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Entscheiderforum
Information Management
zwischen Inhouse und
Cloud
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
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Neue Entwicklungen im
Inormation Management
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Aktuelle Entwicklungen im
Information Management
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Zürich, 01.06.2010
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
• Einführung: Von ECM Enterprise Content Management zu
EIM Enterprise Information Management
• Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des
Flaschenhalses der Erfassung und der
Informationserschliessung
• Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM?
• ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte
revolutionieren den Markt
• Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für
eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur
• Sichere Archivierung: Neue Bedeutungen im Zeitalter von 2.0
• Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt -
moderne Software verändert Umgang mit Information und
menschliches Verhalten
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Inormation Management
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Unternehmensberatung
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Agenda
• Einführung: Von ECM Enterprise Content Management zu
EIM Enterprise Information Management
• Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des
Flaschenhalses der Erfassung und der
Informationserschliessung
• Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM?
• ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte
revolutionieren den Markt
• Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für
eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur
• Sichere Archivierung: Neue Bedeutungen im Zeitalter von 2.0
• Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt -
moderne Software verändert Umgang mit Information und
menschliches Verhalten
Letztlich geht es darum,
wie man mit Information
Management die
wachsende Flut an
Informationen in den
Griff bekommt.
Einführung
Von ECM
Enterprise Content Management
zu EIM
Enterprise Information Management
AIIM Modell für
ECM Enterprise Content Management
ECM Definition
“Enterprise Content Management is the
Strategies, Methods and Tools used to
Capture, Manage, Store, Preserve, and
Deliver Content and Documents related to
Organizational Processes.”
AIIM Association for Information and Image Management International, 2008
ECM Enterprise Content Management ist
auf Grund
• der Unterstützung individueller
Unternehmensprozesse,
• der Integration mit anderen
Anwendungen,
• lokaler Informationserfassung und
• der organisatorischen Einbettung in das
Unternehmen
eine typische „Inhouse“-Anwendung.
ECM als eigenständige,
als führende Anwendung?
ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen,
wo es um dokumentenorientierte
Bearbeitung geht, als führende
Oberfläche akzeptiert werden, z.B. als:
• virtuelle Akte,
• bestimmter Typ von Workflow,
• einheitlicher Posteingangskorb,
• anwendungsunabhängiger
Archivzugang.
Enabling
&
Dienste
Nutzung von ECM-Funktionalität
über integrierte Funktionen und
Aufrufe direkt aus der führenden,
vom Anwender für seine Tätigkeit
am häufigsten genutzten
Anwendung heraus.
Ergänzung von vorhandenen
Anwendungen um
Dokumentenmanagement-Funktionen
auf Client- und/oder Serverebene, damit
mit gleicher Funktionalität die gleichen
Informationen und Dokumente aus
verschiedenen Applikationen heraus
genutzt werden können.
ECM verschwindet im Bauch
anderer Anwendungen.
ECM ist so nicht mehr als
eigenständige Anwendung
für den Nutzer sichtbar.
ECM-Funktionalität muss in jeder
Anwendung integriert zur Verfügung
stehen.
Irgendwann reduziert sich dann
die Funktionalität auf die „drei Knöpfe“:
• Informationen speichern,
• Informationen wiederfinden,
• Informationen strukturiert bereitstellen.
Paradigma
ECM = Unternehmenssoftware
ECM-Software ist relativ komplex, besonders
wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss
Anwender schulen, damit die Software optimal
genutzt werden kann.
Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus –
die Software ist für Unternehmen und die
Nutzung im Unternehmen ausgelegt.
ECM richtet sich an den professionellen
Anwender, der geschult wird, der ständig mit der
Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner
Arbeitsumgebung betrachtet.
Paradigmenwechsel
Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von
uns hat soviel Informationen, dass sie nicht mehr
mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden
können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player,
TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder.
Bisher haben die ECM-Anbieter den
Massenmarkt komplett übersehen – oder
übersehen wollen. In dem Maße, wie die
Unterschiede zwischen der Nutzung von
Software im Unternehmen und Zuhause
verschwinden, muss sich auch ECM auf neue
Benutzergruppen einrichten.
Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung
Zum Ersten …
ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote:
• Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf
Basis des Browsers
• Keine eigene Installation von Software
• Bedarfsorientierte Nutzung von
Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten
• Reduzierte Komplexität
• Weite Verbreitung
• Ortsunabhängige Nutzbarkeit
• Medium-Unabhängigkeit
Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung
Zum Zweiten …
ECM im privaten Raum –
Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder,
Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank:
• Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc.
• Verwaltung von Downloads wie Webseiten,
Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc.
• Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten
Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc.
• Verwaltung von eigenen und fremden
Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc.
• Management der Sicherung aller Informationenlokal oder
mit Backup über das Internet
Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung
Zum Dritten …
ECM in der Kommunikation –
Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet, eBook, Net-PC,
Digital Paper und Handtaschen-PC:
• Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail, etc.
• Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus
dem Unternehmens-ECM
• Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und
Signierung von elektronischen Dokumenten
• Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-
Media und anderen Dokumenten nebst
Archivierung, Recherche, Workflow, etc.
• Collaboration im Kleinen
Ein Blick auf aktuelle Marktdaten:
Die AIIM Industry Study 2010.
• Weit über die Hälfte der Befragten Unternehmen
gaben ein „Content Chaos“ an, das ohne ein
ECM-System nicht mehr zu kontrollieren ist.
• Nicht ganz 30% wollen zudem ihre
Wissensbereitstellung für ihre Mitarbeiter
maximieren.
(c) AIIM Industry Study 2010
Welches sind die beiden wichtigsten Gründe, die
ihr Unternehmen dazu gebracht haben ein ECM
System zu errichten?
© AIIM 2010
Enterprise Scale
• Über die Hälfte, der befragten Unternehmen, gehen
von „Fachbereich-Informationssilos“ zu ECM über.
• 12% der Unternehmen haben bereits eine
„Enterprise Scale“ oder eine vergleichbare
unternehmensweite Einsetzbarkeit.
• 28% sind dabei eine „Enterprise Scale“ oder
unternehmensweite Fähigkeit zu implementieren.
© AIIM Industry Study 2010
Die Zukunft von ECM
Heute:
„Der Einsatz von Enterprise Content
Management ist längst nicht mehr
eine Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch
des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“
Die Zukunft von ECM
Morgen:
“ECM hat als eigenständige Kategorie
keine Zukunft –
es wird im Informationsmanagement
aufgehen.”
Selbsterfüllende Prophezeiung:
Zusammenführung strukturierter und
unstrukturierter Informationen
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
EIM Enterprise Information Management
PROJECT CONSULT Definition
• EIM Enterprise Information Management steht für
die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen
im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer,
Autor, erzeugendem System, Anwendung und
Zeit.
• EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von
Enterprise Content Management, Enterprise
Search, Business Process Management, Data
Warehousing, Business Intelligence,
Wissensmanagement und Information Lifecycle
Management.
Standardsoftwareanbieter
Früher setzten ECM-Spezialisten die Trends.
Heutzutage setzten die
Standardsoftwareanbieter mit Hilfe ihrer
weiten Verbreitung und Marktmacht
die Trends!
Die Richtung für ECM (und EIM) wird von
großen Anbieter von Standardsoftware wie
Microsoft, IBM, Oracle, SAP, Open Text und
EMC vorgegeben.
In der zweiten Reihe warten bereits die
SaaS-Anbieter.
ECM-Suiten der Großen sind deshalb aber
nicht gleich besonders gut oder vollständig
integriert.
ECM ist bei den großen Anbietern eines von
vielen Themen, neben Office, E-Mail, CAD,
CRM, Datenbanken, PLM usw.,
bis hin zu einem breiten Portfolio von
Anwendungen und gegebenenfalls
Hardwarekomponenten,
Folge:
Keine Fokussierung wie der
spezialisierte Mittelstand, aber
Global Services,Lizenzpolitik und
zahllose Vertriebs- und
Realisierungspartner sorgen für eine
weite Verbreitung.
Ein aktuelles Beispiel:
Microsoft,
12.05.2010.
Sharepoint 2010
ECM oder Nicht-ECM?
… das ist hier die Frage!
Sharepoint definiert
ECM einfach neu …
Sharepoint 2007 war ein Marktöffner.
Die ECM-Branche profitierte von der
Lieferung von Zusatzfunktionalität.
Sharepoint 2010 ist Collaboration,
Integration und auch ECM …
zwar nicht vollständig, aber für viele
Anwender ausreichend.
Bewertung der ECM-Funktionalität des MOSS 2007
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Capture
Store
Deliver
Preserve
DM
Collaboration
WCMRM
WF/BPM
E-Mail-
Management
DAM
Search
Portal
MOSS 2007
als ECM-Lösung
Bewertung der ECM-Funktionalität des Sharepoint 2010
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Capture
Store
Deliver
Preserve
DM
Collaboration
WCMRM
WF/BPM
E-Mail-Management
DAM
Search
Portal
Neuheiten von Sharepoint 2010:
• Alle vorangegangenen Versionen von Microsoft Office
werden unterstützt
• Größere Dokumenten-Bibliotheken und Listen
• Einführung von Social Tagging, siteübergreifende
Taxonomien
• Integration von Web2.0 / Social Media-Features (Tagging,
Ranking, Podcasts, neue MySite mit Infos über Aktivitäten
aus meinem sozialen Netzwerk)
• Dokumenten Sets: eine Kollektion von Dokumenten wird
als Objekt angeboten
• Web Publishing: Neue Browser-GUI zum Editieren im
Office2010-Stil
• Autoren-Aufgaben werden noch einfacher, Inhalte können
schneller geändert werden, verbesserter Publizierungs-
Workflow
Neuheiten von Shareoint 2010:
• Digital Asset Management: Thumbnails, Metadaten und
Ranking bei Multimedia-Dateien Deployment
• Governance und Records Management: location-based file
plans, multi-stage dispositions, in-place records and
ediscovery
• Monitoring von Traffic und Suchanfragen
• Integration mit der High End-Suchmaschine von FAST
Search
• Tags und Notizen lassen sich in Dokumenten suchen
• Zu den Funktionen der persönlichen „My Site“ gehört ein
Silverlight-basierter Unternehmens-Browser
• Zu den neuen Sharepoint-APIs gehören unter anderem die
für die Anbindung an AJAX, Silverlight und Language-
Integrated-Query (LINQ)
• Eine weitere Sharepoint-Version speziell für Internet-Seiten
soll zur Markteinführung des Produkts verfügbar sein
• 32% der Befragten verwenden SharePoint
2007.
• 21% implementieren es zurzeit.
• Dies macht mit 53% über die Hälfte aller
Befragten Unternehmen aus, im letzten Jahr
waren es gerade 42%.
• 21% haben Pläne in den nächsten 12-18
Monaten SharePoint 2007 zu
implementieren.
• Innerhalb der nächsten 18 Monate wollen
zudem 45% auf SharePoint 2010
umsteigen.
© AIIM Industry Study2010
Für welche Anwendungen wird noch ein
zusätzliches ECM-System benötigt?
Welches der folgenden Beispiele würde am besten
den derzeitigen oder den geplanten Einsatz von
Sharepoint 2007 in Bezug auf ihre bestehenden
ECM-, DM- und RM-Suiten in ihrer Organisation
beschreiben?
© AIIM Industry Study 2010
Sharepoint Services sind Bestandteil von
Microsoft Office.
ECM wird zwischen ERP-Systemen
einerseits und SharePoint/Office
andererseits „eingeklemmt“.
ECM-Anbieter haben bereits ECM
Zusatzkomponenten für Sharepoint
2010 angekündigt.
Und … Sharepoint wird es auf Azure auch
in der Cloud geben.
Die Folge für ECM:
• ECM wird Infrastruktur.
• ECM-Anbieter werden zu
Subsystemlieferanten, deren
USPs langsam aber sicher
dahinschmelzen
… gleich der nächste Trend hinterher:
E 2.0
Enterprise 2.0
Enterprise 2.0 is the use of emergent social
software platforms within companies, or between
companies and their partners or customers.
„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine
Anspielung darauf, dass Social Software
zunehmend auch im Unternehmenskontext zum
Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in
Unternehmen (positiv) beeinflusst.“
Web 2.0 ist inzwischen als Enterprise 2.0
in den Unternehmen angekommen.
Nutzung von Wikis, Foren, Blogs, Social
Software, Tagging, Microblogging, RSS
usw. greift nicht nur auf Intranets, sondern
auch in Geschäftsanwendungen über.
Wie im Internet verändert sich auch in
den Unternehmen der Umgang mit
Information.
Dem muss auch ECM Rechnung tragen:
• Archivierung der 2.0-Inhalte
(mit allen Problemen) .
• ECM-Integration in Portale.
• Bereitstellung von Diensten für die
neuen Umgebungen.
Wie werden die folgenden Content-Typen in ihrer
Organisation gemanagt und archiviert?
© AIIM 2010
• Twitter- sowie externe Blog-Posts werden in den
Unternehmen fast gar nicht archiviert oder
aufbewahrt.
• Instant Messages werden mit 16% in den
Unternehmen ebenso kaum archiviert.
• Allgemein lässt sich auch erkennen, dass
Management-Systeme für bestimmte Datei-
Typen wie E-Mails, Web Pages, Audio und
Video präferiert werden, statt die sinnvollere
Eingliederung in ein ECM-System.
© AIIM 2010
Apps und Mobilität
Apps sind Wiedergeburt des Fat
Client in mikroskopischer Form.
Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich
nicht nur bei Apple das Thema
Mobilität.
Die Nutzung des Internets über Mobile
Devices, Smartphones, xyzPads und andere
mobile Services erzeugt auch Druck für ECM:
Nutzeroberflächen verändern sich und
damit auch die Erwartungen der Anwender,
wie Software zukünftig bedient werden soll.
Auch ECM-Services wie E-Mail-
Archive, elektronische Akten und
Workflows können mit Hilfe von Apps
genutzt werden.
Viele ECM-Anbieter haben daher Apps
für iPhone oder iPad.
Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran
messen lassen müssen, dass sie nicht nur
von professionellen Anwendern, sondern von
jedem beliebigen Menschen bedient werden
können müssen.
Maßstab wird die Bedienung des
Fernsehers, des Mobiltelefons oder der
Musikanlage zu Hause sein!
Klassifikation & Semantic Web
Automatisierung
Automatisierung überwindet den
Flaschenhals der Informationserfassung
und der Informationserschließung.
Automatisierung führt außerdem
Informationen im Sachzusammenhang
zusammen und bildet diese entsprechend
den Berechtigungen, Aufgaben und
Bedürfnissen des Anwenders ab.
Automatische Klassifikation
Input Management
Automatische Klassifikation
Retrieval
Im semantischen Web wird
alles klassifiziert und
automatisch in Bezug
gesetzt.
Hier stehen wir erst ganz
am Anfang.
Automatisierung wandelt sich von einer
Unterstützungsfunktion zu einer Kontroll-
und „Bevormundungsfunktion“.
Cloud
„Neue“ Konzepte
revolutionieren den Markt
Was ist „neu“?
Es gab bereits früher Hosting, Outsourcing,
ASP Application Service Providing und
andere, dem SaaS-Modell vergleichbare
Ansätze.
IaaS
The Cloud
Infra-
structure
as a
Service
IaaS
IaaS
Infrastructure as a Service
• stellt sämtliche Infrastruktur zur Verfügung wie zum
Beispiel Archivierungs- oder Backup-Systeme
• Service bietet eine Auswahl von virtuellen
Ausführungsumgebungen wie Hardware,
Rechenleistung, virtuellen Maschinen mit
Betriebssystemen und virtuellen Desktops an.
• Vorteil gegenüber traditionellen Datencentern ist die
Skalierbarkeit
• Anwendungen: Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)
PaaS
The Cloud
Platform
as a
Service
PaaS
Paas
Platform as a Service
• Plattform wird über das Web zur Verfügung gestellt
• diese dient zum Aufbau und zur Ausführung von
benutzerdefinierten Anwendungen
• Anwendungsentwicklung und – bereitstellung
• Anwendungen: Microsoft Azure, Amazon SimpleDB,
Amazon Simple Queue Service (SQS), Amazon Simple
Storage Service (S3), PayPal
SaaS
The Cloud
Software
as a
Service
SaaS
SaaS
Software as a Service
• Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen
• Ähnelt dem ASP Application Service Providing
• Unternehmen können über SaaS Software-
Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen
• In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-Lösungen
hohe Flexibilität
• Durch die steigenden Ansprüchen an die Performance
von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch
von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die
Kontrolle und das Management der Anwendungen und
Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet
The Cloud
Infra-
structure
as a
Service
IaaS
Amazon Elastic
Compute Cloud
(EC2)
Platform
as a
Service
PaaS
Microsoft Azure
Amazon SimpleDB
Amazon Simple Queue
Service (SQS)
Amazon Simple Storage
Service (S3)
PayPal
Software
as a
Service
SaaS
Apple Apps
Google Apps und
Wave
Salesforce
Inhouse versus Cloud
Public Cloud versus Private Cloud
Cloud Technologien können auch
„Inhouse“ benutzt werden.
SaaS gibt es nicht nur in der Public Cloud
sondern auch, bei geeigneter technischer
Abgrenzung, als „Private Cloud“ oder
„Community Cloud“.
Argumentation Inhouse vs. Outsourced
bei ECM Enterprise Content Management
Inhouse Outsourced
Dokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?
Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?
Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität
Kosten
(Einmalinvestition, Wartung und
Personal)
Kosten
(Kontinuierlich für Verarbeitung
und ggf. Zugriff)
Kostenreduzierung bis zu 50%
Mehr Effizienz
Keine aufwendige IT
Im ECM Umfeld gibt es nur sehr wenige
und nur Teilbereiche abdeckende
SaaS-Angebote.
Outsourcing ist bei der Erfassung von
Informationen und bei der Archivierung
verbreitet.
Betreiben sie Outsourcing für eine der folgenden
ECM-Funktionalitäten? (beachtet nicht jene, die
planen, diese Services aufzugeben)
© AIIM 2010
Haben sie Pläne eine Cloud-Lösung oder Cloud
Storage für ihr DM und RM zu verwenden?
© AIIM Industry Study 2010
Gartner (2009) ist der Überzeugung,
dass im Jahr 2014
25% aller Anwendungen in den Unternehmen
als SaaS genutzt werden.
Cloud Computing Chancen
• Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen
• Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit
• Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen
• Aufwandersparnis bei Programmupdates
• Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen
• Kostenkontrolle durch Pay-for-use
Microsoft und Google integrieren ECM-
Funktionalität in ihre SaaS-Office-Angebote:
Archivierung, Dokumentenmanagement,
Collaboration und Enterprise Search.
Cloud Computing Risiken
• Provider
• Vertrauen
• Kontrolle
• Abhängigkeit
• Zuverlässigkeit der Cloud
• Engpässe in der Datenübertragung
• Rechte an den Inhalten
• Software Lizenzen
• Rechtliche Zulässigkeit
SaaS funktioniert dann gut,
wenn alles in der Cloud läuft.
Die Probleme beginnen, wenn lokale
Anwendungen über Schnittstellen
angebunden und synchron gehalten werden
müssen.
Gartner 2009:
Nur die großen SaaS- und Cloud-Anbieter
werden überleben!
Letztlich ist alles eine Frage des Vertrauens!
Governance, Risk Management
& Compliance
Ein Ansatz für eine einheitliche,
transparente Informations-Infrastruktur
Bisheriger Ansatz:
• Governance, Risk Management und
Compliance als einzelne Säulen
• Aufteilung auf verschiedene Rollen und
Bereiche
• Umsetzung in spezifischen Lösungen
GRC-Ansatz:
• Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung
der Anforderungen
• Technische Infrastruktur zur
• Implementierung und Überwachung von
Prozessen
• Definition und Kontrolle von Risiken
• Dokumentation und Archivierung von
Geschäftsvorfällen
GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als durchgängiges
Vorgehensmodell
Compliance: Grundsätzliche Kriterien
• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit und
der Rückholbarkeit ihrer elektronischen
Dokumente und E-Mails?
(Percent slightly or not at all confident)
© AIIM 2010
Verantwortung auf der Vorstandsebene
• Im Vergleich zu anderen Unternehmensapplikationen
gibt es für ECM keine bestimmte Position oder einen
„Ownership“
• In 28% der Unternehmen übernimmt der CIO den
„Ownership“ von ECM.
• In 15% der Unternehmen gibt es spezielle Cief
Records Officers (CRO) oder Chief Compliance
Officers (CCO), die speziell auf ECM abgestellt sind.
• 36% der Unternehmen haben gar keine Person auf
der Vorstandsebene, die mit ECM betraut ist.
10% davon haben besitzen sogar gar keine
Angestellten für ECM.
© AIIM 2010
Durch die stärkere Regulierung steigt die
Wichtigkeit von Compliance zur Mitte
des Jahrzehnts stark an.
© AIIM Industry Study 2010
GRC bedeutet: Insellösungen vermeiden
• Compliance-relevante Informationen sind nur eine
Untermenge aller Informationen im Unternehmen.
• Daher keine isolierte Teillösungen für Einzel-
probleme beschaffen (z.B. E-Mail-Archivierung),
da diese schwer integrierbare Inseln bilden und
das Problem noch verschärfen können.
• Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise
Content Management Infrastruktur aufzubauen,
die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt.
Es wird immer mehr Regularien
für alle Bereiche der
elektronischen Welt geben.
Diese müssen irgendwann
auch weltweit gelten.
Sicherheit
Neue Bedeutung im Zeitalter von 2.0
Für Informationssysteme sind verschiedene
Ausprägungen von Sicherheit zu
unterscheiden:
• Informationssicherheit
• Systemsicherheit
• Speichersicherheit
• Zugangssicherheit
• Investitionssicherheit
• Revisionssicherheit
• Migrationssicherheit
• Beweissicherheit
usw.
Sicherheitsaspekte wie
• Übertragungssicherheit
• Abhörsicherheit
• Verfügbarkeit
• Datenschutz
• Geheimhaltung
• Vertragssicherheit
• Migrationssicherheit
sind zur Zeit häufig aufgebrachte
Argumente gegen die Public Cloud.
Letztlich ist Sicherheit das,
was alle in der immer schneller
werdenden Entwicklung von
Informations- und
Kommunikationstechnologien
haben wollen.
Sicherheit bei der Archivierung
Zur Zeit eher eine zunehmende
„begriffliche“ Verunsicherung
Elektronische Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Rechtssichere Archivierung
Beweissichere Archivierung
Rechtskonforme Archivierung
Vertrauenswürdige elektronische Langzeitarchivierung
Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung
Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung
Elektronische Aufbewahrung
Elektronische Langzeitaufbewahrung
Rechts-, beweis- und revisionssichere Archivierung
usw.
usw.
usw.
Haben elektronische Archive
in der Cloud eine größere
Überlebenschance als in
Inhouse-Lösungen?
„Electronic Archives
are the Memory of the
Information Society!“
Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999
Zukünftige Historiker werden
wahrscheinlich unsere Zeit als
„Das dunkle Zeitalter
der frühen Informationskultur“
bezeichnen!
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
© PROJECT CONSULT 2002
Ausblick
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002
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Letztlich geht es darum,
wie man mit Information
Management die
wachsende Flut an
Informationen in den
Griff bekommt.
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© PROJECT CONSULT 2002
Die organisatorische und
gesellschaftliche
Herausforderung wächst.
Wenn Enterprise Content Management im
Informationsmanagement aufgegangen ist und
das Akronym ECM wieder frei wird, dann
werden wir es für
Enterprise Change Management
benutzen! Die Unterstützung des organisato-
rischen Wandels, der dynamischen Anpassung
und der flexiblen Reaktion auf sich immer
schneller ändernde Außenbedingungen ist die
größte Herausforderung für die Informations-
gesellschaft.
Kommunikations- und
Informationssysteme verändern
zur Zeit den Umgang
mit Information und menschliches
Verhalten drastisch.
Frank Schirrmacher: Payback
Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft?
Der darwinistische Wettlauf
zwischen Mensch und Computer.
„Die Informationsexplosion wird unser
Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und
unsere geistigen Fähigkeiten verändern,
unser Gehirn physisch verändern,
vergleichbar nur den Muskel- und
Körperveränderungen der Menschen im
Zeitalter der industriellen Revolution.
Kein Mensch kann sich diesem Wandel
entziehen.
Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen
ungleich größeren Wandel.“
„Auf der ganzen Welt haben
Computer damit begonnen ihre
Intelligenz zusammen zulegen
und ihre inneren Zustände
auszutauschen und seit ein paar
Jahren sind die Menschen ihnen
auf diesem Weg gefolgt.“
Beherrscht der Mensch die Maschine
oder die Maschine den Menschen?
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
© PROJECT CONSULT 2002
Blicken wir
einfach mal
hoffnungs-
voll in die
Zukunft ...
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2010
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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[DE] Aktuelle Entwicklungen im Information Management | Vereon Entscheiderforum | Ulrich Kampffmeyer | 01.06.2010

  • 1. 1 Vereon Entscheiderforum Information Management zwischen Inhouse und Cloud Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 2 Vereon Entscheiderforum Neue Entwicklungen im Inormation Management Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Aktuelle Entwicklungen im Information Management Dr. Ulrich Kampffmeyer Vereon Entscheiderforum Zürich, 01.06.2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  • 2. 3 Vereon Entscheiderforum Neue Entwicklungen im Inormation Management Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Agenda • Einführung: Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management • Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschliessung • Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM? • ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den Markt • Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur • Sichere Archivierung: Neue Bedeutungen im Zeitalter von 2.0 • Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt - moderne Software verändert Umgang mit Information und menschliches Verhalten
  • 3. 3 Vereon Entscheiderforum Neue Entwicklungen im Inormation Management Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Agenda • Einführung: Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management • Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschliessung • Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM? • ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den Markt • Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur • Sichere Archivierung: Neue Bedeutungen im Zeitalter von 2.0 • Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt - moderne Software verändert Umgang mit Information und menschliches Verhalten Letztlich geht es darum, wie man mit Information Management die wachsende Flut an Informationen in den Griff bekommt.
  • 5. Von ECM Enterprise Content Management zu EIM Enterprise Information Management
  • 6. AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management
  • 7. ECM Definition “Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.” AIIM Association for Information and Image Management International, 2008
  • 8. ECM Enterprise Content Management ist auf Grund • der Unterstützung individueller Unternehmensprozesse, • der Integration mit anderen Anwendungen, • lokaler Informationserfassung und • der organisatorischen Einbettung in das Unternehmen eine typische „Inhouse“-Anwendung.
  • 9. ECM als eigenständige, als führende Anwendung?
  • 10. ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um dokumentenorientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden, z.B. als: • virtuelle Akte, • bestimmter Typ von Workflow, • einheitlicher Posteingangskorb, • anwendungsunabhängiger Archivzugang.
  • 12. Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus.
  • 13. Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können.
  • 14. ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.
  • 15. ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die „drei Knöpfe“: • Informationen speichern, • Informationen wiederfinden, • Informationen strukturiert bereitstellen.
  • 17. ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann. Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt. ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet.
  • 19. Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von uns hat soviel Informationen, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder. Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten.
  • 20. Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung Zum Ersten … ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote: • Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers • Keine eigene Installation von Software • Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten • Reduzierte Komplexität • Weite Verbreitung • Ortsunabhängige Nutzbarkeit • Medium-Unabhängigkeit
  • 21. Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung Zum Zweiten … ECM im privaten Raum – Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank: • Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc. • Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc. • Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. • Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. • Management der Sicherung aller Informationenlokal oder mit Backup über das Internet
  • 22. Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung Zum Dritten … ECM in der Kommunikation – Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet, eBook, Net-PC, Digital Paper und Handtaschen-PC: • Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail, etc. • Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM • Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten • Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi- Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. • Collaboration im Kleinen
  • 23. Ein Blick auf aktuelle Marktdaten: Die AIIM Industry Study 2010.
  • 24. • Weit über die Hälfte der Befragten Unternehmen gaben ein „Content Chaos“ an, das ohne ein ECM-System nicht mehr zu kontrollieren ist. • Nicht ganz 30% wollen zudem ihre Wissensbereitstellung für ihre Mitarbeiter maximieren. (c) AIIM Industry Study 2010
  • 25. Welches sind die beiden wichtigsten Gründe, die ihr Unternehmen dazu gebracht haben ein ECM System zu errichten? © AIIM 2010
  • 26. Enterprise Scale • Über die Hälfte, der befragten Unternehmen, gehen von „Fachbereich-Informationssilos“ zu ECM über. • 12% der Unternehmen haben bereits eine „Enterprise Scale“ oder eine vergleichbare unternehmensweite Einsetzbarkeit. • 28% sind dabei eine „Enterprise Scale“ oder unternehmensweite Fähigkeit zu implementieren. © AIIM Industry Study 2010
  • 27. Die Zukunft von ECM Heute: „Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“
  • 28. Die Zukunft von ECM Morgen: “ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”
  • 29. Selbsterfüllende Prophezeiung: Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen Unstructured Content Unstructured Content DataDataBusiness Processes Business Processes STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE STORE MANAGE DELIVER PRESERVE CAPTURE AIIM International, 2003
  • 31. EIM Enterprise Information Management PROJECT CONSULT Definition • EIM Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung und Zeit. • EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Enterprise Search, Business Process Management, Data Warehousing, Business Intelligence, Wissensmanagement und Information Lifecycle Management.
  • 32.
  • 34. Früher setzten ECM-Spezialisten die Trends. Heutzutage setzten die Standardsoftwareanbieter mit Hilfe ihrer weiten Verbreitung und Marktmacht die Trends!
  • 35. Die Richtung für ECM (und EIM) wird von großen Anbieter von Standardsoftware wie Microsoft, IBM, Oracle, SAP, Open Text und EMC vorgegeben. In der zweiten Reihe warten bereits die SaaS-Anbieter.
  • 36. ECM-Suiten der Großen sind deshalb aber nicht gleich besonders gut oder vollständig integriert. ECM ist bei den großen Anbietern eines von vielen Themen, neben Office, E-Mail, CAD, CRM, Datenbanken, PLM usw., bis hin zu einem breiten Portfolio von Anwendungen und gegebenenfalls Hardwarekomponenten,
  • 37. Folge: Keine Fokussierung wie der spezialisierte Mittelstand, aber Global Services,Lizenzpolitik und zahllose Vertriebs- und Realisierungspartner sorgen für eine weite Verbreitung.
  • 40. ECM oder Nicht-ECM? … das ist hier die Frage!
  • 42. Sharepoint 2007 war ein Marktöffner. Die ECM-Branche profitierte von der Lieferung von Zusatzfunktionalität. Sharepoint 2010 ist Collaboration, Integration und auch ECM … zwar nicht vollständig, aber für viele Anwender ausreichend.
  • 43. Bewertung der ECM-Funktionalität des MOSS 2007 0 2 4 6 8 10 Capture Store Deliver Preserve DM Collaboration WCMRM WF/BPM E-Mail- Management DAM Search Portal MOSS 2007 als ECM-Lösung
  • 44. Bewertung der ECM-Funktionalität des Sharepoint 2010 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Capture Store Deliver Preserve DM Collaboration WCMRM WF/BPM E-Mail-Management DAM Search Portal
  • 45. Neuheiten von Sharepoint 2010: • Alle vorangegangenen Versionen von Microsoft Office werden unterstützt • Größere Dokumenten-Bibliotheken und Listen • Einführung von Social Tagging, siteübergreifende Taxonomien • Integration von Web2.0 / Social Media-Features (Tagging, Ranking, Podcasts, neue MySite mit Infos über Aktivitäten aus meinem sozialen Netzwerk) • Dokumenten Sets: eine Kollektion von Dokumenten wird als Objekt angeboten • Web Publishing: Neue Browser-GUI zum Editieren im Office2010-Stil • Autoren-Aufgaben werden noch einfacher, Inhalte können schneller geändert werden, verbesserter Publizierungs- Workflow
  • 46. Neuheiten von Shareoint 2010: • Digital Asset Management: Thumbnails, Metadaten und Ranking bei Multimedia-Dateien Deployment • Governance und Records Management: location-based file plans, multi-stage dispositions, in-place records and ediscovery • Monitoring von Traffic und Suchanfragen • Integration mit der High End-Suchmaschine von FAST Search • Tags und Notizen lassen sich in Dokumenten suchen • Zu den Funktionen der persönlichen „My Site“ gehört ein Silverlight-basierter Unternehmens-Browser • Zu den neuen Sharepoint-APIs gehören unter anderem die für die Anbindung an AJAX, Silverlight und Language- Integrated-Query (LINQ) • Eine weitere Sharepoint-Version speziell für Internet-Seiten soll zur Markteinführung des Produkts verfügbar sein
  • 47. • 32% der Befragten verwenden SharePoint 2007. • 21% implementieren es zurzeit. • Dies macht mit 53% über die Hälfte aller Befragten Unternehmen aus, im letzten Jahr waren es gerade 42%. • 21% haben Pläne in den nächsten 12-18 Monaten SharePoint 2007 zu implementieren. • Innerhalb der nächsten 18 Monate wollen zudem 45% auf SharePoint 2010 umsteigen. © AIIM Industry Study2010
  • 48. Für welche Anwendungen wird noch ein zusätzliches ECM-System benötigt?
  • 49. Welches der folgenden Beispiele würde am besten den derzeitigen oder den geplanten Einsatz von Sharepoint 2007 in Bezug auf ihre bestehenden ECM-, DM- und RM-Suiten in ihrer Organisation beschreiben? © AIIM Industry Study 2010
  • 50. Sharepoint Services sind Bestandteil von Microsoft Office. ECM wird zwischen ERP-Systemen einerseits und SharePoint/Office andererseits „eingeklemmt“. ECM-Anbieter haben bereits ECM Zusatzkomponenten für Sharepoint 2010 angekündigt. Und … Sharepoint wird es auf Azure auch in der Cloud geben.
  • 51. Die Folge für ECM: • ECM wird Infrastruktur. • ECM-Anbieter werden zu Subsystemlieferanten, deren USPs langsam aber sicher dahinschmelzen
  • 52. … gleich der nächste Trend hinterher: E 2.0
  • 54.
  • 55. Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or customers. „Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst.“
  • 56. Web 2.0 ist inzwischen als Enterprise 2.0 in den Unternehmen angekommen. Nutzung von Wikis, Foren, Blogs, Social Software, Tagging, Microblogging, RSS usw. greift nicht nur auf Intranets, sondern auch in Geschäftsanwendungen über. Wie im Internet verändert sich auch in den Unternehmen der Umgang mit Information.
  • 57. Dem muss auch ECM Rechnung tragen: • Archivierung der 2.0-Inhalte (mit allen Problemen) . • ECM-Integration in Portale. • Bereitstellung von Diensten für die neuen Umgebungen.
  • 58. Wie werden die folgenden Content-Typen in ihrer Organisation gemanagt und archiviert? © AIIM 2010
  • 59. • Twitter- sowie externe Blog-Posts werden in den Unternehmen fast gar nicht archiviert oder aufbewahrt. • Instant Messages werden mit 16% in den Unternehmen ebenso kaum archiviert. • Allgemein lässt sich auch erkennen, dass Management-Systeme für bestimmte Datei- Typen wie E-Mails, Web Pages, Audio und Video präferiert werden, statt die sinnvollere Eingliederung in ein ECM-System. © AIIM 2010
  • 61. Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form. Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität.
  • 62. Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, xyzPads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM: Nutzeroberflächen verändern sich und damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.
  • 63. Auch ECM-Services wie E-Mail- Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone oder iPad.
  • 64. Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein!
  • 67. Automatisierung überwindet den Flaschenhals der Informationserfassung und der Informationserschließung. Automatisierung führt außerdem Informationen im Sachzusammenhang zusammen und bildet diese entsprechend den Berechtigungen, Aufgaben und Bedürfnissen des Anwenders ab.
  • 70. Im semantischen Web wird alles klassifiziert und automatisch in Bezug gesetzt. Hier stehen wir erst ganz am Anfang.
  • 71. Automatisierung wandelt sich von einer Unterstützungsfunktion zu einer Kontroll- und „Bevormundungsfunktion“.
  • 72. Cloud
  • 74. Was ist „neu“? Es gab bereits früher Hosting, Outsourcing, ASP Application Service Providing und andere, dem SaaS-Modell vergleichbare Ansätze.
  • 76. IaaS Infrastructure as a Service • stellt sämtliche Infrastruktur zur Verfügung wie zum Beispiel Archivierungs- oder Backup-Systeme • Service bietet eine Auswahl von virtuellen Ausführungsumgebungen wie Hardware, Rechenleistung, virtuellen Maschinen mit Betriebssystemen und virtuellen Desktops an. • Vorteil gegenüber traditionellen Datencentern ist die Skalierbarkeit • Anwendungen: Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)
  • 78. Paas Platform as a Service • Plattform wird über das Web zur Verfügung gestellt • diese dient zum Aufbau und zur Ausführung von benutzerdefinierten Anwendungen • Anwendungsentwicklung und – bereitstellung • Anwendungen: Microsoft Azure, Amazon SimpleDB, Amazon Simple Queue Service (SQS), Amazon Simple Storage Service (S3), PayPal
  • 80. SaaS Software as a Service • Methode, Software nach Bedarf bereitzustellen • Ähnelt dem ASP Application Service Providing • Unternehmen können über SaaS Software- Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen • In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-Lösungen hohe Flexibilität • Durch die steigenden Ansprüchen an die Performance von Mitarbeitern und Lieferanten, gleichzeitig aber auch von Kunden an die Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und das Management der Anwendungen und Systeme durch 24/7 Services meist gewährleistet
  • 81. The Cloud Infra- structure as a Service IaaS Amazon Elastic Compute Cloud (EC2) Platform as a Service PaaS Microsoft Azure Amazon SimpleDB Amazon Simple Queue Service (SQS) Amazon Simple Storage Service (S3) PayPal Software as a Service SaaS Apple Apps Google Apps und Wave Salesforce
  • 82.
  • 84. Public Cloud versus Private Cloud Cloud Technologien können auch „Inhouse“ benutzt werden. SaaS gibt es nicht nur in der Public Cloud sondern auch, bei geeigneter technischer Abgrenzung, als „Private Cloud“ oder „Community Cloud“.
  • 85. Argumentation Inhouse vs. Outsourced bei ECM Enterprise Content Management Inhouse Outsourced Dokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern? Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen? Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität Kosten (Einmalinvestition, Wartung und Personal) Kosten (Kontinuierlich für Verarbeitung und ggf. Zugriff) Kostenreduzierung bis zu 50% Mehr Effizienz Keine aufwendige IT
  • 86. Im ECM Umfeld gibt es nur sehr wenige und nur Teilbereiche abdeckende SaaS-Angebote. Outsourcing ist bei der Erfassung von Informationen und bei der Archivierung verbreitet.
  • 87. Betreiben sie Outsourcing für eine der folgenden ECM-Funktionalitäten? (beachtet nicht jene, die planen, diese Services aufzugeben) © AIIM 2010
  • 88. Haben sie Pläne eine Cloud-Lösung oder Cloud Storage für ihr DM und RM zu verwenden? © AIIM Industry Study 2010
  • 89. Gartner (2009) ist der Überzeugung, dass im Jahr 2014 25% aller Anwendungen in den Unternehmen als SaaS genutzt werden.
  • 90. Cloud Computing Chancen • Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen • Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit • Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen • Aufwandersparnis bei Programmupdates • Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen • Kostenkontrolle durch Pay-for-use
  • 91. Microsoft und Google integrieren ECM- Funktionalität in ihre SaaS-Office-Angebote: Archivierung, Dokumentenmanagement, Collaboration und Enterprise Search.
  • 92. Cloud Computing Risiken • Provider • Vertrauen • Kontrolle • Abhängigkeit • Zuverlässigkeit der Cloud • Engpässe in der Datenübertragung • Rechte an den Inhalten • Software Lizenzen • Rechtliche Zulässigkeit
  • 93. SaaS funktioniert dann gut, wenn alles in der Cloud läuft. Die Probleme beginnen, wenn lokale Anwendungen über Schnittstellen angebunden und synchron gehalten werden müssen.
  • 94. Gartner 2009: Nur die großen SaaS- und Cloud-Anbieter werden überleben!
  • 95. Letztlich ist alles eine Frage des Vertrauens!
  • 97. Ein Ansatz für eine einheitliche, transparente Informations-Infrastruktur
  • 98. Bisheriger Ansatz: • Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen • Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche • Umsetzung in spezifischen Lösungen
  • 99. GRC-Ansatz: • Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen • Technische Infrastruktur zur • Implementierung und Überwachung von Prozessen • Definition und Kontrolle von Risiken • Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen
  • 100. GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell
  • 101. Compliance: Grundsätzliche Kriterien • Authentizität • Vollständigkeit • Nachvollziehbarkeit • Zugriffssicherheit • Geordnetheit • Integrität • Auffindbarkeit • Reproduzierbarkeit • Unverändertheit • Richtigkeit • Prüfbarkeit • Portabilität • Vertrauenswürdigkeit
  • 102. Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit und der Rückholbarkeit ihrer elektronischen Dokumente und E-Mails? (Percent slightly or not at all confident) © AIIM 2010
  • 103. Verantwortung auf der Vorstandsebene • Im Vergleich zu anderen Unternehmensapplikationen gibt es für ECM keine bestimmte Position oder einen „Ownership“ • In 28% der Unternehmen übernimmt der CIO den „Ownership“ von ECM. • In 15% der Unternehmen gibt es spezielle Cief Records Officers (CRO) oder Chief Compliance Officers (CCO), die speziell auf ECM abgestellt sind. • 36% der Unternehmen haben gar keine Person auf der Vorstandsebene, die mit ECM betraut ist. 10% davon haben besitzen sogar gar keine Angestellten für ECM. © AIIM 2010
  • 104. Durch die stärkere Regulierung steigt die Wichtigkeit von Compliance zur Mitte des Jahrzehnts stark an. © AIIM Industry Study 2010
  • 105. GRC bedeutet: Insellösungen vermeiden • Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen. • Daher keine isolierte Teillösungen für Einzel- probleme beschaffen (z.B. E-Mail-Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können. • Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt.
  • 106. Es wird immer mehr Regularien für alle Bereiche der elektronischen Welt geben. Diese müssen irgendwann auch weltweit gelten.
  • 108. Neue Bedeutung im Zeitalter von 2.0
  • 109. Für Informationssysteme sind verschiedene Ausprägungen von Sicherheit zu unterscheiden: • Informationssicherheit • Systemsicherheit • Speichersicherheit • Zugangssicherheit • Investitionssicherheit • Revisionssicherheit • Migrationssicherheit • Beweissicherheit usw.
  • 110. Sicherheitsaspekte wie • Übertragungssicherheit • Abhörsicherheit • Verfügbarkeit • Datenschutz • Geheimhaltung • Vertragssicherheit • Migrationssicherheit sind zur Zeit häufig aufgebrachte Argumente gegen die Public Cloud.
  • 111. Letztlich ist Sicherheit das, was alle in der immer schneller werdenden Entwicklung von Informations- und Kommunikationstechnologien haben wollen.
  • 112. Sicherheit bei der Archivierung
  • 113. Zur Zeit eher eine zunehmende „begriffliche“ Verunsicherung
  • 114. Elektronische Archivierung Revisionssichere Archivierung Rechtssichere Archivierung Beweissichere Archivierung Rechtskonforme Archivierung Vertrauenswürdige elektronische Langzeitarchivierung Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung Elektronische Aufbewahrung Elektronische Langzeitaufbewahrung Rechts-, beweis- und revisionssichere Archivierung usw. usw. usw.
  • 115. Haben elektronische Archive in der Cloud eine größere Überlebenschance als in Inhouse-Lösungen?
  • 116. „Electronic Archives are the Memory of the Information Society!“ Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999
  • 117. Zukünftige Historiker werden wahrscheinlich unsere Zeit als „Das dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ bezeichnen!
  • 118. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Ausblick
  • 119. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Letztlich geht es darum, wie man mit Information Management die wachsende Flut an Informationen in den Griff bekommt.
  • 120. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Die organisatorische und gesellschaftliche Herausforderung wächst.
  • 121. Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management benutzen! Die Unterstützung des organisato- rischen Wandels, der dynamischen Anpassung und der flexiblen Reaktion auf sich immer schneller ändernde Außenbedingungen ist die größte Herausforderung für die Informations- gesellschaft.
  • 122. Kommunikations- und Informationssysteme verändern zur Zeit den Umgang mit Information und menschliches Verhalten drastisch.
  • 124. Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.
  • 125. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“
  • 126. „Auf der ganzen Welt haben Computer damit begonnen ihre Intelligenz zusammen zulegen und ihre inneren Zustände auszutauschen und seit ein paar Jahren sind die Menschen ihnen auf diesem Weg gefolgt.“
  • 127. Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen?
  • 128. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Blicken wir einfach mal hoffnungs- voll in die Zukunft ...
  • 129. 4 Vereon Entscheiderforum Neue Entwicklungen im Inormation Management Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com