Formular- & Prozessmanagement im Intranet 2.0 mit IBM Notes Domino & Connections

1. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Prozessoptimierung auf Basis IBM
Notes Domino und IBM Connections
- Formular- & Prozessmanagement -
Matthias Friedrich
Geschäftsführer
(E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de)

2. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
ULC – Kurzvorstellung
Leistungsportfolio:
Fachthemen: Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, DMS/ECM,
Social Busness, Web 2.0, Software-Individualentwicklung
Infrastrukturthemen: Lotus Notes Domino, Datenarchivierung,
-verschlüsselung, -sicherung und -sicherheit, Mobile Device Management
Fakten:
Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Lotus Notes Domino
Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants
"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem
haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"
Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen

3. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Einführung
Ziele:
Sensibilisierung für das Thema „Formular- und
Prozessmanagement“ im Unternehmen
Erkennen von Zusammenhängen zwischen Prozess-
Management und Social Collaboration
Kurzvorstellung ULC.Formular- & Prozessmanager - Nutzung in
IBM Notes Domino und IBM Connections
Wege:
Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da
das Thema im Detail sehr umfangreich ist.

4. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Elektronische Formulare im Unternehmen
Differenzierung:
Formulare aus Kernprozessen
vollständige Abbildung in ERP, etc.
i.d.R. kein Handlungsbedarf
Formulare aus Organisationsprozessen
vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlage
teilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus
Notes / Domino)

5. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Elektronische Formulare im Unternehmen
Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele)
Laufzettel „neuer Mitarbeiter“
Dienstwagenbuchung
Dienstreiseantrag
Reisekostenabrechnung
Überstundenverwaltung
Programmeinsatzverfahren
…

6. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Elektronische Formulare im Unternehmen
Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?
Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer
klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig:
Wasserfall-Prinzip)
häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess
einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter)
verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)
komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf
…

7. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Ein elektronisches Formular ohne einen definierten
Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als
eine Druckvorlage !

8. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Definition
Modell
(Simulation)
Bereitstellung
Nutzung
Überwachung
Analyse
Optimierung
Business Process Management (BPM)
ein stetiger Kreislauf

9. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Erstellung elektronischer Formulare „ohne“
Programmierung
Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- &
Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-
Abteilung
Aber: Gradwanderung
Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit
steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse)
dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird
schnell notwendig
Aus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte
Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !

10. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Plattform und Werkzeug für Formular- &
Prozessmanagement
ULC.Formular- & Prozessmanager
Formulare erstellen / bereitstellen
Prozesse konfigurieren / abarbeiten
Ohne Programmierkenntnisse
Nutzer: Notes, Browser, Connections
Trigger / automatische Aktionen
Rollen / Rechte je Prozess individuell
oder gemäß Orgastruktur
Benachrichtigungen / Eskalation
Generische Schnittstelle: Zugriff auf und
Integration in Fremdanwendungen
Prozesshistorie (Audittrail)
Archivierung

11. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Was hat Prozessmanagement mit Social
Collaboration zu tun?
20% der Arbeit sind strukturierte,
wiederkehrende Aktivitäten
80% der Arbeit sind unstrukturierte,
einmalige bzw. Ad-Hoc Tätigkeiten

12. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Usecases: Unternehmensinterne Kommunikation
und Zusammenarbeit → Intranet 2.0 für alle ...
Informationsplattform
Kommunikationsplattform
Kollaborationsplattform
Integrationsplattform
Prozessplattform
Formularwesen
Wissensmanagement
Dokumentenmanagement
Aufgabenmanagement
Verbesserungswesen
Projektmanagement

13. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Module und Komponenten von Social Software am
Beispiel von IBM Connections 4.5
Homepage
Überblick über alle relevanten Aktivitäten im
eigenen Netzwerk
Blogs
Ideen sammeln, eigene Ideen darstellen und
von Anderen lernen
Communitys
Zusammenarbeit mit Kollegen, welche die
gleiche Rolle oder Expertise teilen
Dateien
Bereitstellen, teilen und entdecken von
Dokumenten, Präsentationen und mehr
Micro-blogging
Im Netzwerk mit Statusaktualisierungen
um Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen.
Profile
Personen suchen und entdecken
Wikis
Inhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen
Empfehlungen
Mit Social Analytics entdecken,
wen und was man noch kennen sollte
Aktivitäten
Arbeiten organisieren und das eigene
Netzwerk einspannen
Lesezeichen
Speichern, teilen und entdecken von Lesezeichen
Foren
Ideen austauschen oder Fragen stellen, um
vom Wissen Anderer zu profitieren
Mobile Endgeräte
Auf IBM Connections zu jeder Zeit, von
überall mit Smartphones und Tablet-PC
zugreifen
Metrics
Prüfen Sie Ihre Communities
auf Vitalität
Email & Kalender
Emails und Kalender Einträge direkt in
Connections bearbeiten

14. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Social Collaboration + Business Prozess =
Social Business Process Collaboration
Prozesse
Projekte
Aufgaben /
Tätigkeiten
Analyse
Reports /
Empfehlungen
Menschen

15. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager