Ablage ist schwierig Externer Systeme, Bedienung integriert SharePoint Nicht ist kompliziert Intelligente Suche Portal Integration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn
- 5. Beispiele Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen
- 6. Kritische Erfolgsfaktoren • Fehlende Governance • Uneinheitliche • Funktionen Arbeitsweise nicht bekannt Organisation • Keine Best Practices • Fehlende Ausbildung Technologie Funktionen • Usability • Begrenzter Austausch
- 7. Kritische Erfolgsfaktoren Organisation Organisation Ausbildung Technologie
- 8. Governance Governance Organisation Ausbildung Technologie
- 9. Inhalt der Governance Leitplanken der Nutzung • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt? Informationsmanagement Richtlinien • Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben, verwaltet und publiziert? Informationsstruktur • Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie schnell und intuitiv zugänglich sind? Rollen • Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?
- 10. Organisation Ausbildung Ausbildung Technologie
- 11. Warum die Akzeptanzund der Gebrauch von SharePoint schwierig sein kann: Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau? - Zusammenarbeit - Portalfunktionen - Suche - Inhalts Management - Applikationen - Und um die 20 weitere Bereiche Um ihren Job zu erledigen Bewährte Arbeitsweisen zu „müssen“ die Benutzer nicht ändern dauert erfahrungsgemäss zwingend SharePoint benutzen. 18 bis 36 Monate…
- 12. Akzeptanz-Kurve Akzeptanz Bewusstheit Wertschätzung Testen Anwenden Akzeptieren & Anwenden Zeit
- 13. Organisation Ausbildung Technologie Technologie
- 14. DMS mit SharePoint2010 (Recap) Document Sites Berechtigungen Versionen Libraries Check In / Content Type Managed Document Sets Check Out und Columns Metadata Document ID Search Workflow
- 15. Technische Herausforderungen Metadaten für Skalierbarkeit Arbeitsbereiche Vorlagen Navigation
- 16. SharePoint Limits Maximale Grösse Empfehlung 100 GB Site Collection Maximum durch Grösse der Content DB gegeben Maximale Grösse 200 GB Content Database mit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TB Anzahl Dateien pro 30’000’000 Dateien Document Library Anzahl Sites pro Site 250’000 Sites Collection pro Site nur 2’000 direkte Subsites Mehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
- 17. Anforderungen Clients Windows:Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit No Internet Explorer: Login Local Internet Zone Prompt Office: Trusted Location
- 18. Alternativen Client Citrix:Office Umgebung und Client Einstellungen Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On
- 19.
- 20. Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Metadaten Liste mit stehen keine Pro Site ausser Titel und URL genau einem Element: Metadaten zur Verfügung - Erstellung bei Site Provisioning - Anzeige auf Homepage - Bearbeiten als SharePoint Item
- 21. Workspace Liste Site Metadaten Workspace Metadaten Team A … Site Metadaten Projekt B … Sync Search Meeting C … Partner D … Site Metadaten Site Metadaten
- 22. Anwendungsbeispiel Anzeige Bearbeiten Wizard zur Workspace der der Erstellung List Metadaten Metadaten
- 23. Mehr Power mitFAST Search Aggregation der Workspaces mit FAST Search Refinder für Workspace Liste
- 24. Vererben von Metadaten Indexierung Dokument wird Beim Suchen ohne stehen die Metadaten Metadaten aber gespeichert Workspace Metadaten zur Verfügung
- 25. Technische Umsetzung FASTContent Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Metadaten des Dokuments abgelegt
- 26.
- 27. Praxisbeispiel Das Schweizerische RoteKreuz (SRK) ist die 1866 in Bern gegründete nationale Rotkreuz- Gesellschaft der Schweiz. 350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP) für andere NGOs
- 28. André Kunz Erfahrungen ausder Praxis
- 29. Projektvorgehen SharePoint Basis Betrieb & Support Pilot Governance DMS Schulung / Change Mgmt. Einführung & Migration
- 30. Erfahrungen aus derPraxis Ausbildung ist wichtig • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board • Trifft sich alle zwei Monate
- 31. Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation: Governance • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36 Monate • Technologie: punktuelle Erweiterungen von SharePoint Erfahrungen aus der Praxis
- 33. Kontakt David Schneider, david@sharepoint.ch AndréKunz, andre.kunz@isolutions.ch Blog http://blog.sharepoint.ch isolutions AG http://www.isolutions.ch
Hinweis der Redaktion
- #7 Die drei Dimensionen Organisation, Ausbildung und Technologie müssen für eine erfolgreiche Einführung gleichermassen berücksichtigt werden. Organisation:Governance: Wie wird das DMS benutzt? Welche Funktionen werden eingesetzt?Ausbildung- Training. Knowhow Aufbau für Benutzer, Super User, DMS Verantwortliche und IT BetriebTechnologie:- Die Technologie darf die Benutzer nicht behindern. Da wo SharePoint Mängel oder Lücken aufweist, müssen diese mi Add Ons geschlossen werden.
- #15 Die Technologie…… darf nicht hinderlich sein.… muss im Hintergrund bleiben.
- #17 SharePoint 2010 kommt mit einer ganzen Reihe noch DMS Funktionen. Hier ein Überblick
- #18 Wir haben aber auch einige technische HerausforderungenSkalierbarkeit mehr dazu gleich auf dem nächsten SlideMetadaten für Arbeitsbereiche- Eine Site hat keine Metadaten VorlagenEine Vorlage pro Content Type- Beispiel: Briefvorlage pro Sprache, mit oder ohne LogoNavigation- Durchgängige von Top und Breadcrumb Navigation
- #19 Wir haben verschiedene technische Limitationen, welche wir beim Aufbau eines DMS mit SP beachten müssen. Sie werden am ersten an die Grenze der 2000 direkte Subsites und an die Grenze von 100 GB pro Site Collection stossen.
- #20 Beginnen wir beim Client. Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, können die Benutzer auf die volle DMS Power von SharePoint zurückgreifen.
- #21 Citrix: Infrastruktur wird benötigt, Zugriff evtl. langsamer, offline Verfügbarkeit, Client ist aber überall identisch.OWA: weniger Komfort, dafür wenig Infrastruktur notwendigUAG: wenn Client PCs nicht in AD, für Zusammenarbeit mit externen Partnern
- #24 Jede Site verfügt über eine Metadaten Liste mit den entsprechenden EinträgenAggregation der Metadaten in eine zentrale Liste, welche dem Benutzer als Navigation dientEntweder über die Search – hier haben wir ein Delay von max. 2 MinutenOder über Sync Jobs – Nachteil ist, dass die Metadaten zweimal abgelegt sind.
- #25 Schauen wir uns nun ein Beispiel aus der Praxis an. Sites mit Wizard erstellenMetadaten werden abgefragtSite wird in korrekter Site Collection angelegtMetadaten sind gespeichert… und können bearbeitet werden
- #27 OOTB werden beim Indexieren eines Dokument die Metadaten plus der Inhalt im Index abgelegt. Mit einer kleinen Erweiterung ist es nun möglich, zu jedem Dokument die Metadaten des Workspaces ebenfalls im Index abzulegen.
- #28 Beim Indexieren holen wir uns die Metadaten des Workspacs und fügen sie zusammen mit dem Dokument in den Index.
- #30 Das SRK ist in verschiedenen Bereichen tätig:Rettung und KatastrophenhilfeGesundheit (u.a. Ausbildung und Blutspendedienst)Internationale Zusammenarbeit
- #33 Bereits drei vier Monate nach der ersten Schulung und Migration Refresher KursProjektdauer: Pilot Ende 2009, Anfang 2010 Governance innerhalb 3 Monate – Step by Step immer wieder Abnahme in GLUpdate 07 2010; Parallel Plattform zu geupdatet 07 Version; Ab April 2010 Vorbereitung der Abteilungen; Ab Mai 2011 Schulung und somit Einführung MigrationEnde 2011 FertigErfolge: 100% Support der GLMotivierte Benutzer das Datenchaos zu bereinigenBei Refresher Kurs ist Knopf aufgegangen was für ein PowerTool SharePoint istLearnings:Mehr persönlicher Support durch erfahrene SharePoint Benutzer bei der Migration – Eins zu Eins Kopie der Daten ins DMSBei der Wahl der Schulungspartner, einen auswählen der neue Arbeitstechniken vermitteln kann und nicht nur die neuen Funktionen erklärt.