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PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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20251 Hamburg
1
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Die Zukunft der elektronischen Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Zürich, 21.06.2012
qumram
Web-Archivierungs Community Event
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Agenda
#EINFÜHRUNG:
Vom Aufbewahren und Archivieren
#DEFINITIONEN:
Elektronische Archivierung
#PRINZIPIEN:
Architekturen, Funktionen und Standards
#OFFENE #FLANKEN:
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile,
Cloud & Social
#GIER UND #ANGST:
Archive als Wirtschafts- und Compliance-Faktor
#AUSBLICK:
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
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#EINFÜHRUNG
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Der Mensch ist ein Jäger und Sammler
Der Mensch wollte nicht nur in der Steinzeit, sondern
auch in neueren Vergangenheit und will auch noch in
gegenwärtigen Krisen überleben.
In Zeiten des Überflusses galt es damals, Nahrung zu
sammeln, um sich in schlechteren Zeiten ernähren zu
können.
Ist der Mensch nun ein Unternehmen im heutigen
Zeitalter, so ist seine Nahrung die Information!
#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Am Anfang war die Sprache
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Ein uraltes Thema
Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren
wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen
zu überliefern:
Das Dokument war geboren.
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© PROJECT CONSULT 2002
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Die Geburt des Archivs
Viele Dokumente brauchen Ordnung.
Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums von
Dokumenten erfunden.
Die Geburt des Archivs liegt mindestens
5000 Jahre zurück.
Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren.
Ein eher überschaubarer Zeitraum.
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© PROJECT CONSULT 2002
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Ein altes Thema
Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird
der Dokumentbegriff neu definiert:
Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles
Datenobjekt.
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© PROJECT CONSULT 2002
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Der neue Dokumentbegriff
Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus
unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei,
Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:
• Gescannte Seiten
• Digitales Fax
• Farbbilder
• E-Mail-Dateien
• Screen-Dumps
• Output-Dateien
• Multimedia-Objekte
• Sprachdateien
• Digitale Videos
• Office Dokumente ...
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Records Management und Archivierung dienen
zum Schaffen und Einhalten von Ordnung
„Gebraucht der Zeit,
sie geht so schnell von hinnen,
doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“
Johann Wolfgang von Goethe
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und
müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam
suchen.
Die systematische Erschließung der exponentiell
wachsenden Information muss geplant,
umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Explosion der Unternehmensinformationen
IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Das digitale Universum
IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
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#EINFÜHRUNG
Vom Aufbewahren und Archivieren
Abhängigkeit von der Richtigkeit und
Verfügbarkeit von Information
Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird
unterschätzt.
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von
elektronischer Information wächst ständig. Ganze
Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer
Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit
elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind
wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht
überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst
eine Existenzfrage geworden.
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#DEFINITIONEN
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# DEFINITIONEN
Archiv
Vom Aufbewahren und Archivieren
Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.:
archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man
üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte
Sammlung von Unterlagen oder Informationen.
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Begriffsverwirrung
• Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative
Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu
verstehen ist
(siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika)
• In den letzten drei Jahren kamen viele neue
Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von
Archivierung mit neuen Eigenschaften und
Wortschöpfungen belegten
… heute herrscht Begriffsverwirrung
#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
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Begriffsverwirrung
• Archivierung
• Digitales Archiv
• Langzeitarchivierung
• Langzeitspeicherung
• Revisionssichere Archivierung
• Rechtssichere Archivierung
• Vertrauenswürdige Archivierung
• Aufbewahrung
• Beweiswerterhaltende Archivierung
#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
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In Englisch synonym oder divergent?
• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?)
• Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?)
• Archive (Archiv?)
• Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?)
• Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?)
• Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?)
#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Aufbewahrung
• Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für
Archivierung vor der eigentlichen
Langzeitarchivierung
• Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze in
Deutschland
„… Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen
Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt ...“
• GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-
gestützter Buchführungssysteme, HGB
(Handelsgesetzbuch) oder auch AO
(Abgabenordnung) sprechen von „Aufbewahrung“
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der
Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der
GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert,
vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei
reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar
verwalten.
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Digitales Archiv
• Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem,
dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale
Ressourcen aufzubewahren und einer definierten
Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.
• Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für
digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es
für analoge Inhalte tun.
• Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber
auch lokales Intranet, CDs und andere
Trägermedien nutzen.
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht
man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten
über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren.
Archivare in historischen Archiven verstehen
unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte
Archivierung.
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
nestor
• Network of Expertise in long-term Storage and
availability of digital Resources in Germany
• Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung
und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen
• Kooperationspartner aus den Bereichen
Bibliotheken, Museen und Archive
• Kriterienkatalogs „vertrauenswürdige digitale
Langzeitarchive“- Leitfaden, ein vertrauenswürdiges
digitales Langzeitarchiv zu konzipieren, zu planen
und umzusetzen
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Digital Preservation NARA
Preservation encompasses the activities which
prolong the usable life of archival records.
Preservation activities are designed to minimize the
physical and chemical deterioration of records and to
prevent the loss of inform.
Preservation umfasst die Aktivitäten zur Verlängerung
der Haltbarkeit von Archivalien. Preservation-
Aktivitäten dienen dazu, die physikalischen und
chemischen Zerfall der Datensätze zu minimieren und
den Verlust der informationellen Inhalte zu verhindern.
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Datensicherung
• Bezeichnet das teilweise oder vollständige
Kopieren der in einem Computersystem
vorhandenen Daten auf ein anderes (häufig
transportables) Speichermedium oder auf ein
anderes Computersystem
• Die Datensicherung dient dem Schutz vor
Datenverlust durch:
• Hardware-Schäden (z. B. durch Überspannung,
Materialermüdung, Verschleiß oder Naturgewalten wie Feuer,
Wasser, etc.)
• Diebstahl oder absichtliches Löschen der Daten
• Computerviren, -würmer und Trojanische Pferde
• versehentliches Überschreiben oder Löschen der Daten
• logische Fehler innerhalb der Daten
• Datensicherung ist keine Archivierung!
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Definition: Records Lifecycle Management
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige
Archiv-Objekte
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
MERKSÄTZE DER
ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG
Herausgegeben vom VOI Verband Informations-
und Organisationssysteme e.V.
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Merksätze 2009
1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und
organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß
aufbewahrt werden
2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument
darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren
gehen
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen
Zeitpunkt zu archivieren
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen
und unveränderbar archiviert werden
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten
Benutzern eingesehen werden
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit
wiedergefunden und reproduziert werden können
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#DEFINITIONEN
Elektronische Archivierung
Merksätze 2009
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner
Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht
werden
8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss
für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der
Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten
jederzeit geprüft werden
10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem
muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze
sichergestellt sein
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#PRINZIPIEN
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ARCHITEKTUREN
#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Funktionale Anforderungen nach OAIS ISO 14721
• Referenzmodell beschreibt ein Archiv als
Organisation, in dem Menschen und Systeme mit
der Aufgabenstellung zusammenwirken,
Informationen zu erhalten und einer definierten
Nutzerschaft verfügbar zu machen
• Sechs Hauptfunktionen:
1. Preservation Planning (Archivierungsplanung)
2. Ingest (Datenübernahme)
3. Data Management (Datenverwaltung)
4. Archival Storage (Archivspeicher)
5. Access (Nutzung)
6. Administration
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Grundsatz
„Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“
Logik, Verwaltung und Speicher sind von
einander zu trennen, damit sie auch
getrennt gepflegt und weiterentwickelt
werden können.
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Zwei Prinzipien
• Referenz-Datenbank mit separatem
Repository
• BLOB-Datenbank oder
integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Architektur von Archivsystemen
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Speicher
Referenz-
Datenbank
Traditionelle Referenz-Datenbank
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Architektur von Archivsystemen
• BLOB (Binary Large Object)
• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in
einer Datenbank
BLOB-Datenbank
Dokument
BLOB-Datenbank
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Architektur von elektronischen Archivsystemen
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Architektur von elektronischen Archivsystemen
Archivsystem
Management
Archivsystem
Speicher
Index
Datenbank
AusgebenErfassen
Anwendungen
ERP
Client
E-Mail Office ...
Client Client
AusgebenErfassen
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Architektur
Vergangenheit
Archiv-Client
Archivanwendung
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Monolith
Fach-Client
Fachanwendung
Speicher
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Archivlogik
& Dienste
Architektur
Heute
Administration
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Fach-Client
Fachanwendung
Temporärer Speicher
Scan-Client
Scan-
anwendung
Cache
Recherche
Anzeige
Nachindizierung
Indizierung
QS
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Archivlogik
& Dienste
Architektur
Heute
Administration
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Fach-Client
Fachanwendung
Temporärer Speicher
Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur
Scan-Client
Scan-
anwendung
Cache
Workflow-Client
Workflow
Speicher
Universal-Archiv
für alle
Informationsobjekte
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Archivlogik
& Dienste
Architektur
Heute
Administration
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur
Universal-Archiv
für alle
Informationsobjekte
Portal E-Mail Office andere
Fach-
verfahren
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Universal-Archiv
Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende
Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig
von Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit
einheitlicher Verwaltung und Unterstützung
verschiedener Archivspeichersysteme
gekennzeichnet.
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
STANDARDS
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
STANDARDS FÜR ARCHIVIERUNGS -
ARCHITEKTUREN
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
OAIS-Referenzmodell
Eingang
Indizierung
Logik
Verwaltung
Datenbank
Archiv-
Speicher
Zugriff
Bereitstellung
Problemzone 1:
Interfaces
AIP
DIP
SIP
AIP
Problemzone 2:
Container-Formate
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
STANDARDS FÜR ARCHIV-SCHNITTSTELLEN
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Standards Schnittstellen
• ERP Systeme
• SAP Archivelink
• Speichersystemanbieter (technisch)
• SNIA XAM, CDMI, LTACSI
• Öffentliche Verwaltung Deutschland
• XDOMEA Xarchiv
• Bundesarchiv SAM
• Zugriffsschicht (technisch)
• CMIS
• WebDAV
• JSR 170/283
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard
• Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSI
• Zielsetzung:
• mithilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die
nächsten 100 Jahre logisch lesbar und verschiebbar
machen
• XAM-Spezifikationen Mitte 2008 durch das
Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self
Contained Data Format) aufgewertet
• Ermöglicht Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim
Wechsel von Hardware und Anwendungen
• Fordert multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und
funktionale Topics wie die ISO 17421 OAIS Open Archival
Information Systems adressiert
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
SNIA CDMI
• Den Daten des Anwenders werden spezielle
Metadaten (data system metadata) angefügt,
welche dem Cloud-Storage-Anbieter den jeweiligen
Daten-Service (Backup, Archiv etc.) vorgeben
• Daten können mit Hilfe von CDMI von Cloud-
Anbieter zu Cloud-Anbieter bewegt werden
• “Recodierung” für verschiedene Interfaces nicht
erforderlich
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
CMIS
CONTENT MANAGEMENT
INTEROPERABILITY SERVICES
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
CMIS für unterschiedliche Repositories
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
XDOMEA 2.0
• 12. Dezember 2008: Kooperationsausschuss
Automatisierte Datenverarbeitung (KoopA ADV)
empfiehlt für den elektronischen Datenaustausch von
Schriftgutobjekten XDOMEA 2.0
• Neuerrungen:
• Abbildung von Geschäftsvorgangsinformationen
• weiteren Bearbeitungs- und Protokollinformationen
• Einbindung von fach- bzw. anwendungsspezifischer
Informationen
• Einbindung elektronisch signierter Dokumente
• Möglichkeit in Fachverfahren entstehendes Schriftgut in
einem DMS/VBS abzulegen
• Erweiterung Anwendungsmöglichkeiten auf Aussonderung
und Prozess der Anbietung / Übergabe behördlichen
Schriftguts an die zuständigen Archive
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(http://www.bundesarchiv.de/aktuelles/pressemitteilungen/00265/index.html)
#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
APENET
• Projekt zum Aufbau eines europäischen
Archivportals mit einem gemeinsamen Internet-
Zugang zum Archivgut der Mitgliedsländer der EU
• Start:
15. Januar 2009, Laufzeit: zunächst 3 Jahre
• Mit dem Projekt wird eine der Handlungsnotwendig-
keiten aus dem vom Rat veranlassten Bericht über
die Archive in der erweiterten EU umgesetzt
• An dem Projekt sind 12 Mitgliedsländer der EU
sowie die EDL-Foundation, die Trägerin der
EUROPEANA, beteiligt
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
STANDARDS FÜR ARCHIV-
METADATEN
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten
Dublin Core Sammlung, 15 core elements bilden „Dublin
Core Metadata Element Set, Version 1.1 (ISO
15836)“
PREMIS PREservation Metadata Implementation
Strategies
OAI (PMH) Open Archive Initiative (Protocol for Metadata
Harversting)
DITA Darwin Information Typing Architecture
Metadaten-Standards
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
STANDARDS FÜR
ARCHIVOBJEKT-FORMATE
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
Standards für Formate
Generelle Anforderungen:
1. Lesbarkeit / Wiedergabefähigkeit
2. Wiedergabequalität
3. Lesbarkeit durch Maschinen
4. Zugänglichkeit / Migrierbarkeit
5. Explizite Struktur / Selbstdokumentation
6. Freie Nutzbarkeit (nicht proprietär)
7. Vollständig und offen dokumentiert
8. Verbreitungsgrad
9. Stabilität / Reife
10. Keine Verknüpfbarkeit / Vermeidung von Interaktivität (bei Bild-
und Textformaten)
11. Streamingfähigkeit (nur bei Audioformaten)
12. Kodierungsverfahren (nur bei Audioformaten)
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF Standards
ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe
PDF/X-1a = ISO 15930-1
PDF/X-3 = ISO 15930-3
ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF
(Universal Accessability)
ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung
(PPML/VDX)
ISO 19005 PDF/A PDF Archive
Format für die Dokumentenarchivierung
PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005
PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011
PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012
ISO 24517 PDF/E PDF Engineering
Format für technische Zeichnungen
ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF
PDF= ISO 32000-1
PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF ISO 32000-1
• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO
32000-1:2008 ein offener Standard.
• Funktionen:
• Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und
Plattform
• Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen
• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen
Plattformen hinweg
• Digitale Signaturen
• Sicherheits- und Rechtemechanismen
• Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere
Formate
• Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration
mit Business-Systemen
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF/A ISO 19005
• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und
verfolgt vier grundsätzliche Ziele:
• Maximierung der Geräteunabhängigkeit
• Maximierung des „Self-Containment“
• Maximierung der Selbst-Dokumentation
• Maximierung der Informationsdurchlässigkeit
• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind:
• Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt,
• PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder
benutzten,
• Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A-
Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt,
• Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei
man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann,
• Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF/A-2
• Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1
• Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen
• Keine Migration von einem Normteil zum anderen
• Beispiel:
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF/A-3
• Veröffentlichung wird Mitte 2012 erwartet
• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um
Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-
Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und
Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein
vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit
PDF/A-2
• Ziel:
Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander
verbinden
• Aber: weiterhin elektronisches Papier
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#PRINZIPIEN
Architekturen, Funktionen und Standards
PDF/A Übersicht
Compliance Level
Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit
der Strukturinformation.
Sonst Level „b“ oder „u“.
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#OFFENE #FLANKEN
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
ARCHIVE FÜR DATENBANKEN
UND DATENBANKGESTÜTZTE
ANWENDUNGEN
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken
Backups Archivierung
• Kurze Wiederherstellungs-
zeiten
• Wiederherstellung der
Datenbestände
• Redundanz wg. Sicherung
• Kompletter Datenumfang ⇒
keine Storage-Vorteile
• Suche in Zeiträumen
• Entlastung der Datenbank
• Behandlung von abhängigen
Daten
• Berücksichtigung von
DB-Teilausschnitten
• Offenes Archivformat
• DB-Herstellerunab-
hängigkeit
• Inkrementelle
Archivierung
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Datenbanksystem - basierte Archivierung
Anwendung mit
Archivierungsfunktionalität
DBMS
Datenbank
Archiv
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Datenbanksystem - integrierte Archivierung
DBMS mit
Archivierungsfunktionalität
Datenbank Archiv
Datenbanksystem
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Ablauf der Archivierung bei SAP
• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der
Datenbank in Archivdateien
• Löschen der Daten aus der Datenbank
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
ARCHIVIERUNG FÜR DIE
VIRTUELLE AKTE
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Aktenplan und elektronische Akte
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Elektronische Akte: Statisch
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Elektronische Akte und Vorgänge
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Virtuelle Sichten
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ARCHIVIERUNG VON
WEBINHALTEN
#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Webarchivierung
• Das Internet verändert den Dokument-Begriff:
• Websites, CMS Content-Management-Systemen und
Portale und WCM Web Content Management
• Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang
zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur,
Layout und Format bewusst aufgelöst
• Das Web – ein schnelllebiges Medium:
• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen
Inhalten
• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität
und Aktualität der Information
• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten
verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu
dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen
• Abhängigkeit von Browsern und Viewern
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Web Content Management System
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Webarchivierung
Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und
Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen
• Standardschnittstellen
• Verwaltung einheitlicher Metadaten
• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und
Journalfunktionen
• Konverter und Rendition-Management
• Versionierung
• Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken
• Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und
den zugehörigen Objekten
• Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem
• Migrationswerkzeuge
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Web-Archivierung: Herausforderungen
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik
• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich
einer Archivierung „wiedersetzen“:
• Indvidualisierung und Personalisierung
• Tweeds
• Blogs und Foren
• Wikis
• Multi-Media-Objekte
• Links
• Mashups
• usw.
• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was
„archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich
• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine
einheitliche Strategie nahezu unmöglich
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
MOBILE
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Die Mobile Revolution
• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client
in mikroskopischer Form
• Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei
Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle
Betriebssystemplattformen und werden die neue
Form des Anwendungsprogrammes
• Die Nutzung des Internets über Mobile Devices,
Smartphones, Pads und andere mobile Services
erzeugt auch Druck für ECM:
• Nutzeroberflächen verändern sich und
• Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie
Software zukünftig bedient werden soll.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Archivierung im Bereich Mobile
• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen
Archivspeicher. Zu archivierende Information muss
daher anders abgespeichert werden, in internen
Archivsystemen oder in Archiven als Software as a
Service
• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder
archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich
einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend
ungeklärt
• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder
Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt,
die auf ihren Servern Kommunikation wie auch
Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt
das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-,
Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in
der ersten Reihe.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Die Mobile Revolution
• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive,
elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe
von Apps genutzt werden.
• Viele ECM-Anbieter haben daher Apps
für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.
• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf
Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und
freigeben ja, erstellen und editieren nein.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
CLOUD
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz
Storage
Archiv
Archiv
Storage
Tape
Storage
Server
ServerServer
User
Mobile Nutzer
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Anschluss von Archivsystemen
Dediziert versus virtualisiert:
• Viele Archivsysteme verwenden persistente
Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei
Veränderungen in virtualisierten Systemen
gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen
• Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme
verlangen dedizierte Adressen.
• Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle
Skalierbarkeit.
• Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem
und in der Netzwerkadministration muss
harmonisiert sein.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Sichere Auslegung von Archivsystemen
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Inhouse Outhouse
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Eigen-
Anwender
Eigen-
Anwender
mit outge-
sourctem
Sicherheits-
archiv
SaaS &
Outsourcing
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Cloud Computing
The Cloud
Infra-
structure
as a
Service
IaaS
Platform as
a Service
PaaS
Software
as a
Service
SaaS
Amazon Elastic Compute
Cloud (EC2)
Microsoft Azure
Amazon SimpleDB
Amazon Simple Queue Service (SQS)
Amazon Simple Storage Service (S3)
PayPal
Google Apps
Salesforce
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Cloud Computing
Chancen Risiken&
• Provider
• Vertrauen
• Kontrolle
• Abhängigkeit
• Zuverlässigkeit der Cloud
• Engpässe in der
Datenübertragung
• Software-Lizenzen
• Eigentumsrechte
• Schnellere Verfügbarkeit
von Innovationen
• Theoretisch unbegrenzte
Skalierbarkeit
• Kosteneinsparung bei
Hardware, Personal und
Lizenzen
• Aufwandersparnis bei
Programmupdates
• Schnelle Anpassung an
sich ändernde
Anforderungen
• Kostenkontrolle durch
Pay-for-use
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Archivierung in der Cloud
• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem
ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und
Dropbox sowie zunehmend die großen Web-
Konzerne wie Amazon, Apple und Google
• Probleme:
• Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer
Plattform hat, dann kann man nur mit großem
Aufwand auf eine andere Plattform wechseln.
• Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte
die Anwender hochladen
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
SOCIAL
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Social Business als Nachfolger von ECM?
• Ein wenig Einbindung von Dokumenten-Technologien
und Archiven in Social-Community- oder Portal-Software
macht noch kein Social Business aus:
• Hier werden durch neue, andere Anbieter die Maßstäbe
gesetzt.
• Wandel weg vom geschlossenen Dokument-Charakter
hin zu Daten, die nur noch als Mash-Up-View eines
Dokumentes zusammengebaut werden:
• Die Anforderungen aus dem Web und der Social-
Bewegung lassen sich mit überkommenen ECM-Ansätzen
kaum bedienen
• ECM gilt in dieser Gemeinschaft heute bereits als veraltete
Inhouse-Technologie
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Web & Social „wehrt sich“ gegen Archivierung
Die „modernen“ Web-Softwareumgebungen sind nicht
auf langlebige Stabilität der Informationen ausgelegt:
• Links
• Formate
• Blogs, Foren, Feeds
• Community-Postings
• Embedding
• Personalisierung und Individualisierung
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
NEUE HERAUSFORDERUNGEN
DURCH MASH-UP,
INDIVIDUALISIERUNG UND 3D
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Mash-Up
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Mash-Up: Probleme für die Archivierung
• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile
eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung
• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel,
individuell und situationsbezogen zusammengebaut
– für die Archivierung ist dies oft schwer
nachvollziehbar
• z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten,
Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen
Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Mash-Up Klimakarte
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Mash-Up: Probleme für die Archivierung
• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine
vernünftige Lösung in Sicht.
• Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter
gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können
als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv-
Formatauswahl erschwert.
• Das Problem ist die Anwendung proprietärer
Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer
Alternative.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Web 3D
• 3D-Anwendungen sind im Kommen
• Zukunftsvisionen sind
• 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities,
3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive
3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche -
selbst Social Networks/ Social Media in 3D und
3D-Homepages
• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D
geschieht, hängt von technischer Entwicklung und
Usability ab
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Individualisierung von Websites
Probleme für die Archivierung:
• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen
gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte
• PROXY-Server erschweren die Archivierung
• Formular-Archivierung erschwert
• Rekonstruktion allgemein schwierig
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
3D - Architektur
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
3D: Probleme für die Archivierung
Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein
unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren,
die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle
Verknüpfungen zu externen Daten.
Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare
3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten,
die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen:
• Farbtabellen, Tonspuren, Overlays
• Technische Squenzierung
• Dynamik, Brillianz, Auflösung
• Digital Rights Management
• Interaktive Steuerung
• Metadaten, Viewer
• Verknüpfungen zu externen Daten
• eigene Anwendung mit eigener Navigation
107
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#GIER UND #ANGST
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Zu erwartender Nutzen
Ein Problem ist, dass viele Nutzeneffekte keine
direkten Kosteneinsparungen, sondern zu bewertende
qualitative Faktoren sind.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte
Quantitativ und qualitativ
Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/ Nutzen-
betrachtung ist zwischen quantitativen und qualitativen
Faktoren zu unterscheiden.
• Quantifizierbare Faktoren:
Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen
gefasst werden können
• Qualitative Faktoren:
Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich
durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen
oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres
Arbeiten ergeben
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
WIRTSCHAFTLICHKEIT
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Wirtschaftlichkeit & Sicherheit
Elektronische Archivierung ist
wirtschaftlicher als herkömmliche
Papierarchive.
Bei entsprechender Auslegung sind
elektronische Archive sicherer als
herkömmliche Papierarchive.
Die Einführung der elektronischen
Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“
und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Ausbaufähigkeit & Wert
Ausbaufähigkeit und Modularität
Ein langlebiges System muss auf Veränderung
ausgelegt sein
Der Wert von Information
Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten
Information, der Grad der Abhängig und die
Abwägung der Risiken bestimmen die Investition
und die Auslegung des Archivsystems.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Verlust
Die Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell.
Nach Naturkastrophen wie großen
Überschwemmungen machen Unternehmen häufig
nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen
weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV
nicht wieder ans Laufen bekommen haben.
114
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
COMPLIANCE
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Notwendigkeit der elektronischen Archivierung
Elektronische Daten und Dokumente sind
mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit
und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie
Papierdokumente.
Elektronische Archive sind daher eine
unabdingbare Voraussetzung für die
Einführung sicherer elektronischer
Verfahren.
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Compliance: weltweit & unterschiedliche Bereiche
Operational
Risk
Identity Theft
CobiT
Solvency II (EU)
Freedom of Information (UK / USA)
Anti-terrorism Act (UK)
SEPA
Basel II (EU)
21 CFR Part 11 (US)
Companies Act (UK)
Sarbanes-Oxley (US)
ISO 9000 Quality
ECGI Action Plan (EU)
ISO 15801 Legal Admissibility
ISO 17799 Information Security
Cromme / GCCG (DE)
Preda Code (IT)
Data Protection Directive (EU, UK)
Computer Crime Law
Electronic Comms Act (BE)
Telecomms Act (BE)
BS8600 Complaints (UK)
FSA Handbook (UK)
BaFin (DE)
MiFID
AML / KYC
Privacy Requirements
Geopolitical Specific
RegulationRisk Management
Corporate Governance Industry Specific Regulations
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Compliance: Grundsätzliche Kriterien
• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
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#OFFENE #FLANKEN
Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
Ganzheitlich und wirtschaftlich
• Archiv-Systeme, sind nie allein die Lösung zur
Erfüllung rechtlicher Vorgaben, sondern nur eine
Komponente in einem ganzheitlichen
Vorgehensmodell.
• Einzellösungen helfen nicht, sondern nur eine
Infrastruktur, die so ausgelegt sein muss, dass die
Durchgängigkeit gewährleistet ist und sie auch
zukünftige Anforderungen abdecken kann.
• Archivsysteme müssen so eingerichtet werden,
dass sie wirtschaftlich nutzbar sind und die
Geschäftstätigkeit unterstützen
– die rechtlichen Anforderungen müssen quasi
„nebenbei“ mit erfüllt werden.
119
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#AUSBLICK
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Thesen
Heutzutage wird das Thema Archivierung gern
beiseite geschoben oder ignoriert.
Niemand kümmert sich mehr um die sinnvolle
Aufbewahrung seiner vielen Dokumente.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Die Herausforderung des Informationswachstums
Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und
kein ausreichendes “Management” der Informationen.
Problemfelder:
• Unkontrollierte Redundanz
• Fehlende Einschätzung des Wertes von Information
• Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit
und Richtigkeit der Information
• etc., etc., etc.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare
lieben Metadaten.
Sie sind komplexe
Dateneingabeformulare
gewohnt.
2.0 User hassen komplexe
Dateneingabeformulare!
Sie vertrauen der
automatischen
Kategorisierung.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare sind
ausgezeichnet in der
strukturierten Suche.
Sie sind es gewohnt
umfangreiche
Suchformulare mit vielen
Feldern zu verwenden.
2.0 User hassen komplexe
Suchformulare!
Sie lieben “single field
search” á la Google, die
alles irgendwo findet.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare kennen die Relevanz
eines Informationskontextes.
Sie sind es gewohnt,
stundenlang geordnete
Strukturen zu entwickeln und
die Objekte zuzuordnen.
2.0 User sind faul!
Sie kümmern sich nicht
darum, wo sie ihren
Kram ablegen.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare wissen genau, wie
sie durch hierarchische
Bäume und Ordner-
Unterordner-Band-Register-
Strukturen navigieren.
Es macht ihnen einfach Spaß.
2.0 User verlieren die
Geduld, wenn das
Interface nicht wie eine
Medienbibliothek oder
YouTube funktioniert.
Sind sie von der Software
genervt, geben sie die
Suche einfach auf.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare sind sich der Relevanz
der Bewertung und
Aussonderung von Information
bewusst.
Sie arbeiten bis spät in die
Nacht, um ihre Ablagen in
Ordnung zu halten.
2.0 User wissen, dass
eine TeraByte Hard Disk
im Kaufhaus nur 100 €
kostet.
Sie glauben, dass es
immer genügend Platz für
Alles und Jedes da sein
wird.
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Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 127
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare sind Spezialisten im
Ermitteln des Werts von
Records.
Sie arbeiten eifrig daran,
Informationen ständig
zugänglich und langfristig
verfügbar zu halten.
2.0 User haben keine
Ahnung, was ein Record ist
oder wer für die sichere
Verwahrung verantwortlich
ist.
Jeder bekommt Kopien
von Allem, also wird sich
schon irgendjemand um
die Aufbewahrung
kümmern.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 128
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare lieben ihre Aktenpläne,
Thesaurus, Taxonomien,
Ontologien und
Klassifikationsschema.
Sie werden sieben oder mehr
Hierarchieebenen durchforsten,
um den richtigen Ort für eine
kleine Notiz zu finden.
2.0 User glauben an
Folksonomy.
Wenn genügend
Anwender den selben
“Tag” verwenden, kann es
nicht falsch sein.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 129
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare sind darauf eingestellt,
jede einzelne Funktion ihrer
Records-Management-Software
zu erlernen.
Mit intensiven Training kann jede
Art von Software-Interface in ein
brauchbares Werkzeug
verwandelt werden.
2.0 User lieben ihren iPod!
Wenn das Benutzer-Interface
nicht „sexy“ genug ist und
nicht so funktioniert wie
Facebook, dann machen sie
die Anwendung einfach
dicht.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Einige Provokationen
Archivare wissen auswendig,
wo sich jedes Objekt befindet.
Sie haben die Kontrolle über
alles, sowohl im elektronischen
Bereich als auch in der Welt der
Papierdokumente.
2.0 Users, die „Digital
Natives“ leben in einer
virtuellen Welt und haben
ihre Objekte in der „Cloud“.
…und die Systeme sind nicht
länger in ihren „Silicon cages“
gefangen. Mit RFID, Robotik,
Kameras und Sensoren
dringen sie in die reale Welt
vor und sie übernehmen.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 131
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Digital Natives – eine falsche Hoffnung?
Viele glauben dass die heranwachsende Generation,
die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist,
besser mit der elektronischen virtuellen Welt
zurechtkommen wird.
Dies ist ein Trugschluss!
Vielfach geht es beim Digital Native nur um die
Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches
Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden
Technologien und Informationsstrukturen.
Der Bedarf an Information Professionals wächst und
wird durch die Lehre nicht befriedigt.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 132
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Richtigkeit
Es gilt nicht “à la Google” beliebige Informationen zu
finden, sondern die richtigen in ihrem Kontext und
dem Nachweis der Authentizität.
Falsche Information ist gefährlicher als gar keine
Information. Sie wägt uns in trügerischer Sicherheit.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Informationslücke
Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung
treten auf:
Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich
verloren gegangen.
Das „Information-Gap“ wird trotz exponentiellem
Informationswachstum größer, da die Ermittlung der
richtigen, vollständigen und aktuellen Information
immer schwieriger wird.
135
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3
Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer
#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
DER WEG IN DIE ZUKUNFT:
EUROPEANA,
WAYBACKMASCHINE,
GOOGLE ET. AL.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Europeana
• Online-Bibliothek
• EUROPEANA ist das lateinische Wort für „europäisch“ und steht
hier als Kurzform für „Bibliotheca Europeana“, die Europäische
Bibliothek
• Einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von
Ressourcen aus ganz Europa
• „multimediales Museum“
• wurde am 20. November 2008 von der Europäischen
Kommission gestartet
• Nutzer haben u.a. Zugriff auf 2 Mio. Bücher, Landkarten,
Fotografien, Archivdokumente, Gemälde, Filme und Musik aus
Nationalbibliotheken und Kulturinstituten der 27 EU-
Mitgliedsstaaten
• mehr als 1000 Archive, Museen und Bibliotheken haben bereits
digitalisiertes Material zur Verfügung gestellt
• 2010 soll Europeana mindestens 10 Mio. Beiträge beinhalten
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Waybackmaschine
• Das Gedächtnis des Internets
• 1997 hat Brewster Kahle angefangen, das WWW zu
archivieren
• Die gigantische Datenbank ist jetzt (2009) in ein "Modular
Datacenter" von Sun Microsystems in Santa Clara umgezogen
• gespeicherte Webseiten in verschiedenen Versionen können
abgerufen werden
• Die Auswahl der zu speichernden Seiten erfolgt über den
Dienst Alexa Internet
• Alle dort hinterlegten URLs werden regelmäßig aufgerufen
und archiviert. Der Gesamtumfang beträgt etwa 85 Milliarden
Seiten (Stand: März 2007). Die Seiten werden erst ca. 6
Monate nach dem Indexieren öffentlich verfügbar gemacht
• Das Archiv hat eine geschätzte Größe von drei Petabyte und
wächst um ca. 100 Terabyte pro Monat
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Google
• Weltweit größte Suchmaschine
• ein „benutzerfreundlicher“, kostenloser Dienst, der in der
Regel innerhalb von Sekundenbruchteilen relevante
Ergebnisse liefert
• Im Juli 2008 ermittelte Google nach eigenen Angaben das
Vorhandensein von mehr als einer Billion URLs im World Wide
Web
• Google steigt vermehrt in das Geschäft mit der Information
ein: elektronische Bibliotheken, E-Mail-Archive usw.
• Google wird immer mehr kritisch gesehen, da Ergebnisse von
Suchen durch Filter „manipuliert“ werden und alle greifbare
Information ausgewertet wird
• Man spricht inzwischen von „Googlesque“ und
„Googlerisation“
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Projekte der öffentlichen Hand versus
„Datenkraken“
Alle öffentlich finanzierten und gesteuerten Projekte
sind ein Tropfen auf den heißen Stein gemessen am
Informationswachstum.
Privatwirtschaftliche Unternehmen können mehr
Ressourcen und bessere Technologien einsetzen.
Wir stehen am beginn einer langwierigen
Auseinandersetzung um die Rechte an den Inhalten in
den elektronischen Archiven und Bibliotheken.
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#AUSBLICK
Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
Verantwortung
Die elektronische Archivierung
ist das Gedächtnis der
Informationsgesellschaft.
Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft,
auf dem DLM Forum Brüssel, 1999
PROJECT CONSULT
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[DE] Keynote: Die Zukunft der elektronischen Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | qumram | Zürich 2012

  • 1. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012 Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg 1 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 Die Zukunft der elektronischen Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer Zürich, 21.06.2012 qumram Web-Archivierungs Community Event
  • 2. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 2 Agenda #EINFÜHRUNG: Vom Aufbewahren und Archivieren #DEFINITIONEN: Elektronische Archivierung #PRINZIPIEN: Architekturen, Funktionen und Standards #OFFENE #FLANKEN: Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social #GIER UND #ANGST: Archive als Wirtschafts- und Compliance-Faktor #AUSBLICK: Gesellschaftlicher und kultureller Wandel
  • 3. 3 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #EINFÜHRUNG
  • 4. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 4 Der Mensch ist ein Jäger und Sammler Der Mensch wollte nicht nur in der Steinzeit, sondern auch in neueren Vergangenheit und will auch noch in gegenwärtigen Krisen überleben. In Zeiten des Überflusses galt es damals, Nahrung zu sammeln, um sich in schlechteren Zeiten ernähren zu können. Ist der Mensch nun ein Unternehmen im heutigen Zeitalter, so ist seine Nahrung die Information! #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren
  • 5. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 5 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Am Anfang war die Sprache
  • 6. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 6 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002
  • 7. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 7 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Die Geburt des Archivs Viele Dokumente brauchen Ordnung. Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002
  • 8. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 8 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Ein altes Thema Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002
  • 9. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 9 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Der neue Dokumentbegriff Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: • Gescannte Seiten • Digitales Fax • Farbbilder • E-Mail-Dateien • Screen-Dumps • Output-Dateien • Multimedia-Objekte • Sprachdateien • Digitale Videos • Office Dokumente ...
  • 10. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 10 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Records Management und Archivierung dienen zum Schaffen und Einhalten von Ordnung „Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“ Johann Wolfgang von Goethe
  • 11. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 11 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.
  • 12. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 12 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Explosion der Unternehmensinformationen IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
  • 13. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 13 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Das digitale Universum IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf
  • 14. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 14 #EINFÜHRUNG Vom Aufbewahren und Archivieren Abhängigkeit von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.
  • 15. 15 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #DEFINITIONEN
  • 16. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 16 # DEFINITIONEN Archiv Vom Aufbewahren und Archivieren Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen.
  • 17. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 17 Begriffsverwirrung • Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist (siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika) • In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten … heute herrscht Begriffsverwirrung #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung
  • 18. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 18 Begriffsverwirrung • Archivierung • Digitales Archiv • Langzeitarchivierung • Langzeitspeicherung • Revisionssichere Archivierung • Rechtssichere Archivierung • Vertrauenswürdige Archivierung • Aufbewahrung • Beweiswerterhaltende Archivierung #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung
  • 19. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 19 In Englisch synonym oder divergent? • Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?) • Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?) • Archive (Archiv?) • Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?) • Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?) • Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?) #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung
  • 20. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 20 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Aufbewahrung • Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung • Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze in Deutschland „… Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt ...“ • GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen von „Aufbewahrung“
  • 21. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 21 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
  • 22. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 22 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Digitales Archiv • Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen. • Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun. • Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen.
  • 23. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 23 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Langzeitarchivierung Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.
  • 24. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 24 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung nestor • Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital Resources in Germany • Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen • Kooperationspartner aus den Bereichen Bibliotheken, Museen und Archive • Kriterienkatalogs „vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“- Leitfaden, ein vertrauenswürdiges digitales Langzeitarchiv zu konzipieren, zu planen und umzusetzen
  • 25. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 25 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Digital Preservation NARA Preservation encompasses the activities which prolong the usable life of archival records. Preservation activities are designed to minimize the physical and chemical deterioration of records and to prevent the loss of inform. Preservation umfasst die Aktivitäten zur Verlängerung der Haltbarkeit von Archivalien. Preservation- Aktivitäten dienen dazu, die physikalischen und chemischen Zerfall der Datensätze zu minimieren und den Verlust der informationellen Inhalte zu verhindern.
  • 26. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 26 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Datensicherung • Bezeichnet das teilweise oder vollständige Kopieren der in einem Computersystem vorhandenen Daten auf ein anderes (häufig transportables) Speichermedium oder auf ein anderes Computersystem • Die Datensicherung dient dem Schutz vor Datenverlust durch: • Hardware-Schäden (z. B. durch Überspannung, Materialermüdung, Verschleiß oder Naturgewalten wie Feuer, Wasser, etc.) • Diebstahl oder absichtliches Löschen der Daten • Computerviren, -würmer und Trojanische Pferde • versehentliches Überschreiben oder Löschen der Daten • logische Fehler innerhalb der Daten • Datensicherung ist keine Archivierung!
  • 27. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 27 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Definition: Records Lifecycle Management Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv-Objekte
  • 28. 28 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung MERKSÄTZE DER ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG Herausgegeben vom VOI Verband Informations- und Organisationssysteme e.V.
  • 29. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 29 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Merksätze 2009 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden 2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden 5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden 6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  • 30. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 30 #DEFINITIONEN Elektronische Archivierung Merksätze 2009 7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden 8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden 9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden 10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
  • 31. 31 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN
  • 32. 32 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer ARCHITEKTUREN #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards
  • 33. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 33 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Funktionale Anforderungen nach OAIS ISO 14721 • Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen • Sechs Hauptfunktionen: 1. Preservation Planning (Archivierungsplanung) 2. Ingest (Datenübernahme) 3. Data Management (Datenverwaltung) 4. Archival Storage (Archivspeicher) 5. Access (Nutzung) 6. Administration
  • 34. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 34 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können.
  • 35. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 35 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Zwei Prinzipien • Referenz-Datenbank mit separatem Repository • BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
  • 36. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 36 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Architektur von Archivsystemen © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Speicher Referenz- Datenbank Traditionelle Referenz-Datenbank
  • 37. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 37 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen • BLOB (Binary Large Object) • Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank BLOB-Datenbank Dokument BLOB-Datenbank
  • 38. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 38 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Architektur von elektronischen Archivsystemen
  • 39. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 39 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Architektur von elektronischen Archivsystemen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank AusgebenErfassen Anwendungen ERP Client E-Mail Office ... Client Client AusgebenErfassen
  • 40. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 40 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Architektur Vergangenheit Archiv-Client Archivanwendung Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Monolith Fach-Client Fachanwendung Speicher
  • 41. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 41 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Archivlogik & Dienste Architektur Heute Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Scan-Client Scan- anwendung Cache Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS
  • 42. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 42 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Archivlogik & Dienste Architektur Heute Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Scan-Client Scan- anwendung Cache Workflow-Client Workflow Speicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte
  • 43. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 43 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Archivlogik & Dienste Architektur Heute Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Universal-Archiv für alle Informationsobjekte Portal E-Mail Office andere Fach- verfahren
  • 44. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 44 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Universal-Archiv Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig von Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit einheitlicher Verwaltung und Unterstützung verschiedener Archivspeichersysteme gekennzeichnet.
  • 45. 45 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards STANDARDS
  • 46. 46 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards STANDARDS FÜR ARCHIVIERUNGS - ARCHITEKTUREN
  • 47. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 47 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank Archiv- Speicher Zugriff Bereitstellung Problemzone 1: Interfaces AIP DIP SIP AIP Problemzone 2: Container-Formate
  • 48. 48 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards STANDARDS FÜR ARCHIV-SCHNITTSTELLEN
  • 49. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 49 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Standards Schnittstellen • ERP Systeme • SAP Archivelink • Speichersystemanbieter (technisch) • SNIA XAM, CDMI, LTACSI • Öffentliche Verwaltung Deutschland • XDOMEA Xarchiv • Bundesarchiv SAM • Zugriffsschicht (technisch) • CMIS • WebDAV • JSR 170/283
  • 50. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 50 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard • Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSI • Zielsetzung: • mithilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar und verschiebbar machen • XAM-Spezifikationen Mitte 2008 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self Contained Data Format) aufgewertet • Ermöglicht Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim Wechsel von Hardware und Anwendungen • Fordert multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und funktionale Topics wie die ISO 17421 OAIS Open Archival Information Systems adressiert
  • 51. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 51 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards SNIA CDMI • Den Daten des Anwenders werden spezielle Metadaten (data system metadata) angefügt, welche dem Cloud-Storage-Anbieter den jeweiligen Daten-Service (Backup, Archiv etc.) vorgeben • Daten können mit Hilfe von CDMI von Cloud- Anbieter zu Cloud-Anbieter bewegt werden • “Recodierung” für verschiedene Interfaces nicht erforderlich
  • 52. 52 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards CMIS CONTENT MANAGEMENT INTEROPERABILITY SERVICES
  • 53. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 53 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards CMIS für unterschiedliche Repositories
  • 54. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 54 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards XDOMEA 2.0 • 12. Dezember 2008: Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung (KoopA ADV) empfiehlt für den elektronischen Datenaustausch von Schriftgutobjekten XDOMEA 2.0 • Neuerrungen: • Abbildung von Geschäftsvorgangsinformationen • weiteren Bearbeitungs- und Protokollinformationen • Einbindung von fach- bzw. anwendungsspezifischer Informationen • Einbindung elektronisch signierter Dokumente • Möglichkeit in Fachverfahren entstehendes Schriftgut in einem DMS/VBS abzulegen • Erweiterung Anwendungsmöglichkeiten auf Aussonderung und Prozess der Anbietung / Übergabe behördlichen Schriftguts an die zuständigen Archive
  • 55. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 55 (http://www.bundesarchiv.de/aktuelles/pressemitteilungen/00265/index.html) #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards APENET • Projekt zum Aufbau eines europäischen Archivportals mit einem gemeinsamen Internet- Zugang zum Archivgut der Mitgliedsländer der EU • Start: 15. Januar 2009, Laufzeit: zunächst 3 Jahre • Mit dem Projekt wird eine der Handlungsnotwendig- keiten aus dem vom Rat veranlassten Bericht über die Archive in der erweiterten EU umgesetzt • An dem Projekt sind 12 Mitgliedsländer der EU sowie die EDL-Foundation, die Trägerin der EUROPEANA, beteiligt
  • 56. 56 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards STANDARDS FÜR ARCHIV- METADATEN
  • 57. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 57 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards LMER Langzeitarchivierungsmetadaten Dublin Core Sammlung, 15 core elements bilden „Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1 (ISO 15836)“ PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategies OAI (PMH) Open Archive Initiative (Protocol for Metadata Harversting) DITA Darwin Information Typing Architecture Metadaten-Standards
  • 58. 58 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards STANDARDS FÜR ARCHIVOBJEKT-FORMATE
  • 59. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 59 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards Standards für Formate Generelle Anforderungen: 1. Lesbarkeit / Wiedergabefähigkeit 2. Wiedergabequalität 3. Lesbarkeit durch Maschinen 4. Zugänglichkeit / Migrierbarkeit 5. Explizite Struktur / Selbstdokumentation 6. Freie Nutzbarkeit (nicht proprietär) 7. Vollständig und offen dokumentiert 8. Verbreitungsgrad 9. Stabilität / Reife 10. Keine Verknüpfbarkeit / Vermeidung von Interaktivität (bei Bild- und Textformaten) 11. Streamingfähigkeit (nur bei Audioformaten) 12. Kodierungsverfahren (nur bei Audioformaten)
  • 60. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 60 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF Standards ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3 ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO 32000-1 PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)
  • 61. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 61 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF ISO 32000-1 • Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 32000-1:2008 ein offener Standard. • Funktionen: • Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und Plattform • Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen • Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen Plattformen hinweg • Digitale Signaturen • Sicherheits- und Rechtemechanismen • Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere Formate • Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration mit Business-Systemen
  • 62. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 62 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF/A ISO 19005 • PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele: • Maximierung der Geräteunabhängigkeit • Maximierung des „Self-Containment“ • Maximierung der Selbst-Dokumentation • Maximierung der Informationsdurchlässigkeit • Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind: • Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt, • PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder benutzten, • Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A- Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt, • Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann, • Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.
  • 63. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 63 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF/A-2 • Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1 • Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen • Keine Migration von einem Normteil zum anderen • Beispiel:
  • 64. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 64 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF/A-3 • Veröffentlichung wird Mitte 2012 erwartet • Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF- Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 • Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden • Aber: weiterhin elektronisches Papier
  • 65. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 65 #PRINZIPIEN Architekturen, Funktionen und Standards PDF/A Übersicht Compliance Level Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation. Sonst Level „b“ oder „u“.
  • 66. 66 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN
  • 67. 67 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social ARCHIVE FÜR DATENBANKEN UND DATENBANKGESTÜTZTE ANWENDUNGEN
  • 68. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 68 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken Backups Archivierung • Kurze Wiederherstellungs- zeiten • Wiederherstellung der Datenbestände • Redundanz wg. Sicherung • Kompletter Datenumfang ⇒ keine Storage-Vorteile • Suche in Zeiträumen • Entlastung der Datenbank • Behandlung von abhängigen Daten • Berücksichtigung von DB-Teilausschnitten • Offenes Archivformat • DB-Herstellerunab- hängigkeit • Inkrementelle Archivierung
  • 69. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 69 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Datenbanksystem - basierte Archivierung Anwendung mit Archivierungsfunktionalität DBMS Datenbank Archiv
  • 70. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 70 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Datenbanksystem - integrierte Archivierung DBMS mit Archivierungsfunktionalität Datenbank Archiv Datenbanksystem
  • 71. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 71 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Ablauf der Archivierung bei SAP • Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien • Löschen der Daten aus der Datenbank
  • 72. 72 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social ARCHIVIERUNG FÜR DIE VIRTUELLE AKTE #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
  • 73. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 73 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Aktenplan und elektronische Akte #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
  • 74. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 74 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Elektronische Akte: Statisch
  • 75. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 75 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Elektronische Akte und Vorgänge
  • 76. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 76 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Virtuelle Sichten
  • 77. 77 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTEN #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social
  • 78. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 78 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Webarchivierung • Das Internet verändert den Dokument-Begriff: • Websites, CMS Content-Management-Systemen und Portale und WCM Web Content Management • Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst • Das Web – ein schnelllebiges Medium: • Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten • Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der Information • Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen • Abhängigkeit von Browsern und Viewern
  • 79. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 79 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Web Content Management System
  • 80. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 80 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Webarchivierung Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten • Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen • Standardschnittstellen • Verwaltung einheitlicher Metadaten • Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und Journalfunktionen • Konverter und Rendition-Management • Versionierung • Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken • Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und den zugehörigen Objekten • Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem • Migrationswerkzeuge
  • 81. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 81 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Web-Archivierung: Herausforderungen
  • 82. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 82 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik • Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich einer Archivierung „wiedersetzen“: • Indvidualisierung und Personalisierung • Tweeds • Blogs und Foren • Wikis • Multi-Media-Objekte • Links • Mashups • usw. • Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich • Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich
  • 83. 83 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social MOBILE
  • 84. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 84 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Die Mobile Revolution • Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form • Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle Betriebssystemplattformen und werden die neue Form des Anwendungsprogrammes • Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, Pads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM: • Nutzeroberflächen verändern sich und • Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.
  • 85. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 85 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Archivierung im Bereich Mobile • Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service • Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt • Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.
  • 86. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 86 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Die Mobile Revolution • Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. • Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte. • Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.
  • 87. 87 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social CLOUD
  • 88. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 88 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz Storage Archiv Archiv Storage Tape Storage Server ServerServer User Mobile Nutzer
  • 89. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 89 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Anschluss von Archivsystemen Dediziert versus virtualisiert: • Viele Archivsysteme verwenden persistente Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei Veränderungen in virtualisierten Systemen gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen • Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme verlangen dedizierte Adressen. • Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle Skalierbarkeit. • Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem und in der Netzwerkadministration muss harmonisiert sein.
  • 90. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 90 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Sichere Auslegung von Archivsystemen Archiv operativ Archiv Sicherung Inhouse Outhouse Archiv operativ Archiv Sicherung Archiv operativ Archiv Sicherung Eigen- Anwender Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv SaaS & Outsourcing
  • 91. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 91 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing
  • 92. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 92 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Cloud Computing The Cloud Infra- structure as a Service IaaS Platform as a Service PaaS Software as a Service SaaS Amazon Elastic Compute Cloud (EC2) Microsoft Azure Amazon SimpleDB Amazon Simple Queue Service (SQS) Amazon Simple Storage Service (S3) PayPal Google Apps Salesforce
  • 93. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 93 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Cloud Computing Chancen Risiken& • Provider • Vertrauen • Kontrolle • Abhängigkeit • Zuverlässigkeit der Cloud • Engpässe in der Datenübertragung • Software-Lizenzen • Eigentumsrechte • Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen • Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit • Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen • Aufwandersparnis bei Programmupdates • Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen • Kostenkontrolle durch Pay-for-use
  • 94. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 94 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Archivierung in der Cloud • Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen Web- Konzerne wie Amazon, Apple und Google • Probleme: • Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln. • Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte die Anwender hochladen
  • 95. 95 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social SOCIAL
  • 96. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 96 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Social Business als Nachfolger von ECM? • Ein wenig Einbindung von Dokumenten-Technologien und Archiven in Social-Community- oder Portal-Software macht noch kein Social Business aus: • Hier werden durch neue, andere Anbieter die Maßstäbe gesetzt. • Wandel weg vom geschlossenen Dokument-Charakter hin zu Daten, die nur noch als Mash-Up-View eines Dokumentes zusammengebaut werden: • Die Anforderungen aus dem Web und der Social- Bewegung lassen sich mit überkommenen ECM-Ansätzen kaum bedienen • ECM gilt in dieser Gemeinschaft heute bereits als veraltete Inhouse-Technologie
  • 97. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 97 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Web & Social „wehrt sich“ gegen Archivierung Die „modernen“ Web-Softwareumgebungen sind nicht auf langlebige Stabilität der Informationen ausgelegt: • Links • Formate • Blogs, Foren, Feeds • Community-Postings • Embedding • Personalisierung und Individualisierung
  • 98. 98 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social NEUE HERAUSFORDERUNGEN DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3D
  • 99. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 99 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Mash-Up
  • 100. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 100 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Mash-Up: Probleme für die Archivierung • Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung • Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar • z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.
  • 101. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 101 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Mash-Up Klimakarte
  • 102. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 102 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Mash-Up: Probleme für die Archivierung • Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine vernünftige Lösung in Sicht. • Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv- Formatauswahl erschwert. • Das Problem ist die Anwendung proprietärer Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer Alternative.
  • 103. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 103 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Web 3D • 3D-Anwendungen sind im Kommen • Zukunftsvisionen sind • 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages • Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab
  • 104. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 104 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Individualisierung von Websites Probleme für die Archivierung: • Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte • PROXY-Server erschweren die Archivierung • Formular-Archivierung erschwert • Rekonstruktion allgemein schwierig
  • 105. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 105 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social 3D - Architektur
  • 106. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 106 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social 3D: Probleme für die Archivierung Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten. Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen: • Farbtabellen, Tonspuren, Overlays • Technische Squenzierung • Dynamik, Brillianz, Auflösung • Digital Rights Management • Interaktive Steuerung • Metadaten, Viewer • Verknüpfungen zu externen Daten • eigene Anwendung mit eigener Navigation
  • 107. 107 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #GIER UND #ANGST
  • 108. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 108 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Zu erwartender Nutzen Ein Problem ist, dass viele Nutzeneffekte keine direkten Kosteneinsparungen, sondern zu bewertende qualitative Faktoren sind.
  • 109. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 109 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Quantitativ und qualitativ Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/ Nutzen- betrachtung ist zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden. • Quantifizierbare Faktoren: Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können • Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben
  • 110. 110 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social WIRTSCHAFTLICHKEIT
  • 111. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 111 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Wirtschaftlichkeit & Sicherheit Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“.
  • 112. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 112 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Ausbaufähigkeit & Wert Ausbaufähigkeit und Modularität Ein langlebiges System muss auf Veränderung ausgelegt sein Der Wert von Information Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der Abhängig und die Abwägung der Risiken bestimmen die Investition und die Auslegung des Archivsystems.
  • 113. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 113 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Verlust Die Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell. Nach Naturkastrophen wie großen Überschwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben.
  • 114. 114 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social COMPLIANCE
  • 115. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 115 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Notwendigkeit der elektronischen Archivierung Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente. Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Einführung sicherer elektronischer Verfahren.
  • 116. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 116 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Compliance: weltweit & unterschiedliche Bereiche Operational Risk Identity Theft CobiT Solvency II (EU) Freedom of Information (UK / USA) Anti-terrorism Act (UK) SEPA Basel II (EU) 21 CFR Part 11 (US) Companies Act (UK) Sarbanes-Oxley (US) ISO 9000 Quality ECGI Action Plan (EU) ISO 15801 Legal Admissibility ISO 17799 Information Security Cromme / GCCG (DE) Preda Code (IT) Data Protection Directive (EU, UK) Computer Crime Law Electronic Comms Act (BE) Telecomms Act (BE) BS8600 Complaints (UK) FSA Handbook (UK) BaFin (DE) MiFID AML / KYC Privacy Requirements Geopolitical Specific RegulationRisk Management Corporate Governance Industry Specific Regulations
  • 117. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 117 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Compliance: Grundsätzliche Kriterien • Authentizität • Vollständigkeit • Nachvollziehbarkeit • Zugriffssicherheit • Geordnetheit • Integrität • Auffindbarkeit • Reproduzierbarkeit • Unverändertheit • Richtigkeit • Prüfbarkeit • Portabilität • Vertrauenswürdigkeit
  • 118. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 118 #OFFENE #FLANKEN Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social Ganzheitlich und wirtschaftlich • Archiv-Systeme, sind nie allein die Lösung zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben, sondern nur eine Komponente in einem ganzheitlichen Vorgehensmodell. • Einzellösungen helfen nicht, sondern nur eine Infrastruktur, die so ausgelegt sein muss, dass die Durchgängigkeit gewährleistet ist und sie auch zukünftige Anforderungen abdecken kann. • Archivsysteme müssen so eingerichtet werden, dass sie wirtschaftlich nutzbar sind und die Geschäftstätigkeit unterstützen – die rechtlichen Anforderungen müssen quasi „nebenbei“ mit erfüllt werden.
  • 119. 119 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #AUSBLICK
  • 120. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 120 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Thesen Heutzutage wird das Thema Archivierung gern beiseite geschoben oder ignoriert. Niemand kümmert sich mehr um die sinnvolle Aufbewahrung seiner vielen Dokumente.
  • 121. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 121 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Die Herausforderung des Informationswachstums Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen. Problemfelder: • Unkontrollierte Redundanz • Fehlende Einschätzung des Wertes von Information • Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information • etc., etc., etc.
  • 122. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 122 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare lieben Metadaten. Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt. 2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare! Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.
  • 123. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 123 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche. Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden. 2.0 User hassen komplexe Suchformulare! Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.
  • 124. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 124 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes. Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen. 2.0 User sind faul! Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.
  • 125. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 125 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner- Unterordner-Band-Register- Strukturen navigieren. Es macht ihnen einfach Spaß. 2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert. Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.
  • 126. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 126 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst. Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten. 2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet. Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.
  • 127. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 127 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records. Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten. 2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist. Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.
  • 128. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 128 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden. 2.0 User glauben an Folksonomy. Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.
  • 129. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 129 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen. Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden. 2.0 User lieben ihren iPod! Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.
  • 130. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 130 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Einige Provokationen Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet. Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente. 2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“. …und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.
  • 131. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 131 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Digital Natives – eine falsche Hoffnung? Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird. Dies ist ein Trugschluss! Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen. Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.
  • 132. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 132 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Richtigkeit Es gilt nicht “à la Google” beliebige Informationen zu finden, sondern die richtigen in ihrem Kontext und dem Nachweis der Authentizität. Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerischer Sicherheit.
  • 133. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 134 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Informationslücke Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das „Information-Gap“ wird trotz exponentiellem Informationswachstum größer, da die Ermittlung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information immer schwieriger wird.
  • 134. 135 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel DER WEG IN DIE ZUKUNFT: EUROPEANA, WAYBACKMASCHINE, GOOGLE ET. AL.
  • 135. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 136 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Europeana • Online-Bibliothek • EUROPEANA ist das lateinische Wort für „europäisch“ und steht hier als Kurzform für „Bibliotheca Europeana“, die Europäische Bibliothek • Einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von Ressourcen aus ganz Europa • „multimediales Museum“ • wurde am 20. November 2008 von der Europäischen Kommission gestartet • Nutzer haben u.a. Zugriff auf 2 Mio. Bücher, Landkarten, Fotografien, Archivdokumente, Gemälde, Filme und Musik aus Nationalbibliotheken und Kulturinstituten der 27 EU- Mitgliedsstaaten • mehr als 1000 Archive, Museen und Bibliotheken haben bereits digitalisiertes Material zur Verfügung gestellt • 2010 soll Europeana mindestens 10 Mio. Beiträge beinhalten
  • 136. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 137 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Waybackmaschine • Das Gedächtnis des Internets • 1997 hat Brewster Kahle angefangen, das WWW zu archivieren • Die gigantische Datenbank ist jetzt (2009) in ein "Modular Datacenter" von Sun Microsystems in Santa Clara umgezogen • gespeicherte Webseiten in verschiedenen Versionen können abgerufen werden • Die Auswahl der zu speichernden Seiten erfolgt über den Dienst Alexa Internet • Alle dort hinterlegten URLs werden regelmäßig aufgerufen und archiviert. Der Gesamtumfang beträgt etwa 85 Milliarden Seiten (Stand: März 2007). Die Seiten werden erst ca. 6 Monate nach dem Indexieren öffentlich verfügbar gemacht • Das Archiv hat eine geschätzte Größe von drei Petabyte und wächst um ca. 100 Terabyte pro Monat
  • 137. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 138 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Google • Weltweit größte Suchmaschine • ein „benutzerfreundlicher“, kostenloser Dienst, der in der Regel innerhalb von Sekundenbruchteilen relevante Ergebnisse liefert • Im Juli 2008 ermittelte Google nach eigenen Angaben das Vorhandensein von mehr als einer Billion URLs im World Wide Web • Google steigt vermehrt in das Geschäft mit der Information ein: elektronische Bibliotheken, E-Mail-Archive usw. • Google wird immer mehr kritisch gesehen, da Ergebnisse von Suchen durch Filter „manipuliert“ werden und alle greifbare Information ausgewertet wird • Man spricht inzwischen von „Googlesque“ und „Googlerisation“
  • 138. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 139 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Projekte der öffentlichen Hand versus „Datenkraken“ Alle öffentlich finanzierten und gesteuerten Projekte sind ein Tropfen auf den heißen Stein gemessen am Informationswachstum. Privatwirtschaftliche Unternehmen können mehr Ressourcen und bessere Technologien einsetzen. Wir stehen am beginn einer langwierigen Auseinandersetzung um die Rechte an den Inhalten in den elektronischen Archiven und Bibliotheken.
  • 139. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Zukunft der Elektronische Archivierung qumram Web-Archivierungs Community EventDr. Ulrich Kampffmeyer 140 #AUSBLICK Gesellschaftlicher und kultureller Wandel Verantwortung Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, auf dem DLM Forum Brüssel, 1999
  • 140. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012 Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg 141 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jan-17 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com