[DE] "Effizienter Einsatz von Dokumenten-Technologie" | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg | 2004

Effizienter Einsatz von
Dokumenten-Technologien
=
noch mehr Arbeitslose?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 2004

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Kunde: Web Thema: Dokumenten Management Version: 1.0
Datei: artikel2004effizientdm-200628125827 Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2020 Datum: 28.06.2020 Seite: 2 von 6
Effizienter Einsatz von Dokumenten-
Technologien
Die Krise der Anbieter für Document Related Technologies (DRT), die in Deutschland
sowohl die börsennotierten, mittelständischen und kleineren Anbieter betroffen hat,
veränderte auch massiv den Personalmarkt. Waren früher DRT-Spezialisten rare Ware, so
wurden in den letzten Jahren bedingt durch Firmenaufgaben, „Mergers&Acquisitions“,
Insolvenzen und Straffung der Organisation zahlreiche Mitarbeiter freigesetzt. Wie auch in
vielen anderen Branchen suchten sich die guten Kräfte rechtzeitig neue, sichere Jobs. Auf
der Managementebene war dies jedoch problematischer: wer wollte schon als ehemaliger
Vorstand oder Geschäftsführer einen untergeordneten Posten übernehmen, welcher
ehemals als Vertriebsleiter oder Marketingchef beschäftigte Mitarbeiter auf die Position
eines „Klinkenputzer“ im Vertrieb zurückfallen? Dies führte zu einer Schwemme an neuen
Beratungsgesellschaften und Freiberuflern. Da auch die Anzahl der Projekte, bedingt durch
die nunmehr auch offiziell bestätigte Rezession, zurückging, wurden die Kämpfe um
Kunden härter. Die Folge: Preis und Qualitätsverfall. Da die potentiellen Kunden selbst
sparen müssen, wurden Qualitätsmängel häufig akzeptiert und der billigste
Beratungsanbieter genommen. Da auch Produktanbieter und Systemhäuser am
„Beratungskuchen“ partizipieren, die komplette Wertschöpfungskette abgreifen wollen,
möglichst ohne unbequemen unabhängigen Berater, verschärft sich die Situation
zunehmend. Viele der ehemals in der DRT-Branche Tätigen wechselten daher sogar die
Branche oder sind noch immer arbeitslos. Damit sind wir beim eigentlichen Thema: welchen
Beitrag leistet die Dokumenten-Technologien-Branche unabhängig von den Freisetzungen
in den Anbieterunternehmen selbst zur wachsenden Arbeitslosigkeit?
Das größte Einsparpotential liegt beim Personal
Der Einsatz moderner Dokumenten-Technologien kann viele Effizienzverbesserungen und
Einsparpotentiale mit sich bringen. Betrachtet man die im Rahmen einer Ist-Analyse
ermittelten rechenbaren Kosten, so fallen auf die Einsparungen bei Räumen und
Ablagemedien nur sehr geringe Anteile. Die einsparfähigen rechenbaren Kosten werden
außerdem häufig durch die Kosten für neue Infrastruktur, Lizenzen, die Durchführung des
Projektes und Wartung neutralisiert. Die Einsparung von Zeit ist ein wesentlicher Faktor, der
aber direkt auch mit der Ressource Personal verknüpft ist – mehr in besserer Qualität in
kürzerer zeit erledigen kann auch heißen, die gleiche Arbeitslast mit weniger Personal
bewältigen. Effizienzsteigerungen, Verbesserungen, medienbruchfreie Zusammenführung
aller Informationen, besserer Kundenservice etc., die typischen qualitativen
Nutzenmerkmale, sind häufig nicht genau quantifizierbar. Sie sind aber notwendig, um
Projekte überhaupt als wirtschaftlich vertretbar zu verargumentieren. So bleibt häufig als

wichtigstes bezifferbares Einsparpotential das Personal. Hier werden denn schnell einmal
„überflüssige“ Ressourcen im traditionellen Archiven, im Posteingang, in der vorgelagerten
Bearbeitung für die Sachbearbeitung, in der Aktenzulieferungslogistik, in der
Genehmigungshierarchie, etc. auf dem Papier wegrationalisiert. Wer „virtuelle elektronische
Akten“ und softwaregestützten Workflow in seinem DRT-Projekt plant, hat immer auch die
Einsparung von Personal im Sinn. Es finden sich daher auch in fast allen ROI Returnon-
Invest Planungen größere Positionen, die auf der möglichen Einsparung von Mitarbeitern
basieren.
Werden die Einsparpotentiale der ROI-Betrachtungen umgesetzt?
In der Realität sieht es bei der Umsetzung der Personaleinsparpotentiale häufig anders aus
als in den ROI-Betrachtungen. Man braucht zusätzliches qualifiziertes Personal für
Administration und Betrieb, zentrale Scanning-Bereiche müssen personell besetzt werden
und die Umsetzung von Personal aus dem herkömmlichen Archivbereich und dem
Posteingang ist häufig nicht geeignet oder ausreichend, Arbeitsverträge und das
Engagement der Personalvertretungen stehen Kündigungen entgegen, es wird manchmal
sogar offenbar, dass das auf dem Papier eingesparte Personal vielleicht sogar der
wichtigste Wertschöpfungsfaktor des Unternehmens ist. Die vielbeschworenen
Einsparpotentiale werden daher eher selten umgesetzt. Ist eine DRT-Lösung vernünftig
geplant, kann dies sogar verkraftet werden, da in anderen Feldern die beabsichtigten
Verbesserungen erreicht werden. Es wird allerdings immer deutlicher, dass die mit der
Einführung von DRT-Lösungen verbundenen Ziele der Personaleinsparung immer
aggressiver verfolgt werden. Mit Duldung der Personalvertretungen, die sich zumindest für
das verbleibende Personal bessere, moderne, qualifiziertere und sicherere Arbeitsplätze
versprechen, oder, wenn es sein muss, gegen die Mitarbeiter. Human und
Sozialverträglichkeit bleiben dabei zunehmend auf der Strecke. Aufgabe jedes DRT-
Projektes sollte es daher auch sein, sich um diese Folgen verantwortungsvoll zu kümmern.
Mehr Arbeitslose durch den effizienten Einsatz von Dokumenten-Technologien!
Betrachtet man die Veränderungen aus historischer Sicht, so lassen sich einige Zyklen
erkennen, die Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt haben. Mit der Mechanisierung der
Landwirtschaft wurden im 19. Jahrhundert Heerscharen von Bauern, Landarbeitern und
Tagelöhnern freigesetzt. Diese nahm damals die aufstrebende Industrie auf, sie waren das
menschliche Futter der industriellen Revolution. Die industrielle Revolution mündete in die
Automatisierung der Industrie. So wurden im 20. Jahrhundert, zunehmend in der zweiten
Hälfte, die industriellen Fertigungsprozesse immer mehr automatisiert. Die ursprünglich
benötigten Massen von Arbeitern wurden wieder freigesetzt. Sie wurden von der sich
entwickelnden Dienstleistungsgesellschaft und von den wachsenden Verwaltungsbereichen
zunächst in Teilen aufgesogen. In Deutschland blieb Ende des Jahrtausends bereits ein

Bodensatz von mehreren Millionen zurück. Nun steht die Dienstleistungsgesellschaft mit
ihren aufgeblähten Verwaltungen selbst zur Automatisierung an. Workflow, Business
Process Management, EBusiness, ECommerce, ECM Enterprise-Content-Management,
Output-Management, Capture with automatic Classification, Indexing and Routing, alles
Document-Related-Technologies, sind hier die Schlagworte. In Prozessen, bei denen es
um “elektrisch rein, elektrisch verarbeiten, elektrisch raus” geht, spielt der Mensch nur noch
eine nachgeordnete Rolle. Er beschränkt sich auf Fehler und Problemfallbehandlung,
vielleicht noch Entscheidungen, vielleicht braucht man ihn auch noch zur rechtskräftigen
Absegnung der Ergebnisse, die von Software bereitgestellt werden. Das „papierlose Büro“
entwickelt sich von einer positiv besetzten Vision nunmehr in neuer Gestalt, als
„menschenloses, automatisiertes Büro“, zur Apokalypse des Arbeitsmarktes und des
Generationenvertrages.
Die Hybris der politischen Botschaft
Die Automatisierung des Dienstleistungs- und Verwaltungssektors der Wirtschaft und der
öffentlichen Hand sind zu Beginn des 3. Jahrtausends die größte Herausforderung für den
Arbeitsmarkt. Hier vollzieht sich der gleiche Prozess wie bei der industriellen Revolution, nur
dass heute keine Auffangposition in Sicht ist. Betrachtet man in diesem Licht die
Anstrengungen der Politik durch EGovernment, Verwaltungsreform und Effizienzsteigerung
in den Behörden voranzutreiben, natürlich mit Einsatz modernster Software, dann ist auch
hier die Konsequenz der Realisierung von Einsparpotentialen den Verwaltungsapparat zu
entschlacken, Personal abzubauen. Welche neuen Arbeitsplätze sollen denn Bund, Länder,
Bezirke und Kommunen anbieten? Werden alle Mitarbeiter gehalten, geht die Arbeit
vielleicht effizienter und schneller, mit besserer Dienstleistungsqualität vonstatten – der
Kostenblock des Personals aber bleibt. Nimmt man einmal nur die jüngst bekannt
gewordenen Zahlen des Bundesanstalt für Arbeit. Dort beschäftigt sich das Gros der
Mitarbeiter mit der eigenen Verwaltung, nicht etwa mit der Vermittlung von Arbeitslosen.
Würde hier konsequent reorganisiert, müssten eigentlich eine Reihe der Mitarbeiter den
Stuhl wechseln, vom Angestellten hinter dem Schreibtisch zum Arbeitslosen vor dem
Schreibtisch.
Ist unser Wirtschaftskonzept am Ende?
Die wachsende Arbeitslosigkeit von Verwaltungsmitarbeitern bringt die soziale
Altersabsicherung endgültig in Minus. Die Industrie wird nicht mehr nennenswert neue
Arbeitskräfte aufnehmen – neue Fabriken sind weitgehend automatisiert, Fertigungen mit
hohem Anteil an manueller Tätigkeit legt man lieber in Billiglohnländer. Der Handel wird
nicht mehr nennenswert neue Mitarbeiter aufnehmen – Großmärkte mit wenigen Logistik
und Kassenkräften verdrängen die letzten Kleinbetriebe. Der Dienstleistungssektor wird
nicht mehr nennenswert neue Arbeitskräfte aufnehmen – er rationalisiert, automatisiert und

ergänzt traditionelle Angebote durch elektronische Services. Besonders dort, wo keine
physischen Produkte geschaffen werden, schreitet der Personalabbau voran. Banken und
Versicherungen sind ein „gutes“, abschreckendes Beispiel.
Ist unser Wirtschaftskonzept in Deutschland am Ende, werden wir die Millionen
Arbeitskräfte nicht mehr los ? Im europäischen Vergleich ist Deutschland als
Wirtschaftsstandort an das untere Ende der Skala abgerutscht. Wo die Politik angesichts
leerer Kassen nur noch den Mangel verwalten kann, sind auch keine neuen Konzepte zu
erwarten.
Vernichtet elektronischer Workflow, elektronisches Dokumentenmanagement Arbeitsplätze?
Diese Frage muss man heute mit „Ja“ beantworten.
Dabei wird allerdings auch Eines übersehen, der Einsatz moderner Informationstechnologie
beinhaltet auch Chancen – den Wirtschaftsstandort Deutschland überhaupt überlebensfähig
zu machen, durch bessere Qualifizierung auf höherwertige Dienstleistungen und Produkte
zu setzen, die Wirtschaft durch neue Vermarktungskanäle zu stärken. Wir müssen mit dem
Potential, dass uns besonders DRT Document Related Technologies bieten,
verantwortungsvoll umgehen. Nur den Abbau von Personal als Ziel eines Projektes zur
Einführung moderner IT zu verfolgen, ist nicht sinnvoll. DRT-Projekte haben viele Aspekte,
die über reine Funktionalität, neue Maschinen, neue Software, weit hinausgehen. Immer
mehr Menschen werden aus den „modernisierten“ Arbeitsprozessen herausfallen und die
Zahl der Arbeitslosen weiter steigen lassen. Aber auch diejenigen, die in diesen
„modernisierten“ Prozessen weiterhin tätig sind, werden sich am Rande ihrer
Leistungsfähigkeit bewegen, getrieben durch den Takt der Software, ständig gefordert, sich
mit neuer Technologie und veränderten Arbeitsbedingungen auseinander zusetzen. Der
schnelle Wandel von Technologien überfordert unsere Humandisposition, wir sind noch
nicht fit für das Zeitalter der Informationsgesellschaft, wir können die Chancen die uns die
Kommunikations- und Informationstechnologie heute bietet, noch nicht adäquat umsetzen.
(Kff)

Über den Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 35 Jahren im Thema
Informationsmanagement zu Hause. Als Geschäftsführer und
Unternehmensberater seines Beratungsunternehmens PROJECT
CONSULT (http://PROJECT-CONSULT.de) berät er Unternehmen bei
der Strategie, Konzeption, Einführung, Ausbau und Migration von
Information Management-Lösungen.
Er gründete und leitete Fachverbände, arbeitete bei internationalen
Standardisierungen mit und gilt als Mentor der Information--
Management-Branche in Europa. Dr. Kampffmeyer ist international
anerkannter Autor, Kongressleiter, Referent und Moderator zu
Themen wie Information Management, Information Governance, elek-
tronische Archivierung, Records Management, ECM Enterprise Content Management,
Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Wissensmanagement, Digitalisierung und
Collaboration. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte
er als Keynote-Sprecher mit. Er engagiert sich besonders für die Rolle und Ausbildung des
Information Professional der Zukunft. Von Fachzeitschriften wurde zweimal unter die 100
wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein Curriculum Vitae findet sich auf Wikipedia
http://bit.ly/WP_DrUKff
PROJECT CONSULT
Die PROJECT CONSULT GmbH ist ein hersteller- und produktunabhängiges Beratungs-
unternehmen für Information Management und Information Governance.
Zum Beratungsportfolio gehören IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu
Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen; Projektmanagement, Change
Management und Coaching für Projekte des Informationsmanagement wie elektronische
Archivierung, Knowledge-, Dokumenten-, E-Mail-, Enterprise-Content-Management und
Compliance.
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