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ECM und DMS für den Mittelstand:Welchen Nutzen hat schon ECM? Christian WeiszProduct Manager OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Übersicht Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand Lösungsbeiträge ECM ,[object Object]
Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?
Welchen Nutzen hat ECM?OPTIMAL SYSTEMS GmbH und OS|ECM Version 6
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand Z.B. Automotive „In der ersten Jahreshälfte wurden (…) 10 Prozent weniger Fahrzeuge abgesetzt als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres.“* Kosten- und Innovationsdruck Steigender Fertigungsanteil auf Zuliefererseite Internationalisierung, Globalisierung Kooperationen und Akquisitionen * Quelle: Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)
Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand Z.B. Herausforderungen Maschinen- und Anlagenbau  „Nur 10% der Maschinenbauer fertigen ein Standardprogramm“* Steigerung der Profitabilität Optimierung der Vertriebsprozesse Verkürzung der Innovationszeiten * Quelle: Fraunhofer ISI (2007)
ECM-Lösungsbeiträge
ECM-Lösungsbeiträge Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios? BPM, Vorgangsautomatisierung Collaboration, Portal- und Groupware-Integration DMS, Vertragsmanagement Archivierung CRM Business Intelligence
ECM-Lösungsbeiträge Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein? Verwaltung aller Informationsarten - unternehmensweit uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Datenwelt des Unternehmens Höchste Integrationsfähigkeit in bestehende SystemeVerschmelzung der vorhandenen Unternehmens-IT in einer Informationsplattform Branchenunabhängig und frei konfigurierbar ohne Programmieraufwand Individuelle Lösungen speziell für abteilungs- und funktionsübergreifende Anforderungen Hochgradige Skalierbarkeit vom Einstiegssystem bis zur konzernweiten Lösung
ECM-Lösungsbeiträge Welchen Nutzen hat ECM/DMS? Papier Transport 70% Zugriff / Ablage Bearbeitung DMS 10% 8% 2% 20% 20% Quelle: Anderson Consulting
Kosten Papierablage ECM-Lösungsbeiträge Annahme: ca. 20 € Lohnkosten/Std. Hefter Ordner Mappen Digitale Archivierung 37 Blatt/Std. 45 Blatt/Std. 70 Blatt/Std. 150 Blatt/Std. 0,54 €/Blatt 0,44 €/Blatt 0,29 €/Blatt 0,13 €/Blatt ,[object Object]
Ggf. doppelte Ablagekosten bei redundanter Ablage Quelle: VOI / eigene Projekte
ECM-Lösungsbeiträge Kosten Papierablage Beispiel Ordner: 0,44 €/Blatt 240 Arbeitstage Einsparung: 0,31 €/Blatt
Kosten Recherche Papierdokumente ECM-Lösungsbeiträge Annahme: ca. 30 € Lohnkosten/Std. Altarchiv Abteilung Schreibtisch Digitale Archivierung 30 Minuten 5 Minuten 1 Minute 0,25 Minute 15 €/Blatt 2,50 €/Blatt 0,50 €/Blatt 0,125 €/Blatt Quelle: VOI / eigene Projekte
Kosten Recherche ECM-Lösungsbeiträge Ca. 4 Minuten pro Zugriff  (Wegezeit + Suchzeit + Rücksortierzeit) 240 Arbeitstage Einsparung: 1,88 €/Blatt
Szenario 1 „KMU“ ECM-Lösungsbeiträge ,[object Object]
100 Recherchen pro Tag
Investition 152.000 €

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  • 20. 2,5 % Wartung und Pflege/MonatKosteneinsparung pro Jahr: 117.520,00 € Amortisation nachca. 1,3 Jahren
  • 21. ECM-Lösungsbeiträge Cash-Flow des neuen Systems nach 4 Jahren: 4.619.120 € Investition: 542.120€ Zeitpunkt der Amortisation: 0,42 Jahre ! Parameter: Zuwachs von 30.000 Dok. / Tag (50% CI, 50% NCI Dokumente) 1000 Retrievals / Tag Szenario 2 Mittelstand
  • 22. ECM-Lösungsbeiträge Fazit Mittelstandstaugliches ECM: Spart Zeit, Papier, Raum. Strukturiert unstrukturiertes. Reduziert Kosten. Wächst mit Ihren Ansprüchen. Schont Ihre Organisation.
  • 24. OPTIMAL SYSTEMS GMBH: Steckbrief Berlin Hannover Bielefeld München Hüfingen Konstanz
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