Das Dokument behandelt die Herausforderungen und Lösungen für den Mittelstand im Bereich Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Es zeigt, wie ECM die Effizienz steigern, Kosten senken und die Verwaltung von Unternehmensinformationen optimieren kann, indem es branchenunabhängige, skalierbare und stark integrierbare Lösungen bietet. Abschließend wird betont, dass ein mittelstandstaugliches ECM-System Zeit, Papier und Kosten spart und sich an die wachsenden Anforderungen anpasst.

1. ECM und DMS für den Mittelstand:Welchen Nutzen hat schon ECM?Christian WeiszProduct Manager OPTIMAL SYSTEMS GmbH

2. ÜbersichtAktuelle Herausforderungen im MittelstandLösungsbeiträge ECMWelche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?

3. Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?

4. Welchen Nutzen hat ECM?OPTIMAL SYSTEMS GmbH und OS|ECM Version 6

5. Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

6. Aktuelle Herausforderungen im MittelstandZ.B. Automotive„In der ersten Jahreshälfte wurden (…) 10 Prozent weniger Fahrzeuge abgesetzt als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres.“*Kosten- und InnovationsdruckSteigender Fertigungsanteil auf ZuliefererseiteInternationalisierung, GlobalisierungKooperationen und Akquisitionen* Quelle: Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

7. Aktuelle Herausforderungen im MittelstandZ.B. Herausforderungen Maschinen- und Anlagenbau „Nur 10% der Maschinenbauer fertigen ein Standardprogramm“*Steigerung der ProfitabilitätOptimierung der VertriebsprozesseVerkürzung der Innovationszeiten* Quelle: Fraunhofer ISI (2007)

8. ECM-Lösungsbeiträge

9. ECM-LösungsbeiträgeWelche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?BPM, VorgangsautomatisierungCollaboration, Portal- und Groupware-IntegrationDMS, VertragsmanagementArchivierungCRMBusiness Intelligence

10. ECM-LösungsbeiträgeWie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?Verwaltung aller Informationsarten - unternehmensweit uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Datenwelt des UnternehmensHöchste Integrationsfähigkeit in bestehende SystemeVerschmelzung der vorhandenen Unternehmens-IT in einer InformationsplattformBranchenunabhängig und frei konfigurierbar ohne ProgrammieraufwandIndividuelle Lösungen speziell für abteilungs- und funktionsübergreifende AnforderungenHochgradige Skalierbarkeit vom Einstiegssystem bis zur konzernweiten Lösung

11. ECM-LösungsbeiträgeWelchen Nutzen hat ECM/DMS?PapierTransport70%Zugriff / AblageBearbeitungDMS10%8%2%20%20%Quelle: Anderson Consulting

12. Kosten PapierablageECM-LösungsbeiträgeAnnahme: ca. 20 € Lohnkosten/Std.HefterOrdnerMappenDigitale Archivierung37 Blatt/Std.45 Blatt/Std.70 Blatt/Std.150 Blatt/Std.0,54 €/Blatt0,44 €/Blatt0,29 €/Blatt0,13 €/BlattKeine unterschiedlichen Kosten für CI und NCI Dokumente

13. Ggf. doppelte Ablagekosten bei redundanter Ablage Quelle: VOI / eigene Projekte

14. ECM-LösungsbeiträgeKosten PapierablageBeispiel Ordner: 0,44 €/Blatt240 ArbeitstageEinsparung: 0,31 €/Blatt

15. Kosten Recherche PapierdokumenteECM-LösungsbeiträgeAnnahme: ca. 30 € Lohnkosten/Std.AltarchivAbteilungSchreibtischDigitale Archivierung30 Minuten5 Minuten1 Minute0,25 Minute15 €/Blatt2,50 €/Blatt0,50 €/Blatt0,125 €/BlattQuelle: VOI / eigene Projekte

16. Kosten RechercheECM-LösungsbeiträgeCa. 4 Minuten pro Zugriff (Wegezeit + Suchzeit + Rücksortierzeit)240 ArbeitstageEinsparung: 1,88 €/Blatt

17. Szenario 1 „KMU“ECM-LösungsbeiträgeZuwachs von 1.500 Dokumenten pro Tag (50% CI, 50% NCI)

18. 100 Recherchen pro Tag

19. Investition 152.000 €