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„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation
eines Dokumentenmanagement Systems“



                                       Name: Dr. Olaf Holst


                                       Funktion: Geschäftsbereichsleiter
                                       Vertrieb & Partnermanagement

                                       Organisation: OPTIMAL SYSTEMS
                                       GmbH


Liebe Leserinnen und liebe Leser,
Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen
nichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auch
Anbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen.
Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangen
werden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.B. besondere Anfor-
derungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitun-
gen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern mög-
lich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert
ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber
gleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten,
um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig:
Eingabe“.
In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Exper-
ten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. In
diesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung von
Dokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blick
zurück nach vorne wagen.


Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen


Ihr NetSkill-Team


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Sehr geehrte Herr Dr. Holst,

Frage 1:
Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines
Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Fakto-
ren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung?


Antwort:


                  Es existieren viele und auch sehr unterschiedliche Einflussfak-
                  toren bei einer Entscheidung und dem Auswahlprozess für ein
                  Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Manage-
                  ment-System (ECM). Dabei sollten Unternehmen bei der
                  Auswahl eines neuen Systems unter anderem auf Flexibilität
und Skalierbarkeit sowie auf Investitionssicherheit achten. Die Ausgewählte
Software sollte auch die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und aus-
zubauen. Ein flexibles, modular aufgebautes ECM-System mit Standardschnitt-
stellen ermöglicht einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur. Der Vorteil
liegt in der unkomplizierten Einbindung beliebiger Softwarekomponenten und
somit können auf diese Weise individuelle und vielfältige Lösungen sukzessiv
ausgebaut werden. Sie bedeutet Investitionssicherheit, sorgt für die langfristige
sowie standortunabhängige Bereitstellung von Informationen und gewährleistet
den reibungslosen Datenaustausch. Nicht minder wichtig ist jedoch auch die
Benutzerfreundlichkeit, denn das schafft schnelle Akzeptanz bei den Anwen-
dern.
Darüber hinaus sollten immer die Gesamtprojektkosten betrachtet werden, nicht
nur die Einstiegsanschaffungskosten. Nur so lassen sich Anbieter tatsächlich
vergleichen.




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Frage 2:
Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief
gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Sys-
tems?


Antwort:

                    Aus eigenen Projekterfahrungen und Studien wissen wir,
                    dass sich die Top 3 der häufigsten Fehler wie folgt zusam-
                    mensetzt: die Komplexität der eigenen Unternehmenspro-
                    zesse zu unterschätzen, nicht frühzeitig die Wünsche und
                    Erwartungen aller Beteiligten zusammen zu tragen und sich
die Zeit für Test-Installationen nicht zu nehmen. Mancher sucht dann später die
erhofften Funktionen. In jedem Fall empfiehlt sich vor einer Produktauswahl
eine Analyse der eigene Unternehmens- und Informationsprozesse durchzufüh-
ren sowie unternehmensweite Implementierungsteams für das Dokumenten-
management-Projekt bzw. das ECM-Projekt zu bilden. Danach fällt die Soft-
ware- und Herstellerauswahl hinsichtlich der Verfolgung einer Gesamtstrategie
viel leichter, denn es liegen bereits erste grobe Bewertungskriterien und Vor-
stellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor.




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Frage 3:
Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einan-
der. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt?


Antwort:
                  Die Auswahl eines Informationsmanagementsystems ist vom
                  gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig.
                  Wer einfache Archivierung will, wird heute z. B. auch im Sto-
                  rage-Umfeld fündig werden. Genauso gibt es einfache Pro-
                  dukte am Markt, die ein kleines Spektrum an Dokumenten-
management-Funktionen abdecken. Wir setzten mit unserer Enterprise Content
Management-Suite OS|ECM auf ein Gesamtkonzept: eine ganzheitliche Infor-
mationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien - von digitaler
Archivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business Pro-
cess Management.

Die Stärke unseres Konzeptes liegt darin, dass unsere Software praktisch in
jedem Unternehmen einsetzbar ist. Wir glauben daran, dass Software sich den
Unternehmen anpassen muss und nicht umgekehrt und das setzen wir um.
OS|ECM ist ein Maßanzug von der Stange. Das erreichen wir durch eine freie
Konfiguration der Standardsoftware. Wohlgemerkt durch freie Konfiguration,
nicht durch Programmieren. So kann der Kunde das auch selbst vornehmen.
OPTIMAL SYSTEMS hat nicht ohne Grund drei Jahre hintereinander im ECM-
Kundenmonitor von Pentadoc mit OS|ECM den ersten Platz belegt. OS|ECM
überzeugte besonders im Bereich der Anpassbarkeit mit einem Bewertungs-
durchschnitt von 1,34. Ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist, wird
leichter von den Mitarbeitern akzeptiert und dadurch schnell umfassend ge-
nutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail an
jede kundenspezifische Anforderung einfach und ohne Programmieraufwand
anzupassen und das spart Zeit und Kosten.




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Frage 4:
Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kom-
men?


Antwort:
                 Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM
                 an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele
                 Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Her-
                 steller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi
                 das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden aller
Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche. Die ECM-Software sollte
Geschäftsprozesse so modellieren können, wie sie gebraucht werden. In die-
sem Sinne bemühen wir uns unseren Kunden zuzuhören, und nicht Trends hin-
terherzujagen, um die Anforderung der Kunden schnell in Produkte und Lösun-
gen umzusetzen.

Zuerst einmal wird sich die Trennung zwischen Berufsleben und Freizeit wohl
weiter auflösen. Wir werden zunehmend mobiler und flexibler. Künftig brauchen
wir Werkzeuge, die dazu beitragen, Entscheidungs- und Freigabeprozesse zu
beschleunigen oder überhaupt erst unterwegs möglich zu machen. Die aktuel-
len Anwendungen für Smartphones sind ein erster Schritt. Dazu kommt, dass
heute noch ein dokumentbasierter Informationsfluss dominiert, weil Menschen
noch sehr daran hängen, Informationen in Form von Papierdokumenten zu be-
trachten. Das wird sich ändern und in dieser Richtung werden wir uns weiter-
entwickeln.

Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS ist in den letzten Jahren sehr
stark gewachsen und wird weiter wachsen. Diese Entwicklung zu konsolidieren,
uns international stärker aufzustellen und alle Potenziale optimal zu nutzen,
ohne dabei mögliche Gefahren zu übersehen, ist unser Projekt. Dabei ist es
essentiell, dass es unseren Mitarbeitern gut geht, sie sich bei uns wohl fühlen
und Spaß an ihrer Arbeit haben.



Vielen Dank für das Interview!




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  • 1. „Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Dr. Olaf Holst Funktion: Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement Organisation: OPTIMAL SYSTEMS GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auch Anbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen. Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangen werden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.B. besondere Anfor- derungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitun- gen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern mög- lich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber gleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“. In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Exper- ten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. In diesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blick zurück nach vorne wagen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1
  • 2. Sehr geehrte Herr Dr. Holst, Frage 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Fakto- ren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Es existieren viele und auch sehr unterschiedliche Einflussfak- toren bei einer Entscheidung und dem Auswahlprozess für ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Manage- ment-System (ECM). Dabei sollten Unternehmen bei der Auswahl eines neuen Systems unter anderem auf Flexibilität und Skalierbarkeit sowie auf Investitionssicherheit achten. Die Ausgewählte Software sollte auch die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und aus- zubauen. Ein flexibles, modular aufgebautes ECM-System mit Standardschnitt- stellen ermöglicht einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur. Der Vorteil liegt in der unkomplizierten Einbindung beliebiger Softwarekomponenten und somit können auf diese Weise individuelle und vielfältige Lösungen sukzessiv ausgebaut werden. Sie bedeutet Investitionssicherheit, sorgt für die langfristige sowie standortunabhängige Bereitstellung von Informationen und gewährleistet den reibungslosen Datenaustausch. Nicht minder wichtig ist jedoch auch die Benutzerfreundlichkeit, denn das schafft schnelle Akzeptanz bei den Anwen- dern. Darüber hinaus sollten immer die Gesamtprojektkosten betrachtet werden, nicht nur die Einstiegsanschaffungskosten. Nur so lassen sich Anbieter tatsächlich vergleichen. www.competence-site.de Seite 2
  • 3. Frage 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Sys- tems? Antwort: Aus eigenen Projekterfahrungen und Studien wissen wir, dass sich die Top 3 der häufigsten Fehler wie folgt zusam- mensetzt: die Komplexität der eigenen Unternehmenspro- zesse zu unterschätzen, nicht frühzeitig die Wünsche und Erwartungen aller Beteiligten zusammen zu tragen und sich die Zeit für Test-Installationen nicht zu nehmen. Mancher sucht dann später die erhofften Funktionen. In jedem Fall empfiehlt sich vor einer Produktauswahl eine Analyse der eigene Unternehmens- und Informationsprozesse durchzufüh- ren sowie unternehmensweite Implementierungsteams für das Dokumenten- management-Projekt bzw. das ECM-Projekt zu bilden. Danach fällt die Soft- ware- und Herstellerauswahl hinsichtlich der Verfolgung einer Gesamtstrategie viel leichter, denn es liegen bereits erste grobe Bewertungskriterien und Vor- stellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor. www.competence-site.de Seite 3
  • 4. Frage 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einan- der. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Die Auswahl eines Informationsmanagementsystems ist vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z. B. auch im Sto- rage-Umfeld fündig werden. Genauso gibt es einfache Pro- dukte am Markt, die ein kleines Spektrum an Dokumenten- management-Funktionen abdecken. Wir setzten mit unserer Enterprise Content Management-Suite OS|ECM auf ein Gesamtkonzept: eine ganzheitliche Infor- mationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien - von digitaler Archivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business Pro- cess Management. Die Stärke unseres Konzeptes liegt darin, dass unsere Software praktisch in jedem Unternehmen einsetzbar ist. Wir glauben daran, dass Software sich den Unternehmen anpassen muss und nicht umgekehrt und das setzen wir um. OS|ECM ist ein Maßanzug von der Stange. Das erreichen wir durch eine freie Konfiguration der Standardsoftware. Wohlgemerkt durch freie Konfiguration, nicht durch Programmieren. So kann der Kunde das auch selbst vornehmen. OPTIMAL SYSTEMS hat nicht ohne Grund drei Jahre hintereinander im ECM- Kundenmonitor von Pentadoc mit OS|ECM den ersten Platz belegt. OS|ECM überzeugte besonders im Bereich der Anpassbarkeit mit einem Bewertungs- durchschnitt von 1,34. Ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist, wird leichter von den Mitarbeitern akzeptiert und dadurch schnell umfassend ge- nutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail an jede kundenspezifische Anforderung einfach und ohne Programmieraufwand anzupassen und das spart Zeit und Kosten. www.competence-site.de Seite 4
  • 5. Frage 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kom- men? Antwort: Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Her- steller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden aller Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche. Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse so modellieren können, wie sie gebraucht werden. In die- sem Sinne bemühen wir uns unseren Kunden zuzuhören, und nicht Trends hin- terherzujagen, um die Anforderung der Kunden schnell in Produkte und Lösun- gen umzusetzen. Zuerst einmal wird sich die Trennung zwischen Berufsleben und Freizeit wohl weiter auflösen. Wir werden zunehmend mobiler und flexibler. Künftig brauchen wir Werkzeuge, die dazu beitragen, Entscheidungs- und Freigabeprozesse zu beschleunigen oder überhaupt erst unterwegs möglich zu machen. Die aktuel- len Anwendungen für Smartphones sind ein erster Schritt. Dazu kommt, dass heute noch ein dokumentbasierter Informationsfluss dominiert, weil Menschen noch sehr daran hängen, Informationen in Form von Papierdokumenten zu be- trachten. Das wird sich ändern und in dieser Richtung werden wir uns weiter- entwickeln. Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS ist in den letzten Jahren sehr stark gewachsen und wird weiter wachsen. Diese Entwicklung zu konsolidieren, uns international stärker aufzustellen und alle Potenziale optimal zu nutzen, ohne dabei mögliche Gefahren zu übersehen, ist unser Projekt. Dabei ist es essentiell, dass es unseren Mitarbeitern gut geht, sie sich bei uns wohl fühlen und Spaß an ihrer Arbeit haben. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5