[DE] „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Docuvita Partnertag | Hamburg 2020

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1
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 25. September 2020
Docuvita Partnertag 2020
„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen
an die Archivierung und
Verfahrensdokumentation“

2„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer
Agenda
• Einführung „Aktuelle rechtliche Anforderungen im Umfeld von Handels- und Steuerrecht“
• Die GoBD 2019
• GoBD: wesentliche Änderungen und Ergänzungen
• GoBD und Scannen
• GoBD und elektronische Rechnung
• GoBD und Aufbewahrung
• GoBD & Verfahrensdokumentation
• Ziele und Zweck von Verfahrensdokumentationen
• Struktur, Aufbau und Umfang von Verfahrensdokumentationen
• Inhalte von Verfahrensdokumentation
• Benutzung von Muster-Verfahrungsdokumentationen und Tools
• Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation
• Pflege und Nachhaltung von Verfahrensdokumentationen
• Ausblick „Was muss noch alles dokumentiert werden – Strategien zum Umgang mit
Dokumentationen“

Einführung:
„Aktuelle rechtliche Anforderungen
im Umfeld von Handels- und
Steuerrecht“

Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst
Gesetze orientierten sich bisher an den Gegebenheiten
von Papierdokumenten und Papierablagen.
• Gesetze und Verordnungen sollten eigentlich Technologie- und
Medien-neutral sein.

Gesetze werden erst sukzessive, häufig asynchron und
nicht konsolidiert, auf die Gegebenheiten des Digitalen
Zeitalters angepasst.
• In dem Maße, wie sich die elektronische Kommunikation und
Zusammenarbeit durchsetzt, werden elektronisch entstandene
(digital born) Dokumente zu den originalen Aufzeichnungen.
• Dies ist der eigentliche Paradigmenwechsel.

Die Begriffswelt der aktualisierten und neuen Gesetze und
Verordnungen ist noch nicht konsistent.
• Speicherung, Aufbewahrung, Archivierung
• Daten, Dokumente, Aufzeichnungen, Records

Gerade in der Geschäftswelt schreitet durch die globale
Digitalisierung die Umstellung der Gesetze und
Verordnungen sehr schnell voran (und schneller als in
anderen rechtlichen Bereichen)
• Traditionell Handelsgesetzbuch, Abgabenordnungen und das
vielfältige Steuerrecht
• Dazukommend Zollrecht, Kassengesetz,
Bürokratieentlastungsgesetz, Gesetz zur Elektronischen
Rechnung, usw.

In Deutschland nicht zu vergessen:
• die Auswirkungen von Gesetzen und Verordnungen und deren
Interpretation zeigt sich häufig erst in grundsätzlichen
Gerichtsurteilen.

Ergänzungen und Änderungen auf dem Weg zu den GoBD
• Bereits 2013 im Änderung des Anwendungserlasses zur
Abgabenordnung (AEAO)
• Ordnungspflichten
• Aufbewahrung elektronischer Kommunikation
• Ablaufhemmung der Abgabenordnung
• Bereits 2014 die E-Bilanz mit Aufbewahrungsverpflichtigung in
elektronischer Form
• Bereits 2016 Übernahme der Anforderungen und des
Auswertungstools für die Zoll-Regeln
• Bestätigung von Erläuterungen im „Fragen- und Antwortenkatalog“
der Finanzverwaltung durch Gerichtsurteile; einschließlich
Interpretationen, die über den reinen Text von GoBS und GDPdU
hinausgehen

GoBD: 1. Anlauf 2014
Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht.
• Die GoBD ersetzen die seit dem 07.11.1995 geltenden „Grundsätze
ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die
seit dem 01.01.2002 geltenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
• sowie eine Reihe von Stellungnahmen der Finanzverwaltung bekannt als
„Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung“.
• Die GoBD ersetzen nicht die GoB „Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung“
• Am 14.01.2015 werden die GoBD durch die „Änderung des
Anwendungserlasses zur Abgabenordnung“ (AEAO) gesetzlich
verankert

Steuer-
gesetze
Steuer-
gesetze
Die Chroniken der GoBD
1900 1985 1995 2001 2014 2019
GAUFZ
AO
HGB GoB
Steuer-
gesetze
GDPdU
GoBS GoBD
GoBD
2
Kassen
G
Grafik: PROJECT CONSULT 2020
2016

„Notwendigkeit nach dem Gesetz“ Beispiel
Quelle: VOI Ralf Kaspras: Verfahrensdokumentation + Zertifizierung auf der CeBIT2014
§§ 238, 239 und 257 HGB | §§ 146, 147, 200 AO
Buchführungs-
pflicht
Handelsbücher Aufbewahrung /
Fristen
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD)
Unbestimmter
Rechtsbegriff
Gesetz AEAO

Verbindlichkeit
• Während die GDPdU „angegriffen“ wurden, die Verordnung sei nur
für die Finanzbehörden verbindlich, wurden sie dennoch in
„vorauseilendem Gehorsam“ als Maßstab auch für die
Steuerpflichtigen genommen.
• Dies wurde durch die Wirtschaftsprüfung (IDW FAIT3) und
besonders durch die Gerichtsurteile für bindend erklärt.
• Durch die Verankerung der GoBD in den AEAO, also in einem Gesetz
auf gleicher Ebene wie HGB und AO, sind die GoBD bindend für alle
Steuerpflichtigen wie auch andere Wirtschaftsunternehmen und
Organisationen.

Das PDF, das per E-Mail kam …
38-seitiges BMF Schreiben zu GoBD vom 14.11.2014
Gilt für Wirtschaftsjahre ab 01.01.2015.
Inhalt:
• Verantwortlichkeit
• Allgemeine Anforderungen
• Belegwesen (Belegfunktion)
• Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in
sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und
Kontenfunktion)
• Internes Kontrollsystem (IKS)
• Datensicherheit
• Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
• Aufbewahrung
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Datenzugriff
• Zertifizierung und Software-Testate
Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf

Übernahme der Grudnanforderungen aus HGB und AO in die GoBD
Das Führen von „Büchern“ in elektronischer oder in Papierform und
sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in
Papierform:
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145
Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 und S. 3 HGB)
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden
Aufzeichnung
• Vollständigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 AO, §
239 Abs. 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)

10 wichtige Grundzüge der GoBD
1. Aufhebung der Trennung zwischen Daten (strukturiert) und
Dokumenten (unstrukturiert) durch Zusammenführung von
GoBS und GDPdU
2. Vorrang für die digitale Information vor dem Papier
3. Nicht auflösbare Verknüpfung zwischen Datensatz und Beleg
4. „Auswertbarkeit“ statistisch für Daten und per Suche und
Verknüpfung für Dokumente
5. Aktuell zu haltende Verfahrensdokumentation
6. Technikneutralität für die Unabhängigkeit von der
technologischen Entwicklung
7. Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung
8. Integrität der Daten und Erschließungsstrukturen
9. Beständigkeit über längere Zeiträume bei sich verändernder
Technologie (Migration)
10. Revisionssicherheit durch rückblickende Überprüfung mit
retrograden und progressiven Methoden

Anerkenntnis und Umsetzung der GoBD
• ERP- und Archivsystemanbieter haben ihre Produkte weitgehend
an die Erfordernisse der GoBD angepasst.
• Offene Flanke ist weiterhin die Diskussion um das ersetzende
Scannen: braucht man hierfür eine qualifizierte elektronische
Signatur (qeS)?
• Urteile haben die wesentlichen Anforderungen der GoBD und
deren Umsetzungsverpflichtung bestätigt.
• Die Erstellung von Verfahrensdokumentationen ist bei den
Anwendern vielfach noch ein Desiderat.
• Neue Herausforderungen an die Klassifikation und
Aufbewahrung von Daten und Dokumenten entstanden durch die
DSGVO.

International nicht zu vergessen:
auch deutsche Unternehmen unterliegen immer häufiger
internationalen Gesetzen und Regelungen.
• Europäische Richtlinien, die in deutsche Gesetze gewandelt (oder
uminterpretiert) werden
• Durch Einkauf oder Verkauf von Produkten und Leistungen in das
Ausland

… und ganz wichtig:
Die Finanzbehörden wollen kein Papier mehr prüfen. Sie
wollen schneller, sicherer, häufiger, detaillierter und
vorgangsbezogen mit elektronischen
Auswertungswerkzeugen und direktem Zugriff durch die
Datenbestände des Steuerpflichtigen pflügen können!

Die GoBD 2019

Wieder nur ein PDF per E-Mail …
• Das BMF veröffentlichte
am 11. Juli 2019 eine
aktualisierte Version der
GoBD
• Keine sehr großen
Änderungen im Vergleich
zur Version aus dem
Jahr 2014
• Aus „Scannen“ wurde
Beispielweise
„Erfassen“ im selben
Kontext
• Die praktische
Nummerierung mit
Randziffern bleibt
konsistent

GoBD: wesentliche Änderungen
und Ergänzungen

Neu und anders in der 2019er GoBD
Rz. 15 Bei Kleinstunternehmen soll die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher
Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden.
Rz. 20 Cloud-Systeme werden als Nebensysteme betrachtet und gelten grundsätzlich als zulässig.
Rz. 26 Aus Rz. 39 Aufnahme der Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender
Aufzeichnungen.
Rz. 39 Präzisierung der Ausführungen zur Zumutbarkeit einer Aufzeichnung von einzelnen Geschäftsvorfällen.
Rz. 50 Nur periodenweise Buchung von Geschäftsvorfällen ist nicht zu beanstanden.
Rz. 55 Gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen ist möglich.
Rz. 64 Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.
Rz. 68 Der Begriff „Scannen“ wurde durch die Formulierung „bildliche Erfassung“ ersetzt und erlaubt so auch die
Erfassung über mobile Geräte und andere zukünftige Devices zur Datenerfassung wie z.B. Brillen.

Neu und anders in der 2019er GoBD
Rz. 76 Es gilt nun, dass dasjenige weiterverarbeitete elektronische Format aufzubewahren ist, das über die höchste maschinelle
Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert (daher auch die Erweiterungen für die
Speicherung von OCR). Unter bestimmten Voraussetzungen – ohne dass dies implizit und konkret geklärt wird – muss auch
die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden (siehe auch Rz. 136).
Rz. 130 Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie Smartphones wird anerkannt. Dies ist auch im Ausland zulässig.
Auch die Speicherung der Daten im europäischen Ausland (EU) ist zulässig (Free Flow of Data http://bit.ly/EU-DSM-FFoD).
Rz. 135 Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist
unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich. Es langt – unter nicht näher
definierten Umständen – bei einem ordnungsmäßigen, nachvollziehbaren Betrieb die Speicherung des erzeugten Inhouse-
Formates (siehe auch Rz. 76).
Rz. 136 Das Verbringen der Papieroriginale zum Scannen im europäischen Ausland ist zulässig. Auch hier ist “ersetzendes Scannen”
möglich, ohne dass die “verschärfte Version” mit elektronischer Signatur gefordert würde. Die GoBD bleiben dabei –
elektronische Signaturen sind nach Rz. 138 nicht erforderlich.
Rz. 154 Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare
Änderungshistorie vorgehalten wird (so haben wir dies schon immer in unseren Seminaren gehalten http://bit.ly/S11VD2017).
In der alten Fassung wird im Fall einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl.
Änderungshistorie verlangt.
Rz. 164 Als Erleichterung für die Aufbewahrung alter Daten bei Systemwechsel kann der Datenzugriff nach Ablauf des 6.
Kalenderjahres auf die Datenträgerüberlassung Z3 beschränkt werden. Dies verringert die Anforderungen an Migrationen um
einen vierjährigen Zeitraum und macht das Leben leichter.

GoBD und Scannen

Gibt es einen Unterschied zwischen Scannen und Erfassen?
In den GoBD von 2019 wird von Erfassen, genaugenommen vom
„bildhaften Erfassen“ statt Scannen gesprochen. Erfassen ist der
umfassendere Begriff.
• Bildhaftes Erfassen schließt
• herkömmliches Scannen wie auch
• Fotografieren und andere Methoden der bildhaften Erfassung ein.
• Erfassen allein kann auch beinhalten
• Import von Dateien aus Verzeichnissen,
• die Übernahme von Daten aus Portalen sowie
• die Abspeicherung von E-Mails und anderen Nachrichtenformaten.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
• Ja. Nach den GoBD dürfen Papierdokumente nach dem
Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet
werden.
• Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Erstellung einer
Verfahrensdokumentation zu. Diese sollte insbesondere
Ausführungen zum Prozess, zu den personellen sowie den
technischen Anforderungen enthalten. Bezogen auf die
elektronische Erfassung von Papierdokumenten hat die
Beschreibung des maßgeblichen Prozesses vom Eingang des
Schriftgutes in Papierform über die Digitalisierung bis hin zur
elektronischen Ablage sämtliche Prozessschritte hinreichend zu
erläutern.

Müssen Rückseiten gescannt werden?
• Soweit sich dort aufbewahrungspflichtige Informationen finden,
ja. Sonst nein.
• Leere Rückseiten können verworfen werden.
• Dies bedeutet, dass der Anwender grundsätzlich prüfen muss, ob
sich etwas Aufbewahrungspflichtiges auf der Rückseite befindet.
• Besser eine KI-Software prüft automatisch, ob und was auf der
Rückseite steht. (nein, steht so nicht in den GoBD)

Kann man mit dem Mobil-Telefon per Fotografieren scannen?
Belege unterwegs fallen zwar zunehmend auch elektronisch an und
können per E-Mail bereitgestellt werden.
• Papierbelege wie Taxi-Quittungen, Bewirtungsbelege und andere
können auch abfotografiert werden sofern sie
• in ausreichender Qualität und Auflösung erfasst werden,
• durch möglichst sofortige, sichere Übertragung in den zentralen
Unternehmensspeicher den Nachweis der Unverändertheit und
Zeitgerechtigkeit erbringen können.
• Manipulationen müssen beim Erfassen durch die verwendete
Software ausgeschlossen und der Vorgang dokumentiert sein.

Gibt es Besonderheiten beim Einsatz von OCR zu beachten?
• Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren (Optical
Character Recognition) um Volltextinformationen angereichert, so
ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer
der Aufbewahrungsfrist elektronisch aufzubewahren und für
Prüfzwecke verfügbar zu machen.
• Dies ist eine zusätzliche Aufbewahrungs- und
Auswertungsanforderung schon in den GoBD 2014. Aufwändig
besonders durch die Anforderung Verifikation und Korrektur sowie
die dauerhafte Speicherung und die Sicherstellung, dass ein
Außenprüfer bei einer Recherche über den Volltext nichts anderes
oder gar mehr findet als in der Standard-Aufbewahrung oder im ERP.
• Mit OCR kann aber auch weiter automatisiert werden, z.B. das Prüfen
der Lesbarkeit und Vollständigkeit durch MitarbeiterInnen kann durch
Software ersetzt werden (nein, steht so nicht in den GoBD).

Kann man im Ausland Scannen lassen?
• Ja, man darf Dokumente zum Scannen ins Ausland verbringen,
dort Verarbeiten und auch dort – unter bestimmten Bedingungen
– speichern oder zumindest zwischenspeichern.
• Wenn hier von Ausland gesprochen wird, ist in erster Linie an die
Mitgliedstaaten der Europäischen Union gedacht.
• Beim Vebringen von Dokumenten und speichern im Ausland sollte
man auch immer ein Auge auf die DSGVO und das GeschGehG
haben.

GoBD und elektronische
Rechnung

Müssen elektronische Eingangsrechnungen elektronisch aufbewahrt werden?
Die GoBD nehmen auch Bezug auf die Elektronische Rechnung.
• Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die umsatzsteuerlichen
Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch neu gefasst.
Elektronische Rechnungen sind der Papierrechnung gleichgestellt.
• Originäre elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden.
• Papier-Rechnungen können nach dem Scannen und Prüfen auf ordentliche
Aufbewahrung vernichtet werden.
• Elektronische Rechnungen erfüllen uneingeschränkt die Vorgaben des
Umsatzsteuergesetzes und berechtigen zum Vorsteuerabzug. Dies gilt
unabhängig davon, in welchem Format (PDF, XML, EDIFACT, XRechnung etc.)
der elektronische Rechnungsversand erfolgt.
• In der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gilt das X-Rechnung-Format. Die
Freie Wirtschaft zieht hier nach (das ZUGFeRD-/FacturX-Format wird nicht
durchgängig anerkannt; steht so nicht in den GoBD)

GoBD und Aufbewahrung

Reicht die elektronische Archivierung allein?
• Zunächst einmal heißt es in den GoBD „Aufbewahrung“ und nicht
„Archivierung.
• Originär elektronische Informationen, die steuer- und/oder
handelsrechtlich aufbewahrungspflichtig sind, müssen auch
elektronisch archiviert werden und für Prüfungszwecke bereitgestellt
werden können.
• Bestimmte Dokumente und Belege müssen auch weiterhin in Papier
aufbewahrt werden – z.B. Urkunden. Dennoch wird das Erfassen und
die elektronische Bereitstellung für die Nutzer empfohlen.

Wie ist das mit den Aufbewahrungsfristen?
Die Aufbewahrungsfristen gelten gleichermaßen für Papier wie für
elektronische Aufzeichnungen.
• Man muss dabei daran denken, dass es nicht um 7 oder 10 Jahre (laut AO) geht,
sondern dass immer
• das laufende Jahr dazugerechnet werden muss,
• gegebenenfalls abweichende Geschäftsjahre zu berücksichtigen sind (z.B. Beginn 1.7. und
nicht 31.12. eines Jahres)
• es konkurrierende Aufbewahrungsfristen für die gleichen Dokumente geben kann
• Die Aufbewahrung erfordert auch die Umsetzung von Löschkonzepten. Besonders zu
beachten ist dies bei
• DSGVO-relevanten Informationen
• Informationen, die ein geschäftliches Risiko bedingen können (weil sie z.B. veraltet sind)
• Hybride Ablagen, elektronische plus physische Aufbewahrung, gleichermaßen kontrolliert
behandelt werden

Wie ist das mit bildlich und inhaltlich?
Die GoBD machen eigentlich keinen Unterschied mehr zwischen bildlich und
inhaltlich. Wichtiger ist der Begriff des originären Formates, das aufzubewahren und
zu erschließen ist.
Die Abgabenordnung § 147 AO unterscheidet zwischen bildlicher und inhaltlicher
Übereinstimmung.
• Bei bildhafter Übereinstimmung ist ein qualitätsgesicherter Scan in Farbe erforderlich, der
möglichst formatgetreu auf einem Drucker reproduzierbar ist.
• Ist nur eine inhaltliche Übereinstimmung gefordert - der Regelfall - wird auf eine
vollständige Reproduzierbarkeit verzichtet. Ausgenommen sind besonders:
• Formatierungsinformationen wie Layout, Zeichensätze, Schriftfarbe.
• Hintergrundbilder und andere grafische Gestaltungselemente bei intern erstellten
Dokumenten (z.B. COLD, Report, Korrespondenzdruck, Massen-Output)
• Firmenlogos und andere grafische Gestaltungselemente, soweit bei der
Wiedergabe sichergestellt ist, dass der Handels- oder Geschäftsbrief der zum
Zeitpunkt der ursprünglichen Erstellung (Ausdruck für Versand) der
verantwortlichen natürlichen oder juristischen Person richtig zugeordnet werden
kann (Fußzeileneindruck mit Angaben nach EHUG).

Darf man Daten und Dokumente im Ausland speichern und archivieren?
Grundsätzlich ja – wenn es sich möglichst um Staaten der Europäischen
Union handelt (nicht alle, UK nächstes Jahr schon nicht mehr) und wenn
eine Reihe von Bedingungen erfüllt sind.
• Sicherheit, Revisionssicherheit und Verfügbarkeit wie eine
ordnungsmäßige Aufbewahrung in Deutschland
• Vollständiger elektronischer Zugriff für Außenprüfer auf alle steuer- und
handelsrechtlichen Daten und Dokumente
• Auswertbarkeit der gespeicherten Informationen
• Dies erleichtert internationalen Konzernen „das Leben“, da man nun auch
„deutsche Daten“ bei der Muttergesellschaft in Frankreich aufbewahren
darf.

Darf man Daten und Dokumente umkopieren und migrieren?
Dies ist wirklich neu in den GoBD.
• Wenn man 10++ Jahre aufbewahren muss, dann weiß man ja schon bei der Erstinstallation
dass man irgendwann während der Aufbewahrungsfrist Hardware, Software und andere
Komponenten austauschen muss. Migration ist bei der elektronischen Archivierung der
Regelfall – nicht die Ausnahme (steht so nicht in den GoBD)
Die Migration ist möglich, wenn sie nachweislich
• vollständig ist,
• die Daten unverändert sind,
• Dokumente und Index integer und konsistent bleiben,
• die Auswertbarkeit in keiner Weise eingeschränkt wird sowie
• Zustand vor der Migration, der Migrationsprozess selbst und der Zustand nach der
Migration in der Verfahrensdokumentation nachgewiesen sind.
Lassen sich die Migrationsbedingungen nicht erfüllen, dann braucht man
halt ein „Technik Museum im Keller“.

GoBD und
Verfahrensdokumentation

Ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD verpflichtend?
Wenn etwas den Autoren der GoBD wichtig war, dann die
Verfahrensdokumentation.
• Die Begriffe Verfahrensdokumentation und Dokumentation sind die
am Häufigsten vorkommenden Fachbegriffe in den GoBD und haben
ein eigenes Kapitel.
• Verfahrensdokumentationen benötigte man schon immer – siehe die
AO, die GoB, die GoBS und auch die GDPdU (letztere mit Verweis
auf die GoBS).
• Wesentlich ist, daß die Verfahrensdokumentationsverpflichtung
• durch das AEAO gesetzlich verankert ist,
• Wirtschaftsprüfer und Außenprüfer nach der Verfahrensdokumentation
fragen und
• das Fehlen sanktioniert werden kann.
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

Wozu dient eigentlich eine Verfahrensdokumentation?
„Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen
zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches
(HGB), der Abgabenordnung und der GoBD für die Aufbewahrung
von Daten und Belegen erfüllt sind.“
• … sagen Wikipedia und viele Anbieter.
• Richtiger wäre statt nur „Aufbewahrung“: „Erfassung, Verbuchung,
Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung.“

Welche Systeme fallen unter die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation betrifft nicht nur das „Scannen und
Archivieren“, wie viele Muster suggerieren, sondern den gesamten
Prozess von Empfang oder Entstehung über die Verarbeitung und
Auswertung bis zur Aufbewahrung und Löschung.
• Vor- und Nebensysteme, das ERP oder die Fibu, sind ebenso mit
ihren Prozessen zu dokumentieren wie der Erfassungs-,
Indizierungs- und Archivierungsprozess mit seinen
Komponenten.

Was macht eine Verfahrensdokumentation aus?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD
• ist kein technisches Handbuch sondern dient als Nachweis der
Compliance,
• stellt die Basis der Überprüfung konkreter Systemlösungen beim
steuerpflichtigen Anwender dar ,
• beschreibt detailliert individuelle und abgeschlossene
Prozessabschnitte in ihrem Gesamtzusammenhang und inklusive
aller rechts- und revisionsrelevanten Sachverhalte,
• dokumentiert den aktuellen IST-Zustand und
• ist eine chronologische, vollständige und zeitgenaue
Dokumentation jeglicher Veränderung.
Quelle: VOI Ralf Kaspras: Verfahrensdokumentation + Zertifizierung auf der CeBIT2014

Gibt es eine konkrete Vorgabe zur Verfahrensdokumentation in den GoBD?
Auszug aus den GOBD 10.1 „Verfahrensdokumentation“
• Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer
allgemeinen Beschreibung,
einer Anwenderdokumentation,
einer technischen Systemdokumentation und
einer Betriebsdokumentation.
• Diese Aufzählung ist beispielhaft zu verstehen.
• Die „allgemeine Beschreibung“ ist als Verfahrensbeschreibung das Kernstück der
Dokumentation.
• Dokumentation heißt nicht, ein geschlossenes Dokument sondern mehrere
Dokumente.
• „Anwenderdokumentation“, „technische Systemdokumentation“ und
„Betriebsdokumentation“ sind als Muster für vorhandene Anlagen zu verstehen.

Ziele und Zweck von
Verfahrensdokumentationen

Prinzipien (1)
Das Führen einer Verfahrensdokumentation ist kein Projekt.
• Die Ersterstellung kann in einem Projekt durchgeführt werden, die Pflege und
Nachhaltung aber ist ein ständiger, geordneter Prozess, der im Unternehmen mit
Personal und Kompetenzen verankert sein muss.
Eine Verfahrensdokumentation dient nicht allein dem Compliance-Nachweis.
• Sie ist auch notwendig, langfristig existierende Systeme und Informationsbestände
pflegen und Nutzen zu können. Sie sichert so letztlich auch den Erhalt des Wertes
der Information über die Zeit.
Eine Verfahrensdokumentation ist nur gut strukturiert und ständig gepflegt
nützlich.
• Sie ist so aufzubauen, dass sich häufiger ändernde Inhalte separat in Anlagen und
Anhängen zu dem zentralen, kurzen und gut lesbaren eigentlichen Text, der
Verfahrensbeschreibung, gehalten werden.

Prinzipien (2)
Jede Organisation, jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation
nach GoBD zu führen.
• Die GoBD gilt hier generalistisch sowohl für große wie auch kleine Unternehmen. Der
Umfang der Verfahrensdokumentation richtig sich nach Geschäftstätigkeit, betroffenen
Prozessen und dazugehörigen Systemen.
Auch wenn die Verarbeitung und die Aufbewahrung steuerrelevanter Informationen
outgesourct ist, benötigt man eine Verfahrensdokumentation.
• Gerade bei der Qualitätssicherung und der Einhaltung von Vorgaben ist die
Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit wichtig. Auch beim Outsourcing von
Tätigkeiten ist der Steuerpflichtige weiterhin für das Vorhandensein und die Pflege der
Verfahrensdokumentation verantwortlich.
Auch die Nutzung einer Standard-Lösung, z.B. in der Cloud, erfordert eine
• Nutzt man eine Standard-Finanzbuchhaltung mit integrierter Erfassung und
Aufbewahrung, so sind dennoch die organisatorischen Prozesse und Anpassungen zu
dokumentieren.

Prinzipien (3)
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt nicht nur Technik und
Funktionen.
• Vorrangig sind Verantwortlichkeit, Organisation, Prozesse, Nachhaltung und weitere
Kriterien. Die Beschreibung von Systemkomponenten selbst ist nachgeordnet.
Ein Entwurf für eine Verfahrensdokumentation mit Plan ist besser als gar keine
• Die GoBD gelten seit 2014 und so ist inzwischen die Schonfrist abgelaufen.
Auch die Nutzung einer Standard-Lösung, z.B. in der Cloud, erfordert eine
• Nutzt man eine Standard-Finanzbuchhaltung mit integrierter Erfassung und
Aufbewahrung, so sind dennoch die organisatorischen Prozesse und Anpassungen
zu dokumentieren.

Struktur, Aufbau und Umfang von

Verfahrensdokumentation: Prinzipien
Unabhängig von der Aufzählung vier möglicher Komponenten einer
Verfahrensdokumentation in den GoBD empfiehlt sich, eine Verfahrensdokumentation
wie folgt zu strukturieren:
Eigentliche Verfahrensbeschreibung
Diese sollte alle Teile enthalten, die nicht einem kurzfristigen Änderungsdienst unterliegen.
Anhänge
Als Anhänge werden selbst erstellte Verzeichnisse geführt, die ständig aktualisiert werden müssen
und einem hohen Änderungsdienst aufweisen.
Anlagen
Als Anlagen werden eigenständige Dokumentationen geführt, die in sich geschlossen sind und
häufig von Dritten zur Verfügung gestellt werden.
Ziel ist es, die Aktualisierung einfach und übersichtlich zu halten, ohne jedes Mal grundlegende
Dokumente ändern zu müssen.

Verfahrensdokumentation: Struktur

Verzeichnisse
• Das Verzeichnis der Anhänge gehört zur Verfahrensbeschreibung.
Das Verzeichnis der Anlagen, die mehrfach referenziert sein können, zur gesamten
• Typischerweise enthalten Verzeichnisse tabellarisch folgende Angaben zu den
referenzierten Dokumenten:
• Identifikationsnummer / -kennzeichen
• Bezeichnung
• Version (Versionierung)
• Datum
• Form (elektronisch/Papier)
• Ablage- / Speicherort
• „Ersetzt“ - wenn vorhanden, Identifikationsnummer mit Referenz auf die Vorgängerversion
(Historisierung)

Anwendungsspezifische Verzeichnisse
Anhänge der Verfahrensbeschreibung zum Beispiel:
• Verzeichnis der aufzubewahrenden Dokumenttypen mit
Aufbewahrungsfristen
• Verzeichnis der in der Datenbank implementierten Attribute und
Verknüpfungen
• Verzeichnis der Dokumentenklassen mit ihren Merkmalen
• Verzeichnis der Schlagworte / Schlagwortlisten
• Verzeichnis der Benutzergruppen und Rechte
• Verzeichnis der Vertraulichkeitsklassen
• usw.

Anwendungsspezifische Verzeichnisse
Anlagen der Verfahrensdokumentation zum Beispiel:
• „Information Management Compliance“ Richtlinie
• „Informationslandkarte“
• Benutzerhandbücher
• Betriebskonzept
• Administrationshandbuch
• Schulungsunterlagen
• Systemdokumentation
• Sicherheits-Richtlinie
• usw.

Umfang einer Verfahrensdokumentation
• Der Umfang einer Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Art und
Komplexität der jeweiligen Anwendung. Es gibt keine Seitenvorgabe und
auch kein verpflichtendes Inhaltsverzeichnis.
• Die Verfahrensbeschreibung als zentraler Teil der Verfahrensdokumentation
sollte kurz, gut lesbar und in klarer Sprache verfasst sein.
• Die Verfahrensbeschreibung sollte lange stabil bleiben können und auf eher
dynamische Inhalte in Anlage und Anhängen verwiesen.
• Eine Standard-Gliederung der Verfahrensdokumentation ist in jedem Fall der
individuellen organisatorischen und technischen Lösung anzupassen.
• Verfahrensdokumentationen müssen sowohl für kleine PC-basierte als auch
für mehrstufige Prozesse in großen komplexen Systemen erstellt werden.
• Verfahrensteile und Regelungen für das Outsourcing von Prozessen im
Rahmen des Dokumenten-Management- oder der Archivierung sind
besonders sorgfältig und verbindlich für den Dienstleister zu dokumentieren.

Inhalte von

Grundlegendes zum Inhalt
• Um Sinne der GoBD eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, sollte das
verantwortliche Unternehmen verständlich und vollständig auf alle
Bestandteile eingehen und Beschreibungen zu allen dort aufgezählten
Merkmalen liefern.
• Schwerpunkte sind individuell zu setzen. Insbesondere auf folgende Inhalte ist
einzugehen:
• Eine Beschreibung der sachlogischen Lösung,
• Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung,
• Eine Beschreibung wie die Programmidentität gewährt wird,
• Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird,
• Arbeitsanweisungen für den Anwender.
• In diesem Rahmen sollte auf die Beschreibung des Datenschutzes, des
Internen Kontrollsystems, der Datenbank, der Archivkomponenten und der
Ausfallsicherheit (Restart, Recovery) des Systems besondere
Aufmerksamkeit gelegt werden.
• Die Verfahrensbeschreibung sollte in klar verständlicher, dem
Sprachgebrauch von Prüfern angelehnt, kurz und bündig verfasst sein.

Typische Inhalte einer Verfahrensbeschreibung
|Vb01| Versionierung
|Vb02| Ziele und Geltungsbereich
|Vb03| Allgemeines Verfahren
|Vb04| Organisation
|Vb05| Rechtlicher Rahmen
|Vb06| Erfüllung der Grundsätze
|Vb07| Datenschutz
|Vb08| Mitarbeiterqualifikation
|Vb09| Prozesse
|Vb10| Internes Kontrollsystem
|Vb11| Systemkomponenten
|Vb12| Datenbank und Datenmodell
|Vb13| Berechtigungssystem
|Vb14| Transport im System
|Vb15| Wiedergabe und Drucken
|Vb16| Sicherheit und Ausfallsicherheit
|Vb17| Protokollierung
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Beispiele für Inhalte (1)
Ziel, Zweck, Inhalt, Gültigkeit und Aufbau der Verfahrensdokumentation
Im einleitenden Kapitel der Verfahrensbeschreibung werden erläutert:
• Zweck
Hier sind auch die gegebenenfalls zusätzlich zu den steuerrelevanten Themen die weiteren Ziele
aufzuführen.
• Inhalt
Inhaltsübersicht der Verfahrensdokumentation; gegebenenfalls mit Erläuterungen von
Einschränkungen
• Struktur
Die Struktur der Verfahrensdokumentation wie gewählt (nach GoBD oder diesem Vorschlag) wird mit
den verschiedenen Dokumentationsbestandteilen und ihren Beziehungen erläutert.
• Gültigkeit
Der Zeitpunkt, ab dem diese Version der Verfahrensdokumentation gilt und welche Gültigkeit
vorangegangene Versionen noch haben bzw. Übergangsregelungen, werden beschrieben.

• Autor, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Im einleitenden Kapitel werden mit ihren Zuständigkeiten benannt:
• Autor mit Kontaktinformation
• Verantwortlicher für die Verfahrensdokumentation mit Kontaktinformation
• Zusätzliche Ansprechpartner für bestimmte Teilbereiche mit Zuständigkeit und
Verantwortlichkeit sowie den Kontaktinformationen
• Ablageort und Benennung des Dokumentes
Es sollten, gegebenenfalls auch in der Fußzeile, beschrieben sein:
• Ablageort der Verfahrensdokumentation in der aktuellen Version; Ablageort
Vorgängerversionen
• Zugang zur Verfahrensdokumentation (z.B. Intranet-Speicherpfad)
• Korrekter Name und Dateiname der Verfahrensdokumentation
• Aktuelle Versions-Nummer der Verfahrensdokumentation

Allgemeines Verfahren
• Beschreibung der Grundzüge der Geschäftstätigkeit und Verfahren des Unternehmens.
• Generelle Ableitung der Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation aus der Geschäftstätigkeit des
Unternehmens.
• Einbettung der Verfahren in die Governance- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens.
• Beschreibung auf hoher Ebene der Aufgaben, die unter die Regelungen der GoBD fallen
• Erläuterung, was unter „Verfahren“ im Unternehmen verständen wird.
• Es wird der „rote Faden“ dargestellt, der sich durch die Verfahrensbeschreibung zieht.
• Immer beachten:
Die Ausführungen dienen dazu, einem Dritten die Grundlagen für die in der
Verfahrensbeschreibung beschriebenen Prozesse und Lösungen zu erläutern.

GoBD-relevante Prozesse
In der Verfahrensdokumentation sind alle relevanten organisatorischen (sachlogischen)
und Software-gestützten (programmtechnischen) Prozesse zu beschreiben:
• Entstehung und Erfassung
• Indizierung und Buchung
• Speicherung und Aufbewahrung
• Wiederfinden und Zugriff
• Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
• Reproduktion und Auswertung
Die einzelnen Prozesse betreffen dabei unterschiedliche Anforderungen aus den GoBD:
• verarbeitungsorientiert wie z.B. das Buchen
• aufbewahrungsorientiert wie z.B. das Archivieren
• nachweisorientiert wie z.B. die Protokollierung
• nutzungsorientiert wie z.B. das Auswerten

Benutzung von Muster-
Verfahrungsdokumentationen und
Tools

Muster und Anleitungen
• Checklisten im Internet sind meistens nur sehr oberflächlich und
unzureichend.
• Sie dienen häufig nur zum Marketing für weitere Dienstleistungen.
• Es existieren zahlreiche öffentlich verfügbare elektronische Muster für
Verfahrensdokumentationen von Verbänden (Steuerberater, VOI, AWV,
BITKOM, IHKs u.a.)
• Diese konzentrieren sich meistens nur auf Scannen und Aufbewahrung. Sie sind
nicht immer brauchbar.
• Zahlreiche ERP- und Archivsystem-Anbieter wie auch Systemintegratoren
liefern inzwischen auch Musterverfahrensdokumentationen oder zumindest
Gliederungen mit.
• Es gibt gute Anleitungen und Erklärungen zu den GoBD z.B. von PSP und AWV.
• Das Thema Verfahrensdokumentation ist erst in jüngeren Ausgaben umfangreicher
berücksichtigt.
• Interessierte erhalten auf E-Mail-Anfrage eine ZIP mit zahleichen Mustern, Anleitungen, Checklisten etc. ;)

Tools
• Für kleinere Unternehmen sind häufig bereits Textverarbeitungs- und
Kalkulationstabellenwerkzeuge ausreichend.
• Für größere Unternehmen mit komplexen Systemen, besonders wenn
unterschiedliche Komponenten parallel betrieben werden, Prozesse auf
mehrere Systeme aufgeteilt sind oder mehrere Mandanten verwaltet werden
müssen, empfiehlt sich der Einsatz datenbankgestützter GoBD-Tools.
• On-Premise basierte Werkzeuge vom einfachen GoBD-Tool bis hin zu einer
Compliance-Management-Lösung, die auch andere Bereiche wie ITSM, DSGVO,
ISO 9001, ISO 27001 etc. verwaltet.
• Cloud-basierte kleinere Standard-GoBD-Werkzeuge.
• Die Werkzeuge bringen in der Regel verschiedene Muster-Gliederungen mit
und verfügen über Versionierung und Historisierung, um die
Verfahrensdokumentation aktuell halten zu können.

Vorgehen bei der Erstellung einer

Erstellung
Erst-Erstellung
• Die erste Erstellung sollte bereits parallel zur Erstellung des
Fachkonzeptes und der Lösung durch IT/Anbieter begonnen werden,
da zu diesem Zeitpunkt alle wichtigen Informationen für die
Verfahrensdokumentation aus erster Hand vorliegen und aktuell sind.
• Die Verfahrensdokumentation muss zur Abnahme vorliegen und ist
Gegenstand der Überprüfung (Test) der Lösung.
Pflege
• Die Verfahrensdokumentation unterliegt ständiger Prüfung bei
Änderungen an Systemen, Prozessen, Arbeitsorganisation und
anderen Rahmenbedingungen. Sie ist konsistent, aktuell und mit
entsprechender Überprüfung gegen die tatsächlichen Verfahren
fortzuschreiben.
Migration
• Bei Migration von Lösungen (auch Komponenten, Teilen von Systemen
etc.) ist für den Migrationsprozess selbst und das neue Zielsystem
jeweils eine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Erstellung und Zuständigkeit
• Verfahrensdokumentationen werden meistens von
unterschiedlichen Personen aus unterschiedlichen Bereichen
und Unternehmen erstellt
• Bei der Erstellung unbedingt erforderlich:
• gleich zu Beginn der Arbeiten die Zuständigkeiten festzulegen um
• unnötige oder doppelte Arbeiten vermeiden
• Am häufigsten betroffenen Bereiche:
Interne Mitarbeit erforderlich von Externe Mitarbeit erforderlich von
Rechtsabteilung
Fachabteilung
Geschäftsführung
Organisation
IT-Bereich
Revision
Integrator
Hersteller
Generalunternehmer
ASP Betreiber
Wirtschaftsprüfer/Steuerberater

Zuständigkeiten für eine Lösung
Steuerpflichtiger Betreiber
• Ordnungsgemäßer Betrieb der Gesamtlösung
• Gesetzliche Verantwortung des Buchführungspflichtigen, der unter Berücksichtigung der
Vorgaben des Herstellers und Systemintegrators seinen gesetzlichen Verpflichtungen
nachkommen muss
• Pflege und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation
• Verantwortlichen Ansprechpartner für die Gesamtlösung benennen
Hersteller
• Ordnungsgemäßes technisches Funktionieren seiner Komponenten
• Gewährleistungszeiträume, sowie Ansprechpartner im Fehlerfalle benennen
• Bescheinigungen zur Vertiefung der zugesicherten Eigenschaften der Komponenten und
Softwarequalität
Systemintegratoren
• Bereitstellung der Lösung aus herkömmlichen DV-Komponenten, Datenbanken, elektronischen
Speichersystemen und eigener Software
• Gewährleistungszeiträume, sowie Ansprechpartner in Problemfällen benennen
• Pflichtenheft zur Fixierung der Funktionalität unterstützt Eindeutigkeit des Funktionsumfangs

Zuständigkeiten für Bestandteile der Verfahrensdokumentation
Zulieferungen durch den Hersteller
(Software, System)
• Anwenderhandbuch
• Administrationshandbuch
• Konfigurationsdokumentation
• Schulungsunterlage
• Betriebshandbuch (bei Outsourcing, SaaS)
Updates bei Systemänderungen

Zulieferungen durch den Systemintegrator
(angepasste Software, individuelle Software, System)
• Anwenderhandbuch
• Konfigurationsdokumentation
• Schulungsunterlage
• Betriebshandbuch
Updates bei Systemänderungen

Steuerpflichtiger Betreiber als Gesamtverantwortlicher
• Verfahrensbeschreibung
• Gesamt-Verfahrensdokumentation mit Verfahrensbeschreibung und
den Bestandteilen für Betrieb, Administration, Technik, Konfiguration,
Einstellungen etc.
Fortschreibung und Pflege der Gesamt-Verfahrensdokumentation.

Pflege und Nachhaltung von

Pflege und Fortschreibung
• Die Verfahrensdokumentation nebst ihren Anhängen und Anlagen
unterliegt der kontinuierlichen Aktualisierung und Aufbewahrungspflicht.
• Verfahrensdokumentationen sind mindestens 10 Jahre nach Abschaltung
eines Systems weiterhin verfügbar zu halten.
• Bei Veränderungen der Prozesse, des Systems, des Betriebes und der
Nutzung ist die Verfahrensdokumentation, besonders aber die Anhänge
und Anlagen, auf ihre Übereinstimmung mit der tatsächlich genutzten
Lösung zu überprüfen.
• Die Kriterien, wann und in welchem Ausmaß Veränderungen zu
dokumentieren sind, die Prüfverfahren und die Dokumentation von
Überprüfungen sind ebenfalls Gegenstand der Verfahrensdokumentation.
• Der für die Pflege der Verfahrensdokumentation verantwortliche
Mitarbeiter dokumentiert die Änderungen, historisiert den ursprünglichen
Stand und ergänzt die geänderten Teile oder Dokumente.

Überprüfung und Kontrolle
• Eine Verfahrensdokumentation lebt und ist ständig aktuell zu
halten.
• Dies erfordert regelmäßige Überprüfung der Übereinstimmung der
Lösung, der Prozesse und der Nutzung mit der
• Die GoBD definieren darüber hinaus Kontrollen, die während der
Nutzung der Lösung durchzuführen sind. Daher sind zu
unterscheiden:
• Laufende Kontrollen während des Betriebs und der Nutzung der
Lösung
• Änderungsbedingte Kontrollen der Lösung selbst

Ausblick:
„Was muss noch alles dokumentiert werden –
Strategien zum Umgang mit
Dokumentationen“

Ausblick
Abschließend noch drei kurze Themen zur Einstimmung auf Ihre
heutige Tagung:
• Verfahrensdokumentationen als generelle Herausforderung
• Obacht – es ändern sich andauernd die Gesetze
• Selbstdokumentation

Ausblick:
Es geht nicht nur um die GoBD!

Ausblick 1: Es geht nicht nur um die GoBD
Es wird meistens nur von der Verfahrensdokumentation nach GoBD, also
für steuerliche und handelsrechtliche Aspekte, gesprochen.
Benötigt werden aber vielfach weitere Dokumentationen, generell oder
branchenabhängig.
Generelle Beispiele:
• Verfahrensdokumentation für DSGVO-Einhaltung
• Verfahrensdokumentation für ISO-900x-Prozesse
• Verfahrensdokumentation in Gestalt von Arbeitsanweisungen
Branchen-Beispiele:
• Pharma: Verfahrensdokumentationen nach FDA, GxP etc.
• Banken: Verfahrensdokumentationen zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben
• Sicherheitsrelevante Unternehmen und Organisationen: Verfahrensdokumentation nach IT-SIG

Ausblick:
Gesetze und Verordnungen ändern
sich ständig!

Ausblick 2: Modernisierung Steuerverfahren
Betroffene Paragrafen:

Ausblick:
manuell zu erstellen ist doof!

Anforderungen an die Selbstdokumentation von Archivsystemen
• Nahezu alle für eine Verfahrensdokumentation benötigten Daten
liegen in den Systemen selbst vor.
• Gerade Dokumentenmanagement- und Archivsysteme sollten daher in
der Lage sein diese selbst zu dokumentieren, zu versionieren, zu
historisieren und zu verwalten.
• Die Selbstdokumentation von Systemen ist daher praktisch ein Muss
und kann die manuell erstellte Verfahrensdokumentation weitgehend
ersetzen.
• Durch KI Künstliche Intelligenz und Analytics können die Systeme nicht
nur die Konfiguration nachhalten sondern auch selbsttätig optimieren.

Anforderungen an die Selbstdokumentation in Archivsystemen
• Selbstdokumentation der Einrichtung sowie aller während der
Lebensdauer vorgenommenen Änderungen an Struktur, Metadaten-
Strukturen, Administrationsrechten und anderen wichtigen
Informationen (automatisierte Verfahrensdokumentation).
• Archivierung der initialen Konfiguration des Archivsystem mit allen
Einstellungen (Speicherpfade, Dokumentklassen, Berechtigungen,
etc.).
• Archivierung mit Versionierung aller wesentlichen Änderungen am
Archivsystem über den Betriebszeitraum.
• Report-Generierung mit allen Daten für die Verfahrensdokumentation
oder eigenständige Archivanwendung zur Pflege der
Verfahrensdokumentation im System selbst (Archivsystem-
Eigenanwendung).
• Erfüllung der ISO 14721 OAIS „Preservation Planning“ Funktionalität.

• Alle systemseitig verfügbaren Daten sollten in vorbereitete Strukturen einer
Verfahrensdokumentation automatisiert eingeladen, versioniert und
historisiert werden.
• Anwender müssten in dieser vorbereiteten Anwendung "nur" ihre allgemeinen
Informationen eingeben und die beteiligten, auszuwertenden
Systemkomponenten festlegen.
• Aus integrierter Verfahrensdokumentationsdatenbank könnten auch Reports
generiert werden um eine Verfahrensdokumentation automatisch zu drucken.
• Archiv-, DMS-, ECM- oder GRC-Anwendungen würden so eine kleine
vorgefertigte "virtuelle Akte"nanwendung enthalten, in die die Daten des
Systems und die vom Anwender eingestellten Informationen
zusammenlaufen.
• Dies können Änderungen an Auswahllisten, Umstrukturierungen im Aktenplan,
Geänderte Administrationskomponenten, neue Scanner-Profile, XML-Schema zu
Schnittstellen und zahlreiche andere für die Verfahrensdokumentation relevante
Informationen sein.

• Besonders für Cloud-, SaaS-, ASP- und Mandanten-Systeme sind
solche automatisierten oder teilautomatisierten
Verfahrensdokumentationen essentiell, da der Anwender selbst keine
Veränderungen an den Einstellungen und der internen Funktionsweise
des genutzten Systems mitbekommt und man bei vielen Mandanten
im Betrieb einer größeren Lösung schnell die Übersicht verliert
• Vorteile:
• Fehlerträchtige manuelle Eingaben reduziert
• Aktualisierungen und Fortschreibung automatisiert
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sichergestellt
• Voraussetzung auf Anbieterseite:
• Zentrales, datenbankgestütztes Repository (mit Systemparameter,
beteiligte Anwendungen, Parameter, Berechtigungen,
Dokumentenklassen, Aktenstrukturen, Aufbewahrungsregeln etc.)

Die Verfahrensdokumentation als Systembestandteil muss zwei
grundsätzliche Aufgaben erfüllen:
a) Aktualität (und Programmidentität) mit dem aktuellen Stand der
Lösung (Software, Hardware, Prozesse, Schutz, Sicherheit etc.), z.B.
Zustand im Jahr 2020, wie auch
b) Perioden-bezogen den Zustand des Zeitraumes, der geprüft werden
soll, vollständig und richtig darstellen können, z.B. Zustand 2012 bis
2018.

Verfahrensdokumentation als Systembestandteil
Vier unterschiedlich komplexe und komfortable Ansätze:
(A) Einfache elektronische Akte
(B) Komfortable elektronische Akte
(C) Verfahrensdokumentation als einfache Anwendungskomponente
(D) Verfahrensdokumentation als prozessgesteuerte, mandantenfähige,
Multi-User Anwendungskomponente

(A) Einfache elektronische Akte
• Der Anbieter liefert eine kleine Muster-Akte innerhalb des Systems mit, die die Gliederung
der Verfahrensdokumentation abbildet.
• Die Teile, die das Softwareprodukt selbst betreffen, sind bereits eingefügt.
• Der Anwender fügt einfach die Dokumente zu den Abschnitten, die ihn betreffen, manuell
in die Struktur ein.
• Die Pflege, Versionierung und die Herstellung des erforderlichen Zustandes zu einem
gegebenen Zeitpunkt obliegt der Sorgfalt des Anwenders.
• Das Archivsystem archiviert die Daten und Dokumente selbstständig als Eigen-
Anwendung.

10.2 Verfahrensdokumentation als Systembestandteil
(B) Komfortable elektronische Akte
• Zusätzlich zu einfachen elektronischen Akte (A) enthält diese Akte nicht nur die Gliederung
und Dokumente, sondern das System führt in einem "Deckblatt" oder
"Stammdatenbereich" selbst die Verwaltungsdaten, Inhalte nebst Versionierung mit und
fügt bei Änderungen Daten selbst ein oder erstellt Dokumente mit den Daten in dem
entsprechenden Abschnitten der Gliederung.
• Der Anwender muss selbst nur noch seine Abschnitte nachführen.
• Die Pflege, Versionierung und die Herstellung des erforderlichen Zustandes zu einem
gegebenen Zeitpunkt wird vom System bereits unterstützt, obliegt aber weiterhin der
Sorgfalt des Anwenders.
• Das Archivsystem archiviert die Daten und Dokumente selbstständig als Eigen-
Anwendung.

(C) Verfahrensdokumentation als einfache Anwendungskomponente
• Zusätzlich und im Unterschied zu den Akten-Lösungen (A) und (B) werden die Daten,
die das System verwaltet, nicht mehr als Dokumente geführt, sondern in einer
entsprechend strukturierten Datenbank verwaltet.
• Die Anwendung ist integraler Bestandteil der Archivsoftware und wird durch diese
gesteuert.
• Dort kann der Anwender auf Feld-orientiert seine Inhalte einpflegen. Dokumente - wie
Anhänge oder Anlagen - können an die Einträge angehängt werden.
• Das System kann den Anwender auf fehlende Bereiche oder Bereiche, wo
Änderungen auf Grund anderer Eintragungen erforderlich sein könnten, hinweisen.
• Es stellt selbst Historisierung und Versionierung sicher. Der Anwender muss nur
sorgfältig und zeitgerecht die ihn betreffenden Abschnitte der VD einpflegen.
• Durch die Teilautomatisierung wird nicht nur der Aufwand der ständigen Pflege
reduziert sondern auch die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sichergestellt.
• Die Anwendung archiviert in das Archivsystem hinein Daten und Dokumente
selbstständig als Eigen-Anwendung.

(D) Verfahrensdokumentation als prozessgesteuerte, mandantenfähige, Multi-User
Anwendungskomponente
• Zusätzlich zur Anwendungskomponente (C) hat die Verfahrensdokumentation-anwendung ein eigenständiges
Berechtigungssystem, ist mandantenfähig und verfügt über Benachrichtigungs-(Alert)Mechanismen. So können die
Zuständigkeiten für verschiedene Bereiche an unterschiedliche Verantwortliche delegiert werden - z.B. Technik an
die IT-Abteilung, Aufbewahrungsfristen an die Rechtsabteilung oder Prozesse an die betroffene Projektabteilung.
• Das Alert-System stellt sich, wenn von jemanden Änderungen eingeben werden, dass die der Gliederung hinterlegte
Logik diejenigen benachrichtigt, deren Teile der Verfahrensdokumentation durch die Änderung betroffen sein können.
• Zu dem erlaubt die Strukturierung die Separierung von Standard-Komponenten und Mandanten. So lässt sich ein
Grundgerüst aufbauen, dass für alle Mandanten und diese Infrastruktur nutzenden Anwendungen nur an einer
zentralen Stelle die Pflege notwendig ist.
• Durch das Alert-System werden bei zentralen Änderungen (Konfigurationen, Berechtigungen, Updates,
Aufbewahrungsfristen, Legal Hold, etc.) die Zuständigen für betroffene Mandanten, Anwendungen und Teilbereiche
benachrichtigt.
• Die Versionierung und Historisierung - und damit auch die Reproduktion eines zeitlich eingegrenzten Bereiches für
genau eine Anwendung oder einen Mandanten - erfolgt durch das System.
• Die Last der Pflege verteilt sich mehrere Mitarbeiter, die zu dem hierfür die Verantwortung tragen und deren
Pflegemaßnahmen durch Protokolle nachvollziehbar sind.
• Die Anwendung archiviert in das Archivsystem hinein Daten, Dokumente und Protokolle selbstständig als Eigen-
Anwendung.

Es bleibt noch viel zu tun!
Packen Sie`s an!

Vielen Dank für ihre
Aufmerksamkeit und noch viel
Spaß auf der Docuvita-Partner-
Tagung!

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[DE] „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Docuvita Partnertag | Hamburg 2020

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