Das Dokument gibt einen Überblick über die Bedeutung und Implementierung von Workflowmanagement mit Lotus Notes, insbesondere in Bezug auf elektronische Formulare und Prozessmanagement. Es werden Optimierungspotenziale, Vorteile elektronischer Formulare sowie notwendige Schritte zur Umsetzung eines effektiven Prozessmanagements beschrieben. Ein Fokus liegt auf der Schulung der Mitarbeiter und der Wichtigkeit der Analyse bestehender Prozesse.

1. Breakout-Session
D2
Workflowmanagement mit Lotus Notes
Matthias Friedrich – ULC Business Solutions GmbH
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2. Referent – Kurzvorstellung
Matthias Friedrich
Geschäftsführer ULC Business Solutions GmbH
Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Strategie & Innovationen
Social Collaboration, Formular- & Prozessmanagement
„Folgen Sie mir“ auf …
LinkedIn
Xing
Google+
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3. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung
"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem
haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"
Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen
Leistungsportfolio:
Fachthemen: Social Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, Mobile
Solutions, Software-Individualentwicklung
Infrastrukturthemen: IBM Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr,
Dokumentenmanagement, Datenarchivierung, Datenverschlüsselung
Fakten:
Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich IBM Software
Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants
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4. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung
➔ IBM Premier Business Partner
➔ IBM Autorisierter Schulungsanbieter (AITP)
➔ Lotus Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, ...
➔ Group Business Partner
➔ iQ.Suite-Schulungsanbieter
➔ E-Mail-Management, -Sicherheit, -Archivierung
➔ EASY Business Partner
➔ Archivierung mit EASY NOTES
➔ Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement
➔ Panagenda Business Partner
➔ Lotus Notes Server-, Client-, Anwendungsmanagement mit
MarvelClient, GreenLight, GroupExplorer, Notes2Web, etc.
➔ SOPHOS Business Partner – Sophos Mobile Control (MDM)
➔ Mobile Device Management für alle gängigen Betriebssysteme
wie Apple iOS, Android, Windows, Symbian und BlackBerry
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5. ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung
„Folgen Sie ULC“ auf …
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6. Workflowmanagement mit Lotus Notes
Ziele:
Sensibilisierung für das Thema „Formular- und
Prozessmanagement“ im Unternehmen
Erkennen von Optimierungspotential in der Organisation
Kurzvorstellung eines Tools für das elektronische Formular-
und Prozessmanagement
Wege:
Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da
das Thema im Detail sehr umfangreich ist.
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7. Einführung
Einordnung ins Unternehmensumfeld:
Formulare =
Dokumentation
Informationstransport und -Archivierung
Abbild von betrieblichen Prozessen (z.B. Genehmigung)
… in vorgegebener Struktur, ggf. mit Ausfüllhilfen
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8. Einführung
Optimierungsansätze (heute):
1. Sichtweise (Qualitätsmanagement)
Organisationsoptimierung
Dokumentation
2. Sichtweise (EDV)
technische Optimierung
Verknüpfung vorhandener (verschiedener) Systeme
Eliminierung von Medienbrüchen
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9. Vom Papier- zum papierlosen Formular
Begriffsklärung
„klassisches“ Formular:
Papiervorlage oder Druckvorlage
teilweise Ausfüllhilfe, aber anschließender Ausdruck
„elektronisches“ Formular
vollständig EDV-gestützte Bearbeitung
Verknüpfung von Formular und Bearbeitungsprozess
idealer Weise: kein Ausdruck
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10. Vom Papier- zum papierlosen Formular
Vorteile des „elektronischen“ Formulars
aus Nutzersicht:
immer aktuelle Formularvorlage vorhanden
umfangreiche Ausfüllhilfen realisierbar
dynamische Änderung von Formularen je nach Bearbeitungsstand
Überblick über den Bearbeitungsstand
aus Organisationssicht:
hohe Daten-Qualität der Inhalte (Eingabevalidierung)
beschleunigte Abläufe durch „elektronischen Transport“
vielfältige Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten
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11. Vom Papier- zum papierlosen Formular
Besonderheiten des „elektronischen“ Formulars
Formularentwicklung / -Verwaltung
Formularinhalte (z.B. Bemerkungsfelder)
Administrationsanforderungen
Analyseaufgaben (Performance, Engpässe etc.)
Qualitätsmanagement / Revision:
Rechtssicherheit der elektronische Signatur
Versionierung / Versionsverwaltung
Datenintegrität, Datensicherheit, Revisionssicherheit
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12. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld
Differenzierung:
Formulare aus Kernprozessen
vollständige Abbildung in Kernanwendungen (z.B. ERP)
i.d.R. kein Handlungsbedarf
Formulare aus Organisationsprozessen
vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlage
teilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus
Notes / Domino)
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13. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld
Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele)
Laufzettel „neuer Mitarbeiter“
Dienstwagenbuchung
Dienstreiseantrag
Reisekostenabrechnung
Überstundenverwaltung
Programmeinsatzverfahren
Beschaffungsantrag / Rechnungsfreigabe
IT-Anträge (Software-/Hardwarebeschaffung, Zugriffsrechte)
…
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14. Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld
Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?
Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer
klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig:
Wasserfall-Prinzip)
häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess
einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter)
verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)
komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf
…
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15. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Ein elektronisches Formular ohne einen definierten
Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als
eine Druckvorlage !
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16. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Business Process Management (BPM)
ein stetiger Kreislauf
Definition
Optimierung Modell
Analyse (Simulation)
Überwachung Bereitstellung
Nutzung
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17. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Phasen der Prozessentwicklung
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Einzelne Phasen lassen sich abgrenzen:
● nach Inhalten
● nach Zuständigkeiten
● nach Zeitpunkten und Zeiträumen
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18. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Informationsphase
Auseinandersetzung mit dem Thema BPM / Formularwesen
bei Bedarf: Schulungen
wichtig: rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter
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19. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Analysephase
Erfassung und Dokumentation vorhandener Formulare und
Prozesse (Prozesslandschaft)
wichtig: kritisches Hinterfragen vorhandener Strukturen (jetzt ist
Zeit für den Wandel)
wichtig: Organisations-Struktur bereits in Datenbank
verfügbar ?
wichtig: Nutzung des vorhandenen Know-Hows bei den
Mitarbeitern
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20. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Modellphase (Prozess)
Detaillierte Dokumentation des Formulars und des Prozesses
Abschätzung (wenn möglich auch → Simulation) von Zeitabläufen
Vorbereitung der Implementierung (bei externer Vergabe: Lastenheft)
Tools:
Empfehlung: BPMN 2.0 als Basis (technische Umsetzung)
ideal: XPDL als Standard-Schnittstelle
MS-Visio, Bizagi Process Modeler, Aris / Aris Express, ...
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21. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Umsetzungsphase (Implementierung)
Bei Bedarf: Evaluierung von geeigneter Software, Entscheidung für
geeignete Plattform
Entwicklung Formulare, Implementierung Prozesse
Wichtig → Planung von:
Testphase mit geeigneten Mitarbeitern
Roll-Out: technisch / Schulung von Mitarbeitern / Helpdesk …
Einleitung Analyse und Steuerungsphase
Vorbereitung Anwender-Support
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22. Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung
Steuerungsphase
Erhebung und Auswertung geeigneter Analysedaten
Interviews mit den Anwendern
Optimierung (Prozess und/oder Implementierung)
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23. Prozesskontrolle / Prozessoptimierung
Warum ?
Es wird sich immer irgendwo ein Fehler eingeschlichen
haben !?
Bei der Modellierung wird teilweise von Annahmen
ausgegangen, die jetzt bestätigt werden müssen.
Die Geschäftsprozesse ändern sich.
Umgebungsbedingungen und Plattformen ändern sich.
…
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24. Erstellung elektronischer Formulare „ohne“
Programmierung
Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- &
Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-
Abteilung
Aber: Gradwanderung
Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit
steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse)
dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird
schnell notwendig
Aus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte
Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !
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25. Zusammenfassung
Die Einführung elektronischer Formulare außerhalb der
Kernprozesse beinhaltet viele Optimierungsmöglichkeiten im
Unternehmen:
Kostenoptimierung
Qualitätsverbesserung
Transparenz
Übergabe von Verantwortung in die Struktur
Speziell im Unternehmensumfeld gibt es viele
Rahmenparameter, die berücksichtigt werden müssen.
Für komplexere Einführungen wird i.d.R. externe Hilfe benötigt.
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26. Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager
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27. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Geschäftsführer: Matthias Friedrich
Heiko Stelter
ULC Business Solutions GmbH
Telefon: +49 (0) 351 56 38 100
Fax: +49 (0) 351 56 38 111
E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de
Internet: www.ulc.de
Anschrift: Ostra-Allee 9 | 01067 Dresden
Curiestraße 2 | 70563 Stuttgart
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