Was ist ECM und wie wird ECM für mittelständische Unternehmen zum Erfolgsfaktor?

1. Enterprise Content Management (ECM) als Erfolgsfaktor fürmittelständische Unternehmen. forconference 2009 Berlin, 10. November 2009

2. Enterprise Content Management (ECM). Definitionsversuch. 2 2 forconference 2009 www.pentadoc.com

3. “Wir hungern nach Wissen und ertrinken in Informationen.” Zitat des amerikanischen Trendforschers John Naisbitt 3 forconference 2009 www.pentadoc.com

4. Wachstumsprognose Digitale Informationen bis 2010 Fast 1 Zetabyte Quelle: IDC, “The Expanding Digital Universe,”, März 2007 4 forconference 2009 www.pentadoc.com

5. Wachstumsprognose Digitale Informationen bis 2010 Fast 1 Zetabyte Quelle: IDC, “The Expanding Digital Universe,”, März 2007 5 forconference 2009 www.pentadoc.com

6. Wachstumsprognose Digitale Informationen bis 2010 Mitarbeiter verbringen fast 500 Stunden jährlich bzw. 25% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Akten und anderen Unterlagen! Quelle: Consulting International Fast 1 Zetabyte Quelle: IDC, “The Expanding Digital Universe,”, März 2007 6 forconference 2009 www.pentadoc.com

7. Wer oder was ist überhaupt ECM? Der „Rolls Royce“ unter den Espressomaschinen! ECM steht für: Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und Klassik EducazioneContinua in Medicina Willkommen bei ECMUniversität für angewandte Kunst Wien Institut für Kunst- und Kulturwissenschaften, Kunstpädagogik. 7 forconference 2009 www.pentadoc.com

8. So kann man ECM nicht erklären! Quelle: AIIM, Association for Information and Image Management forconference 2009 www.pentadoc.com 8

9. Haben Sie noch den Durchblick ??? Dokumentenmanagement Knowledgemanagement Informationsmanagement Enterprise Content Management Enterprise Document Management Content Management Web Content Management Document Lifecycle Management Vorgangsmanagement Content Lifecycle Management DMS WMS EDMS ECM ILM NCI CI EAI COLD ERP OCR ICR ASP CRT DRT HTML XML WORM Document Related Technologies Groupware Document Image Prozessing Coded Information Computer Output on Laser Disk Information Warehouse Document Warehouse Non Coded Information Information Livecycle Management Archiv Web-Services Content Related Technologies Document Capture Archivsystem Enterprise Application Integration Jukebox Workflow DMS – ECM – quo vadis? 9 forconference 2009 www.pentadoc.com

10. ECM - Enterprise Content Management StrukturierteInformationen UnstrukturierteInformationen Informationen forconference 2009 www.pentadoc.com 10

11. Wissen steckt in den Köpfen. Wissen bestimmt unser Handeln. Geschäfte basieren auf dem Wissen der Mitarbeiter.Jeder Mensch handelt meistens nicht für sich allein, sondern im organisatorischen Umfeld. Wissensaufbau basiert auf Informationen Best PracticesWir reduzieren die Komplexität neuer Informationsaufnahme indem wir neue Informationen zunächst mit bekannten Schablonen vergleichen und diese zuordnen. Wissensaustausch, bzw. Informationsaustausch findet über Kommunikation statt. Wissensverteilung in Unternehmen: 24% auf Papier 34% auf elektronischen Dokumenten 42% in den Köpfen der Mitarbeiter forconference 2009 www.pentadoc.com 11

12. Wissen steckt in den Köpfen. Wissen bestimmt unser Handeln. Geschäfte basieren auf dem Wissen der Mitarbeiter.Jeder Mensch handelt meistens nicht für sich allein, sondern im organisatorischen Umfeld. Wissensaufbau basiert auf Informationen Best PracticesWir reduzieren die Komplexität neuer Informationsaufnahme indem wir neue Informationen zunächst mit bekannten Schablonen vergleichen und diese zuordnen. Wissensaustausch, bzw. Informationsaustausch findet über Kommunikation statt. Wissensverteilung in Unternehmen: 24% auf Papier 34% auf elektronischen Dokumenten 42% in den Köpfen der Mitarbeiter forconference 2009 www.pentadoc.com 12 47% der Mitarbeiter vertrauen den Informationen nicht 42% der Führungskräfte nutzen mindestens einmal pro Woche falsche bzw. überholte Informationen 59% der Mitarbeiter liegen Informationen nicht vor, die sie benötigen 37% der CIO‘s glauben genügend und aktuelle Informationen zu besitzen um den Betrieb zu leiten. Quelle: AIIM SURVEY, ACCENTURE SURVEY

13. Wissen steckt in den Köpfen. forconference 2009 www.pentadoc.com 13 Kommunikation vernetzt Menschen und ermöglicht den Wissensaustausch Wissen entsteht durch Erkenntnisgewinn oder durch Kombination von Informationen mit vorhandenem Wissen Information ist das Transfermedium für Wissen

16. „ECM-Strategien müssen sich an der Unternehmensstrategie orientieren und festmachen.“ (Bereichsleiterin Betriebsorganisation eines Versicherungsunternehmens) Unternehmensziele Mehr Kunden bei besserem Service Neue innovative Produkte Erhöhte Rendite bei Kapitalanlagen Kostenreduktion 16 forconference 2009 www.pentadoc.com ECM als Basis für die Erreichung strategischer Unternehmensziele.

17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Guido SchmitzMitglied des Vorstandes M +49 (0)173 94 56 896 guido.schmitz@pentadoc.de Pentadoc AGDeutschlandKastor & PolluxPlatz der Einheit 1D-60327 FrankfurtT +49 (0) 69 - 975 03 482F +49 (0) 69 - 975 03 200info@pentadoc.com 17 17 forconference 2009 www.pentadoc.com