[DE] Keynote: ECM Trends SER | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | München 2010

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Computerwoche
ECM Initiative
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2010
ECM Enterprise Content Management:
Wirtschaftlichkeit, Cloud, Compliance
und andere Trendthemen
SER-Offensive Bayern 2010
München, 16.11.2010
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Trends im ECM
Enterprise Content
Management
SER Keynote München
2010
PROJECT CONSULT
GmbH
20251 Hamburg
www.project-

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ECM Initiative
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg
Was ist überhaupt ECM?Die Abkürzung ECM
ist nicht eindeutig.

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20251 Hamburg
Edition of
Contemporary Music
Electrochemical Machining
Espresso
Coffee
Machines
Electronic
Counter
Measures
Enterprise Content Management
Engine Control
Module
Die Abkürzung ECM
ist nicht eindeutig.
Erythema chronicum migrans
Entitlement Control
Message
Espresso
Coffee
Machines
Energiekorrigierte Milchmenge mit einem
Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt
von 3,4 %
Engineering Change
Management
Exceptional case
marking
Enterprise Change Management
Error
Correction
Mode
Extra
Cellulare
Matrix
European Corporate
Management
Equity Capital Management
Elliptic Curve
Method
Experiment Container
Modules
Equity Capital
Markets

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CAPTURE
PRESERVE
DELIVER
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM gibt es seit mehr
als 10 Jahren!
ECM besteht aus einer Reihe
definierter Komponenten

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CAPTURE
PRESERVE
DELIVER
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
Document Management
& Email Management
Web Content
Management
& Digital Asset
Management
Collaboration
& Web 2.0
Records ManagementBusiness Process Management
& Workflow
Input Management,
Categorisation
& Scanning
Output Management
& COLD
Storage, Search & ILM
Information Lifecycle
Management
Long Term
Digital Preservation

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Der amerikanische Begriff
muss erst ins Deutsche
übersetzt werden!
Es geht eigentlich um …

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Sichere
Archivierung
Posteingang Prozessautomation
Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente
Vorgangsbearbeitung
Zusammen-
arbeit
Elektronische
Akte
Erfüllung rechtlicher
Vorgaben
Dokumentenmanagement
E-Mail-Management
Wissens-
erschließung
Schnelles
Finden

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ECM ist
wirtschaftlich!
Sucess
Stories
Workflow beschleunigt Costumer Response
von 2 Tagen auf eine Stunde
ROI bei Electronic Invoice Capturing
in nur drei Monaten
250.000 € jährlich durch die Ablösung
de Papierarchives gespart
25% Zeitersparnis im Case Management
Beispielaussagen

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Workflow beschleunigt Costumer Response
von 2 Tagen auf eine Stunde
ROI bei Electronic Invoice Capturing
in nur drei Monaten
250.000 € jährlich durch die Ablösung
de Papierarchives gespart
25% Zeitersparnis im Case Management
BeispielaussagenNur Milchmädchenrechnungen?

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Milchmädchenrechnungen
helfen nicht weiter
• Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000
Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail
• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr,
macht 1.920.000 Stunden
• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir,
50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr
• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag
(1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das
elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder
2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des
Papierarchivs 200.000 Ersparnis.
• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen
wir einmal, 3.000.000 € (3 Millionen),
… bringt also den ROI nach 1,4 Jahren …
Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.
Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart,
• wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und
• die Kosten für den Betrieb nicht höher als die
übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,
• von den Einführungs- und Übergangsbetriebs-
kosten in einer Organisation mit 1000
Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

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Nutzenpotentiale Nur den
ROI
im Sinn?
Es geht um die
nachhaltige
Verbesserung
der Leistungen
des Unter-
nehmens
und
nicht um
„Geld zurück“!

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Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist
besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und
qualitativen Faktoren zu unterscheiden.
• Quantifizierbare Faktoren:
Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen
gefasst werden können
• Qualitative Faktoren:
Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich
durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen
oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres
Arbeiten ergeben
Quantitativ & Qualitativ

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Nutzenpotentiale
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unter-
schiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitarchivierung
das weitaus
höhere
Potenzial
Eher gering

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Beispiele für hohe Nutzenpotentiale
Ganzheitlicher Posteingang
Rechnungserfassung mit Verarbeitung
Ortsunabhängiges Arbeiten
Vollständige elektronische Akten
Integration in alle Anwendungen

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20251 Hamburg
Ganzheitlicher Posteingang
CRM
Büro-
kommu-
kation
ERP
Post-
eingang
Scannen Erkennung Vali-
dierung
Workflow
Archiv
DM
Kontrolle
(+ Elektro-
nische
Signatur)

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Papier
Barcode
Verbuchung
Automat.
Indizierung
Scanning
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Archiv
R/3
Client / Server
ABAP/4
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM

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20251 Hamburg
Papier
Verbuchung Automatische
Indizierung
Scanning
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Archiv
R/3
Client / Server
ABAP/4
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
Automatische
Klassifikation

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Elektronische Akte
Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte
nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen.
@akte
Objekte
Register

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Virtuelle Akte
Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und
Objekteigenschaften erzeugte Sichten von
Strukturen und Objekten.
Sicht A
Sicht B
Sicht C
Sicht D

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Ortsunabhängiges Arbeiten
Ziel:
Alle Dokumente und
Daten stehen allen
autorisierten
Mitarbeitern überall
vollständig und
aktuell zur Verfügung.
Notebook
Cloud
Heim-PC
Office-PC
PC
Zentral
Mobile
Heim-PCBrowser
Notebook
Extern
Mit dem
Cloud-Computing
und
SaaS Software
as a Service
kommt eine neue
Dimension

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20251 Hamburg
Integration in alle Anwendungen
Einheitlicher, übergreifend nutzbarer
Speicherort
ECM-
PlugIn
E-Mail
ECM-
PlugIn
File-
system
ECM-
PlugIn
ERP
ECM-
PlugIn
CRM
ECM-
PlugIn
Fach-
anwen-
dung
ECM-
PlugIn
Portal
ECM-
PlugIn
Share-
point
ECM Infrastruktur mit Diensten
Middleware
Services (SOA)
Federated Repository

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20251 Hamburg
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
ECM
EIM
ECM ist notwendige Infrastruktur!

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Drei Argumente
Unkontrolliertes
Informations-
wachstum
Übergreifendes
Informations-
management
Compliance-
Anforderungen
wirtschaftlich
nutzen

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Informationsüberflutung
Wir leiden an einer
Informationsüberflutung und müssen
die werthaltige, wichtige Information
mühsam suchen.
Die systematische Erschließung der
exponentiell wachsenden Information
muss geplant, umgesetzt und regelmäßig
kontrolliert werden: ECM!
Explosion
der
Unterneh-
mensinfor-
mationen:
In 5 Jahren
das 10-fache
an
Information!
Ist dies für Unternehmen
relevant?

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20251 Hamburg
Informationsüberflutung
Das digitale
Universum:
Compliance
Sicherheit
Langfrist

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Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren
Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten
eines Unternehmens, seiner Organisations-
mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf
alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.
Compliance
Compliance ist die Übereinstimmung mit
und die Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Governance
Compliance
Risk
Management
GRC
vereinigt die
Disziplinen
Corporate
Governance,
Risikomanage-
ment und
Compliance
als
durchgängiges
Vorgehensmodell

28
Computerwoche
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20251 Hamburg
Compliance
Governance
Compliance
Risk
Management
GRC
vereinigt die
Disziplinen
Corporate
Governance,
Risikomanage-
ment und
Compliance
als
durchgängiges
Vorgehensmodell
BDSG HGB ZPO
BetrVerfG ProdHaftG
GAUFZ GoBS AO
GDPdU Verfahrensdokumentation
SigÄndGVwVfGEHUG

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20251 Hamburg
BDSG HGB ZPO
BetrVerfG ProdHaftG
GAUFZ GoBS AO
GDPdU Verfahrensdokumentation
SigÄndGVwVfGEHUG

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20251 Hamburg
Nicht jede Verordnung
und nicht jedes Gesetz
trifft jeden gleicher-
maßen.
Es ist im Einzelfall
abzuwägen:

31
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20251 Hamburg
Nicht jede Verordnung
und nicht jedes Gesetz
trifft jeden gleicher-
maßen.
abzuwägen:

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abzuwägen:
Wie kaufmännische Daten
und Belege zu sichern sind
Wie E-Mails zu verwalten
und zu archivieren sind
Wie steuerrelevante Daten
erschließbar gehalten
werden
Welcher wirtschaftliche
Nutzen der reinen
Archivierung gegenüber
steht
Welchen Beweiswert
elektronische Informationen
haben müssen
In jedem Fall gilt:
ECM-Lösungen nur aus
Gründen der „Compliance“
einzuführen, ist
unwirtschaftlich.
Die Informationen müssen
in Prozessen und als
Wissen nutzbar sein!

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Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
ECM
EIM
Übergreifendes
Informationsmanagement

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20251 Hamburg
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
ECM
EIM
Die Unterschiede zwischen Daten, Content,
Dokumenten, Records etc. verschwinden.
Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet
und erschlossen werden!
Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und
alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant
Messaging, Papier …
Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer
Software für die Handhabung von Dokumenten wie
auch von Prozessen und Workflows.
Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und
Nutzung wieder zu gewinnen.

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Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
ECM
EIM
Die Unterschiede zwischen Daten, Content,
Dokumenten, Records etc. verschwinden.
Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet
und erschlossen werden!
Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und
alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant
Messaging, Papier …
Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer
Software für die Handhabung von Dokumenten wie
auch von Prozessen und Workflows.
Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und
Nutzung wieder zu gewinnen.
ECM
Enterprise
Content
Management
bietet die
notwendige
Infrastruktur und
Funktionalität zur
Bewältigung der
Informationsflut.
Die Einführung von
Enterprise
Content
Management
ist heute nicht
mehr eine des
„Ob“, sondern nur
des „Wie“ und
„Wann“.

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Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
ECM
EIM10 ECM Trends für 2011
(1) ECM:
nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner
IT-Trends
(2) Transition:
Von ECM Enterprise Content Management
zu EIM Enterprise Information Management
(3) Automatisierung:
Schlüssel für die Überwindung des
Flaschenhalses der Erfassung und der
Informationserschließung
(4) ECM Inhouse oder Cloud:
Neue Konzepte revolutionieren den Markt
(5) GRC Governance, Risk-Management &
Compliance:
Ein Ansatz für eine einheitliche,
transparente Informationsinfrastruktur
(6) Enterprise 2.0:
Web 2.0 und Social Business halten Einzug
in die Unternehmen
(7) Revolution:
Mobile marschiert voran
(8) Sharepoint:
Microsoft Sharepoint definiert
Dokumentenmanagement einfach neu
(9) ECM ist keine Insel:
Integration, Infrastruktur, Enabling und
Module machen ECM in allen Anwendungen
nutzbar
(10) Konsolidierung im ECM-Markt:
Die großen Softwareanbieter geben die
Trends vor, die Spezialisten aber schaffen
Lösungen
… und ein paar deutsche Sonderthemen:
• Elektronische Rechnung
• Elektronische Signatur
• eCard 21
• Digitaler Personalausweis
• E-Brief und DE-Mail

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20251 Hamburg
… und ein paar deutsche Son
• Elektronische Rechnung
• Elektronische Signatur
• eCard 21
• Digitaler Personalausweis
• E-Brief und DE-Mail

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Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
ECM
EIM
ECM hilft, aber die
organisatorische
Herausforderung bleibt!
Enterprise
Change
Management
ECM steht auch für:
Die menschliche
Herausforderung wächst!
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft?
Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch
und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser
Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere
geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn
physisch verändern, vergleichbar nur den
Muskel- und Körperveränderungen der
Menschen im Zeitalter der industriellen
Revolution.
Kein Mensch kann sich diesem Wandel
entziehen. Aber das sind nur
Vorbereitungen auf einen ungleich
größeren Wandel.“
Die Herausforderung für den Menschen
in der Informationsgesellschaft

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20251 Hamburg
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft?
Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch
und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser
Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und
unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser
Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur
den Muskel- und Körperveränderungen der
Menschen im Zeitalter der industriellen
Revolution. Kein Mensch kann sich diesem
Wandel entziehen. Aber das sind nur
Vorbereitungen auf einen ungleich größeren
Wandel.“
(Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html)
Herausforderungen für die Informationsgesellschaft

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com
Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen ...
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