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ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Prozessoptimierung auf Basis IBM
Notes Domino und IBM Connections
- Formular- & Prozessmanagement -
Matthias Friedrich
Geschäftsführer
(E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de)
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ULC – Kurzvorstellung
Leistungsportfolio:
Fachthemen: Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, DMS/ECM,
Social Busness, Web 2.0, Software-Individualentwicklung
Infrastrukturthemen: Lotus Notes Domino, Datenarchivierung,
-verschlüsselung, -sicherung und -sicherheit, Mobile Device Management
Fakten:
Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Lotus Notes Domino
Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants
"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem
haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"
Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen
ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de
Einführung
Ziele:
Sensibilisierung für das Thema „Formular- und
Prozessmanagement“ im Unternehmen
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Management und Social Collaboration
Kurzvorstellung ULC.Formular- & Prozessmanager - Nutzung in
IBM Notes Domino und IBM Connections
Wege:
Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da
das Thema im Detail sehr umfangreich ist.
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Elektronische Formulare im Unternehmen
Differenzierung:
Formulare aus Kernprozessen
vollständige Abbildung in ERP, etc.
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Formulare aus Organisationsprozessen
vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlage
teilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus
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Elektronische Formulare im Unternehmen
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Elektronische Formulare im Unternehmen
Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?
Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer
klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig:
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häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess
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verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)
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Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
Ein elektronisches Formular ohne einen definierten
Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als
eine Druckvorlage !
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Der Weg zum elektronischen Formular /
Prozessmanagement
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Erstellung elektronischer Formulare „ohne“
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Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-
Abteilung
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dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird
schnell notwendig
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Plattform und Werkzeug für Formular- &
Prozessmanagement
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Formulare erstellen / bereitstellen
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ULC-Vortrag beim ConnectDay 2013 in Köln zu Prozessoptimierung auf Basis IBM Notes Domino und Connections

  • 1. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Prozessoptimierung auf Basis IBM Notes Domino und IBM Connections - Formular- & Prozessmanagement - Matthias Friedrich Geschäftsführer (E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de)
  • 2. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de ULC – Kurzvorstellung Leistungsportfolio: Fachthemen: Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, DMS/ECM, Social Busness, Web 2.0, Software-Individualentwicklung Infrastrukturthemen: Lotus Notes Domino, Datenarchivierung, -verschlüsselung, -sicherung und -sicherheit, Mobile Device Management Fakten: Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Lotus Notes Domino Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants "Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!" Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen
  • 3. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Einführung Ziele: Sensibilisierung für das Thema „Formular- und Prozessmanagement“ im Unternehmen Erkennen von Zusammenhängen zwischen Prozess- Management und Social Collaboration Kurzvorstellung ULC.Formular- & Prozessmanager - Nutzung in IBM Notes Domino und IBM Connections Wege: Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da das Thema im Detail sehr umfangreich ist.
  • 4. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Elektronische Formulare im Unternehmen Differenzierung: Formulare aus Kernprozessen vollständige Abbildung in ERP, etc. i.d.R. kein Handlungsbedarf Formulare aus Organisationsprozessen vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlage teilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus Notes / Domino)
  • 5. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Elektronische Formulare im Unternehmen Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele) Laufzettel „neuer Mitarbeiter“ Dienstwagenbuchung Dienstreiseantrag Reisekostenabrechnung Überstundenverwaltung Programmeinsatzverfahren …
  • 6. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Elektronische Formulare im Unternehmen Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ? Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig: Wasserfall-Prinzip) häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter) verteilte Organisationsstruktur (Filialen...) komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf …
  • 7. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement Ein elektronisches Formular ohne einen definierten Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als eine Druckvorlage !
  • 8. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement Definition Modell (Simulation) Bereitstellung Nutzung Überwachung Analyse Optimierung Business Process Management (BPM) ein stetiger Kreislauf
  • 9. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Erstellung elektronischer Formulare „ohne“ Programmierung Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- & Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV- Abteilung Aber: Gradwanderung Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse) dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird schnell notwendig Aus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !
  • 10. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Plattform und Werkzeug für Formular- & Prozessmanagement ULC.Formular- & Prozessmanager Formulare erstellen / bereitstellen Prozesse konfigurieren / abarbeiten Ohne Programmierkenntnisse Nutzer: Notes, Browser, Connections Trigger / automatische Aktionen Rollen / Rechte je Prozess individuell oder gemäß Orgastruktur Benachrichtigungen / Eskalation Generische Schnittstelle: Zugriff auf und Integration in Fremdanwendungen Prozesshistorie (Audittrail) Archivierung
  • 11. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Was hat Prozessmanagement mit Social Collaboration zu tun? 20% der Arbeit sind strukturierte, wiederkehrende Aktivitäten 80% der Arbeit sind unstrukturierte, einmalige bzw. Ad-Hoc Tätigkeiten
  • 12. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Usecases: Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit → Intranet 2.0 für alle ... Informationsplattform Kommunikationsplattform Kollaborationsplattform Integrationsplattform Prozessplattform Formularwesen Wissensmanagement Dokumentenmanagement Aufgabenmanagement Verbesserungswesen Projektmanagement
  • 13. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Module und Komponenten von Social Software am Beispiel von IBM Connections 4.5 Homepage Überblick über alle relevanten Aktivitäten im eigenen Netzwerk Blogs Ideen sammeln, eigene Ideen darstellen und von Anderen lernen Communitys Zusammenarbeit mit Kollegen, welche die gleiche Rolle oder Expertise teilen Dateien Bereitstellen, teilen und entdecken von Dokumenten, Präsentationen und mehr Micro-blogging Im Netzwerk mit Statusaktualisierungen um Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen. Profile Personen suchen und entdecken Wikis Inhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen Empfehlungen Mit Social Analytics entdecken, wen und was man noch kennen sollte Aktivitäten Arbeiten organisieren und das eigene Netzwerk einspannen Lesezeichen Speichern, teilen und entdecken von Lesezeichen Foren Ideen austauschen oder Fragen stellen, um vom Wissen Anderer zu profitieren Mobile Endgeräte Auf IBM Connections zu jeder Zeit, von überall mit Smartphones und Tablet-PC zugreifen Metrics Prüfen Sie Ihre Communities auf Vitalität Email & Kalender Emails und Kalender Einträge direkt in Connections bearbeiten
  • 14. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Social Collaboration + Business Prozess = Social Business Process Collaboration Prozesse Projekte Aufgaben / Tätigkeiten Analyse Reports / Empfehlungen Menschen
  • 15. ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager