Das Dokument beschreibt die Funktionen und Anforderungen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und ihre Relevanz für Unternehmen aller Größen, insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit an Dokumenten und Prozessintegration. Es hebt die Bedeutung aktueller DMS-Lösungen, wie die von eevolution dms, und spezifische Module zur Optimierung der Office-Produktivität hervor. Weiterhin werden Lizenzmodelle und praktische Ansätze zur erfolgreichen Implementierung von DMS-Projekten vorgestellt.

1. eEvolution DMS
Dokumenten Management
& Office Produktivität
Dipl. Ing. Jens Hampl

2. Dokumenten Management auch DMS
Dokumenten Verwaltungssystem
…bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung
elektronischer Dokumente.
…in der deutschen Sprache auch die Verwaltung
digitalisierter, ursprünglich papiergebundener
Schriftstücke in elektronischen Systemen
…und wird in einem erweiterten Sinn auch als
Branchenbezeichnung verwendet.
Quelle: Wikipedia 2013

3. Enterprise-Content-Management ECM
ist ein modernes Kunstwort.
- Enterprise steht für eine von allen Berechtigten
nutzbare Lösung. Gilt auch für Unternehmen im
weitesten Sinne - private Projekte, Vereine,
Anstalten des öffentlichen Rechts
- Content steht für beliebige Inhalte in
elektronischen Systemen.
- Management steht für die Verwaltung,
Verarbeitung und Kontrolle

5. Was kennzeichnet
bisherige DMS Systeme?

6. Die Verwaltung von Dateien in
Netzwerken
Systeme sind dokumentenorientiert
Zugriff, Verwaltung und Darstellung
erfolgen auf Basis von
Dokumentenmerkmalen.

7. Organisatorische Gesichtspunkte
wie gemeinsame Arbeiten mit
Dokumenten und das Einbinden in
Prozesse etc.
spielen bei den klassischen Produkten
keine Rolle!

8. Und was brauchen
die Unternehmen heute?

9. gemeinsames Arbeiten
mit Dokumenten /
Einbinden in Prozesse
Bildung von
Dokumentengruppen /
Containern
Versionsmanagement
und selbstbeschreibende
Dokumentenobjekte

10. Wer setzt DMS ein
und wer noch nicht?

11. …ist ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld
geworden ist
… auch bei kleinen und mittelständischen
Unternehmen
…. 56% der Unternehmen setzen aktuell
eine DMS-Standardsoftware ein.
…ca. 3 % setzen Eigenentwicklung ein .
Quelle: RAAD Research | 25.02.2009

12. Versteckte Prozess Potentiale
Quelle: IDC‘s Document Management Thought Leadership Survey, Feb. 2012

13. eEvolution DMS als
Standard Lösung !

14. eEvolution DMS als weiteres
Modul

15. Reiter in eEvolution Modulen
Connect Fenster für Aktionen
Drop Zone - einfache manuelle
Ablage
Deskbar – einfaches Suchen

16. eEvolution DMS Reiter!

17. eEvolution DMS Connect!
Aktionen zum Auftrag / Kunden, Bestellungen,
Produktion, Service, NUG
- Favoriten, Verlauf, schließt sich von allein
nach einiger Zeit, zentral für alle Clients konfigurierbar (user
configuration manager)

18. eEvolution DMS Drop Zone!
Manuelle Ablage von beliebigen Dokumenten durch drag & drop

19. eEvolution DMS Deskbar!
Freie Suchmöglichkeit im eEvolution DMS Kontext

20. Ablage der Dokumente im
eEvolution DMS Sharepoint

21. Ablage der Dokumente im
eEvolution DMS Sharepoint

22. Lizenzierung

23. eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates
eEvolution DMS, Serverlizenz 4.950,00 €
eEvolution DMS, Nutzerlizenz 100,00 €
eEvolution DMS Connect,
Basissystem inkl. Designer-Modul 1.850,00 €
eEvolution DMS Connect, Nutzer Lizenz 50,00 €
eEvolution DMS Connect - Office Productivity Kit
Serverlizenz, benötigt eEvolution DMS Connect 1.250,00 €

24. eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates
eEvolution DMS, Small Business Edition 10
Dokumenten Management Software 3.875,00 €
eEvolution DMS, Small Business Edition 20
Dokumenten Management Software 5.900,00 €
eEvolution DMS Connect, Small Business 10
Office Productivity Kit 2.250,00 €
eEvolution DMS Connect, Small Business 20
Office Productivity Kit 3.600,00 €

25. eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates
eEvolution DMS Application Template 750,00 €
eEvolution DMS
Branchen Template Handel 750,00 €
eEvolution DMS
Branchen Template Service 750,00 €
eEvolution DMS
Branchen Template Produktion 500,00 €
eEvolution DMS
Branchen Template NUG

26. Weitere Templates werden in 2013
erstellt:
eEvolution DMS Branchen Template REWE
eEvolution DMS Branchen Template
Technischer Handel / eCommerce…

27. LIVE DEMO durch
David Crowder

28. So gelingen DMS Projekte
Aufgaben-, Ziel-, Kennzahlen
definition

29. So gelingen DMS Projekte
Bestimmung von Begriffen und Inhalten

30. So gelingen DMS Projekte
Situationsanalyse erstellen
Welche Dokumente liegen vor? Woher kommen die Dokumente?
Welche Ablagesystematiken gibt es? Um welche Mengen wächst der Bestand?
Welche Verbesserungen sind möglich? Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf
die Dokumente, wer liefert überhaupt welche? (Quelle: pixelio)

31. So gelingen DMS Projekte
Fachkonzept erstelle & Inhalte abstimmen
- Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte).
- Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen.
- Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen.
- Relevante Abläufe und Vorgänge.
- Zugriffsberechtigungen / Zeitplan

32. So gelingen DMS Projekte
Systematische Kriterien Auswahl

33. So gelingen DMS Projekte
Umsetzung, Test, Pilotierung

34. So gelingen DMS Projekte
Übernahme in Produktivbetrieb
Prüfung des ROI Versprechens / kontinuierliche
Überwachung der Kennzahlen

35. Kümmern Sie sich um Ihr
DMS Projekt!
Vielen Dank - Jens Hampl
hampl@eevolution.de