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VOGEL BUSINESS MEDIA
E-MAIL-ARCHIVIERUNG RICHTIG GESTALTEN –
RECHTLICHE GRUNDLAGEN, MANAGEMENT UND
LÖSUNGEN FÜR DIE IT-PRAXIS
DR. ULRICH KAMPFFMEYER
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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ORGANISATORISCHES
• Bitte alle Mobil-Telefone auf stumm stellen
• Mittagessen bitte aus der Liste auswählen
• Teilnehmerliste bitte unterschreiben
• Download der vollständigen PDF-
Tagungsunterlage (ab 17.03.2011):
www.PROJECT-CONSULT.de „Handouts“
oder direkt
www.PROJECT-CONSULT.net/files/EMA2011.pdf
• „Wer früher weg muss“ … Zertifikat nicht
vergessen
• Bitte die elektronische Teilnehmerbefragung
morgen online ausfüllen
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AGENDA
1. Einführung
2. Definitionen
3. Rechtsfragen
4. Funktionalität
5. Archivierungsverfahren
6. Besondere Problembereiche
7. Ausblick
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EINFÜHRUNG
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ÜBERSICHT EINFÜHRUNG
1.1 Die elektronische Post
1.2 Nutzen von E-Mail
1.3 E-Mail – Problematik
1.4 Gründe für E-Mail - Archivierung
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DIE ELEKTRONISCHE POST
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E-MAIL ALS MEDIUM DER
GESCHÄFTSKOMMUNIKATION
• Geschäfte können elektronisch per E-Mail
getätigt werden
• E-Mails sind dementsprechend originär
elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe,
Aufträge, Verträge usw.
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DER WERT ELEKTRONISCHER INFORMATION
• Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form
der Übermittlung
• Nur Information, die auch in Prozessen oder als
Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert
• E-Mail-Systeme bieten keine geeignete,
nachvollziehbare Prozessunterstützung
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ELEKTRONISCH SIGNIERTE DOKUMENTE
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur
entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem
manuell unterzeichneten Papierdokument im
Prinzip gleichwertig ist
• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die
Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität
des Unterzeichners
• Elektronisch signierte Dokumente werden in der
Regel im Dokumentenaustausch, also per E-Mail,
benutzt
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WERT VON INFORMATIONEN
• Der Wert von Information bemisst sich an einer
Reihe von individuellen Kriterien, die von
Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich
ausfallen.
• Es existieren jedoch Grundparameter:
Z.B. ist ein Großunternehmen, das lediglich mit
Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine
Versicherung, anders zu bewerten als ein
physische Produkte produzierendes
mittelständisches Unternehmen.
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NUTZEN VON E-MAIL
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VORTEILE DER E-MAIL
• Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit:
Man hat alles schriftlich / elektronisch
• Einfache Archivierung:
Mitschreiben am Telefon entfällt
• Asynchronität:
Man kann sich die Antwort in Ruhe vorbereiten,
weniger Störungen
• Effektivität:
Man kann mehrere Adressaten zugleich
informieren
• Anlagen:
Einfaches Mit-Versenden von Anlagen
(Dokumente, Zeichnungen, etc.) aller Art
Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm
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VORTEILE DER E-MAIL
• Bezug:
Der Bezug zum ursprünglichen Mail ist bei einer
Antwort klar erkennbar, wenn man das
ursprüngliche Mail nicht entfernt
• Erinnerungsfunktion
• Möglichkeit der Verschlüsselung durch einfache
Dienstprogramme
• Datenbankabfragen möglich
• Einfaches Weiterleiten
• Elektronisch ohne Medienbruch weiterverarbeitbar
Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm
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NACHTEILE DER E-MAIL
• Information „nachlässig verpackt“
• Rechtschreibfehler, Fehler in der Grammatik und
stilistische Mängel
• Falsche Empfänger in der Adresszeile
• Nicht (immer) Rückmeldung möglich, ob E-Mail
angekommen ist
• Bei Beanstandungen oder Konflikten Gefahr von
Missverständnissen (Fehlen der gestischen und
mimischen Zusatzinformation)
• Keine sinnvoll ausgefüllten Betreffzeilen führen zu
Identifikationsproblemen
• Beantwortung von E-Mails mit anderem sachlichen Inhalt
führt zu „Unordnung“
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NACHTEILE DER E-MAIL
• E-Mail fördert unüberschaubare Informationsflut
• Überfüllte Emailbriefkästen: Prioritätensetzung
• Erwartungsdruck: E-Mail rasch beantworten - auch
bei komplexen Fragestellungen
• Persönliche Gespräche nehmen ab
• Gefahr Stimmungen und voreilige Meinungen zu
schnell weiterzugegeben
• Tendenz steigt, Informationen weiterzuleiten und
Verantwortung abzuschieben
Quelle: http://www.rhetorik.ch/EKommunikation/EKommunikation.html
17
Quelle: http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2011/02/email-mail-sucks-lets-move-on-for-most-things.html
PRODUKTIVITÄT VON EMAIL NACH
JOHN MANCINI AIIM, 2011
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E-MAIL PROBLEMATIK
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E-MAIL-PROBLEMATIK (1)
Original ?
• Ein Empfänger
• Mehrere Empfänger
• Ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger
• Verteiler, viel bcc: Empfänger
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E-MAIL-PROBLEMATIK (2)
Zitierstil
• Keine Übernahme
• Vollständige Übernahme
(mit Schachtelung)
• Teilweise Übernahme
• Editierbarkeit
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E-MAIL-PROBLEMATIK (3)
Lesbarkeit
• E-Mail nicht anzeigbar
• E-Mail Attachment nicht anzeigbar
• Verlinkte Seite nicht aufrufbar
• Zeichensatzprobleme
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E-MAIL-PROBLEMATIK (4)
Inhaltliche Bewertung
• Durch Empfänger
• Relevanz häufig nicht sofort erkennbar
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E-MAIL-PROBLEMATIK (5)
Status
• Vorabinformation
• Kopie
• Original
• Rechtskräftiges Original
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E-MAIL-PROBLEMATIK (6)
Fehlende Metadaten
• Betreff
• Individueller Absender
• Bezug im Text
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E-MAIL-PROBLEMATIK (7)
E-Mail mit TextJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
Umschlag
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E-MAIL-PROBLEMATIK (8)
Email mit Text und mehreren
unterschiedlichen Attachments
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kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und Attachment
PDF
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
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E-MAIL-PROBLEMATIK (9)
Mehrfach geschachtelte
Email mit enthaltener Email
und Attachments
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kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
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E-Mail mit Text und eingebetteter
E-Mail
PDF
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p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
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E-MAIL-PROBLEMATIK (10)
E-Mail mit HTML, Links und
Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo
45kgpo45gkpogkpo45kg
gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po
ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo
itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
E-Mail mit HTML
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
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kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
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E-MAIL-PROBLEMATIK (11)
• Ohne Signatur
• Mit fortgeschrittener Signatur
• Mit qualifizierter Signatur
• Nur Umschlag signiert
• Umschlag mit Attachment signiert
• Nur Attachments signiert
• Gemischt signierte und unsignierte Attachments
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E-MAIL-PROBLEMATIK (12)
E-Mail mit elektronischer
Signatur und Attachment
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kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
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E-Mail mit Text und elektronischer
Signatur
PDF
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kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
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PDF
E-Mail mit Text und Attachment
mit elektronischer Signatur
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E-MAIL-PROBLEMATIK (13)
Eingangsnachweis
• Bestätigung des Empfängers
• Bestätigung des Lesers
• Keine Bestätigung der Bearbeitung
• Keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher,
da Einträge löschbar
Beziehung des Eingangs zur einzelnen E-Mail ?!
• Referenzierung
• Vollständigkeit
• Multiple Adressaten
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E-MAIL-PROBLEMATIK (14)
Firewall
• Firewall verhindert Empfang von E-Mails mit
+ Viren
− Elektronische Signatur
− Speziellen Attachments
− + Bestimmter Absender
− Bestimmte Größe
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E-MAIL-PROBLEMATIK (15)
Outlook <-> Notes <-> Google <-> Opensource
• Formatierung
• Auszeichnungsmerkmale
• Zeichensätze
• Aufbau
• Metadaten
• Interne Struktur
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E-MAIL-PROBLEMATIK (16)
Ordnung
• Persönliche Postkörbe
• Gruppenpostkörbe
• Funktionspostkörbe
• „Transportable Kopien“ (Notebook)
• Ausgelagerte Postkörbe
Grundsätzliches Problem:
• Zusammenhang zwischen Nachricht und Antwort(en)
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E-MAIL-PROBLEMATIK (17)
Absender-Erkennung
• Interne, bekannte Adresse
• Externe, bekannte Adresse
• Externe, unbekannte Adresse
• Externe, „verdeckte“ Adresse
Authentifizierte Absender
• Internes Management in einem Directory Service
• Elektronische Signatur
• DE-Mail
• E-Postbrief
• Reg-Mail
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E-MAIL-PROBLEMATIK (18)
Empfangsnachweis
• Richtige Adresse
• Richtige(r) Empfänger
• Gruppen-/Funktions-Postkorb mit intransparenten
Empfängern
• Richtiger Zeitstempel
• Vollständigkeit / Lesbarkeit
Versandnachweis
• Richtige(r) Empfänger
• Richtiger Zeitpunkt
• Vollständigkeit
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GRÜNDE FÜR E-MAIL-ARCHIVIERUNG
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UNSICHERHEIT BEIM ANWENDER
ZUGRIFF AUF ARCHIVIERTE E-MAILS (UND OFFICE-DOKUMENTE)
Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit und
der Rückholbarkeit ihrer elektronischen
Dokumente und E-Mails?
AIIM Marktstudie ECM-Nutzer, 2010
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GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS
Wirtschaftliche Gründe:
• Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom
Empfänger
• Entlastung der Kommunikationssysteme
• Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten
Suchfunktionalitäten im Archivsystem
• Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails
vorhandenen geschäftskritischen Informationen in
nachgelagerten Systemen
• usw.
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GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS
Rechtliche Gründe:
• Anforderungen, basierend auf den
Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante
Informationen
• Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von
E-Mails
• Allgemeine länderspezifische rechtliche
Vorschriften
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FAZIT (1)
E-Mail als Kommunikationsmittel hat Anfang des
3. Jahrtausends den Brief auf Papier abgelöst.
Die Rahmenbedingungen für die Kommunikation
orientieren sich jedoch immer noch an den
Restriktionen und Organisationsformen des
Papiers.
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DEFINITIONEN
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ÜBERSICHT DEFINITIONEN
2.1 E-Mail
2.2 E-Mail-Management /
E-Mail-Response-Management
2.3 E-Postbrief
2.4 DE-Mail
2.5 Revisionssichere Archivierung
2.6 Langzeitarchivierung
2.7 Digital Preservation
2.8 Aufbewahrung
2.9 Vertrauenswürdige Archivierung
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E-MAIL
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E-MAIL
• Eine auf elektronischem Weg in
Computernetzwerken übertragene Nachricht
• Format einer E-Mail durch RFC 5322 festgelegt
• Danach bestehen E-Mails nur aus Textzeichen
• Andere Internet-Standards fügen Möglichkeiten
hinzu, auch Zeichen außerhalb von ASCII sowie
Datei-Anhänge zu verschicken
• E-Mails intern in zwei Teile geteilt:
Header mit Kopfzeilen und Body mit eigentlichem
Inhalt der Nachricht
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E-MAIL
• E-Mail-Adresse bezeichnet eindeutig den Empfänger
einer E-Mail
• Ermöglicht damit Zustellung an diesen Empfänger
• Transport per SMTP im Internet:
E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen:
domain-part, local-part
• Andere Transportmechanismen wie zum Beispiel UUCP
oder X.400 verwenden eine andere
Adress-Syntax
• Dateianhang (engl.: attachment) = Datei, die im Body
einer E-Mail verschickt wird
• Durch MIME-Protokoll ermöglicht, welches Unterteilung
des Body und Kodierung der Datei regelt
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VERSAND EINER E-MAIL:
ABLAUF
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E-MAIL-MANAGEMENT /
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E-MAIL-MANAGEMENT
• Eingangskontrolle und Nachweis
• Filterung und Prüfung
• Verteilung
• Teilautomatisierte Auswertung
• Unterstützung bei der Beantwortung
• Zuordnung zu Geschäftsvorfällen
• etc.
… erst am Ende steht die Archivierung
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E-MAIL-MANAGEMENT
• Intelligenter Umgang mit den Inhalten von E-Mails
wichtiger Wettbewerbsfaktor, da E-Mails als
Kommunikationsmedium einerseits und als
Transportmedium für angehängte Dateien
andererseits einen immer höheren Stellenwert
einnehmen
• Software für E-Mail-Management erleichtert die
Verwaltung der elektronischen Post deutlich
• Zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen:
• E-Mail-Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von
Nachrichten inklusive Dateianhängen
• E-Mail-Response-Management-Systeme unterstützen den
Anwender bei der Beantwortung von E-Mails
Quelle: http://www.documanager.de/magazin/artikel_1872_email_management.html
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E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT
• Datenbankbasierte Anwendung, die der
strukturierten, automatisierten und
nachvollziehbaren Bearbeitung von großen
Mengen eingehender E-Mails dient
• Ziele:
Beschleunigung der Bearbeitung, Steigerung der
Effizienz und der Agentenleistung, Erhöhung der
Antwortkonsistenz sowie die Dokumentation des
E-Mail-Aufkommens und einzelner Vorgänge,
Kundenzufriedenheit verbessern
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E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT
• Durch Kategorisierung werden Anfragen
thematisch eingeordnet, sodass sie dem richtigen
Mitarbeiter oder Geschäftsprozess zugeordnet
werden können
• Zuverlässigkeit von modernen ERMS:
• Business-Rules:
Welche Prozesse manuell oder automatisch für welche
Arten von Anfragen vorzusehen sind, deren Einhaltung
prüfen
• Für bestimmte Kunden oder Bearbeiter können spezielle
Workflows hinterlegt werden
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E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT
• Durch redaktionell bearbeitete Textbausteine wird
sichergestellt, dass Expertenwissen für jeden
Bearbeiter bereitsteht und qualitativ hochwertige
Antworten gegeben werden können
• Arbeitserleichterung vor allem dann, wenn
repetitive Aufgaben automatisiert werden.
Entscheidend:
• Sehr gute inhaltliche Analyse der Kommunikation
• Automatische Bereitstellung von relevanten Informationen
oder Textbausteinen spart Zeit
Quelle: http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management
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E-POSTBRIEF
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DER E-POSTBRIEF
• Angebot der Deutschen Post AG:
www.epost.de
• Soll zuverlässige und vertrauliche elektronische
Kommunikation gewährleisten
• SSL-verschlüsseltes Webportal: elektronische
Nachrichten als Online-Brief zwischen Kunden des E-
Postbrief-Dienstes versenden
• Besitzt der Empfänger eines E-Postbriefs keinen
elektronischen Briefkasten des Dienstes, so wird die
Nachricht als hybrider E-Postbrief gedruckt, kuvertiert
und per Postbote zugestellt
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DER E-POSTBRIEF
• Für die Authentifizierung während der Anmeldung
ist ein PostIdent-Nachweis, also das persönliche
Vorlegen eines Lichtbildausweises bei der Post
Voraussetzung
• Adresse (vorname.nachname@epost.de) kann
keine E-Mails gemäß IETF-Norm RFC 5322
empfangen
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DER E-POSTBRIEF
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DE-MAIL
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DE-MAIL
• Bundesregierung hat die DE-Mail als
rechtssicheres Kommunikationsmittel ins Leben
gerufen
• Schaffung vertrauenswürdiger Lösungen für
elektronische Kommunikation im Rechts- und
Geschäftsverkehr, bei denen sich Teilnehmer der
Sicherheit der Dienste, der Vertraulichkeit der
Nachrichten und der Identität ihrer
Kommunikationspartner sicher sein können
• Stärkung Rechtssicherheit im elektronischen Rechts-
und Geschäftsverkehr durch verbesserte
Beweismöglichkeiten
• Schaffung rechtlichen Rahmens für eine rechtssichere
Zustellung elektronischer Dokumente
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DE-MAIL
• Beteiligt an der DE-Mail sind die zur United Internet
AG gehörenden Provider und Freemail-Anbieter
GMX und Web.de sowie die Deutsche Telekom
• E-Brief ist Konkurrenzprodukt zur DE-Mail
• E-Brief ist kein DE-Mail-Angebot (die Deutsche Post wird
sich DE-Mail anschließen)
• Streitpunkt: Frage der einheitlichen Adressendung -
Endungen sind aufgrund der fehlenden endgültigen
Fassung des DE-Mail-Gesetzes für ePostbrief unklar
• Im Fall einer DE-Mail-Akkreditierung will die Post nicht auf
ihr Markenzeichen „ePostbrief“ verzichten
• Es ist in naher Zukunft mit weiteren Veränderungen in
diesem Bereich zu rechnen
Quelle: http://gesetzgebung.beck.de/news/de-mail-gesetz-buergerportale-gesetz
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DE-MAIL
• Einhaltung technischer Umsetzung fraglich:
• Hohe Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität,
Interoperabilität und Datenschutz erfüllen
• Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik (BSI) veröffentlicht
Zulassungskriterien auf seinen Webseiten
• Rechtliche Voraussetzung für die Zulassung als
DE-Mail-Provider: „Gesetz zur Regelung von DE-
Mail-Diensten und zur Änderung weiterer
Vorschriften“
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ENTWURF GESETZ DE-MAIL
• Entwurf:
13. Oktober 2010 vom Bundeskabinett verabschiedet
• Gesetzentwurf der Bundesregierung:
08. November 2010 veröffentlicht
• Ziel:
• Schaffung Rechtsrahmen zur Einführung
vertrauenswürdiger Bürgerportale im Internet, der
für Dienstanbieter Rechtssicherheit schafft
• Sichere, rechtskräftige Nachrichtenübermittlung
• Bürger-Safe für elektronische Dokumente
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ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL
• 07.02.2011:
Bei einer Anhörung im Innenausschuss des Bundestags
hat die Mehrzahl der Experten den umstrittenen
Regierungsentwurf für ein "Gesetz zur Regelung von
DE-Mail-Diensten" in weiten Zügen abgelehnt
• 22.02.2011:
geänderter Gesetzentwurf:
• Nicht mehr erforderlich, eine abgesicherten E-Mail
über eine feste Domain beziehungsweise den
Wortbestandteil "DE-Mail" zu kennzeichnen
• Grenze bestehe darin, dass eine für DE-Mail
verwendete Domain dann auch nur für diesen
Zweck genutzt werden dürfe
Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html
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ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL
• 24. Februar 2011 ist DE-Mail-Gesetz vom
Deutschen Bundestag mit den Stimmen der
Regierungsfraktionen beschlossen worden
• Verpflichtung für zertifizierte Anbieter, eine DE-Mail
bei Zahlungsverzug abrufbar zu machen
• Provider kann ein Konto demnach nicht komplett
sperren, sondern höchstens kündigen oder die
Versandoption blockieren
• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch die
Provider
Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html
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DE-MAIL:
BÜRGER-SAFE
DE-Safe:
• Ablage persönlicher Daten in einem elektronischen
„Safe“
• Dokumente standardmäßig verschlüsselt abgelegt
und nur bei Abruf durch den (authentifizierten)
Nutzer durch den DE-Mail-Provider entschlüsselt
• Bei Bedarf: einzelne, alle oder bestimmte
Kategorien seiner Dokumente zusätzlich clientseitig
verschlüsseln und im DE-Safe ablegen
• Aufgabe:
Unterlagen verschlüsselt ablegen und ständig vor
Veränderungen geschützt bereit halten
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REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
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ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG
„Elektronische Archivierung ist die
datenbankgestützte, langzeitige, sichere und
unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit
wieder reproduzierbaren elektronischen
Informationsobjekten.“
• Unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung
elektronischer Information
• Im Deutschen spezielle Archivsysteme
• Im Englischen unterschiedliche Komponenten, die
separat als „Records Management“, „Storage“ und
„Preservation“ bezeichnet werden
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REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der
Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten
und Dokumente sicher, unverändert, vollständig,
ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und
datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
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REVISIONSSICHERHEIT
• Revisionssicherheit immer beim Kunden vor Ort
• Betrachtet die Einhaltung der Vorgaben
rückblickend (re-vision) und Zertifikate
bescheinigen, dass alles ordentlich war
• Für jede individuelle Anwendung eine
Verfahrensdokumentation und Abnahme benötigt,
die den gesamten Prozess (Organisation, Abläufe
und technische Lösung eingeschlossen) beinhaltet
• Kein allgemeingültiger Stempel "Revisionssicher",
den man auf eine Produktverpackung kleben
könnte
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REVISIONSSICHERHEIT: KRITERIEN
Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die
Revisionssicherheit von Archivsystemen:
• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit
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„RECHTSSICHERHEIT“
Rechtssicherheit gibt es nicht bei der Archivierung:
• Rechtssicherheit ist ein Begriff aus dem Staatsrecht
und dem Grundgesetz, der nicht auf Archivsysteme
angewendet werden kann
• Der Bürger muss darauf vertrauen können, dass die
Legislative ihm Rechtssicherheit gewährt.
• Gesetze können sich ändern – auch rückwirkend
• Systeme und Verfahren können nicht über (bis zu)
100 Jahre die Kontinuität gewährleisten
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LANGZEITARCHIVIERUNG
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LANGZEITARCHIVIERUNG
Langzeitarchivierung:
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“
versteht man die Bereitstellung von Daten und
Dokumenten über einen Zeitraum von
mindestens 10 Jahren.
Archivare in historischen Archiven verstehen
unter Langzeitarchivierung die ewige,
dauerhafte Archivierung.
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DIGITAL PRESERVATION
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AUFBEWAHRUNG
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AUFBEWAHRUNG
• Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für
Archivierung
• Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze
• „..Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit
nach Schließung der Akte aufbewahrt..“
• Im kaufmännischen Bereich sprechen die GOBS
(Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter
Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch)
oder auch AO (Abgabenordnung) lediglich von
„Aufbewahrung“
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ANFORDERUNGEN AN DIE LANGFRISTIGE
AUFBEWAHRUNG AUS SICHT „ELEKTRONISCHE SIGNATUR“
Grundsätzliche Anforderungen
• Keine „Verringerung des Beweiswerts“ des Dokuments
Funktionale Anforderungen der Beweissicherung
• Erhalt der Lesbarkeit
• Erhalt der Integrität
• Erhalt der Authentizität
• Erhalt der Vollständigkeit
• Erhalt der „Verkehrsfähigkeit“
(Quelle: Rechtliche Rahmenbedingungen für eine beweissichere Archivierung, Fachkonferenz „Rechtssicherheit bei der elektronische Archivierung“,
Bundesministerium für Wirtschaft, Berlin, 13. Dezember 2005)
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VERTRAUENSWÜRDIGE
ARCHIVIERUNG
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DEFINITION VERTRAUENSWÜRDIGKEIT
NACH NESTOR
Laut Kriterienkatalog wird Vertrauenswürdigkeit
(Trustworthiness) „als Eigenschaft eines Systems
angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen
zu operieren (d.h. es tut genau das, was es zu tun
vorgibt).
Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität,
Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit
Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger
Baustein für vertrauenswürdige digitale
Langzeitarchive.“
(http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_14.pdf)
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VERTRAUENSWÜRDIGE
LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
• Seit 01.03.2011:
Neue Technische Richtlinie BSI TR-03125
„Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter
Dokumente“ (TR-ESOR)
• Vormals: „Vertrauenswürdige elektronische
Langzeitspeicherung“ (TR-VELS)
Quelle: https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html
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VERTRAUENSWÜRDIGE
LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI
TR-03125 TR-ESOR Änderungen im Inhalt:
• Anspruch der Gültigkeit ist ähnlich geblieben
• Begriff „Vertrauenswürdigkeit“ ist raus
• „Revisionssichere Archivierung“ taucht
nicht mehr auf
• Zertifizierung wird beibehalten
• Es taucht der neue Ansatz „Middleware“ auf
• Aus Archivsystem/Archivspeicher wird ECM/Archiv
• Unlogisch, da ECM mehr als Archiv ist und selbst eine
Middleware darstellt
• Erneut ist eine Normung im DIN geplant (damit
auch Relevanz ausserrhalb der Bundesbehörden?!)
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FAZIT (2)
Die Erfinder der E-Mail haben sich vor über
25 Jahren Gedanken über den
Nachrichtenaustausch gemacht,
jedoch nicht einen Gedanken an die Themen
Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung
verwendet.
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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
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ÜBERSICHT RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
3.1 Compliance
3.2 GRC Governance, Risk Management und
Compliance
3.3 Rechtliche Anforderungen International
3.4 Rechtliche Anforderungen USA
3.5 Rechtliche Anforderungen Europa
3.6 Archivierungsrelevante Gesetze in Deutschland
3.7 Verordnungen in Deutschland
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DIREKTE UND INDIREKTE AUSWIRKUNGEN
Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für
einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und
implizite Anforderungen für andere Fälle:
Direkte Auswirkungen - Beispiele
• HGB
• AO / GDPdU / GOBS
• Verrechnungspreisdokumentation
Indirekte Auswirkungen – Beispiele:
• Basel II (für „Nicht-Banken“)
• BDSG
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GRUNDSÄTZLICH
• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten
auch in der elektronischen Welt!
• Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch
häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und
müssen daher adäquat abgeleitet werden
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GRC GOVERNANCE,
RISK MANAGEMENT UND
COMPLIANCE
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GRC: GANZHEITLICHER ANSATZ
Bisheriger Ansatz:
• Governance, Risk Management und Compliance als
einzelne Säulen
• Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche
• Umsetzung in spezifischen Lösungen
GRC-Ansatz:
• Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der
Anforderungen
• Technische Infrastruktur zur
• Implementierung und Überwachung von Prozessen
• Definition und Kontrolle von Risiken
• Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen
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GRC
GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als durchgängiges
Vorgehensmodell
Governance
Compliance
Risk
Management
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DEFINITION
GOVERNANCE
Der Begriff Governance bezeichnet Standards
beziehungsweise spezielle Rahmenbedingungen für
Strukturen und Prozesse der Führung, Verwaltung
und Überwachung börsennotierter Unternehmen.
• Gilt auch für große GmbHs und andere
Gesellschaftsformen
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DEFINITION
RISK MANAGEMENT
Risk Management ist die systematische Erfassung,
Bewertung und Steuerung der unterschiedlichsten
Risiken. Es ist ein systematisches Verfahren, das in
verschiedensten Bereichen Anwendung findet, zum
Beispiel bei
• Unternehmensrisiken
• Kreditrisiken
• Finanzanlagerisiken
• Umweltrisiken
• Versicherungstechnischen Risiken
• Technische Risiken.
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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
INTERNATIONAL
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BASEL II
• Basel II = Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften
der Kreditinstitute
• Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit
der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999
die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen
wurde
• Ziel von "Basel II„: Stabilität des internationalen
Finanzsystems erhöhen
• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser
erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der
Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden
• In EU durch Bankenrichlinie 2006/48/EG und
Kapitaladäquanzrichtlinie 2006/49/EG umgesetzt und
in zwei Stufen zum 01.01.07 und zum 01.01.08 zur
Anwendung gebracht
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BASEL II
AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG
• Der Begriff Archivierung wird nicht benutzt
• Dokumentation der Geschäftstätigkeit und
Transaktionen
• Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden und
Wirtschaftsprüfer
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SOLVENCY II
• Solvency II ist ein EU-Kommissionsprojekt zur
Festlegung neuer Solvabilitätsvorschriften bei der
finanziellen Ausstattung von
Versicherungsunternehmen.
• Solvency II wird ab 2008 bis voraussichtlich 2010
national umgesetzt.
• Wie bei Basel II wird ein 3-Säulen-Ansatz verfolgt,
anders als bei der Bankenbranche stehen aber
weniger die Einzelrisiken, als vielmehr ein
ganzheitliches System zur Gesamtsolvabilität im
Zentrum.
• Neben quantitativen werden hier auch qualitative
Aspekte betrachtet
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AUSWIRKUNGEN DER SOLVENCY II FÜR DIE
E-MAIL
• Dokumentation der Geschäftstätigkeit und
Transaktionen die per E-Mail stattgefunden haben
• Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden
• Nachweispflichten z.B. gegenüber
Rückversicherern
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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
USA:
SOA & SEC
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SARBANES-OXLEY-ACT (SOX ODER SOA)
• Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das
Gesetz entworfen haben
• SOA wurde als Folge von Bilanzskandalen und
Unternehmenszusammenbrüchen durch die US-
amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die
bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit
1933/34 dar
• Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an
der New York Stock Exchange gelistet sind
• SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und
Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch
die SEC, Securities und Exchange Commission, zu
verbessern
• Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes
Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die
Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der
Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen
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SARBANES-OXLEY-ACT
,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates,
conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in
any record, document or tangible object with intent to
impede, obstruct or influence the investigation or
proper administration of any matter within the
jurisdiction of any department or agency of the United
States or any case filed under title 11 or in relation to,
or contemplation of any such matter of case, shall be
fined under this title, imprisoned not more than 20
years, or both."
(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)
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SECURITIES UND EXCHANGE COMMISSION
(SEC)
,, Electronic documents and the storage on which they
reside contain relevant, discoverable information
beyond that which may be found in printed
documents.Therefore, even where a paper copy
exists, we will seek all documents in their electronic
form along with information about those documents
contained on the media."
(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)
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E-DISCOVERY
• Besonders relevant in den USA
• Anfrage, Suche und Ortung elektronischer Daten
• In digitaler Datenbank alle wichtigen
Geschäftsdokumente enthalten, Abruf über
Suchfunktion schnell und ohne großen Aufwand
• „Elektronische Beweissicherung“
• Beweise sollen einfach zugänglich und vertraulich
sein (Indizierung der abgelegten Daten,
Volltextsuche)
• Key Escrow:
• Wenn Public-Key-Infrastruktur (PKI) eingerichtet:
jene Schlüssel hinterlegen, die notwendig sind,
um die vom (End-)Benutzer verschlüsselten
Informationen zu dechiffrieren
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RELEVANZ VON E-DISCOVERY FÜR UNTERNEHMEN
 Klägeranwälte sind organisiert
und handeln wie eine Industrie
 Aggressives Marketing, z. B.
über Internet
 No Cost / no risk als
Verkaufstaktik
 Große Werbe-Budgets
 Finanzierung von Prozessen
durch externe Investoren
 Starke Lobby (Allianzen mit
State Attorney Generals,
Verbraucherschützern,
Unterstützung des
Wahlkampfs von Politikern
und Richtern)
 Geschätzte Kosten der
Schadensersatzklagen in den
USA pro Jahr: $ 250 Mrd.
 Attraktivität
ausländischer
Unternehmen als Ziel
einer Klage
 Auswahl der „targets“
anhand der
wirtschaftlichen
Leistungsfähigkeit
(deep pocket)
 Ausnutzen
strategischer Vorteile
aufgrund der
Unerfahrenheit
ausländischer
Unternehmen
Deutsches UnternehmenTrial Lawyers, Inc.
E-Discovery als
Druckmittel
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RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
EUROPA
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„E-SIGNATUR“ - RICHTLINIE 1999/93/EG
Mit dieser Richtlinie werden die Kriterien festgelegt, die als
Grundlage für die rechtliche Anerkennung elektronischer
Signaturen dienen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf
Zertifizierungsdiensten. Im Einzelnen geht es um:
• Gemeinsame Verpflichtungen für
Zertifizierungsdiensteanbieter, um die grenzüberschreitende
Anerkennung der Signaturen und der Zertifikate in der
Europäischen Gemeinschaft sicherzustellen
• Gemeinsame Haftungsregeln, um eine Vertrauensgrundlage
sowohl bei den Verbrauchern, die sich auf die Zertifikate
stützen, als auch bei den Diensteanbietern zu schaffen
• Verfahren der Zusammenarbeit, um die grenzüberschreitende
Anerkennung der Signaturen und Zertifikate in Drittländern zu
erleichtern
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AUSWIRKUNG DER „E-SIGNATUR“- RICHTLINIE
AUF DIE E-MAIL
• E-Signatur wesentlich im Bereich E-Mail
• Erst durch die elektronische Signatur können
Geschäfte, etc. rechtskräftig per E-Mail
abgeschlossen werden
• Elektronische Dokumente der Papierform
gleichzusetzen
• Geschäfte zwischen unbestimmten Dritten
• Rechtscharakter von E-Mails, Attachements,
Verschlüsselung
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„E-COMMERCE“ - RICHTLINIE 2000/31/EG
Mit der 2000 verabschiedeten Richtlinie über den
elektronischen Geschäftsverkehr wurde ein Rechts-
rahmen für den E-Commerce auf dem Binnenmarkt
geschaffen, der sowohl Unternehmen als auch
Verbrauchern Rechtssicherheit bietet
• Einheitliche Regeln u. a. für die Transparenz und
Informationspflichten von Online-Service-Providern
• Für die kommerzielle Kommunikation
• Für elektronische Verträge und für die
Haftungsbegrenzung für Vermittler
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AUSWIRKUNG DER „E-COMMERCE“-
RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL
• Elektronisch Handel treiben
• EU-weite Regelung führt zu schnellerem
Geschäftsverkehrt innerhalb der EU
• Rechtssicherheit im E-Mail-Geschäftsverkehr
• Handeln über Portale
• Sicherheit Kommunikationswege
• Rechtlich das Herkunftslandprinzip
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8. EU-RICHTLINIE
• Abschlussprüferrichtlinie 84/253/EWG
• Setzt Standards für Bilanzierungsrichtlinien von
börsennotierten Unternehmen
• 07. Juli 2006 ist 8. EU-Richtlinie („Euro SOX“) in
Kraft getreten
• Hat für alle europäischen Kapitalgesellschaften
ähnliche – aber eingeschränkt und nicht einheitlich
sanktionierte - Auswirkungen wie Sarbanes-Oxley
Act (SOX) in USA
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8. EU-RICHTLINIE
Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie:
• Umsetzung in nationale Gesetzgebung bis Juni 2008
• Ziele
• Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten
• Besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale
• Stärkung und Harmonisierung der Funktion der
Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten
• Inhalte
• Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der
Abschlussprüfer
• Zu beachtende Prüfungsgrundsätze
• Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle
• Unabhängige Berufsaufsicht
• Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen
Interesse
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AUSWIRKUNG DER 8. EU-RICHTLINIE AUF DIE
E-MAIL
Dokumentationsanforderung
• E-Mails sind Dokumente
• Nachweis der Empfangs- und
Versendungszeitpunkte
• Lese-Bestätigungen können entscheidend sein
• Nachweis des Empfängers und Problem der
„Nichtabstreitbarkeit“
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ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE
2006/112/EG
• Januar 2009:
Europäische Kommission verfasste Vorschlag zur
Änderung EU-Mehrwertsteuerrichtlinie
• Kernpunkte war ein Verzicht auf die elektronische
Signatur als einheitliches, international
standardisiertes Mittel zur Absicherung
elektronischer Rechnungen
• Stattdessen schlug die Kommission nicht
standardisierte interne Kontrollen vor
• EU-Parlament reagierte: 5. Mai 2010 Beschluss
des EU-Parlaments zur Änderung der
Mehrwertsteuersystem-Richtlinie
Quelle:http://www.authentidate.de/fileadmin/pdf/Grundlagen/GER_AuthentiDate_Stellungnahme_Vorschlag_EU_Parlament_Mai2010.pdf
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ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE
2006/112/EG
• EU-weite Regelung
• Papier- und elektronische Rechnungen sollen
zukünftig gleich behandelt werden
• Auf die qualifizierte elektronische Signatur kann bei
entsprechender Verfahrenssicherheit verzichtet
werden
• Voraussichtlich in deutsches Recht umgesetzt ab
01.07.2011
• Betrifft elektronische Rechnungen, die per E-Mail
versendet werden
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ARCHIVIERUNGSRELEVANTE
GESETZE IN DEUTSCHLAND
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GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND
Abk. Name Jahr
AktG Aktiengesetz 2007
AO Abgabenordnung 2006
BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006
BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006
BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006
BBankG Bundesbankgesetz 2006
EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007
EStG Einkommensteuergesetz 2006
EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000
GwG Geldwäschegesetz 1997
GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006
HGB Handelsgesetzbuch 2006
IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997
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GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND
Abk. Name Jahr
InvZulG Investitionszulagengesetz 2004
KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998
ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002
SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004
SigG Signaturgesetz 2005
TDG Teledienstegesetz 2006
TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001
TKG Telekommunikationsgesetz 2007
UMAG
Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des
Anfechtungsrechts 2005
UStG Umsatzsteuergesetz 2006
UmwG Umwandlungsgesetz 2006
VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004
VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002
ZPO Zivilprozessordnung 2006
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AUSWIRKUNGEN DER ARCHIVGESETZE AUF
DIE E-MAIL
• Bund und Länder können archivierungspflichtige
Kommunikation per E-Mail führen
• E-Mail in historischem Kontext oder von
historischer Bedeutung ist zu archivieren
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AUSWIRKUNGEN DES HANDELSRECHT &
STEUERRECHT AUF DIE E-MAIL
• Kaufmännische Dokumente oft in Form von
Attachments E-Mails angehängt
• Handelsrechtlich relevante Informationen können
direkt im E-Mail-Körper stehen
• Ein Problem ist, dass zum Zeitpunkt der
Versendung oder des Empfangs manchmal nicht
abgesehen werden kann, dass Informationen
handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevant
werden können
• Auch interne E-Mails können handels- und
steuerrechtlich relevant sein (z.B. nach GAUFZ)
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E-MAIL KOMPONENTEN:
HANDELS- UND STEUERRECHT
Anhang mit
buchhaltungs-
relevanten
Informationen
Inhalt mit
buchhaltungs-
relevanten
Informationen
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E-MAIL KOMPONENTEN:
HANDELS- UND STEUERRECHT
Anhang mit
buchhaltungs-
relevanten
Informationen
Handels- und
Steuerrechtliche
Informationen
Handelsbrief nach
§257 HGB
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AUSWIRKUNGEN DER AO AUF DIE E-MAIL
• E-Mails können steuerrelevante Daten, die
archivierungspflichtig sind, enthalten
• Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente,
die per E-Mail eingegangen sind (z.B.
Geschäftsbriefe, etc.) auch durch AO geregelt
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AUSWIRKUNGEN DES EGG AUF DIE E-MAIL
• Geschäfte können per E-Mail abgewickelt werden
• Vor allem international (EU-weit) vorteilhaft, jedoch
unterschiedliche nationale Umsetzung der
europäischen Richtlinie
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AUSWIRKUNGEN DES USTG AUF DIE E-MAIL
• Elektronische Rechnungen werden per E-Mail
versendet
• Diese müssen ebenfalls nach dem UStG archiviert
werden, da sie den Papierrechnungen
gleichzusetzen sind
• Ungeklärt ist zur Zeit die bindende Nutzung der
qualifizierten elektronische Signatur
• Ab 01.07.2011 sollen in Deutschland auch
Rechnungen ohne qualifizierte elektronische
Signatur gültig und vorsteuerabzugsberechtigt sein
• Der Empfänger muss allerdings die Rechnung prüfen
(was er schon immer tat)
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HANDELSGESETZ UND ABGABENORDNUNG
AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG
• HGB und AO benutzen den Begriff Archivierung nicht
• Verlangen mit definierten Kriterien die Aufbewahrung
aller Geschäfts- und Handelsbriefe nebst den
dazugehörigen Belegen
• Schließen steuerliche und Zoll-Unterlagen ein
• Prüfbarkeit durch amtliche Prüfer und Wirtschaftsprüfer
muss möglich sein
• Haupanwendungsgebiet der revisionssicheren
Archivierung
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AUSWIRKUNGEN DES EHUG FÜR DIE E-MAIL
• Durch die Angabe der kompletten Firmierung in
eingehenden und ausgehenden E-Mails werden diese
zu Geschäfts- und Handelsbriefen
• Hier gelten die Aufbewahrungsregelungen von HGB,
AO, GoBS und anderen Gesetzen und Verordnungen
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AUSWIRKUNGEN DES BDSG FÜR DIE E-MAIL
• Persönliche Inhalte / Private Inhalte
• Vertrauliche Inhalte
• Vertrauliche und/oder persönliche Unterlagen in
Attachments
• Keine (automatisierte) Verbreitung der E-Mail-
Adresse zu Werbezwecken erlaubt
• Postgeheimnis ist zu wahren
• Gilt für Funktions- und Gruppen-Postkörbe nur
eingeschränkt
• Besondere Problembereiche:
Versand von Werbung, kryptografische kodierte
Objekte, kryptografisch kodierte Speicherung
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STRAFGESETZBUCH
STGB
• Strafgesetzbuch, besonderer Teil (§§ 80 - 358), 15.
Abschnitt - Verletzung des persönlichen Lebens-
und Geheimbereichs (§§ 201 - 210)
• § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
• § 206 Verletzung des Post- oder
Fernmeldegeheimnisses
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AUSWIRKUNGEN STGB AUF E-MAIL
• Postgeheimnis ist zu wahren
• Auf dem Server unterliegt eine E-Mail dem
Postgeheimnis, nach der Zustellung (und Öffnung) in den
persönlichen Postkorb des Mitarbeiters aber unter
Umständen nicht mehr
• Besondere Regelungen für Funktions- und
Gruppenpostkörbe erforderlich
• Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente,
die per E-Mail eingegangen sind (z.B.
Geschäftsbriefe, etc.) sind auch – kontrovers -
durch HGB AO geregelt
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ARCHIVIERUNGSRELEVANTE
VERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND
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VERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND
(AUSWAHL ARCHIVRELEVANTER)
Abk. Name Jahr
GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003
GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002
GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1995
SigV Signaturverordnung 2001
SRVwV
Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der
Sozialversicherung 1999
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GRUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄßER DV-
GESTÜTZTER BUCHFÜHRUNGSSYSTEME
GOBS
• In den GoBS ist im Detail geregelt:
• Wie mit gescannten Dokumenten und originär
elektronischen Daten umgegangen werden muss
• Wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein
muss
• Welche Anforderungen an die Sicherung und
Bereitstellung von elektronisch gespeicherten
kaufmännischen Informationen bestehen
• Dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu
pflegen ist
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen
Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das
HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der
Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des
Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das
steuerpflichtige Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig,
nachvollziehbar und prüfbar sein
• Die Verfahrensdokumentation „lebt“
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GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION
1. Allgemeines
Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im
System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11.Ausfallsicherheit des
Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb
15. Wartung
16. Migration
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GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION
RELEVANT FÜR E-MAIL
1. Allgemeines
Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im
System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11.Ausfallsicherheit des
Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb
15. Wartung
16. Migration
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AUSWIRKUNGEN DER GOBS AUF DIE E-MAIL
• Originäre Geschäftsbriefe in elektronischer Form
sind aufbewahrungspflichtig
• Berücksichtigung in der Verfahrensdokumentation
• Formatwandlung:
Lesbarkeit (Standardformat bzw. Konvertierung in
Standardformat) vs. Originalformat
• Empfehlung:
Original- und konvertierte Formatversion (Rendition)
unter gleichem Index zusammen verwalten
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GOB, GOBS UND GOBIT
AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG
• Die GoBS regelt am Konkretesten als
Ausführungsbestimmung zum Handelsrecht die
Anforderungen an Indizierung, Scannen, Archivieren,
Internes Kontrollsystem und andere Eigenschaften der
Aufbewahrung entsprechend Aufbewahrungsfristen
• Die GoBS hat als Grundlage für den Nachweis der
sicheren Archivierung die Verfahrensbeschreibung
(Verfahrensdokumentation) vorgeschrieben
• Die Vernichtung von Papieroriginalen ist nach der
ordnungsmäßigen Erfassung und Archivierung zulässig
• Die GoBIT wird die Zulässigkeit der elektronischen
Archivierung stärken
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GOBIT
(VORAUSSICHTLICH 201X)
• „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-
Einsatz“
• Nachfolger der GoBS von 1995
• Erarbeitet in der AWV, Arbeitskreis 3.4
• Durch die GoBIT wird neueren Entwicklungen,
Begrifflichkeiten, Schwerpunktverschiebungen und
auch neu hinzutretenden Risiken bei der IT-
gestützten Buchführung Rechnung getragen
• … doch wann kommt sie?
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GDPDU
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GDPDU: ELEKTRONISCHE SIGNATUR
• Elektronische Rechnung bisher nur mit qualifizierter
elektronischer Signatur (qeS )
• Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt nicht zum
Vorsteuerabzug – Änderung voraussichtlich ab 1.7.2011
• Die elektronische Rechnung ist das Original. Ausdrucke sind
nur Kopien und berechtigen derzeit nicht zum Vorsteuerabzug
• Umstritten ist die Handhabung von 2-D-Barcodes, die eine elektronische
Signatur auch ausdruckbar codieren können
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GDPDU: PROBLEMFELDER
• Neue Rechtsbegriffe
• Wahrung der Verhältnismäßigkeit
• Komprimierte Informationen
• E-Mail
• Zumutbare Mitwirkung
• Haftung bei Systemabstürzen
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AUSWIRKUNG DER GDPDU AUF DIE E-MAIL
• Organisatorisches Problem:
theoretisch kann nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in
einem Unternehmen steuerrelevanten E-Mails empfangen; er
muss diese als solche erkennen und einer geordneten,
revisionssicheren Ablage zuführen
• Im Rahmen einer Außerprüfung kann der Steuerprüfer auch
E-Mail-Systeme und E-Mail-Archive recherchieren, wenn
diese Dokumente mit steuerrelevanten Daten enthalten
• Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist –
derzeit - nicht ausreichend
• Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der
Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte
Aufbewahrungsvorschriften vorsehen
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E-MAIL POLICIES -
RICHTLINIEN FÜR DEN UMGANG
MIT E-MAIL
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E-MAIL POLICIES
Unter Policy sind alle Richtlinien und Vorgaben
zusammengefasst, die letztlich durch die
Corporate Governance und generelle
Regelungen bestimmt sind…
Das folgende Beispiel bezieht sich auf die gemischte
automatische Zwischenspeicherung mit individuell vom
Sachbearbeiter zu initierender Archivierung
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E-MAIL POLICIES:
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN
• Allgemeine Geschäftsbedingung
Prüfen:
• Gehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Form
und Rechtswirksamkeit von elektronischen
Geschäftsabschlüssen ein
• Zulassung von E-Mail und elektronische Dokumente für
den Abschluss von Geschäften
• Vertragskonditionen im Geschäftsverkehr mit Lieferanten
und Partnern:
Lassen sie den elektronischen Geschäftsverkehr zu?
Gestatten sie E-Mail und elektronische Dokumente für
den Abschluss von Geschäften?
Rechtsgrundlage: VkTG, VschG
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E-MAIL POLICIES:
PFLICHTANGABEN UND RELEVANZ
• Pflichtangaben E-Mail
• Footer anpassen mit genauer Firmierung
• E-Mails gewinnen durch die Angabe den Charakter von
Geschäftsbriefen
• Kontrolle der Umsetzung durch alle Mitarbeiter
Rechtsgrundlage: EHUG, AKtG, BGB, KonTRAG
• Relevanz-Identifizierung
• Festlegung:
Was ist ein Geschäftsbrief?
Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, GDPdU, GAufzV,
KonTRAG
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E-MAIL POLICIES:
CC/BCC UND POSTKORB
• Cc- und bcc-Verwendung
• Die Verwendung des bcc-Feldes ist zu unterbinden
• Der erstgenannte richtige Empfänger archiviert die E-Mail
• Die cc-Empfänger sollen die empfangen E-Mails nicht
archivieren
• Postkorb-Größe
• Ausreichende Bemessung der Postkorb-Größe, sodass
der Mitarbeiter nicht gezwungen ist, wichtige E-Mails zu
löschen
• Frühzeitiger Warnhinweis vor Erreichen der Grenze,
damit die Möglichkeit gegeben ist, E-Mails auszulagern
• Anweisung zur rechtzeitigen Auslagerung
Rechtsgrundlage: GoBS
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E-MAIL POLICIES:
VERÄNDERUNG UND LÖSCHEN
• Veränderung
• E-Mails dürfen lediglich unverändert abgespeichert
werden
• Nachträgliche Veränderung zur Manipulation von Inhalten
ist strengstens zu untersagen
Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, ZPO
• Löschen
• Lediglich nicht-geschäftsrelevante E-Mails dürfen
gelöscht werden
• Geschäftsrelevante E-Mails sind zu archivieren
• Zweit- und cc-Empfänger dürfen Nachrichten löschen,
wenn der Zugriff auf das Original sichergestellt ist
• Sofern von einem Archivsystem nur 1 Stubb vorhanden
ist, muss dieser nicht gelöscht werden
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E-MAIL POLICIES:
LÖSCHEN
• Löschen
• E-Mails, die Abmahnungen oder andere dem
Betriebsverfassungsgesetz unterliegende Sachverhalte
angehen, sind zu löschen (nach Aufbewahrungsfrist)
• Unternehmensrichtlinie:
• Wenn verlangt, dass vertrauliche Unternehmensinformation
zu löschen ist, müssen E-Mails mit diesen Informationen
gelöscht werden
• Muss sichergestellt werden, dass keine Kopien existieren
• Sofern lokale Kopien von diesen E-Mails existieren, muss
sichergestellt sein, dass diese ebenfalls gelöscht werden
und nicht durch Replikation in den Ursprungszustand
zurückgestellt werden können
Rechtsgrundlage: GoBS, HBG, KonTRAG
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E-MAIL POLICIES:
ZEICHNUNGSREGELUNG
• Zeichnungsregelung
• Interne E-Mails keine Zeichnungsregelung
• Sollten Informationen zum Absender, die dem Empfänger
deutlich machen, in welcher Rolle die Inhalte zu
interpretieren sind
• Außenverhältnis:
Alle geschäftsrelevanten E-Mails (Termine, Konditionen,
Vertragsdaten, steuerrelevante Daten etc.) dürfen nur von
Berechtigten versendet werden
• Footer muss deutlich machen, mit welcher Berechtigung
die Nachricht versendet wurde
• ppa-Regelung, i.V.-Regelung, i.A.-Regelung
Rechtsgrundlage: EHUG, AkTG, BGB, HGB
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E-MAIL POLICIES:
INHALTSÜBERNAHME IN ANTWORT
• Inhalte einer Antwort
• Einstellung zur Übernahme des Inhalts einer
empfangenen E-Mail in den Inhalt einer E-Mail-Antwort
muss einheitlich geregelt sein
• Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit bei langen
„Übernahme-Ketten“
• Vermeidung unterschiedlicher Inhaltsformen und damit
Rechtscharaktere
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E-MAIL POLICIES:
AUSDRUCK
• Drucken von E-Mails
• Zusätzliche dokumentierende Wirkung, wenn die E-Mail
unverändert ist und die Nachricht keine elektronische
Signatur trägt. Umstrittene Beweiskraft
• Bei elektronisch signierten Dokumenten, die nicht die
Signatur zusätzlich in einem Barcode tragen, sind
Ausdrucke nur Kopien, die nicht beweisfähig sind
• Bei auswertbaren Daten aus E-Mails oder Attachements
können Druckversionen das elektronische Original nicht
ersetzen (Originaldaten sind auswertbar zu speichern)
Rechtsgrundlage: SiGB, HGB, GoBS, ZPO, GDPdU,
GAufzV
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E-MAIL POLICIES:
PRIVATE E-MAIL
• Private Mails / persönliche Mails
• Bei Herausgabe von persönlichen E-Mail-Adressen in
Unternehmen kann nicht verhindert werden, dass private,
persönliche oder Spam E-Mails an den Empfänger
gesendet werden
• Zur Abwehr von Gefahren ein sollte Zugriff auf diese E-
Mails für Berechtigte möglich sein
Rechtsgrundlage: TDSSG, BtrVG, TKG, BGB, HGB,
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E-MAIL POLICIES:
VERFAHRENSDOKUMENTATION
• Verfahrensdokumentation
• Bereits notwendig für die Papierablage GoBS-relevanter
Belege sowie für die Buchhaltungssoftware
• Unbedingt erforderlich bei nur elektronischer Archivierung
Rechtsgrundlage: GoBS, GoB, GOS
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E-MAIL POLICIES:
SPEICHERUNG
• Revisionssichere Archivierung
• Regelung, welche Meta-Daten gegebenenfalls zusätzlich
eingegeben oder durch Zuordnung generiert werden
müssen
• Archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert
werden und müssen eindeutig auffindbar sein
• Verarbeitung der E-Mails mit Herauslösung der
Attachements erfolgt:
Seitens der Archivierung sicherstellen, dass der
Zusammenhang zwischen E-Mail und Attachement
gewahrt bleibt
Rechtsgrundlage: GoBS, ZPO, AO, GoB
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E-MAIL POLICIES:
SPEICHERUNG
• Eingang und Ausgang
• Für ein- und ausgehende E-Mails muss die
dokumentierte Bereitstellung von Speicherorten gegeben
sein, aus denen auch eine Wiederherstellung aktueller E-
Mails möglichist
Rechtsgrundlage: GoBS
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E-MAIL POLICIES:
SPEICHERUNG
• Redundanzvermeidung
• Mitarbeiter sind anzuweisen, eine E-Mail nach
Möglichkeit nur 1 Mal und im richtigen
Sachzusammenhang zu speichern
• Versendung von E-Mails:
Benötigen alle direkten oder cc-Empfänger die E-Mail
• Ggf. Hinweis im Text aufnehmen, wer für Bearbeitung
und Speicherung zuständig ist
• Aufbewahrungsfrist
• E-Mails müssen klassifiziert werden (Ein- und Ausgang)
Rechtsgrundlage: AO, AGB
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E-MAIL POLICIES:
„ELEKTRONISCHES ORIGINAL“
• Definition und Identifizierung von elektronischen
Originalen
• Geeignete organisatorische Regelungen legen fest,
welche Dokumente in Abhängigkeit vom Empfänger oder
Ersteller als Original zu betrachten sind
• Z.B. der erste direkt genannte Empfänger einer
Eingangs-E-Mail oder der verantwortliche Autor eines
Dokumentes
Rechtsgrundlage: ZPO, HGA, AO, KonTRAG
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E-MAIL POLICIES:
DATENSCHUTZ
• Datenschutz betrieblich
• Eindeutige Regelung:
Keine Firmengeheimnisse intentional oder versehentlich
nach draußen geben
• Bei Beantwortung einer E-Mail überprüfen, ob nicht
versehentlich nicht-berechtigte Empfänger aufgelistet
sind
• Bei Auswahl von Empfängern aus dem Adressverzeichnis
überprüfen, ob es sich um die berechtigten Personen
handelt
• Datenschutz privat
• Wie soll mit versehentlich erhaltenen oder in
Ausnahmefällen erstellten privaten E-Mails bei Zugriff und
Speicherung umgegangen werden?
Rechtsgrundlage: TKG, BtrVG
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E-MAIL POLICIES:
INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS
• Erlaubnis der privaten E-Mail-Nutzung
• Unternehmen wird zu TK-Diensteanbieter und muss
Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG
(Telekommunikations-Gesetz) beachten
• Verbot der privaten E-Mail-Nutzung
• Verfassungsrechtlich geschützte Privatsphäre der
Mitarbeiter (Art. 1 und 2 GG) zu beachten
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E-MAIL POLICIES:
INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS
• E-Mail-Klausel in Arbeitsverträgen und
Betriebsvereinbarung
• Diskussion um Strafbarkeit E-Mail-Filterung, Kontrolle des
E-Mail-Accounts und des Zugriffs auf den E-Mail-Account
entgehen
• E-Mail-Account bei Abwesenheit des Mitarbeiters
• § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG:
Datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn Zugriff für die
Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses
erforderlich ist
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E-MAIL-WERBUNG
• Werbung mit E-Mail
• § 7 Abs. 2 Nr. 3 und Absatz 3 UWG:
Mit E-Mail kann nur geworben werden, wenn mit dem
Adressaten eine Geschäftsbeziehung besteht
• § 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BDSG:
Listenmäßig erfasste Daten dürfen für Werbung genutzt
werden, wenn Daten aufgrund einer Rechtsbeziehung mit
dem Adressaten erhoben worden sind
• E-Mail-Werbung ist auf bestehende Kundenbeziehungen
bei entsprechender vorheriger Zustimmung beschränkt
• Unverlangte Zusendung von Werbung kann mit bis zu
50.000 € bestraft werden
Quelle: E-Mail-Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper
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FAZIT (3)
Wollte man alle möglicherweise zutreffenden
rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen,
dann würde das Geschäft in der Dokumentation
ersticken.
Gerade bei der E-Mail sind die Abwägung der
Risiken und klare Richtlinien entscheidend um die
notwendige Nachweisfähigkeit und Vollständigkeit
zu erreichen.
Die organisatorische Herausforderung ist hierbei
größer als die technische Herausforderung.
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[DE] Part 1 |  E-Mail-Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Loesungen für die IT-Praxis | Dr. Ulrich Kampffmeyer | 2011
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[DE] Part 1 | E-Mail-Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Loesungen für die IT-Praxis | Dr. Ulrich Kampffmeyer | 2011

  • 1. 1 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VOGEL BUSINESS MEDIA E-MAIL-ARCHIVIERUNG RICHTIG GESTALTEN – RECHTLICHE GRUNDLAGEN, MANAGEMENT UND LÖSUNGEN FÜR DIE IT-PRAXIS DR. ULRICH KAMPFFMEYER P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  • 2. 2 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ORGANISATORISCHES • Bitte alle Mobil-Telefone auf stumm stellen • Mittagessen bitte aus der Liste auswählen • Teilnehmerliste bitte unterschreiben • Download der vollständigen PDF- Tagungsunterlage (ab 17.03.2011): www.PROJECT-CONSULT.de „Handouts“ oder direkt www.PROJECT-CONSULT.net/files/EMA2011.pdf • „Wer früher weg muss“ … Zertifikat nicht vergessen • Bitte die elektronische Teilnehmerbefragung morgen online ausfüllen
  • 3. 3 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AGENDA 1. Einführung 2. Definitionen 3. Rechtsfragen 4. Funktionalität 5. Archivierungsverfahren 6. Besondere Problembereiche 7. Ausblick
  • 4. 4 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 EINFÜHRUNG
  • 5. 5 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÜBERSICHT EINFÜHRUNG 1.1 Die elektronische Post 1.2 Nutzen von E-Mail 1.3 E-Mail – Problematik 1.4 Gründe für E-Mail - Archivierung
  • 6. 6 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DIE ELEKTRONISCHE POST
  • 7. 7 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL ALS MEDIUM DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION • Geschäfte können elektronisch per E-Mail getätigt werden • E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.
  • 8. 8 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DER WERT ELEKTRONISCHER INFORMATION • Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form der Übermittlung • Nur Information, die auch in Prozessen oder als Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert • E-Mail-Systeme bieten keine geeignete, nachvollziehbare Prozessunterstützung
  • 9. 9 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ELEKTRONISCH SIGNIERTE DOKUMENTE • Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist • Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichners • Elektronisch signierte Dokumente werden in der Regel im Dokumentenaustausch, also per E-Mail, benutzt
  • 10. 10 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 WERT VON INFORMATIONEN • Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. • Es existieren jedoch Grundparameter: Z.B. ist ein Großunternehmen, das lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.
  • 11. 12 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 NUTZEN VON E-MAIL
  • 12. 13 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VORTEILE DER E-MAIL • Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit: Man hat alles schriftlich / elektronisch • Einfache Archivierung: Mitschreiben am Telefon entfällt • Asynchronität: Man kann sich die Antwort in Ruhe vorbereiten, weniger Störungen • Effektivität: Man kann mehrere Adressaten zugleich informieren • Anlagen: Einfaches Mit-Versenden von Anlagen (Dokumente, Zeichnungen, etc.) aller Art Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm
  • 13. 14 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VORTEILE DER E-MAIL • Bezug: Der Bezug zum ursprünglichen Mail ist bei einer Antwort klar erkennbar, wenn man das ursprüngliche Mail nicht entfernt • Erinnerungsfunktion • Möglichkeit der Verschlüsselung durch einfache Dienstprogramme • Datenbankabfragen möglich • Einfaches Weiterleiten • Elektronisch ohne Medienbruch weiterverarbeitbar Quelle: http://www.leitenbauer.at/mailvorteile.htm
  • 14. 15 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 NACHTEILE DER E-MAIL • Information „nachlässig verpackt“ • Rechtschreibfehler, Fehler in der Grammatik und stilistische Mängel • Falsche Empfänger in der Adresszeile • Nicht (immer) Rückmeldung möglich, ob E-Mail angekommen ist • Bei Beanstandungen oder Konflikten Gefahr von Missverständnissen (Fehlen der gestischen und mimischen Zusatzinformation) • Keine sinnvoll ausgefüllten Betreffzeilen führen zu Identifikationsproblemen • Beantwortung von E-Mails mit anderem sachlichen Inhalt führt zu „Unordnung“
  • 15. 16 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 NACHTEILE DER E-MAIL • E-Mail fördert unüberschaubare Informationsflut • Überfüllte Emailbriefkästen: Prioritätensetzung • Erwartungsdruck: E-Mail rasch beantworten - auch bei komplexen Fragestellungen • Persönliche Gespräche nehmen ab • Gefahr Stimmungen und voreilige Meinungen zu schnell weiterzugegeben • Tendenz steigt, Informationen weiterzuleiten und Verantwortung abzuschieben Quelle: http://www.rhetorik.ch/EKommunikation/EKommunikation.html
  • 17. 18 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL PROBLEMATIK
  • 18. 19 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (1) Original ? • Ein Empfänger • Mehrere Empfänger • Ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger • Verteiler, viel bcc: Empfänger
  • 19. 20 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (2) Zitierstil • Keine Übernahme • Vollständige Übernahme (mit Schachtelung) • Teilweise Übernahme • Editierbarkeit
  • 20. 21 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (3) Lesbarkeit • E-Mail nicht anzeigbar • E-Mail Attachment nicht anzeigbar • Verlinkte Seite nicht aufrufbar • Zeichensatzprobleme
  • 21. 22 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (4) Inhaltliche Bewertung • Durch Empfänger • Relevanz häufig nicht sofort erkennbar
  • 22. 23 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (5) Status • Vorabinformation • Kopie • Original • Rechtskräftiges Original
  • 23. 24 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (6) Fehlende Metadaten • Betreff • Individueller Absender • Bezug im Text
  • 24. 25 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (7) E-Mail mit TextJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog Umschlag
  • 25. 26 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (8) Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und Attachment PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDFWord
  • 26. 27 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (9) Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDFWord PDF
  • 27. 28 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (10) E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo 45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io E-Mail mit HTML Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
  • 28. 29 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (11) • Ohne Signatur • Mit fortgeschrittener Signatur • Mit qualifizierter Signatur • Nur Umschlag signiert • Umschlag mit Attachment signiert • Nur Attachments signiert • Gemischt signierte und unsignierte Attachments
  • 29. 30 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (12) E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog E-Mail mit Text und elektronischer Signatur PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
  • 30. 31 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (13) Eingangsnachweis • Bestätigung des Empfängers • Bestätigung des Lesers • Keine Bestätigung der Bearbeitung • Keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher, da Einträge löschbar Beziehung des Eingangs zur einzelnen E-Mail ?! • Referenzierung • Vollständigkeit • Multiple Adressaten
  • 31. 32 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (14) Firewall • Firewall verhindert Empfang von E-Mails mit + Viren − Elektronische Signatur − Speziellen Attachments − + Bestimmter Absender − Bestimmte Größe
  • 32. 33 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (15) Outlook <-> Notes <-> Google <-> Opensource • Formatierung • Auszeichnungsmerkmale • Zeichensätze • Aufbau • Metadaten • Interne Struktur
  • 33. 34 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (16) Ordnung • Persönliche Postkörbe • Gruppenpostkörbe • Funktionspostkörbe • „Transportable Kopien“ (Notebook) • Ausgelagerte Postkörbe Grundsätzliches Problem: • Zusammenhang zwischen Nachricht und Antwort(en)
  • 34. 35 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (17) Absender-Erkennung • Interne, bekannte Adresse • Externe, bekannte Adresse • Externe, unbekannte Adresse • Externe, „verdeckte“ Adresse Authentifizierte Absender • Internes Management in einem Directory Service • Elektronische Signatur • DE-Mail • E-Postbrief • Reg-Mail
  • 35. 36 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-PROBLEMATIK (18) Empfangsnachweis • Richtige Adresse • Richtige(r) Empfänger • Gruppen-/Funktions-Postkorb mit intransparenten Empfängern • Richtiger Zeitstempel • Vollständigkeit / Lesbarkeit Versandnachweis • Richtige(r) Empfänger • Richtiger Zeitpunkt • Vollständigkeit
  • 36. 37 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRÜNDE FÜR E-MAIL-ARCHIVIERUNG
  • 37. 38 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 UNSICHERHEIT BEIM ANWENDER ZUGRIFF AUF ARCHIVIERTE E-MAILS (UND OFFICE-DOKUMENTE) Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit und der Rückholbarkeit ihrer elektronischen Dokumente und E-Mails? AIIM Marktstudie ECM-Nutzer, 2010
  • 38. 39 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS Wirtschaftliche Gründe: • Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger • Entlastung der Kommunikationssysteme • Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem • Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen • usw.
  • 39. 40 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRÜNDE ZUR ARCHIVIERUNG VON E-MAILS Rechtliche Gründe: • Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen • Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails • Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften
  • 40. 41 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (1) E-Mail als Kommunikationsmittel hat Anfang des 3. Jahrtausends den Brief auf Papier abgelöst. Die Rahmenbedingungen für die Kommunikation orientieren sich jedoch immer noch an den Restriktionen und Organisationsformen des Papiers.
  • 41. 42 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DEFINITIONEN
  • 42. 43 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÜBERSICHT DEFINITIONEN 2.1 E-Mail 2.2 E-Mail-Management / E-Mail-Response-Management 2.3 E-Postbrief 2.4 DE-Mail 2.5 Revisionssichere Archivierung 2.6 Langzeitarchivierung 2.7 Digital Preservation 2.8 Aufbewahrung 2.9 Vertrauenswürdige Archivierung
  • 43. 44 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL
  • 44. 45 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL • Eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene Nachricht • Format einer E-Mail durch RFC 5322 festgelegt • Danach bestehen E-Mails nur aus Textzeichen • Andere Internet-Standards fügen Möglichkeiten hinzu, auch Zeichen außerhalb von ASCII sowie Datei-Anhänge zu verschicken • E-Mails intern in zwei Teile geteilt: Header mit Kopfzeilen und Body mit eigentlichem Inhalt der Nachricht
  • 45. 46 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL • E-Mail-Adresse bezeichnet eindeutig den Empfänger einer E-Mail • Ermöglicht damit Zustellung an diesen Empfänger • Transport per SMTP im Internet: E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen: domain-part, local-part • Andere Transportmechanismen wie zum Beispiel UUCP oder X.400 verwenden eine andere Adress-Syntax • Dateianhang (engl.: attachment) = Datei, die im Body einer E-Mail verschickt wird • Durch MIME-Protokoll ermöglicht, welches Unterteilung des Body und Kodierung der Datei regelt
  • 46. 47 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VERSAND EINER E-MAIL: ABLAUF
  • 47. 48 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-MANAGEMENT / E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT
  • 48. 49 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-MANAGEMENT • Eingangskontrolle und Nachweis • Filterung und Prüfung • Verteilung • Teilautomatisierte Auswertung • Unterstützung bei der Beantwortung • Zuordnung zu Geschäftsvorfällen • etc. … erst am Ende steht die Archivierung
  • 49. 50 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-MANAGEMENT • Intelligenter Umgang mit den Inhalten von E-Mails wichtiger Wettbewerbsfaktor, da E-Mails als Kommunikationsmedium einerseits und als Transportmedium für angehängte Dateien andererseits einen immer höheren Stellenwert einnehmen • Software für E-Mail-Management erleichtert die Verwaltung der elektronischen Post deutlich • Zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen: • E-Mail-Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von Nachrichten inklusive Dateianhängen • E-Mail-Response-Management-Systeme unterstützen den Anwender bei der Beantwortung von E-Mails Quelle: http://www.documanager.de/magazin/artikel_1872_email_management.html
  • 50. 51 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT • Datenbankbasierte Anwendung, die der strukturierten, automatisierten und nachvollziehbaren Bearbeitung von großen Mengen eingehender E-Mails dient • Ziele: Beschleunigung der Bearbeitung, Steigerung der Effizienz und der Agentenleistung, Erhöhung der Antwortkonsistenz sowie die Dokumentation des E-Mail-Aufkommens und einzelner Vorgänge, Kundenzufriedenheit verbessern
  • 51. 52 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT • Durch Kategorisierung werden Anfragen thematisch eingeordnet, sodass sie dem richtigen Mitarbeiter oder Geschäftsprozess zugeordnet werden können • Zuverlässigkeit von modernen ERMS: • Business-Rules: Welche Prozesse manuell oder automatisch für welche Arten von Anfragen vorzusehen sind, deren Einhaltung prüfen • Für bestimmte Kunden oder Bearbeiter können spezielle Workflows hinterlegt werden
  • 52. 53 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL-RESPONSE-MANAGEMENT • Durch redaktionell bearbeitete Textbausteine wird sichergestellt, dass Expertenwissen für jeden Bearbeiter bereitsteht und qualitativ hochwertige Antworten gegeben werden können • Arbeitserleichterung vor allem dann, wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden. Entscheidend: • Sehr gute inhaltliche Analyse der Kommunikation • Automatische Bereitstellung von relevanten Informationen oder Textbausteinen spart Zeit Quelle: http://wiki.computerwoche.de/doku.php/it-management/mail-response-management
  • 53. 54 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-POSTBRIEF
  • 54. 55 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DER E-POSTBRIEF • Angebot der Deutschen Post AG: www.epost.de • Soll zuverlässige und vertrauliche elektronische Kommunikation gewährleisten • SSL-verschlüsseltes Webportal: elektronische Nachrichten als Online-Brief zwischen Kunden des E- Postbrief-Dienstes versenden • Besitzt der Empfänger eines E-Postbriefs keinen elektronischen Briefkasten des Dienstes, so wird die Nachricht als hybrider E-Postbrief gedruckt, kuvertiert und per Postbote zugestellt
  • 55. 56 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DER E-POSTBRIEF • Für die Authentifizierung während der Anmeldung ist ein PostIdent-Nachweis, also das persönliche Vorlegen eines Lichtbildausweises bei der Post Voraussetzung • Adresse (vorname.nachname@epost.de) kann keine E-Mails gemäß IETF-Norm RFC 5322 empfangen
  • 56. 57 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DER E-POSTBRIEF
  • 57. 58 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-MAIL
  • 58. 59 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-MAIL • Bundesregierung hat die DE-Mail als rechtssicheres Kommunikationsmittel ins Leben gerufen • Schaffung vertrauenswürdiger Lösungen für elektronische Kommunikation im Rechts- und Geschäftsverkehr, bei denen sich Teilnehmer der Sicherheit der Dienste, der Vertraulichkeit der Nachrichten und der Identität ihrer Kommunikationspartner sicher sein können • Stärkung Rechtssicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr durch verbesserte Beweismöglichkeiten • Schaffung rechtlichen Rahmens für eine rechtssichere Zustellung elektronischer Dokumente
  • 59. 60 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-MAIL • Beteiligt an der DE-Mail sind die zur United Internet AG gehörenden Provider und Freemail-Anbieter GMX und Web.de sowie die Deutsche Telekom • E-Brief ist Konkurrenzprodukt zur DE-Mail • E-Brief ist kein DE-Mail-Angebot (die Deutsche Post wird sich DE-Mail anschließen) • Streitpunkt: Frage der einheitlichen Adressendung - Endungen sind aufgrund der fehlenden endgültigen Fassung des DE-Mail-Gesetzes für ePostbrief unklar • Im Fall einer DE-Mail-Akkreditierung will die Post nicht auf ihr Markenzeichen „ePostbrief“ verzichten • Es ist in naher Zukunft mit weiteren Veränderungen in diesem Bereich zu rechnen Quelle: http://gesetzgebung.beck.de/news/de-mail-gesetz-buergerportale-gesetz
  • 60. 61 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-MAIL • Einhaltung technischer Umsetzung fraglich: • Hohe Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität, Interoperabilität und Datenschutz erfüllen • Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht Zulassungskriterien auf seinen Webseiten • Rechtliche Voraussetzung für die Zulassung als DE-Mail-Provider: „Gesetz zur Regelung von DE- Mail-Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften“
  • 61. 62 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ENTWURF GESETZ DE-MAIL • Entwurf: 13. Oktober 2010 vom Bundeskabinett verabschiedet • Gesetzentwurf der Bundesregierung: 08. November 2010 veröffentlicht • Ziel: • Schaffung Rechtsrahmen zur Einführung vertrauenswürdiger Bürgerportale im Internet, der für Dienstanbieter Rechtssicherheit schafft • Sichere, rechtskräftige Nachrichtenübermittlung • Bürger-Safe für elektronische Dokumente
  • 62. 63 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL • 07.02.2011: Bei einer Anhörung im Innenausschuss des Bundestags hat die Mehrzahl der Experten den umstrittenen Regierungsentwurf für ein "Gesetz zur Regelung von DE-Mail-Diensten" in weiten Zügen abgelehnt • 22.02.2011: geänderter Gesetzentwurf: • Nicht mehr erforderlich, eine abgesicherten E-Mail über eine feste Domain beziehungsweise den Wortbestandteil "DE-Mail" zu kennzeichnen • Grenze bestehe darin, dass eine für DE-Mail verwendete Domain dann auch nur für diesen Zweck genutzt werden dürfe Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html
  • 63. 64 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÄNDERUNGEN ENTWURF GESETZ DE-MAIL • 24. Februar 2011 ist DE-Mail-Gesetz vom Deutschen Bundestag mit den Stimmen der Regierungsfraktionen beschlossen worden • Verpflichtung für zertifizierte Anbieter, eine DE-Mail bei Zahlungsverzug abrufbar zu machen • Provider kann ein Konto demnach nicht komplett sperren, sondern höchstens kündigen oder die Versandoption blockieren • Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch die Provider Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html
  • 64. 65 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-MAIL: BÜRGER-SAFE DE-Safe: • Ablage persönlicher Daten in einem elektronischen „Safe“ • Dokumente standardmäßig verschlüsselt abgelegt und nur bei Abruf durch den (authentifizierten) Nutzer durch den DE-Mail-Provider entschlüsselt • Bei Bedarf: einzelne, alle oder bestimmte Kategorien seiner Dokumente zusätzlich clientseitig verschlüsseln und im DE-Safe ablegen • Aufgabe: Unterlagen verschlüsselt ablegen und ständig vor Veränderungen geschützt bereit halten
  • 65. 66 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG
  • 66. 67 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG „Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.“ • Unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information • Im Deutschen spezielle Archivsysteme • Im Englischen unterschiedliche Komponenten, die separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden
  • 67. 68 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
  • 68. 69 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 REVISIONSSICHERHEIT • Revisionssicherheit immer beim Kunden vor Ort • Betrachtet die Einhaltung der Vorgaben rückblickend (re-vision) und Zertifikate bescheinigen, dass alles ordentlich war • Für jede individuelle Anwendung eine Verfahrensdokumentation und Abnahme benötigt, die den gesamten Prozess (Organisation, Abläufe und technische Lösung eingeschlossen) beinhaltet • Kein allgemeingültiger Stempel "Revisionssicher", den man auf eine Produktverpackung kleben könnte
  • 69. 70 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 REVISIONSSICHERHEIT: KRITERIEN Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: • Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit
  • 70. 71 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 „RECHTSSICHERHEIT“ Rechtssicherheit gibt es nicht bei der Archivierung: • Rechtssicherheit ist ein Begriff aus dem Staatsrecht und dem Grundgesetz, der nicht auf Archivsysteme angewendet werden kann • Der Bürger muss darauf vertrauen können, dass die Legislative ihm Rechtssicherheit gewährt. • Gesetze können sich ändern – auch rückwirkend • Systeme und Verfahren können nicht über (bis zu) 100 Jahre die Kontinuität gewährleisten
  • 71. 72 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 LANGZEITARCHIVIERUNG
  • 72. 73 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 LANGZEITARCHIVIERUNG Langzeitarchivierung: Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.
  • 73. 74 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DIGITAL PRESERVATION
  • 74. 76 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUFBEWAHRUNG
  • 75. 77 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUFBEWAHRUNG • Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für Archivierung • Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze • „..Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt..“ • Im kaufmännischen Bereich sprechen die GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) lediglich von „Aufbewahrung“
  • 76. 78 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ANFORDERUNGEN AN DIE LANGFRISTIGE AUFBEWAHRUNG AUS SICHT „ELEKTRONISCHE SIGNATUR“ Grundsätzliche Anforderungen • Keine „Verringerung des Beweiswerts“ des Dokuments Funktionale Anforderungen der Beweissicherung • Erhalt der Lesbarkeit • Erhalt der Integrität • Erhalt der Authentizität • Erhalt der Vollständigkeit • Erhalt der „Verkehrsfähigkeit“ (Quelle: Rechtliche Rahmenbedingungen für eine beweissichere Archivierung, Fachkonferenz „Rechtssicherheit bei der elektronische Archivierung“, Bundesministerium für Wirtschaft, Berlin, 13. Dezember 2005)
  • 77. 80 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VERTRAUENSWÜRDIGE ARCHIVIERUNG
  • 78. 81 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DEFINITION VERTRAUENSWÜRDIGKEIT NACH NESTOR Laut Kriterienkatalog wird Vertrauenswürdigkeit (Trustworthiness) „als Eigenschaft eines Systems angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren (d.h. es tut genau das, was es zu tun vorgibt). Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive.“ (http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_14.pdf)
  • 79. 82 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VERTRAUENSWÜRDIGE LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI • Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik • Seit 01.03.2011: Neue Technische Richtlinie BSI TR-03125 „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ (TR-ESOR) • Vormals: „Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung“ (TR-VELS) Quelle: https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html
  • 80. 83 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VERTRAUENSWÜRDIGE LANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI TR-03125 TR-ESOR Änderungen im Inhalt: • Anspruch der Gültigkeit ist ähnlich geblieben • Begriff „Vertrauenswürdigkeit“ ist raus • „Revisionssichere Archivierung“ taucht nicht mehr auf • Zertifizierung wird beibehalten • Es taucht der neue Ansatz „Middleware“ auf • Aus Archivsystem/Archivspeicher wird ECM/Archiv • Unlogisch, da ECM mehr als Archiv ist und selbst eine Middleware darstellt • Erneut ist eine Normung im DIN geplant (damit auch Relevanz ausserrhalb der Bundesbehörden?!)
  • 81. 84 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (2) Die Erfinder der E-Mail haben sich vor über 25 Jahren Gedanken über den Nachrichtenaustausch gemacht, jedoch nicht einen Gedanken an die Themen Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung verwendet.
  • 82. 85 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN
  • 83. 86 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÜBERSICHT RECHTLICHE ANFORDERUNGEN 3.1 Compliance 3.2 GRC Governance, Risk Management und Compliance 3.3 Rechtliche Anforderungen International 3.4 Rechtliche Anforderungen USA 3.5 Rechtliche Anforderungen Europa 3.6 Archivierungsrelevante Gesetze in Deutschland 3.7 Verordnungen in Deutschland
  • 84. 87 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 COMPLIANCE
  • 85. 88 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 COMPLIANCE Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.
  • 86. 89 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DIREKTE UND INDIREKTE AUSWIRKUNGEN Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle: Direkte Auswirkungen - Beispiele • HGB • AO / GDPdU / GOBS • Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen – Beispiele: • Basel II (für „Nicht-Banken“) • BDSG
  • 87. 90 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRUNDSÄTZLICH • Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! • Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden
  • 88. 91 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC GOVERNANCE, RISK MANAGEMENT UND COMPLIANCE
  • 89. 92 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC: GANZHEITLICHER ANSATZ Bisheriger Ansatz: • Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen • Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche • Umsetzung in spezifischen Lösungen GRC-Ansatz: • Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen • Technische Infrastruktur zur • Implementierung und Überwachung von Prozessen • Definition und Kontrolle von Risiken • Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen
  • 90. 93 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell Governance Compliance Risk Management
  • 91. 94 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DEFINITION GOVERNANCE Der Begriff Governance bezeichnet Standards beziehungsweise spezielle Rahmenbedingungen für Strukturen und Prozesse der Führung, Verwaltung und Überwachung börsennotierter Unternehmen. • Gilt auch für große GmbHs und andere Gesellschaftsformen
  • 92. 95 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DEFINITION RISK MANAGEMENT Risk Management ist die systematische Erfassung, Bewertung und Steuerung der unterschiedlichsten Risiken. Es ist ein systematisches Verfahren, das in verschiedensten Bereichen Anwendung findet, zum Beispiel bei • Unternehmensrisiken • Kreditrisiken • Finanzanlagerisiken • Umweltrisiken • Versicherungstechnischen Risiken • Technische Risiken.
  • 93. 97 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN INTERNATIONAL
  • 94. 98 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 BASEL II • Basel II = Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute • Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen wurde • Ziel von "Basel II„: Stabilität des internationalen Finanzsystems erhöhen • Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden • In EU durch Bankenrichlinie 2006/48/EG und Kapitaladäquanzrichtlinie 2006/49/EG umgesetzt und in zwei Stufen zum 01.01.07 und zum 01.01.08 zur Anwendung gebracht
  • 95. 99 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 BASEL II AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG • Der Begriff Archivierung wird nicht benutzt • Dokumentation der Geschäftstätigkeit und Transaktionen • Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer
  • 96. 101 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 SOLVENCY II • Solvency II ist ein EU-Kommissionsprojekt zur Festlegung neuer Solvabilitätsvorschriften bei der finanziellen Ausstattung von Versicherungsunternehmen. • Solvency II wird ab 2008 bis voraussichtlich 2010 national umgesetzt. • Wie bei Basel II wird ein 3-Säulen-Ansatz verfolgt, anders als bei der Bankenbranche stehen aber weniger die Einzelrisiken, als vielmehr ein ganzheitliches System zur Gesamtsolvabilität im Zentrum. • Neben quantitativen werden hier auch qualitative Aspekte betrachtet
  • 97. 102 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DER SOLVENCY II FÜR DIE E-MAIL • Dokumentation der Geschäftstätigkeit und Transaktionen die per E-Mail stattgefunden haben • Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden • Nachweispflichten z.B. gegenüber Rückversicherern
  • 98. 103 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN USA: SOA & SEC
  • 99. 104 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 SARBANES-OXLEY-ACT (SOX ODER SOA) • Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben • SOA wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US- amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar • Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind • SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern • Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen
  • 100. 105 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 SARBANES-OXLEY-ACT ,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)
  • 101. 106 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 SECURITIES UND EXCHANGE COMMISSION (SEC) ,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)
  • 102. 107 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-DISCOVERY • Besonders relevant in den USA • Anfrage, Suche und Ortung elektronischer Daten • In digitaler Datenbank alle wichtigen Geschäftsdokumente enthalten, Abruf über Suchfunktion schnell und ohne großen Aufwand • „Elektronische Beweissicherung“ • Beweise sollen einfach zugänglich und vertraulich sein (Indizierung der abgelegten Daten, Volltextsuche) • Key Escrow: • Wenn Public-Key-Infrastruktur (PKI) eingerichtet: jene Schlüssel hinterlegen, die notwendig sind, um die vom (End-)Benutzer verschlüsselten Informationen zu dechiffrieren
  • 103. 108 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 RELEVANZ VON E-DISCOVERY FÜR UNTERNEHMEN  Klägeranwälte sind organisiert und handeln wie eine Industrie  Aggressives Marketing, z. B. über Internet  No Cost / no risk als Verkaufstaktik  Große Werbe-Budgets  Finanzierung von Prozessen durch externe Investoren  Starke Lobby (Allianzen mit State Attorney Generals, Verbraucherschützern, Unterstützung des Wahlkampfs von Politikern und Richtern)  Geschätzte Kosten der Schadensersatzklagen in den USA pro Jahr: $ 250 Mrd.  Attraktivität ausländischer Unternehmen als Ziel einer Klage  Auswahl der „targets“ anhand der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (deep pocket)  Ausnutzen strategischer Vorteile aufgrund der Unerfahrenheit ausländischer Unternehmen Deutsches UnternehmenTrial Lawyers, Inc. E-Discovery als Druckmittel
  • 104. 109 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN EUROPA
  • 105. 110 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 „E-SIGNATUR“ - RICHTLINIE 1999/93/EG Mit dieser Richtlinie werden die Kriterien festgelegt, die als Grundlage für die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen dienen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Zertifizierungsdiensten. Im Einzelnen geht es um: • Gemeinsame Verpflichtungen für Zertifizierungsdiensteanbieter, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und der Zertifikate in der Europäischen Gemeinschaft sicherzustellen • Gemeinsame Haftungsregeln, um eine Vertrauensgrundlage sowohl bei den Verbrauchern, die sich auf die Zertifikate stützen, als auch bei den Diensteanbietern zu schaffen • Verfahren der Zusammenarbeit, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und Zertifikate in Drittländern zu erleichtern
  • 106. 111 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNG DER „E-SIGNATUR“- RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL • E-Signatur wesentlich im Bereich E-Mail • Erst durch die elektronische Signatur können Geschäfte, etc. rechtskräftig per E-Mail abgeschlossen werden • Elektronische Dokumente der Papierform gleichzusetzen • Geschäfte zwischen unbestimmten Dritten • Rechtscharakter von E-Mails, Attachements, Verschlüsselung
  • 107. 112 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 „E-COMMERCE“ - RICHTLINIE 2000/31/EG Mit der 2000 verabschiedeten Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr wurde ein Rechts- rahmen für den E-Commerce auf dem Binnenmarkt geschaffen, der sowohl Unternehmen als auch Verbrauchern Rechtssicherheit bietet • Einheitliche Regeln u. a. für die Transparenz und Informationspflichten von Online-Service-Providern • Für die kommerzielle Kommunikation • Für elektronische Verträge und für die Haftungsbegrenzung für Vermittler
  • 108. 113 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNG DER „E-COMMERCE“- RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL • Elektronisch Handel treiben • EU-weite Regelung führt zu schnellerem Geschäftsverkehrt innerhalb der EU • Rechtssicherheit im E-Mail-Geschäftsverkehr • Handeln über Portale • Sicherheit Kommunikationswege • Rechtlich das Herkunftslandprinzip
  • 109. 114 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 8. EU-RICHTLINIE • Abschlussprüferrichtlinie 84/253/EWG • Setzt Standards für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen • 07. Juli 2006 ist 8. EU-Richtlinie („Euro SOX“) in Kraft getreten • Hat für alle europäischen Kapitalgesellschaften ähnliche – aber eingeschränkt und nicht einheitlich sanktionierte - Auswirkungen wie Sarbanes-Oxley Act (SOX) in USA
  • 110. 115 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 8. EU-RICHTLINIE Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie: • Umsetzung in nationale Gesetzgebung bis Juni 2008 • Ziele • Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten • Besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale • Stärkung und Harmonisierung der Funktion der Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten • Inhalte • Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der Abschlussprüfer • Zu beachtende Prüfungsgrundsätze • Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle • Unabhängige Berufsaufsicht • Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen Interesse
  • 111. 116 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNG DER 8. EU-RICHTLINIE AUF DIE E-MAIL Dokumentationsanforderung • E-Mails sind Dokumente • Nachweis der Empfangs- und Versendungszeitpunkte • Lese-Bestätigungen können entscheidend sein • Nachweis des Empfängers und Problem der „Nichtabstreitbarkeit“
  • 112. 117 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE 2006/112/EG • Januar 2009: Europäische Kommission verfasste Vorschlag zur Änderung EU-Mehrwertsteuerrichtlinie • Kernpunkte war ein Verzicht auf die elektronische Signatur als einheitliches, international standardisiertes Mittel zur Absicherung elektronischer Rechnungen • Stattdessen schlug die Kommission nicht standardisierte interne Kontrollen vor • EU-Parlament reagierte: 5. Mai 2010 Beschluss des EU-Parlaments zur Änderung der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie Quelle:http://www.authentidate.de/fileadmin/pdf/Grundlagen/GER_AuthentiDate_Stellungnahme_Vorschlag_EU_Parlament_Mai2010.pdf
  • 113. 118 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ÄNDERUNG DER MWST – RICHTLINIE 2006/112/EG • EU-weite Regelung • Papier- und elektronische Rechnungen sollen zukünftig gleich behandelt werden • Auf die qualifizierte elektronische Signatur kann bei entsprechender Verfahrenssicherheit verzichtet werden • Voraussichtlich in deutsches Recht umgesetzt ab 01.07.2011 • Betrifft elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet werden
  • 114. 119 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ARCHIVIERUNGSRELEVANTE GESETZE IN DEUTSCHLAND
  • 115. 120 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006 BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006 BBankG Bundesbankgesetz 2006 EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007 EStG Einkommensteuergesetz 2006 EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006 HGB Handelsgesetzbuch 2006 IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997
  • 116. 121 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GESETZESGRUNDLAGEN IN DEUTSCHLAND Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004 SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005 UStG Umsatzsteuergesetz 2006 UmwG Umwandlungsgesetz 2006 VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004 VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002 ZPO Zivilprozessordnung 2006
  • 117. 122 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DER ARCHIVGESETZE AUF DIE E-MAIL • Bund und Länder können archivierungspflichtige Kommunikation per E-Mail führen • E-Mail in historischem Kontext oder von historischer Bedeutung ist zu archivieren
  • 118. 123 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DES HANDELSRECHT & STEUERRECHT AUF DIE E-MAIL • Kaufmännische Dokumente oft in Form von Attachments E-Mails angehängt • Handelsrechtlich relevante Informationen können direkt im E-Mail-Körper stehen • Ein Problem ist, dass zum Zeitpunkt der Versendung oder des Empfangs manchmal nicht abgesehen werden kann, dass Informationen handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevant werden können • Auch interne E-Mails können handels- und steuerrechtlich relevant sein (z.B. nach GAUFZ)
  • 119. 124 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL KOMPONENTEN: HANDELS- UND STEUERRECHT Anhang mit buchhaltungs- relevanten Informationen Inhalt mit buchhaltungs- relevanten Informationen
  • 120. 125 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL KOMPONENTEN: HANDELS- UND STEUERRECHT Anhang mit buchhaltungs- relevanten Informationen Handels- und Steuerrechtliche Informationen Handelsbrief nach §257 HGB
  • 121. 126 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DER AO AUF DIE E-MAIL • E-Mails können steuerrelevante Daten, die archivierungspflichtig sind, enthalten • Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) auch durch AO geregelt
  • 122. 127 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DES EGG AUF DIE E-MAIL • Geschäfte können per E-Mail abgewickelt werden • Vor allem international (EU-weit) vorteilhaft, jedoch unterschiedliche nationale Umsetzung der europäischen Richtlinie
  • 123. 128 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DES USTG AUF DIE E-MAIL • Elektronische Rechnungen werden per E-Mail versendet • Diese müssen ebenfalls nach dem UStG archiviert werden, da sie den Papierrechnungen gleichzusetzen sind • Ungeklärt ist zur Zeit die bindende Nutzung der qualifizierten elektronische Signatur • Ab 01.07.2011 sollen in Deutschland auch Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur gültig und vorsteuerabzugsberechtigt sein • Der Empfänger muss allerdings die Rechnung prüfen (was er schon immer tat)
  • 124. 129 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 HANDELSGESETZ UND ABGABENORDNUNG AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG • HGB und AO benutzen den Begriff Archivierung nicht • Verlangen mit definierten Kriterien die Aufbewahrung aller Geschäfts- und Handelsbriefe nebst den dazugehörigen Belegen • Schließen steuerliche und Zoll-Unterlagen ein • Prüfbarkeit durch amtliche Prüfer und Wirtschaftsprüfer muss möglich sein • Haupanwendungsgebiet der revisionssicheren Archivierung
  • 125. 130 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DES EHUG FÜR DIE E-MAIL • Durch die Angabe der kompletten Firmierung in eingehenden und ausgehenden E-Mails werden diese zu Geschäfts- und Handelsbriefen • Hier gelten die Aufbewahrungsregelungen von HGB, AO, GoBS und anderen Gesetzen und Verordnungen
  • 126. 131 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DES BDSG FÜR DIE E-MAIL • Persönliche Inhalte / Private Inhalte • Vertrauliche Inhalte • Vertrauliche und/oder persönliche Unterlagen in Attachments • Keine (automatisierte) Verbreitung der E-Mail- Adresse zu Werbezwecken erlaubt • Postgeheimnis ist zu wahren • Gilt für Funktions- und Gruppen-Postkörbe nur eingeschränkt • Besondere Problembereiche: Versand von Werbung, kryptografische kodierte Objekte, kryptografisch kodierte Speicherung
  • 127. 132 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 STRAFGESETZBUCH STGB • Strafgesetzbuch, besonderer Teil (§§ 80 - 358), 15. Abschnitt - Verletzung des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs (§§ 201 - 210) • § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes • § 206 Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses
  • 128. 133 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN STGB AUF E-MAIL • Postgeheimnis ist zu wahren • Auf dem Server unterliegt eine E-Mail dem Postgeheimnis, nach der Zustellung (und Öffnung) in den persönlichen Postkorb des Mitarbeiters aber unter Umständen nicht mehr • Besondere Regelungen für Funktions- und Gruppenpostkörbe erforderlich • Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) sind auch – kontrovers - durch HGB AO geregelt
  • 129. 134 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 ARCHIVIERUNGSRELEVANTE VERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND
  • 130. 135 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 VERORDNUNGEN IN DEUTSCHLAND (AUSWAHL ARCHIVRELEVANTER) Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1995 SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999
  • 131. 137 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄßER DV- GESTÜTZTER BUCHFÜHRUNGSSYSTEME GOBS • In den GoBS ist im Detail geregelt: • Wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss • Wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss • Welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen • Dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist
  • 132. 138 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 • Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht • Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen • Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein • Die Verfahrensdokumentation „lebt“ GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION © PROJECT CONSULT 2002
  • 133. 140 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11.Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration © PROJECT CONSULT 2002 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:
  • 134. 141 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GOBS: VERFAHRENSDOKUMENTATION RELEVANT FÜR E-MAIL 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11.Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration © PROJECT CONSULT 2002 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:
  • 135. 144 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNGEN DER GOBS AUF DIE E-MAIL • Originäre Geschäftsbriefe in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig • Berücksichtigung in der Verfahrensdokumentation • Formatwandlung: Lesbarkeit (Standardformat bzw. Konvertierung in Standardformat) vs. Originalformat • Empfehlung: Original- und konvertierte Formatversion (Rendition) unter gleichem Index zusammen verwalten
  • 136. 145 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GOB, GOBS UND GOBIT AUSWIRKUNGEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG • Die GoBS regelt am Konkretesten als Ausführungsbestimmung zum Handelsrecht die Anforderungen an Indizierung, Scannen, Archivieren, Internes Kontrollsystem und andere Eigenschaften der Aufbewahrung entsprechend Aufbewahrungsfristen • Die GoBS hat als Grundlage für den Nachweis der sicheren Archivierung die Verfahrensbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vorgeschrieben • Die Vernichtung von Papieroriginalen ist nach der ordnungsmäßigen Erfassung und Archivierung zulässig • Die GoBIT wird die Zulässigkeit der elektronischen Archivierung stärken
  • 137. 147 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GOBIT (VORAUSSICHTLICH 201X) • „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT- Einsatz“ • Nachfolger der GoBS von 1995 • Erarbeitet in der AWV, Arbeitskreis 3.4 • Durch die GoBIT wird neueren Entwicklungen, Begrifflichkeiten, Schwerpunktverschiebungen und auch neu hinzutretenden Risiken bei der IT- gestützten Buchführung Rechnung getragen • … doch wann kommt sie?
  • 138. 148 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDPDU
  • 139. 149 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDPDU: ELEKTRONISCHE SIGNATUR • Elektronische Rechnung bisher nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS ) • Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug – Änderung voraussichtlich ab 1.7.2011 • Die elektronische Rechnung ist das Original. Ausdrucke sind nur Kopien und berechtigen derzeit nicht zum Vorsteuerabzug • Umstritten ist die Handhabung von 2-D-Barcodes, die eine elektronische Signatur auch ausdruckbar codieren können
  • 140. 150 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDPDU: PROBLEMFELDER • Neue Rechtsbegriffe • Wahrung der Verhältnismäßigkeit • Komprimierte Informationen • E-Mail • Zumutbare Mitwirkung • Haftung bei Systemabstürzen
  • 141. 151 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 AUSWIRKUNG DER GDPDU AUF DIE E-MAIL • Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten E-Mails empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen • Im Rahmen einer Außerprüfung kann der Steuerprüfer auch E-Mail-Systeme und E-Mail-Archive recherchieren, wenn diese Dokumente mit steuerrelevanten Daten enthalten • Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist – derzeit - nicht ausreichend • Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen
  • 142. 152 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES - RICHTLINIEN FÜR DEN UMGANG MIT E-MAIL
  • 143. 153 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES Unter Policy sind alle Richtlinien und Vorgaben zusammengefasst, die letztlich durch die Corporate Governance und generelle Regelungen bestimmt sind… Das folgende Beispiel bezieht sich auf die gemischte automatische Zwischenspeicherung mit individuell vom Sachbearbeiter zu initierender Archivierung
  • 144. 154 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN • Allgemeine Geschäftsbedingung Prüfen: • Gehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Form und Rechtswirksamkeit von elektronischen Geschäftsabschlüssen ein • Zulassung von E-Mail und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften • Vertragskonditionen im Geschäftsverkehr mit Lieferanten und Partnern: Lassen sie den elektronischen Geschäftsverkehr zu? Gestatten sie E-Mail und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften? Rechtsgrundlage: VkTG, VschG
  • 145. 155 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: PFLICHTANGABEN UND RELEVANZ • Pflichtangaben E-Mail • Footer anpassen mit genauer Firmierung • E-Mails gewinnen durch die Angabe den Charakter von Geschäftsbriefen • Kontrolle der Umsetzung durch alle Mitarbeiter Rechtsgrundlage: EHUG, AKtG, BGB, KonTRAG • Relevanz-Identifizierung • Festlegung: Was ist ein Geschäftsbrief? Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, GDPdU, GAufzV, KonTRAG
  • 146. 156 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: CC/BCC UND POSTKORB • Cc- und bcc-Verwendung • Die Verwendung des bcc-Feldes ist zu unterbinden • Der erstgenannte richtige Empfänger archiviert die E-Mail • Die cc-Empfänger sollen die empfangen E-Mails nicht archivieren • Postkorb-Größe • Ausreichende Bemessung der Postkorb-Größe, sodass der Mitarbeiter nicht gezwungen ist, wichtige E-Mails zu löschen • Frühzeitiger Warnhinweis vor Erreichen der Grenze, damit die Möglichkeit gegeben ist, E-Mails auszulagern • Anweisung zur rechtzeitigen Auslagerung Rechtsgrundlage: GoBS
  • 147. 157 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: VERÄNDERUNG UND LÖSCHEN • Veränderung • E-Mails dürfen lediglich unverändert abgespeichert werden • Nachträgliche Veränderung zur Manipulation von Inhalten ist strengstens zu untersagen Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, ZPO • Löschen • Lediglich nicht-geschäftsrelevante E-Mails dürfen gelöscht werden • Geschäftsrelevante E-Mails sind zu archivieren • Zweit- und cc-Empfänger dürfen Nachrichten löschen, wenn der Zugriff auf das Original sichergestellt ist • Sofern von einem Archivsystem nur 1 Stubb vorhanden ist, muss dieser nicht gelöscht werden
  • 148. 158 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: LÖSCHEN • Löschen • E-Mails, die Abmahnungen oder andere dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegende Sachverhalte angehen, sind zu löschen (nach Aufbewahrungsfrist) • Unternehmensrichtlinie: • Wenn verlangt, dass vertrauliche Unternehmensinformation zu löschen ist, müssen E-Mails mit diesen Informationen gelöscht werden • Muss sichergestellt werden, dass keine Kopien existieren • Sofern lokale Kopien von diesen E-Mails existieren, muss sichergestellt sein, dass diese ebenfalls gelöscht werden und nicht durch Replikation in den Ursprungszustand zurückgestellt werden können Rechtsgrundlage: GoBS, HBG, KonTRAG
  • 149. 159 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: ZEICHNUNGSREGELUNG • Zeichnungsregelung • Interne E-Mails keine Zeichnungsregelung • Sollten Informationen zum Absender, die dem Empfänger deutlich machen, in welcher Rolle die Inhalte zu interpretieren sind • Außenverhältnis: Alle geschäftsrelevanten E-Mails (Termine, Konditionen, Vertragsdaten, steuerrelevante Daten etc.) dürfen nur von Berechtigten versendet werden • Footer muss deutlich machen, mit welcher Berechtigung die Nachricht versendet wurde • ppa-Regelung, i.V.-Regelung, i.A.-Regelung Rechtsgrundlage: EHUG, AkTG, BGB, HGB
  • 150. 160 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: INHALTSÜBERNAHME IN ANTWORT • Inhalte einer Antwort • Einstellung zur Übernahme des Inhalts einer empfangenen E-Mail in den Inhalt einer E-Mail-Antwort muss einheitlich geregelt sein • Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit bei langen „Übernahme-Ketten“ • Vermeidung unterschiedlicher Inhaltsformen und damit Rechtscharaktere
  • 151. 161 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: AUSDRUCK • Drucken von E-Mails • Zusätzliche dokumentierende Wirkung, wenn die E-Mail unverändert ist und die Nachricht keine elektronische Signatur trägt. Umstrittene Beweiskraft • Bei elektronisch signierten Dokumenten, die nicht die Signatur zusätzlich in einem Barcode tragen, sind Ausdrucke nur Kopien, die nicht beweisfähig sind • Bei auswertbaren Daten aus E-Mails oder Attachements können Druckversionen das elektronische Original nicht ersetzen (Originaldaten sind auswertbar zu speichern) Rechtsgrundlage: SiGB, HGB, GoBS, ZPO, GDPdU, GAufzV
  • 152. 162 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: PRIVATE E-MAIL • Private Mails / persönliche Mails • Bei Herausgabe von persönlichen E-Mail-Adressen in Unternehmen kann nicht verhindert werden, dass private, persönliche oder Spam E-Mails an den Empfänger gesendet werden • Zur Abwehr von Gefahren ein sollte Zugriff auf diese E- Mails für Berechtigte möglich sein Rechtsgrundlage: TDSSG, BtrVG, TKG, BGB, HGB,
  • 153. 163 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: VERFAHRENSDOKUMENTATION • Verfahrensdokumentation • Bereits notwendig für die Papierablage GoBS-relevanter Belege sowie für die Buchhaltungssoftware • Unbedingt erforderlich bei nur elektronischer Archivierung Rechtsgrundlage: GoBS, GoB, GOS
  • 154. 164 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: SPEICHERUNG • Revisionssichere Archivierung • Regelung, welche Meta-Daten gegebenenfalls zusätzlich eingegeben oder durch Zuordnung generiert werden müssen • Archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert werden und müssen eindeutig auffindbar sein • Verarbeitung der E-Mails mit Herauslösung der Attachements erfolgt: Seitens der Archivierung sicherstellen, dass der Zusammenhang zwischen E-Mail und Attachement gewahrt bleibt Rechtsgrundlage: GoBS, ZPO, AO, GoB
  • 155. 165 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: SPEICHERUNG • Eingang und Ausgang • Für ein- und ausgehende E-Mails muss die dokumentierte Bereitstellung von Speicherorten gegeben sein, aus denen auch eine Wiederherstellung aktueller E- Mails möglichist Rechtsgrundlage: GoBS
  • 156. 166 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: SPEICHERUNG • Redundanzvermeidung • Mitarbeiter sind anzuweisen, eine E-Mail nach Möglichkeit nur 1 Mal und im richtigen Sachzusammenhang zu speichern • Versendung von E-Mails: Benötigen alle direkten oder cc-Empfänger die E-Mail • Ggf. Hinweis im Text aufnehmen, wer für Bearbeitung und Speicherung zuständig ist • Aufbewahrungsfrist • E-Mails müssen klassifiziert werden (Ein- und Ausgang) Rechtsgrundlage: AO, AGB
  • 157. 167 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: „ELEKTRONISCHES ORIGINAL“ • Definition und Identifizierung von elektronischen Originalen • Geeignete organisatorische Regelungen legen fest, welche Dokumente in Abhängigkeit vom Empfänger oder Ersteller als Original zu betrachten sind • Z.B. der erste direkt genannte Empfänger einer Eingangs-E-Mail oder der verantwortliche Autor eines Dokumentes Rechtsgrundlage: ZPO, HGA, AO, KonTRAG
  • 158. 168 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: DATENSCHUTZ • Datenschutz betrieblich • Eindeutige Regelung: Keine Firmengeheimnisse intentional oder versehentlich nach draußen geben • Bei Beantwortung einer E-Mail überprüfen, ob nicht versehentlich nicht-berechtigte Empfänger aufgelistet sind • Bei Auswahl von Empfängern aus dem Adressverzeichnis überprüfen, ob es sich um die berechtigten Personen handelt • Datenschutz privat • Wie soll mit versehentlich erhaltenen oder in Ausnahmefällen erstellten privaten E-Mails bei Zugriff und Speicherung umgegangen werden? Rechtsgrundlage: TKG, BtrVG
  • 159. 169 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS • Erlaubnis der privaten E-Mail-Nutzung • Unternehmen wird zu TK-Diensteanbieter und muss Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG (Telekommunikations-Gesetz) beachten • Verbot der privaten E-Mail-Nutzung • Verfassungsrechtlich geschützte Privatsphäre der Mitarbeiter (Art. 1 und 2 GG) zu beachten
  • 160. 171 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: INTERNE VORGABEN IM ARBEITSVERHÄLTNIS • E-Mail-Klausel in Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarung • Diskussion um Strafbarkeit E-Mail-Filterung, Kontrolle des E-Mail-Accounts und des Zugriffs auf den E-Mail-Account entgehen • E-Mail-Account bei Abwesenheit des Mitarbeiters • § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG: Datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn Zugriff für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist
  • 161. 172 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-MAIL POLICIES: E-MAIL-WERBUNG • Werbung mit E-Mail • § 7 Abs. 2 Nr. 3 und Absatz 3 UWG: Mit E-Mail kann nur geworben werden, wenn mit dem Adressaten eine Geschäftsbeziehung besteht • § 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BDSG: Listenmäßig erfasste Daten dürfen für Werbung genutzt werden, wenn Daten aufgrund einer Rechtsbeziehung mit dem Adressaten erhoben worden sind • E-Mail-Werbung ist auf bestehende Kundenbeziehungen bei entsprechender vorheriger Zustimmung beschränkt • Unverlangte Zusendung von Werbung kann mit bis zu 50.000 € bestraft werden Quelle: E-Mail-Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper
  • 162. 173 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (3) Wollte man alle möglicherweise zutreffenden rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen, dann würde das Geschäft in der Dokumentation ersticken. Gerade bei der E-Mail sind die Abwägung der Risiken und klare Richtlinien entscheidend um die notwendige Nachweisfähigkeit und Vollständigkeit zu erreichen. Die organisatorische Herausforderung ist hierbei größer als die technische Herausforderung.
  • 163. 174 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project- consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FUNKTIONALITÄT