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Management Compliance
Policies und ihre Umsetzung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Unternehmensberatung
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IMC Information Management Compliance
Policies und ihre Umsetzung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 14. Februar 2006
P R O J E C T C O N S U L T
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Agenda
• Was ist eine Information Management Compliance
Policy
• Information Management Compliance Policy im
Rahmen der Corporate Governance
• Identifizierung der relevanten Komponenten und
Vorgaben im Unternehmen
• Die Rolle der IT-Systeme: Records Management
und Enterprise Content Management
• Compliance als kontinuierlicher Prozess
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Einige weitverbreitete Ansichten
• „Wer nicht compliant ist, kommt ins Gefängnis“
• „Die elektronische Archivierung ist Pflicht“
aber auch
• „Compliance schafft nur unnötigen Aufwand und unnötige
Kosten“
• „Durch Compliance bekomme ich nicht einen Kunden mehr“
• „Compliance lähmt die Unternehmen und macht sie
unflexibel“
• „Der Gesetzgeber blickt doch selbst nicht durch“
• „Wir stellen Produkte her und keine Papierdokumentationen“
• „Compliance ist ein Papiertiger – einmal sind die Risiken
klein, zum zweiten besteht sie nur aus bedrucktem Papier“
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Was ist Compliance?
Übereinstimmung mit und Erfüllung von
rechtlichen und regulativen Vorgaben
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„Übereinstimmung“
• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare,
definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln
enthalten, was zu tun ist
• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die
Regeln meistens eine technische Vorgabe
enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist
• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an
einer Technologie festmachen sollten, die in ein
paar Jahren schon wieder obsolet ist
• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die
Vorgabe
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„Erfüllung“
• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:
Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung
umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass
dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion
• Das Unternehmen oder die Organisation muss
kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben
Sorge tragen
• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein
technische Lösung hinaus und beinhaltet auch
organisatorische und Management-Aspekte
• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender,
kontrollierter Prozess
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„Rechtliche Vorgaben“
• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die
bestimmte Unternehmen, Organisationen oder
Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten
Regelungen einzuhalten
• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“,
lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und
Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum
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„Regulative Vorgaben“
Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und
regulativ“?
• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf
Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards,
Codes of Best Practice von Branchen oder andere
Vorgaben
• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben
für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und
implizite Anforderungen für andere Fälle
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Grundsätzlich
• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben
gelten auch in der elektronischen Welt!
• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch
häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten
und müssen daher adäquat abgeleitet
werden
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Unterschiede
Direkte Auswirkungen
• HGB
• AO / GDPdU / GOBS
• Verrechnungspreisdokumentation
Indirekte Auswirkungen
• Basel II (für „Nicht-Banken“)
• BDSG
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Was ist eine Information Management
Compliance Policy
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Information Management Compliance
(IMC)
• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im
gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in
den Prozessen einer Organisation widerspiegeln
• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit,
Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun
• Information Management Compliance ist eine Abbildung all
dieser Komponenten in elektronischen Systemen
• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records
Management und Archivierung, sondern Datensicherung und
Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere
Komponenten
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Vier Komponenten für Information
Management Compliance (1)
1. Information Management Policy
Grundregeln und Verwaltensweisen für den
Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich
in der „Corporate Governance“ niederschlagen.
Dies schließt die das Bewusstmachen, die
Zuordnung der Verantwortung, und die
Verankerung der Policy im Management der
Organisation ein. Das Management trägt hier nicht
nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung
der Regularien, sondern auch für Umsetzung im
Unternehmen mit Vorbildfunktion
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Vier Komponenten für Information
Management Compliance (2)
2. Delegation
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und
entsprechende Ausbildung auf den
nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die
Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich
macht. Dies schlägt sich auch in den
Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen,
Verträgen und Arbeits-anweisungen nieder Auf
den verschiedenen Ebenen einer Organisation
muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten
der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt
werden
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Vier Komponenten für Information
Management Compliance (3)
3. Nachhaltung
Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig
überprüft werden. Hierzu gehören z.B.
Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits.
Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der
Prozesse und auf die Nachführung der
Dokumentation zu den durchgeführten
Maßnahmen Wert zu legen
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Vier Komponenten für Information
Management Compliance (4)
4. Sichere Systeme
Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit
ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit
genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen.
Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die
Anwendungsfunktionalität und das
Dokumentenmanagement sondern schließt den
gesamten Betrieb der Lösung ein
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Information Management Compliance
• Information Management Compliance betrifft nicht
nur technische Systeme, sondern ist vorrangig
eine organisatorische Aufgabe
• Die Nutzung und der Betrieb der
Informationssysteme sind letztlich
ausschlaggebend
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Information Management Compliance Policy
im Rahmen der Corporate Governance
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Corporate Governance
• CG sind die rechtlichen und institutionellen
Rahmenbedingungen, die mittelbar oder
unmittelbar Einfluss auf die
Führungsentscheidungen eines Unternehmens und
somit auf den Unternehmenserfolg haben
• Der Ursprung für CG liegt bereits in den 30er
Jahren, als man sich verstärkt Gedanken über die
Rechte der Aktionäre machte
• International wurden CG durch die OECD in
Gestalt der „Principles of Corporate Governance“
1984 verankert und 2004 aktualisiert
• Europäische Kommission hat 2004 ein European
Corporate Governance Forum als
Beratungsgremium eingerichtet
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Compliance als Bestandteil von
Corporate Governance
Deutschland
• 2002 hat das Bundesministerium der Justiz den
Corporate-Governance-Kodex veröffentlicht
• Unternehmensgesetzte
• KonTraG
• UMAG
• Handels- und Steuerrecht
• Verbraucherschutz
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Compliance als Bestandteil von
Corporate Governance
International
• Schweiz: Swiss Code of Best Practice (2002)
• Österreich: ÖCGK Österreichischer Corporate
Governance Kodex (2002)
• Großbritannien: „Reports“
• Cadbury Report, 1992
• Greenbury Report,1995
• Hampel Report, 1998
• Turnbull Report, 2005
• Frankreich: LSF Loi de Sécurité Financière (2003)
• u.a.
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Grundsätzliche Kriterien für Compliance
• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
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Identifizierung der relevanten Komponenten
und Vorgaben im Unternehmen
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Grundsätzliche Kriterien für Compliance
• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
• Prüfbarkeit
• Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
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Information Management Policy
Probleme
• Technologie-/Policy-Kreislauf
• Technologiefortschritt
• Datenschutz
• Schutz von Unternehmensinformationen
• Katastrophenbewältigung und
Unternehmensfortbestand
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Information Management Policy
Analyse
• Prozesse
• Beteiligte Einheiten und Ressourcen
• Ablauf und Kontrolle
• Auswirkungen und Bedeutung
• Systeme
• Ebenen
• Rolle
• Technik
• Information
• Wert, Rechtscharakter, Abhängigkeit
• Formen, Mengen
• Nutzung
• Risiko-Bewertung
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Information Management Policy
Matrix
• Dimensionen
• Achsen:
• Rechtliche Anforderungen und Vorgaben
• Prozesse, Systeme, Organisationseinheiten …
• Individuell für jedes Unternehmen in Abhängigkeit
von
• Rechtsraum (national, international)
• Produkten und Dienstleistungen
• Abläufen
• Systemen
• …
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Information Management Policy
Übersichtsmatrix
Bereich Produkt Prozess Systeme Information Wert
Deutschland
Gesetz
ZPO
BGB
…
Verordnung
GDPdU
…
intern. Richtlinie
QMH Kap.
CG …
…
Frankreich
Gesetz
CJ
CC
Geschäftsbereiche
Software
Risiko
Form der Auswirkung
und andere Kriterien
BEWERTEN
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Eine wichtige Erkenntnis
Sie werden wenige Insel finden, aber viele
durchgängige softwareunterstützte Prozesse
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Information Management Policy
Teamarbeit bei der Analyse
Beteiligte:
Fachabteilungen
IT-Abteilung
Revision
Geschäftsleitung
Wirtschaftsprüfer
…
eigentlich alle, nur in unterschiedlichem Maße
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Information Management Policy
Dokumentation ist Fleissarbeit
• Dokumentation ist eine Grundlage von Compliance
• Dokumentation ist aufwändig und trägt zunächst
nicht zur Wertschöpfung bei
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Information Management Policy
Probleme der Dokumentation
• Aktualität
• Übereinstimmung mit der Realität
• Sicherstellung der Umsetzung von Vorgaben
• Überprüfung der Umsetzung und Einhaltung von
Vorgaben
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Eine wichtige Erkenntnis
• Der Mensch ist das größte Problem um „compliant“
zu sein.
• Automatische Prozesse in Systemen können
unterstützen, jedoch nicht ersetzen.
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Information Management Policy
Unterschiedliche Ebenen
• Beschreibung der Systeme selbst
• z.B. ITIL
• Beschreibung der Nutzung der Systeme
• z.B. Verfahrensdokumentation
• Protokollierung der Nutzung der Systeme
• z.B. Audit-Trails
• Überwachung der Nutzung der Systeme
• z.B. Monitoring
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Information Management Policy
Zukunft
• Organisatorisches und Prozess-Wissen als
Bestandteil der Systeme:
statt Hilfefunktionen unterstützendes
Wissensmanagement?
• Selbstdokumentation der Systeme:
Statisch – Konfigurationen, Prozessdefinitionen,
Rechte, Strukturen?
Dynamisch – Nutzung, Instanzen, Daten?
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Die Rolle der IT-Systeme:
Records Management und Enterprise Content
Management
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Entwicklung der ECM-Definition
AIIM International 2005:
“Enterprise Content Management is the
technologies used to Capture, Manage, Store,
Preserve, and Deliver content and documents
related to organizational processes.”
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AIIM Modell für ECM
Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
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Zur Erfüllung von Compliance relevante
ECM-Technologien
• Records Management
• E-Mail-Management
• Elektronische Signatur
• Business Process Management
• Business Process Design
• Elektronische Archivierung
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Was ist ein Record?
• Information created, received, and maintained as
evidence and information by an organisation or
person, in pursuance of legal obligations or in the
transaction of business.
(ISO 15489 Part 1)
• Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt
wird, um als Nachweis einer Organisation oder
Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum
Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu
dienen.
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• Der Begriff Dokument wird im Deutschen und im
Angloamerikanischen unterschiedlich verstanden:
• „Documents“ sind beliebige Dateien, Texte etc.
• Dokumente im deutschen Sinn sind „Records“
Dokumente und Records
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Was ist Records Management?
• Field of management responsible for the efficient
and systematic control of the creation, receipt,
maintenance, use and disposition of records,
including processes for capturing and maintaining
evidence of and information about business
activities and transactions in the form of records.
(ISO 15489 Part 1)
• Das Aufgabengebiet verantwortlich für die
Verwaltung und Handhabung von „Records“ zur
effizienten und systematischen Kontrolle von
Entstehung, Empfang, Verwaltung, Nutzung und
Entsorgung einschließlich der Prozesse für die
Erfassung und Sicherstellung der Nachweisfähig-
keit von und über Informationen zu Geschäfts-
aktivitäten und Geschäftsvorfällen in Gestalt von
„Records“.
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Elektronische Archivierung
• Langzeitarchivierung
• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum
von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung
• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung
(HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher,
unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei
reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
Der Gesetzgeber fordert
Aufbewahrungsfristen von 10
oder mehr Jahren
Informationen sollen langfristig verfügbar sein
Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter:
jedes Jahr neue Software, neue Hardware,
neue Standards ...
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 1
• Compliance ist vorrangig ein organisatorischer
Prozess
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 1
• Compliance ist vorrangig ein organisatorischer
Prozess
• Systeme dienen zur Unterstützung des Prozesses.
Sie sind nicht in sich „compliant“
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 1
• Compliance ist vorrangig ein organisatorischer
Prozess
• Systeme dienen zur Unterstützung des Prozesses.
Sie sind nicht in sich „compliant“.
• Zertifikate der Ordnungsmäßigkeit beziehen sich
auf das indviduelle Unternehmen und den Einsatz
der Lösungen, nicht auf Produkte
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 2
• Software kann alle notwendigen Informationen über
die Systeme selbst und deren Nutzung aufzeichnen
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 2
• Software kann alle notwendigen Informationen über
die Systeme selbst und deren Nutzung aufzeichnen
• Die Aufzeichnung und Auswertung kann im
Widerspruch zu Anforderungen des Datenschutzes
stehen: die Gewichtung ist ungeklärt
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 3
• Compliance ist nicht punktuell und nicht statisch
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 3
• Compliance ist nicht punktuell und nicht statisch
• Compliance muss kontinuierlich über alle Ebenen,
alle Mitarbeiter, alle Prozesse und alle Systeme
des Unternehmens gelebt werden
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 4
• Compliance darf nicht nur als lästige, die
Geschäftstätigkeit behindernde Aufgabe betrachtet
werden
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 4
• Compliance darf nicht nur als lästige, die
Geschäftstätigkeit behindernde Aufgabe betrachtet
werden
• Compliance vermeidet nicht nur Risiken sondern
schafft Transparenz im Unternehmen, erlaubt die
Erkennung von Potentialen und die Verbesserung
der Organisation und Prozesse
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 4
• Compliance darf nicht nur als lästige, die
Geschäftstätigkeit behindernde Aufgabe betrachtet
werden
• Compliance vermeidet nicht nur Risiken sondern
schafft Transparenz im Unternehmen, erlaubt die
Erkennung von Risiken und die Verbesserung der
Organisation
• Compliance kann so auch zur Wertsteigerung und
Wertschöpfung eingesetzt werden
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Erkenntnisse 5
• Systeme nur zur Erfüllung der Compliance-
Anforderungen einzuführen ist unwirtschaftlich
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 5
• Systeme nur zur Erfüllung der Compliance-
Anforderungen einzuführen ist unwirtschaftlich
• Systeme müssen die Compliance-Anforderungen
so quasi nebenbei mit erfüllen
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
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• Neben die sichtbare Welt der Geschäftsprozesse
treten Compliance-Prozesse in den Systemen
selbst
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 6
• Neben die sichtbare Welt der Geschäftsprozesse
treten Compliance-Prozesse in den Systemen
selbst
• Workflow, Business Process Management und
Protokollierung im Rahmen des Records
Management liefern notwendige Informationen
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 6
• Neben die sichtbare Welt der Geschäftsprozesse
treten Compliance-Prozesse in den Systemen
selbst
• Workflow, Business Process Management und
Protokollierung im Rahmen des Records
Management liefern notwendige Informationen
• Die Zukunft liegt in selbstdokumentierenden
Systemen, die den Menschen von der
Dokumentation, Überprüfung und Nachhaltung
entlasten
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• Compliance ist kein Projekt
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 7
• Compliance ist kein Projekt
• Compliance kann im Rahmen eines Projektes
initiiert und eingeführt werden, ist jedoch ein
kontinuierlicher Prozess
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 7
• Compliance ist kein Projekt
• Compliance kann im Rahmen eines Projektes
initiiert und eingeführt werden, ist jedoch ein
kontinuierlicher Prozess
• Der Mensch ist bequem und damit das größte
Hindernis für Compliance
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 7
• Compliance ist kein Projekt
• Compliance kann im Rahmen eines Projektes
initiiert und eingeführt werden, ist jedoch ein
kontinuierlicher Prozess
• Der Mensch ist bequem und damit das größte
Hindernis für Compliance
• Information Management Compliance muss
vorausschauend und aktiv gelebt werden
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
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• Die Bedeutung von Compliance wird auf
Entscheiderebene immer noch unterschätzt
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 8
• Die Bedeutung von Compliance wird auf
Entscheiderebene immer noch unterschätzt
• Compliance ist unumgänglich
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 8
• Die Bedeutung von Compliance wird auf
Entscheiderebene immer noch unterschätzt
• Compliance ist unumgänglich
• IT-Compliance sorgt für Transparenz in der
virtuellen Welt der Systeme
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 8
• Die Bedeutung von Compliance wird auf
Entscheiderebene immer noch unterschätzt
• Compliance ist unumgänglich
• IT-Compliance sorgt für Transparenz in der
virtuellen Welt der Systeme
• Ohne IT-Compliance ist eine rechtliche
Gleichberechtigung elektronischer und
papiergebundener Information nicht möglich
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 9
• Eine Information Management Compliance Policy
regelt den Umgang mit Information
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 9
• Eine Information Management Compliance Policy
regelt den Umgang mit Information
• Wird sie nicht umgesetzt und ständig nachgehalten,
ist sie wertlos
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Compliance als kontinuierlicher Prozess
Erkenntnisse 9
• Eine Information Management Compliance Policy
regelt den Umgang mit Information
• Wird sie nicht umgesetzt und ständig nachgehalten,
ist sie wertlos
• Ohne sie fehlt der Maßstab um Risiken, den Wert
von Information und die Abhängigkeit von
Information zu erkennen
IMC Information
Management Compliance
Policies und ihre Umsetzung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
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[DE] Information Management Compliance Policies und ihre Umsetzung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Hamburg 2006