Das Dokument behandelt die Vision und Potentiale des Enterprise Content Management (ECM), das als Strategie zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Unternehmensinhalten verstanden wird. Es werden verschiedene Komponenten und Trends innerhalb des ECM-Marktes diskutiert, sowie die Herausforderungen und Entwicklungen bei der Verwaltung unstrukturierter Daten. Der Fokus liegt auf der Notwendigkeit, ECM-Technologien einzuführen, um die Informationsflut effizient zu bewältigen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

1. ECM – Vision und Potentiale Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM Forum Zürich, 26.04.06 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. Agenda Einführung Von der Vision zur Lösung Komponenten des Enterprise Content Management ECM Markt ECM Trends Ausblick

3. Einführung

6. Wissensmanagement

9. Am Anfang war die Kommunikation

11. Schrift

12. Dokument

13. Archiv

14. Zeichen, Daten, Informationen und Wissen Marktmechanismen des Devisenmarktes Devisenkurs $1 = 0,86 € 0,86 „ 0“, „8“, „6“ und „,“ Vernetzung Syntax Zeichen Daten Information Wissen Beispiele Zusammenhänge Kontext Zeichenvorrat Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie

15. Records, Dokumente, Media Assets, Content Records Dokumente Media Assets Content Zeichen Daten Information Wissen

18. Babylonische Sprachverwirrung

19. © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow EDM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Scanning Media Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document Management ILM UDM Digital Asset Management MAM iECM IDOM EDM Enterprise Content Integration ECI CMS DRM REA Revisionssichere Archivierung E-Mail Management KM ERM IRS DM WCM DRT EDM Business Process Management BPM Capture Output Management Multi Channel Distribution Preservation EAkte TCM IDARS VCM DAM Elektronische Signatur eSignature Information Lifecycle Management Single Instance Archivierung Preservation Compliant Transaction Archiving CTA Electronic Records Management Single Source Publishing Workflow Wissensmanagement Collaboration Enterprise Content Management OMS

20. © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow ECM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Scanning Media Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document Management ILM UDM Digital Asset Management MAM iECM IDOM EDM Enterprise Content Integration ECI CMS DRM REA Revisionssichere Archivierung E-Mail Management KM ERM IRS DM WCM DRT EDM Business Process Management BPM Capture Output Management Multi Channel Distribution Preservation EAkte TCM IDARS VCM DAM Elektronische Signatur eSignature Information Lifecycle Management Single Instance Archivierung Preservation Compliant Transaction Archival CTA Electronic Records Management Single Source Publishing Workflow Wissensmanagement Collaboration Enterprise Content Management OMS ECM

21. © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow ECM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Scanning Media Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document Management ILM UDM Digital Asset Management MAM iECM IDOM EDM Enterprise Content Integration ECI CMS DRM REA Revisionssichere Archivierung E-Mail Management KM ERM IRS DM WCM DRT EDM Business Process Management BPM Capture Output Management Multi Channel Distribution Preservation EAkte TCM IDARS VCM DAM Elektronische Signatur eSignature Information Lifecycle Management Single Instance Archivierung Preservation Compliant Transaction Archival CTA Electronic Records Management Single Source Publishing Workflow Wissensmanagement Collaboration Enterprise Content Management OMS ECM

23. ECM-Puzzle

24. ERP CRM CMS

25. E RP C R M CM S ECM

26. AIIM International, 2001 Unstructured Content Data Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE

27. Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.

28. Enterprise Content Management ist eine Strategie oder Vision , kein einzelnes Produkt!

29. AIIM International ERP Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business AP/AR RM/A CRM HRM ECM als Unternehmensinfrastruktur Enterprise Enterprise Applications Applications Enterprise Enterprise Content Content Management Management Infrastructure Infrastructure Integration Integration

30. AIIM International ERP Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Enterprise Applications Applications Enterprise Enterprise Content Content Management Management Infrastructure Infrastructure Integration Integration

31. AIIM International ERP Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business AP/AR RM/A CRM HRM ECM Basisidee # 1 Integrative Middleware Enterprise Enterprise Applications Applications Enterprise Enterprise Content Content Management Management Infrastructure Infrastructure Integration Integration

32. AIIM International ERP Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business AP/AR RM/A CRM HRM ECM Basisidee # 2 Unabhängige Dienste für alle Anwendungen Enterprise Enterprise Applications Applications Enterprise Enterprise Content Content Management Management Infrastructure Infrastructure Integration Integration

33. AIIM International ERP Web Content Management Doc Mgmt Imaging Domino Exchange RDMS File System Workflow Collaboration Data Warehousing Mining EAI E-Business AP/AR RM/A CRM HRM ECM Basisidee # 3 Einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Enterprise Enterprise Applications Applications Enterprise Enterprise Content Content Management Management Infrastructure Infrastructure Integration Integration

34. Komponenten

35. CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Das ECM-Komponenten-Modell

36. CAPTURE Input Management Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

37. CAPTURE Manuelle Generierung Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

38. CAPTURE Systemgenerierung Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

39. CAPTURE Erkennung Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

40. CAPTURE Formularverarbeitung Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

41. CAPTURE COLD Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

42. CAPTURE Indexierung & Klassifikation Input Barcode COLD/ERM E-Billing Aggregation Financial Applications XML Forms Processing E-Forms/Web-Forms ERP Application created OMR Microfilm ICR Rich Media HCR Form OCR Office Documents Indexing Input Designs Categorization Recogniton Human created

43. MANAGE WCM RM WF/ BPM DM Collab

44. MANAGE Document Management STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

45. CAPTURE Collaboration STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammen- führung

46. MANAGE Web Content Management STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

47. MANAGE Records Management STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung

48. MANAGE Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Paralleles und sequentielles Bearbeiten Mitzeichnung Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM RM WF/BPM DM Collab

49. STORE Repositories Library Services Technologies

50. STORE File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Repositories

51. STORE Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Library Services

52. STORE Technologies Magnetic RAID SAN NAS Optical OD DVD CD Tape

53. STORE Repositories Library Services Technologies ILM Information Lifecycle Management

54. PRESERVE Langzeitarchivierung Archiv Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

55. PRESERVE Langzeitarchivierung Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk)

56. PRESERVE Langzeitarchivierung Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) Werden physische „True“ WORM Medien überhaupt noch gebraucht?

57. PRESERVE Langzeitarchivierung Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) Werden physische „True“ WORM Medien überhaupt noch gebraucht? Alternativen WORM-Tape Festplatten mit WORM-Verfahren

58. PRESERVE Langzeitarchivierung Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) Werden physische „True“ WORM Medien überhaupt noch gebraucht? Alternativen WORM-Tape Festplatten mit WORM-Verfahren Revisionssicherheit: Das Archivierungsverfahren an sich muss sicher sein

59. PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung Langzeitverfügbarkeit impliziert kontinuierliche Migration

60. DELIVER Output Management

61. DELIVER Transformation

62. DELIVER Security

63. DELIVER Distribution

64. CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/BPM DM Collab Das ECM Modell 2003 Das ECM Haus 2005

65. Das ECM Haus 2005

67. DAM Digital Asset Management E-Mail Management EAI Enterprise Application Integration Search/Retrieval Content Integration Backup/Recovery Longterm Archival Migration Localization DRM Digital Rights Management Was ist neu im ECM-Portfolio?

70. Trends im Markt für Enterprise Content Management

73. ECM Suiten ECM Komplettsysteme ECM Komponenten & Dienste

74. Forrester Forrester

76. Gartner

78. PROJECT CONSULT

81. Im Fokus: Der Anwender

86. Anwenderthemen 2005 / 2006 Rechtssichere elektronische Archivierung Virtuelle elektronische Akten Einheitlicher Posteingangskorb für alle Informationen Entlastung für E-Mail und ERP Personal- und Kostenersparnis durch Workflow und BPM Bessere Erschließung bereits vorhandener Informationen Effiziente Posteingangsverarbeitung Elektronische Signatur (in bestimmten Branchen) Ablösung von Insellösungen und Migration Konsolidierung von IT, Software und Speichersystemen

87. 31 31 40 33 36 27 Höhere Gewinne, bessere Performance 2 6 3 10 4 6 Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit 10 15 31 10 19 18 Kostenreduzierung 21 13 2 3 9 17 Compliance 4 17 7 24 14 14 Verbesserter Kundenservice 13 4 5 8 6 9 Schnellere Reaktionsfähigkeit 13 4 3 3 3 4 Risk Management 6 10 5 6 6 5 Effizienzsteigerung CAN UK D BRA IRE USA (Quelle: AIIM International) Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)

88. Compliance

89. ,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years , or both." (Sarbanes-Oxley Act of 2002, Sec. 802, §1519)

90. 31 31 40 33 36 27 Höhere Gewinne, bessere Performance 2 6 3 10 4 6 Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit 10 15 31 10 19 18 Kostenreduzierung 21 13 2 3 9 17 Compliance 4 17 7 24 14 14 Verbesserter Kundenservice 13 4 5 8 6 9 Schnellere Reaktionsfähigkeit 13 4 3 3 3 4 Risk Management 6 10 5 6 6 5 Effizienzsteigerung CAN UK D BRA IRE USA (Quelle: AIIM International) Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)

91. 31 31 40 33 36 27 Höhere Gewinne, bessere Performance 2 6 3 10 4 6 Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit 10 15 31 10 19 18 Kostenreduzierung 21 13 2 3 9 17 Compliance 4 17 7 24 14 14 Verbesserter Kundenservice 13 4 5 8 6 9 Schnellere Reaktionsfähigkeit 13 4 3 3 3 4 Risk Management 6 10 5 6 6 5 Effizienzsteigerung CAN UK D BRA IRE USA (Quelle: AIIM International) Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)

92. Trends

94. ECM Outputmanagement Storage/Archivierung Hardware Database ERP-Workflow/ Records Manag. WCM/Portal Integration Lösungsanbieter im Wettbewerb Collaboration

95. "Traditionelle" DMS und ECM Anbieter

96. Internationale ECM Anbieter IBM FileNet EMC Documentum OpenText Hummingbird, Mobius, BancTec, OnBase und andere

97. Deutsche ECM Anbieter Ceyoniq d.velop Docuware Easy ELO Optimal Systems Saperion SER und rund 50 weitere

98. Die "Angreifer"

99. Collaboration Microsoft Vista mit Workflow, Sharepoint Portal Server, InfoPath, Exchange IBM Websphere, Domino Oracle 10g Content Services , Workflow Bürokommunikation Office Betriebssystem

100. Output Management Adobe Betasystems ISIS XEROX und andere Print Document Management COLD Multi Channel Single Source Publishing

101. „ Drucker“-Hardware XEROX CANON Brother Lexmark Ricoh und andere Multifunktions- Drucker-Kopierer- Fax-Scanner

102. Datenbanken IBM Oracle Microsoft und andere "BLOB" Speicherung Media Asset Management

103. Speichersystemanbieter EMC HDS HP IBM NetApp SUN und andere ILM Information Lifecycle Management Archivierung

104. Systemhäuser immer mehr … Branchenlösungen

105. ERP Standardsoftware SAP Oracle Sage und andere Records Management Workflow

106. Web Content Management Vignette Stellent Interwoven und viele andere … und auch Open Source … WCM e-Business ECM

107. Der Markt wächst stürmisch…

108. Der Markt wächst stürmisch… Das Wachstum verteilt sich jedoch auf viele alte und neue Anbieter

110. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

111. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Ausblick (e)

112. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Heute

113. ~ 1 ~

116. Informationsflut

117. Der Content “Big Bang“ 40.000 v.C Höhlen- malerei Werkzeuge 105 Papier 3500 Schrift 1947 Tran- sistor 1950 Computer Späte 1960s Internet 1870 Elektrizität, Telefon 1450 Druck 1993 Das Web 2004 36 Mrd 2003 24 Mrd 2002 12 Mrd 2001 6 Mrd 2000 3 Mrd 2005 52 Mrd Gigabyte

118. 2002 12 Mrd Unstrukturierte Daten wachsen schneller als strukturierte Unkontrollierte Redundanz „ Was war eigentlich das Original?“

119. Die Einführung von Enterprise Content Management ist nicht mehr eine Frage des "Ob", sondern nur noch des "Wie" und "Wann"!

122. ~ 2 ~

124. Gefesselt durch Qualität und Verfügbarkeit von Information

125. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

126. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 ~ 3 ~

127. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Ein Problem unserer Generation:

128. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Der Wechsel von einer physisch greifbaren in eine virtuelle Welt.

131. Morgen

132. Das Füllhorn der Zukunft

133. ~ 1 ~

134. ECM ist Infrastruktur auf Betriebssystemebene

135. ~ 2 ~

136. Probleme der Langzeitarchivierung sind gelöst

137. ~ 3 ~

138. Der Computer überflügelt den Menschen

139. Exponentielles Wachstum in der Computertechnik

140. Ob diese Technologien dann immer noch ECM heißen ... Ob wir dann glücklicher sind ... Ob wir mit Information verantwortungsvoller umgehen ... Ob Information jedem zur Verfügung steht ... Das sind ganz andere Fragen!

141. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Vielen Dank!

142. Handout und Folien dieses Vortrags sowie unseren Newsletter mit den Markt- übersichten finden Sie auf unserer Webseite: www.PROJECT-CONSULT.com Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com