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BPM für Angebots- und Auftragsmanagement
„Wie Brücken zwischen Systeminseln entstehen“
Peter Wehrle – Leiter Orga
12. Process Solution Day - Anwenderforum
„The DataCenter Company“
 Peter Wehrle
 Dipl. Ing. (FH) Nachrichtentechnik, MBA (Open)
 30 Jahre Erfahrung in IT, Telekommunikation, Billing
 Start am 1.4.2016 bei TelemaxX als Leiter ORGA, Systeme
Kontakte gerne auch über XING oder LinkedIn
BPM für Angebots- und Auftragsmanagement
Ein Anwenderbericht: Warum BPM? Rahmenbedingungen und Projektstart
Vorstellung
Folie 2
 gegründet im Februar 1999
 Sitz in Karlsruhe / Deutschland
 circa 105 Mitarbeiter/-innen
 Betreiber von 4 Rechenzentren (IPC)
 Übertragungsragen bis zu 10 Gbit/s
 > 2.000 km Glasfasernetz Backbone
 nur business-to-business
Die Firma
Folie 3
 18 Jahre organisches Wachstum
 5-10 zusätzliche Mitarbeiter pro Jahr
 Stetige Erweiterung des Produktportfolios
 Zunehmende Differenzierung und Arbeitsteilung
 Merkmale einer starken Funktionsorientierung
 Funktionsorientierte IT-Landschaft:
CRM, ERP, technische Spezialanwendungen, Excel-,
Word-, PDF- Dateien, Email, Papier
 Insellösungen, Intransparenz, Doppeleingaben,
Medienbrüche, Datensilos
Die Situation
Folie 4
 Doppeleingaben vermeiden - nur CRM oder ERP?
CRM: Vorname und Mobilnummer eines Interessenten reicht
ERP: Vollständige Anschrift+ Tarife + Vertragsdaten +… +… +…..
Meine kleine CeBIT Umfrage bei einigen ERP und CRM Anbietern:
• ERP Hersteller hat für sich oft ein CRM System zugekauft statt ihr
eigenes System auch für CRM zu nutzen
• CRM Hersteller nutzen Fremdsysteme für die Abrechnung
Meine Schlussfolgerung:
CRM und ERP sind für die jeweilige Aufgabe optimiert und die
Verwendung in dem jeweiligen anderen Aufgabenbereich ist „eine
Krücke“ (Zu starr oder zu lax im Datenmodel, Oberfläche…)
Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität
Folie 5
 Direkte Schnittstellen zwischen CRM, ERP und….
• Daten werden entlang einiger Hauptvorgänge „verdrahtet“
Dies bringt schnelle Erfolge, bis man zu Ausnahmen, Eskalationen und
Fehlerbehandlung kommt oder sich dann Aufgabenbereiche im
Unternehmen verschieben
• Je kompletter (komplexer) der Vorgang ist, je vollständiger und besser das
aktuell funktioniert, je mehr Aufwand hat man mit weiteren Änderungen –
Komplexitätsfalle!
• Integriert man dann weitere kleinere Systeme und Datenpools, da
Vorgänge fast immer Daten aus mehreren Systemen brauchen, explodiert
die Zahl der Schnittstellen - eine weitere Komplexitätsfalle bezüglich
Datenmodel, Datentransport, Berechtigungen…
Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität
Folie 6
 zentrale Busstruktur durch Middleware
• Mit zunehmender Zahl der Systeme steigt der technische Aufwand zur
Anbindung linear, nicht mehr exponentiell √
• Der Datenaustausch und damit das übergeordnete Datenmodel ist jedoch
vorgangsunabhängig – d.h. jeder zusätzliche Vorgang kann weit reichende
Änderungen in alle Teilen mit sich bringen
• Rein technisch getriebene Middleware Projekte kommen ebenfalls in eine
Komplexitätsfalle, wenn auch langsamer als die „volle Vermaschung“
Wir brauchen eine Middleware, die den Datentransport jeweils pro Vorgang abbildet
und damit den Aufwand auch pro Vorgang nur linear steigen lässt
Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität
Folie 7
TelemaxX benötigt ein Prozesstool, welches:
 Systeme geführt von Prozesslogik verbindet
 Prozessschritte außerhalb existierender Systeme unterstützt
 Dokumente (Daten) revisionssicher verwaltet und prozessweit
vorgangsbezogen zur Verfügung stellt
 Arbeitsschritte nachvollziehbar protokolliert und dokumentiert (Steuerung
von Qualität, Performance und Ressourcen)
 Mehrarbeit durch getrennte Prozessdokumentation und Prozessumsetzung
vermeidet
 Eine schrittweise Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei TelemaxX
unterstützt – „Agiler Ansatz“
Anforderung
Folie 8
Zielarchitektur – „prozessgesteuerte Middleware“
Vertrieb Technik
Kunde
Human Interface und Workflow-Management-System (BPM Suite)
ERP CableDocCRM Traffic Monkey
Prozessdesign
im Fachbereich
System
Schnittstellen
Entkopplung
reduziert Komplexität
Systemschnittstellen als Middleware + Konnektoren
Partner
Auftragsmanagement Abrechnung
Telekommunikation
Infrastruktur
Servicekonfiguration
Folie 9
BPM Lösungen verbinden Systeme, transformieren Daten und integrieren
Menschen in elektronische Workflows.
BPM Systeme folgen der Grundidee, Geschäftsregeln und Entscheidungs-
prozesse nicht tief in der Software zu „vergraben“, sondern diese zu
externalisieren und in einer graphischen Notation zu modellieren und zu pflegen.
Änderung der Geschäftsregeln sind dann meist nur eine Anpassungen der
Regeln des Fachbereichs und keine tiefgreifenden Sourcecodeänderungen.
Einsatzgebiet BPM:
1. Die anzuwendenden Regeln sind umfangreich und komplex
2. Die entscheidungsrelevanten Regelkataloge ändern sich häufig
3. Die Regeln müssen einheitlich angewendet werden, und Änderungen
müssen kontrolliert erfolgen
Das trifft hauptsächlich für unsere Kernprozesse von Angebot bis Lieferung zu.
Lösungsansatz BPM
Folie 10
TelemaxX hat sich für X4 von SoftProject entschieden, welche BPMN im Kombination
mit einer langjährig bewährten Middleware („ESB“) bietet; ein für uns im späteren Ausbau
wichtiges Feature zur Steuerung systemnaher Schnittstellen in der Infrastruktur aus den
Lieferprozessen heraus.
Lösungsansatz BPM
Folie 11
12
SoftProject - Wir automatisieren Geschäftsprozesse
Umsatzentwicklung
SoftProject GmbH
 Gründungsjahr: 2000
 Hauptsitz: Ettlingen/ Karlsruhe
 Mitarbeiter: 65
 > 30% organisches Wachstum pro Jahr
 > 200 Kunden aus allen Branchen
 > 20 Partner mit über 100 Consultants
017 © SoftProject GmbH
X4 Suite
X4 ESB
IT-Systeme verbinden
X4 BPM
Prozesse automatisieren
X4 Activities
Human Workflows
Folie 12
1. Stufenweise Digitalisierung Geschäftsprozesse
• Geschäftsregeln in BPM = IT + Nicht-IT-Experten optimal kombinieren
• Direkte Beteiligung der Fachabteilungen an der Geschäftsregelentwicklung
• Isolierung und damit schnellere Bearbeitung von Regeländerungen
• Einheitliche Regelanwendung
2. Bereichsübergreifendes Qualitätsmanagement
Geschäftsregeln werden von Fachbereichen gemacht – Orga stellt die Mittel und
die Methoden als Service zur Verfügung um Verbindungen zu schaffen und
gesamtheitlich besser steuerbar zu machen
Erkennen und Eliminierung
von Störungen im Prozess
TQM gefördert durch Transparenz,
partnerschaftliche Arbeitsweise
und geteilten Verantwortlichkeiten
Ziele für TelemaxX, der Beitrag der IT/Orga
Folie 13
BPM - Bildung einer Basis zur Synchronisation unsere Möglichkeiten als Unternehmen
Vision
Folie 14
Bis Sep 16 – Evaluierungen, Anforderungsworkshops: „wir brauchen BPM“
Okt 16 – BPM Konzeptauswahl, Anbietervergleich
Nov 16 – Verhandlungen und Vertragsabschluss
Dez 16 – Installation Grundsystem für Entwicklung in TxX Umgebung
Jan 17 – Schnittstellen ERP, CRM , CRM Update, Entwickler Schulungen, Spezifikationen
Feb 17 – Produktstruktur und Produktlogik überarbeiten, Entwickler Schulungen
Mrz 17 – Angebotsprozess (Schnellbausteine + Templates ersetzten), Eingabemenüs
Apr 17 – Test, Korrekturen und Erweiterungen
Mai 17 – Anwenderschulung (Produkte, System, Prozessänderungen)
15.05.2017 – Go Live neue Produkte, SLAs, AGBs + X4 vernetzter Systemunterstützung
Nächste Schritte:
Elektronische Freigabe Angebot, Auftrag Erfassung + Bestätigung...
BPM Einführungsprojekt - Milestones
Folie 15
Unsere bisherige Prozessnotation – Visio, Arbeitsanweisungen mit Screenshots, Erklärung
Einzelsysteme – gehe in CRM Menü 1, schaue in ERP Menü 2, sende Mail….
BPM Einführungsprojekt, Prozesslandschaft bisher
ERPCRM
Folie 16
BPM Projekt, die prozessgesteuerte Middleware
Vertrieb
Human Interface
ERPCRM
Systemschnittstellen
Interessent
Angebot Ablage
Produktbaum
Kundendaten (Vertrag)
Vertriebsmittarbeiter
LDAP Active Directory
Rollen
Benutzer
Vorgang- und Kontext- optimierte Eingaben
Folie 17
BPM to ESB Modeling
ERP
CRM
JEDP
SOAP
Folie 18
BPM to Human Interface
Eingabe
kontextsensitiv
dynamisch erweitert
ERPCRM
Folie 19
Dokumentation auf BPM Layer
Folie 20
Dokumentation auf ESB Layer
Folie 21
Der Einstieg ist gemacht – nun erweitern wir iterativ
Vertrieb Technik
Kunde
Human Interface
ERP CableDocCRM Traffic Monkey
Systemschnittstellen
Partner
Auftragsmanagement Abrechnung
….
….
….
….
Folie 22
IT/Orga unterstützt eine agile Unternehmenskultur
Vorleben und
Beispiel geben
Folie 23
IT/Orga unterstützt eine agile Unternehmenskultur
Schritt für Schritt weg vom Funktionsgerangel hin zur agilen lernenden Organisation
Auf Basis von geeigneten Werkzeugen, Systemen und Methoden zur Prozessentwicklung
Folie 24
DANKE!!!!!
Folie 25
TelemaxX Telekommunikation GmbH
Amalienbadstr. 41, Bau 61
D-76227 Karlsruhe
www.telemaxx.de
info@telemaxx.de

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  • 1. BPM für Angebots- und Auftragsmanagement „Wie Brücken zwischen Systeminseln entstehen“ Peter Wehrle – Leiter Orga 12. Process Solution Day - Anwenderforum „The DataCenter Company“
  • 2.  Peter Wehrle  Dipl. Ing. (FH) Nachrichtentechnik, MBA (Open)  30 Jahre Erfahrung in IT, Telekommunikation, Billing  Start am 1.4.2016 bei TelemaxX als Leiter ORGA, Systeme Kontakte gerne auch über XING oder LinkedIn BPM für Angebots- und Auftragsmanagement Ein Anwenderbericht: Warum BPM? Rahmenbedingungen und Projektstart Vorstellung Folie 2
  • 3.  gegründet im Februar 1999  Sitz in Karlsruhe / Deutschland  circa 105 Mitarbeiter/-innen  Betreiber von 4 Rechenzentren (IPC)  Übertragungsragen bis zu 10 Gbit/s  > 2.000 km Glasfasernetz Backbone  nur business-to-business Die Firma Folie 3
  • 4.  18 Jahre organisches Wachstum  5-10 zusätzliche Mitarbeiter pro Jahr  Stetige Erweiterung des Produktportfolios  Zunehmende Differenzierung und Arbeitsteilung  Merkmale einer starken Funktionsorientierung  Funktionsorientierte IT-Landschaft: CRM, ERP, technische Spezialanwendungen, Excel-, Word-, PDF- Dateien, Email, Papier  Insellösungen, Intransparenz, Doppeleingaben, Medienbrüche, Datensilos Die Situation Folie 4
  • 5.  Doppeleingaben vermeiden - nur CRM oder ERP? CRM: Vorname und Mobilnummer eines Interessenten reicht ERP: Vollständige Anschrift+ Tarife + Vertragsdaten +… +… +….. Meine kleine CeBIT Umfrage bei einigen ERP und CRM Anbietern: • ERP Hersteller hat für sich oft ein CRM System zugekauft statt ihr eigenes System auch für CRM zu nutzen • CRM Hersteller nutzen Fremdsysteme für die Abrechnung Meine Schlussfolgerung: CRM und ERP sind für die jeweilige Aufgabe optimiert und die Verwendung in dem jeweiligen anderen Aufgabenbereich ist „eine Krücke“ (Zu starr oder zu lax im Datenmodel, Oberfläche…) Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität Folie 5
  • 6.  Direkte Schnittstellen zwischen CRM, ERP und…. • Daten werden entlang einiger Hauptvorgänge „verdrahtet“ Dies bringt schnelle Erfolge, bis man zu Ausnahmen, Eskalationen und Fehlerbehandlung kommt oder sich dann Aufgabenbereiche im Unternehmen verschieben • Je kompletter (komplexer) der Vorgang ist, je vollständiger und besser das aktuell funktioniert, je mehr Aufwand hat man mit weiteren Änderungen – Komplexitätsfalle! • Integriert man dann weitere kleinere Systeme und Datenpools, da Vorgänge fast immer Daten aus mehreren Systemen brauchen, explodiert die Zahl der Schnittstellen - eine weitere Komplexitätsfalle bezüglich Datenmodel, Datentransport, Berechtigungen… Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität Folie 6
  • 7.  zentrale Busstruktur durch Middleware • Mit zunehmender Zahl der Systeme steigt der technische Aufwand zur Anbindung linear, nicht mehr exponentiell √ • Der Datenaustausch und damit das übergeordnete Datenmodel ist jedoch vorgangsunabhängig – d.h. jeder zusätzliche Vorgang kann weit reichende Änderungen in alle Teilen mit sich bringen • Rein technisch getriebene Middleware Projekte kommen ebenfalls in eine Komplexitätsfalle, wenn auch langsamer als die „volle Vermaschung“ Wir brauchen eine Middleware, die den Datentransport jeweils pro Vorgang abbildet und damit den Aufwand auch pro Vorgang nur linear steigen lässt Überlegungen zur Reduzierung der Komplexität Folie 7
  • 8. TelemaxX benötigt ein Prozesstool, welches:  Systeme geführt von Prozesslogik verbindet  Prozessschritte außerhalb existierender Systeme unterstützt  Dokumente (Daten) revisionssicher verwaltet und prozessweit vorgangsbezogen zur Verfügung stellt  Arbeitsschritte nachvollziehbar protokolliert und dokumentiert (Steuerung von Qualität, Performance und Ressourcen)  Mehrarbeit durch getrennte Prozessdokumentation und Prozessumsetzung vermeidet  Eine schrittweise Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei TelemaxX unterstützt – „Agiler Ansatz“ Anforderung Folie 8
  • 9. Zielarchitektur – „prozessgesteuerte Middleware“ Vertrieb Technik Kunde Human Interface und Workflow-Management-System (BPM Suite) ERP CableDocCRM Traffic Monkey Prozessdesign im Fachbereich System Schnittstellen Entkopplung reduziert Komplexität Systemschnittstellen als Middleware + Konnektoren Partner Auftragsmanagement Abrechnung Telekommunikation Infrastruktur Servicekonfiguration Folie 9
  • 10. BPM Lösungen verbinden Systeme, transformieren Daten und integrieren Menschen in elektronische Workflows. BPM Systeme folgen der Grundidee, Geschäftsregeln und Entscheidungs- prozesse nicht tief in der Software zu „vergraben“, sondern diese zu externalisieren und in einer graphischen Notation zu modellieren und zu pflegen. Änderung der Geschäftsregeln sind dann meist nur eine Anpassungen der Regeln des Fachbereichs und keine tiefgreifenden Sourcecodeänderungen. Einsatzgebiet BPM: 1. Die anzuwendenden Regeln sind umfangreich und komplex 2. Die entscheidungsrelevanten Regelkataloge ändern sich häufig 3. Die Regeln müssen einheitlich angewendet werden, und Änderungen müssen kontrolliert erfolgen Das trifft hauptsächlich für unsere Kernprozesse von Angebot bis Lieferung zu. Lösungsansatz BPM Folie 10
  • 11. TelemaxX hat sich für X4 von SoftProject entschieden, welche BPMN im Kombination mit einer langjährig bewährten Middleware („ESB“) bietet; ein für uns im späteren Ausbau wichtiges Feature zur Steuerung systemnaher Schnittstellen in der Infrastruktur aus den Lieferprozessen heraus. Lösungsansatz BPM Folie 11
  • 12. 12 SoftProject - Wir automatisieren Geschäftsprozesse Umsatzentwicklung SoftProject GmbH  Gründungsjahr: 2000  Hauptsitz: Ettlingen/ Karlsruhe  Mitarbeiter: 65  > 30% organisches Wachstum pro Jahr  > 200 Kunden aus allen Branchen  > 20 Partner mit über 100 Consultants 017 © SoftProject GmbH X4 Suite X4 ESB IT-Systeme verbinden X4 BPM Prozesse automatisieren X4 Activities Human Workflows Folie 12
  • 13. 1. Stufenweise Digitalisierung Geschäftsprozesse • Geschäftsregeln in BPM = IT + Nicht-IT-Experten optimal kombinieren • Direkte Beteiligung der Fachabteilungen an der Geschäftsregelentwicklung • Isolierung und damit schnellere Bearbeitung von Regeländerungen • Einheitliche Regelanwendung 2. Bereichsübergreifendes Qualitätsmanagement Geschäftsregeln werden von Fachbereichen gemacht – Orga stellt die Mittel und die Methoden als Service zur Verfügung um Verbindungen zu schaffen und gesamtheitlich besser steuerbar zu machen Erkennen und Eliminierung von Störungen im Prozess TQM gefördert durch Transparenz, partnerschaftliche Arbeitsweise und geteilten Verantwortlichkeiten Ziele für TelemaxX, der Beitrag der IT/Orga Folie 13
  • 14. BPM - Bildung einer Basis zur Synchronisation unsere Möglichkeiten als Unternehmen Vision Folie 14
  • 15. Bis Sep 16 – Evaluierungen, Anforderungsworkshops: „wir brauchen BPM“ Okt 16 – BPM Konzeptauswahl, Anbietervergleich Nov 16 – Verhandlungen und Vertragsabschluss Dez 16 – Installation Grundsystem für Entwicklung in TxX Umgebung Jan 17 – Schnittstellen ERP, CRM , CRM Update, Entwickler Schulungen, Spezifikationen Feb 17 – Produktstruktur und Produktlogik überarbeiten, Entwickler Schulungen Mrz 17 – Angebotsprozess (Schnellbausteine + Templates ersetzten), Eingabemenüs Apr 17 – Test, Korrekturen und Erweiterungen Mai 17 – Anwenderschulung (Produkte, System, Prozessänderungen) 15.05.2017 – Go Live neue Produkte, SLAs, AGBs + X4 vernetzter Systemunterstützung Nächste Schritte: Elektronische Freigabe Angebot, Auftrag Erfassung + Bestätigung... BPM Einführungsprojekt - Milestones Folie 15
  • 16. Unsere bisherige Prozessnotation – Visio, Arbeitsanweisungen mit Screenshots, Erklärung Einzelsysteme – gehe in CRM Menü 1, schaue in ERP Menü 2, sende Mail…. BPM Einführungsprojekt, Prozesslandschaft bisher ERPCRM Folie 16
  • 17. BPM Projekt, die prozessgesteuerte Middleware Vertrieb Human Interface ERPCRM Systemschnittstellen Interessent Angebot Ablage Produktbaum Kundendaten (Vertrag) Vertriebsmittarbeiter LDAP Active Directory Rollen Benutzer Vorgang- und Kontext- optimierte Eingaben Folie 17
  • 18. BPM to ESB Modeling ERP CRM JEDP SOAP Folie 18
  • 19. BPM to Human Interface Eingabe kontextsensitiv dynamisch erweitert ERPCRM Folie 19
  • 20. Dokumentation auf BPM Layer Folie 20
  • 21. Dokumentation auf ESB Layer Folie 21
  • 22. Der Einstieg ist gemacht – nun erweitern wir iterativ Vertrieb Technik Kunde Human Interface ERP CableDocCRM Traffic Monkey Systemschnittstellen Partner Auftragsmanagement Abrechnung …. …. …. …. Folie 22
  • 23. IT/Orga unterstützt eine agile Unternehmenskultur Vorleben und Beispiel geben Folie 23
  • 24. IT/Orga unterstützt eine agile Unternehmenskultur Schritt für Schritt weg vom Funktionsgerangel hin zur agilen lernenden Organisation Auf Basis von geeigneten Werkzeugen, Systemen und Methoden zur Prozessentwicklung Folie 24
  • 26. TelemaxX Telekommunikation GmbH Amalienbadstr. 41, Bau 61 D-76227 Karlsruhe www.telemaxx.de info@telemaxx.de