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Projektmanagement im Öffentlichen Dienst

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Erfahrungen aus einer Studie werden wiedergegeben und zwei Schwerpunkte beleuchtet: IT-Konsolidierung des Bundes und Online-Zugangsgesetz (OZG) mit Registermodernisierung.

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  1. 1. Projektmanagement im Öffentlichen Dienst Juni 2021 Wolfgang Ksoll
  2. 2. Agenda • Zur Person • Studie über Projektmanagement im Öffentlichen Dienst • IT-Konsolidierung des Bundes (2,3 Mrd € Mehrkosten, 6 Jahre Verzug • Online Zugangs Gesetz OZG und Registermodernisierung (Steuer-ID) • Zusammenfassung/Aussichten? WK
  3. 3. 3 WK Zur Person Wolfgang Ksoll • Seit über 30 Jahren im Projektmanagement, viele Projekte im öffentlichen Dienst Berlin, BundOnline2005, Hessen, NRW, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Hamburg, Schleswig-Holstein, Brandenburg, Duisburg, usw. • PRINCE2 Practitioner und Qualitätssicherer für Axelos PRINCE2-2017 englisch und deutsch • Studie über PM im ÖD für APMG • Auch als PRINCE2-Projektsicherer tätig • Seminare bei dbb-Kongressen „Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung“ • Vorträge: BPUG, microTOOL, …. • Blog: http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/projektmanagement/ http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/egov/ • Mail: wk@wolfgang-ksoll.de oder wolfgang.ksoll@cloudical.io
  4. 4. 4 WK Studie Projekt-Management im Öffentlichen Dienst • Viele PM-Standards verbreitet PMI PMBoK, GPM, DIN 69901 oder PRINCE2 • Formal seit 2005 V-Modell XT (Wasserfall) für Software-Entwicklung verbindlich • PMOs oft nur für Projekte. it.NRW und DVZ, Schwerin, nach PRINCE2 dauerhaft • Projektmanager-Schulungen mit anerkanntem Zertifikat und ohne • Einige schreiben Projektmanagement Handbücher (Frei oder nach Methode) • Einige nutzen Projektmanagement-Tools + Projekt-Controlling-Tools • Einige nutzen auf Arbeitsebene auch agile Methoden (Scrum) • Auf Bundesebene gibt es einen Flickenteppich eingesetzter Methoden inkl. selbst entwickelter • Nach Desastern wie INPOL-neu (75 Mio € Schaden) und Fiscus (125 Mio € Schaden) wurde am BVA S-O-S Methode durch Externe (McKinsey+CapGemini) entwickelt für das PM in Großprojekten (S = Strategische Ausrichtung, O = Organisatorisches Umfeld und S = Systematisches Vorgehen.“ - Handbuch und Word- und Excel-Templates) Kompetenzentrum Großprojekte • Bent Flyvbjerg, University Oxford: Große staatliche Infrastrukturprojekte im Schnitt 60% über Plan. Ein Grund: Politik setzt zu niedrig an, um anfangs Zustimmung zu bekommen und sattelt nachher drauf.
  5. 5. 5 WK IT-Konsolidierung des Bundes • Projektstart 2015, geplantes Ende 2022, hauptsächlich RZs konsolidieren • 2019 Rekonfiguration des Projektes: Ab 1.1.2019 BMF Verantwortung, BMI nicht mehr führend, BMVg (BWI) nicht mehr im Projekt • Kanzleramt (Braun&Baer) koordinierend • Ein Jahr Reihenfolge geplant, ein Jahr keine Konsolidierung • Betriebskonsolidierung und Dienstekonsolidierung, Beschaffungsbündelung • 130.000 Arbeitsplätze, 30.000 Server • von April 2021 an sollen 69 Behördenprojekte mit insgesamt 73 Behörden umgesetzt werden • Grundsätzlich wird ein Behördenprojekt innerhalb einer Laufzeit von drei Kalenderjahren durchgeführt. Ein Behördenprojekt beginnt nach einer dreimonatigen Initialisierungsphase mit der Vorbereitungsphase • Längere Laufzeit bei Bundespolizei und Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes • Kosten von 3,4 Mrd € sollen um 2,4 Mrd € überschritten werden
  6. 6. 6 WK Beispiel Beschaffung IT Hardware in Bundesland • Landes IT-Dienstleister hat Rahmenverträge für PCs für Landesverwaltung • Wissenschaftler machen Studie, wie drei Ministerien in unterschiedlich bestellen • Prozesse sollten in unterschiedlichen Verfahren auf Domea abgebildet werden mit eingescannten, unterschriebenen Formularen • Ein Business Case wurde nicht aufgestellt (wie viele PCs wurden geordert? Ist Angebot standardisiert oder frei aus Herstellerkatalog?) • Andere Bundesländer haben Prozess für 30.000 PCs gestreamlined Projektsicherung (PRINCE2): • Bestellprozesse mit vorhandenem SAP wurden nicht untersucht • Wenn überhaupt, dann standardisierte Bestellprozesse für alle Ministerien und standardisierte Hardware • Die Abnahmemenge war viel zu gering, um Investition in Software zu rechtfertigen Conclusio • Bei Standardprozessen im Backoffice, aber auch im Frontoffice Benchmarking: wie lösen andere Behörden das Problem? • Business Case wichtig: Lohnt sich Projekt? Welche Alternativen haben wir?
  7. 7. 7 WK Online-Zugangsgesetz - OZG • 14.8.2017: 575 Leistungen von Bund, Ländern und Kommunen sollen von Bürgern und Wirtschaft online zugänglich sein bis Ende 2022 • Bündelung in Themenfelder z.B. Familie und Kinder • Steuerung durch IT-Planungsrat dessen Geschäftsstellen in FITKO (Föderale IT- Kooperation) in Frankfurt/Main gebündelt sind
  8. 8. 8 WK Online-Zugangsgesetz OZG • Portalverbund: Bund und Länder müssen Leistungen über verknüpfte Portale abwickeln • Once Only: man soll eigene Daten nur einmal eingeben müssen • Reifegradmodell: erst ab Reifegrad 4 ist Leistung online abwickelbar • EfA: Einer für alle/viele: entwickelte Software sollen anderen Entitäten zu Verfügung gestellt werden Beispiel: Themenfeld Familie und Kind
  9. 9. 9 WK Aufbauorganisation im Bund für Digitalisierung für OZG-Umsetzung Quelle: https://www.normenkontrollrat.bund.de/resource/blob/72494/1910766/566ab77d765445919a53924f0781ca20/210504-monitor-digitale-verwaltung-5-data.pdf
  10. 10. 10 WK Beispiel Meldewesen • Bundesgesetz (MeldeG), das von Kommunen umgesetzt werden muss • Mit OZG müssen Webinterfaces für Bürger angeboten werden • Sehnlich erwünscht von Bürgern: An-, Ab- und Ummeldung im Melderegister • Mit Registermodernisierungsgesetz werden zusätzlich Steuer-IDs eingebaut • Neufassung MeldeG erlaubt ab Anfang 2022 An-, Ab- und Ummeldung zu testen • In Österreich gibt es zentrales Melderegister. In D viele einzelne Register. • Zur pflichtgemäßen Ummeldung in 11.000 Kommunen muss dann nach Tests in 2022 neuer Gesetzgebungsprozeß des Bundes gestartet werden und neue Software für 11.000 Kommunen eingesetzt werden. • Damit ist Ziel OZG für Ende 2022 nicht zu schaffen.
  11. 11. 11 WK Registermodernisierungsgesetz • 28.3.2021 Registermodernisierungsgesetz im BGBl Artikel 1 Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung (Identifikationsnummerngesetz – IDNrG) Artikel 2 Änderung des Onlinezugangsgesetzes Artikel 3 Änderung der Abgabenordnung Artikel 4 Änderung des Bundesmeldegesetzes Artikel 5 Änderung des Personenstandsgesetzes Artikel 6 Änderung des AZR-Gesetzes Artikel 7 Änderung des Passgesetzes Artikel 8 Änderung des Personalausweisgesetzes Artikel 9 Änderung des eID-Karte-Gesetzes Artikel 10 Änderung des Staatsangehörigkeitsgesetzes Artikel 11 Änderung des Fünften Buches Sozialgesetzbuch Artikel 12 Änderung des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 13 Änderung des Siebten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 14 Änderung des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 15 Änderung des Elften Buches Sozialgesetzbuch Artikel 16 Änderung des Berufsbildungsgesetzes Artikel 17 Änderung des Gesetzes zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern Artikel 18 Änderung der Handwerksordnung Artikel 19 Änderung der Personenstandsverordnung Artikel 20 Änderung der AZRG-Durchführungsverordnung Artikel 20a Änderung der Aufenthaltsverordnung Artikel 20b Änderung des Konsulargesetzes • Wesentlich: in alle betroffenen Register wird eine Identifikationsnummer („Steuer-ID“) eingeführt • Zugriff auf Register wird überwacht Basisdaten 1. Identifikationsnummer, 2. Familienname, 3. frühere Namen, 4. Vornamen, 5. Doktorgrad, 6. Tag und Ort der Geburt, 7. Geschlecht, 8. Staatsangehörigkeiten, 9. gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift, 10. Sterbetag sowie 11. Tag des Einzugs und des Auszugs.
  12. 12. 12 WK Zusammenfassung/Aussichten • Öffentlicher Dienst steht bei Digitalisierung vor hyperkomplexen Herausforderungen, auch im Projektmanagement • IT-Konsolidierung des Bundes zeigt schwere Mängel (Kosten, Zeit) des PMs • Kommunale OZG-Dienstleistungen sind erst umgesetzt, wenn Reifegrad vier und in allen 11.000 Kommunen. Siehe https://ozg.verdrusssache.de/ • Mit Registermodernisierung müssen nach OZG Register erneut neu programmiert werden (Einbau der Steuer-ID in Datenbank und interne+externes Lesen+Schreiben) • Homeoffice und Homeschooling haben gezeigt, dass agileres Vorgehen möglich ist • Noch kein einheitliches Projektmanagement – viele Schattierungen (Thatcher hatte in UK die ersten Schritte zu PRINCE2 gemacht, um staatliches Handeln effizienter zu machen insbesondere auch mit Business Case) • Die guten Nachrichten: • Behörden lernen Ebenen übergreifend zusammen zu arbeiten • Digitalisierung hilft auch bei remotem Zusammenarbeiten in Projekten • Auch wenn viele OZG-Leistungen wegfallen derzeit, wächst der Kenntnisstand, wie man es erfolgreich machen kann Es gibt viel zu tun, packen wir es an!

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Erfahrungen aus einer Studie werden wiedergegeben und zwei Schwerpunkte beleuchtet: IT-Konsolidierung des Bundes und Online-Zugangsgesetz (OZG) mit Registermodernisierung.

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  1. 1. Projektmanagement im Öffentlichen Dienst Juni 2021 Wolfgang Ksoll
  2. 2. Agenda • Zur Person • Studie über Projektmanagement im Öffentlichen Dienst • IT-Konsolidierung des Bundes (2,3 Mrd € Mehrkosten, 6 Jahre Verzug • Online Zugangs Gesetz OZG und Registermodernisierung (Steuer-ID) • Zusammenfassung/Aussichten? WK
  3. 3. 3 WK Zur Person Wolfgang Ksoll • Seit über 30 Jahren im Projektmanagement, viele Projekte im öffentlichen Dienst Berlin, BundOnline2005, Hessen, NRW, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Hamburg, Schleswig-Holstein, Brandenburg, Duisburg, usw. • PRINCE2 Practitioner und Qualitätssicherer für Axelos PRINCE2-2017 englisch und deutsch • Studie über PM im ÖD für APMG • Auch als PRINCE2-Projektsicherer tätig • Seminare bei dbb-Kongressen „Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung“ • Vorträge: BPUG, microTOOL, …. • Blog: http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/projektmanagement/ http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/egov/ • Mail: wk@wolfgang-ksoll.de oder wolfgang.ksoll@cloudical.io
  4. 4. 4 WK Studie Projekt-Management im Öffentlichen Dienst • Viele PM-Standards verbreitet PMI PMBoK, GPM, DIN 69901 oder PRINCE2 • Formal seit 2005 V-Modell XT (Wasserfall) für Software-Entwicklung verbindlich • PMOs oft nur für Projekte. it.NRW und DVZ, Schwerin, nach PRINCE2 dauerhaft • Projektmanager-Schulungen mit anerkanntem Zertifikat und ohne • Einige schreiben Projektmanagement Handbücher (Frei oder nach Methode) • Einige nutzen Projektmanagement-Tools + Projekt-Controlling-Tools • Einige nutzen auf Arbeitsebene auch agile Methoden (Scrum) • Auf Bundesebene gibt es einen Flickenteppich eingesetzter Methoden inkl. selbst entwickelter • Nach Desastern wie INPOL-neu (75 Mio € Schaden) und Fiscus (125 Mio € Schaden) wurde am BVA S-O-S Methode durch Externe (McKinsey+CapGemini) entwickelt für das PM in Großprojekten (S = Strategische Ausrichtung, O = Organisatorisches Umfeld und S = Systematisches Vorgehen.“ - Handbuch und Word- und Excel-Templates) Kompetenzentrum Großprojekte • Bent Flyvbjerg, University Oxford: Große staatliche Infrastrukturprojekte im Schnitt 60% über Plan. Ein Grund: Politik setzt zu niedrig an, um anfangs Zustimmung zu bekommen und sattelt nachher drauf.
  5. 5. 5 WK IT-Konsolidierung des Bundes • Projektstart 2015, geplantes Ende 2022, hauptsächlich RZs konsolidieren • 2019 Rekonfiguration des Projektes: Ab 1.1.2019 BMF Verantwortung, BMI nicht mehr führend, BMVg (BWI) nicht mehr im Projekt • Kanzleramt (Braun&Baer) koordinierend • Ein Jahr Reihenfolge geplant, ein Jahr keine Konsolidierung • Betriebskonsolidierung und Dienstekonsolidierung, Beschaffungsbündelung • 130.000 Arbeitsplätze, 30.000 Server • von April 2021 an sollen 69 Behördenprojekte mit insgesamt 73 Behörden umgesetzt werden • Grundsätzlich wird ein Behördenprojekt innerhalb einer Laufzeit von drei Kalenderjahren durchgeführt. Ein Behördenprojekt beginnt nach einer dreimonatigen Initialisierungsphase mit der Vorbereitungsphase • Längere Laufzeit bei Bundespolizei und Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes • Kosten von 3,4 Mrd € sollen um 2,4 Mrd € überschritten werden
  6. 6. 6 WK Beispiel Beschaffung IT Hardware in Bundesland • Landes IT-Dienstleister hat Rahmenverträge für PCs für Landesverwaltung • Wissenschaftler machen Studie, wie drei Ministerien in unterschiedlich bestellen • Prozesse sollten in unterschiedlichen Verfahren auf Domea abgebildet werden mit eingescannten, unterschriebenen Formularen • Ein Business Case wurde nicht aufgestellt (wie viele PCs wurden geordert? Ist Angebot standardisiert oder frei aus Herstellerkatalog?) • Andere Bundesländer haben Prozess für 30.000 PCs gestreamlined Projektsicherung (PRINCE2): • Bestellprozesse mit vorhandenem SAP wurden nicht untersucht • Wenn überhaupt, dann standardisierte Bestellprozesse für alle Ministerien und standardisierte Hardware • Die Abnahmemenge war viel zu gering, um Investition in Software zu rechtfertigen Conclusio • Bei Standardprozessen im Backoffice, aber auch im Frontoffice Benchmarking: wie lösen andere Behörden das Problem? • Business Case wichtig: Lohnt sich Projekt? Welche Alternativen haben wir?
  7. 7. 7 WK Online-Zugangsgesetz - OZG • 14.8.2017: 575 Leistungen von Bund, Ländern und Kommunen sollen von Bürgern und Wirtschaft online zugänglich sein bis Ende 2022 • Bündelung in Themenfelder z.B. Familie und Kinder • Steuerung durch IT-Planungsrat dessen Geschäftsstellen in FITKO (Föderale IT- Kooperation) in Frankfurt/Main gebündelt sind
  8. 8. 8 WK Online-Zugangsgesetz OZG • Portalverbund: Bund und Länder müssen Leistungen über verknüpfte Portale abwickeln • Once Only: man soll eigene Daten nur einmal eingeben müssen • Reifegradmodell: erst ab Reifegrad 4 ist Leistung online abwickelbar • EfA: Einer für alle/viele: entwickelte Software sollen anderen Entitäten zu Verfügung gestellt werden Beispiel: Themenfeld Familie und Kind
  9. 9. 9 WK Aufbauorganisation im Bund für Digitalisierung für OZG-Umsetzung Quelle: https://www.normenkontrollrat.bund.de/resource/blob/72494/1910766/566ab77d765445919a53924f0781ca20/210504-monitor-digitale-verwaltung-5-data.pdf
  10. 10. 10 WK Beispiel Meldewesen • Bundesgesetz (MeldeG), das von Kommunen umgesetzt werden muss • Mit OZG müssen Webinterfaces für Bürger angeboten werden • Sehnlich erwünscht von Bürgern: An-, Ab- und Ummeldung im Melderegister • Mit Registermodernisierungsgesetz werden zusätzlich Steuer-IDs eingebaut • Neufassung MeldeG erlaubt ab Anfang 2022 An-, Ab- und Ummeldung zu testen • In Österreich gibt es zentrales Melderegister. In D viele einzelne Register. • Zur pflichtgemäßen Ummeldung in 11.000 Kommunen muss dann nach Tests in 2022 neuer Gesetzgebungsprozeß des Bundes gestartet werden und neue Software für 11.000 Kommunen eingesetzt werden. • Damit ist Ziel OZG für Ende 2022 nicht zu schaffen.
  11. 11. 11 WK Registermodernisierungsgesetz • 28.3.2021 Registermodernisierungsgesetz im BGBl Artikel 1 Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung (Identifikationsnummerngesetz – IDNrG) Artikel 2 Änderung des Onlinezugangsgesetzes Artikel 3 Änderung der Abgabenordnung Artikel 4 Änderung des Bundesmeldegesetzes Artikel 5 Änderung des Personenstandsgesetzes Artikel 6 Änderung des AZR-Gesetzes Artikel 7 Änderung des Passgesetzes Artikel 8 Änderung des Personalausweisgesetzes Artikel 9 Änderung des eID-Karte-Gesetzes Artikel 10 Änderung des Staatsangehörigkeitsgesetzes Artikel 11 Änderung des Fünften Buches Sozialgesetzbuch Artikel 12 Änderung des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 13 Änderung des Siebten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 14 Änderung des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch Artikel 15 Änderung des Elften Buches Sozialgesetzbuch Artikel 16 Änderung des Berufsbildungsgesetzes Artikel 17 Änderung des Gesetzes zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern Artikel 18 Änderung der Handwerksordnung Artikel 19 Änderung der Personenstandsverordnung Artikel 20 Änderung der AZRG-Durchführungsverordnung Artikel 20a Änderung der Aufenthaltsverordnung Artikel 20b Änderung des Konsulargesetzes • Wesentlich: in alle betroffenen Register wird eine Identifikationsnummer („Steuer-ID“) eingeführt • Zugriff auf Register wird überwacht Basisdaten 1. Identifikationsnummer, 2. Familienname, 3. frühere Namen, 4. Vornamen, 5. Doktorgrad, 6. Tag und Ort der Geburt, 7. Geschlecht, 8. Staatsangehörigkeiten, 9. gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift, 10. Sterbetag sowie 11. Tag des Einzugs und des Auszugs.
  12. 12. 12 WK Zusammenfassung/Aussichten • Öffentlicher Dienst steht bei Digitalisierung vor hyperkomplexen Herausforderungen, auch im Projektmanagement • IT-Konsolidierung des Bundes zeigt schwere Mängel (Kosten, Zeit) des PMs • Kommunale OZG-Dienstleistungen sind erst umgesetzt, wenn Reifegrad vier und in allen 11.000 Kommunen. Siehe https://ozg.verdrusssache.de/ • Mit Registermodernisierung müssen nach OZG Register erneut neu programmiert werden (Einbau der Steuer-ID in Datenbank und interne+externes Lesen+Schreiben) • Homeoffice und Homeschooling haben gezeigt, dass agileres Vorgehen möglich ist • Noch kein einheitliches Projektmanagement – viele Schattierungen (Thatcher hatte in UK die ersten Schritte zu PRINCE2 gemacht, um staatliches Handeln effizienter zu machen insbesondere auch mit Business Case) • Die guten Nachrichten: • Behörden lernen Ebenen übergreifend zusammen zu arbeiten • Digitalisierung hilft auch bei remotem Zusammenarbeiten in Projekten • Auch wenn viele OZG-Leistungen wegfallen derzeit, wächst der Kenntnisstand, wie man es erfolgreich machen kann Es gibt viel zu tun, packen wir es an!

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