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Das Intranet - vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal

Ein von Mitarbeitern akzeptiertes Intranet kann Kliniken und Krankenhäusern erhebliche wirtschaftliche Vorteile einbringen. Ein nicht genutztes Intranet hingegen kostet jede Menge Geld. Der Vortrag stellt ein Muster-Intranet vor, das Kommunikationsprozesse abbildet und erweitert, ein wirksames Instrument im Veränderungsmanagement darstellt, die Personal- und Organisationsentwicklung unterstützt und Ihnen hilft, Imageanalysen, Mitarbeiterbefragungen u.a. als Benchmark in Ihrem Haus transparent zu gestalten.

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Das Intranet

Vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal
Ziele des Mitarbeiterportals

  Information, Design und Usability
     Einheitliches Design und fokussierte Kommunikation der
      Unternehmenswerte fördern die Ausbildung der gewünschten
      Unternehmenskultur.

  Das Geschäft besser machen
     Die Informationsarchitektur muss den Geschäftszielen entsprechen.
     Prozesswissen und entsprechende Prozessinstrumente müssen
      zusammengeführt und vereinheitlicht werden.
     Die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg soll gefördert
      werden.




                                                          18. September 2008 | 2
Ziele des Mitarbeiterportals

  Innovationskraft aufdecken und fördern
     Das Mitarbeiterportal schafft Transparenz und damit Anreize für
      Innovationen.
     Das Mitarbeiterportal transportiert Innovationen (Prozesse) und ist
      somit Gradmesser für den Fortschritt.
     Zusammenarbeit wird durch Kollaborationssysteme verbessert.


  Infrastruktur für Service und Bildung
     Serviceplattform für automatisierte Abläufe (Bestellung,
      Anmeldungen, Dokumentation etc.).

  Kosteneffiziente Plattform
     Technologie spart Betriebskosten.

                                                                 18. September 2008 | 3
10 Gründe, das Intranet zu meiden

Die 10 Nichts         Aussagen von Mitarbeitern zum Intranet
Nicht bekannt         Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben.
Nicht auffindbar      Ich finde das Intranet nicht.
Nicht übersichtlich   Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.
Nicht erfahren        Ich habe keine Computer- und Internet-Kenntnisse.
Nicht möglich         Ich habe keine Zeit, ins Intranet zu gehen.
Nicht verändert       Es passiert nichts im Intranet.
Nicht dabei           Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen.
Nicht überschaubar    Die Beiträge sind zu lang.
Nicht verständlich    Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht.
Nicht interessant     Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.


                                                             18. September 2008 | 4
Nicht bekannt
Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben.

  Beteiligung aller Mitarbeitergruppen bei der Konzeption des
   Mitarbeiterportals.
  Gewinnung der Führungskräfte für das Mitarbeiterportal.
  Erstellung eines Kommunikationsplans: Wer spricht mit wem und
   mit welcher Botschaft über das Mitarbeiterportal: Was hat der
   einzelne Mitarbeiter vom Mitarbeiterportal?
  Lehrgänge und Fortbildungsveranstaltungen.
  Einbindung des Mitarbeiterportals in den Medienmix.

  Machen Sie das Mitarbeiterportal begehrenswert, indem Sie den
   individuellen Nutzen deutlich machen!

                                                         18. September 2008 | 5
18. September 2008 | 6

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Das Intranet - vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal

  • 1. Das Intranet Vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal
  • 2. Ziele des Mitarbeiterportals   Information, Design und Usability   Einheitliches Design und fokussierte Kommunikation der Unternehmenswerte fördern die Ausbildung der gewünschten Unternehmenskultur.   Das Geschäft besser machen   Die Informationsarchitektur muss den Geschäftszielen entsprechen.   Prozesswissen und entsprechende Prozessinstrumente müssen zusammengeführt und vereinheitlicht werden.   Die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg soll gefördert werden. 18. September 2008 | 2
  • 3. Ziele des Mitarbeiterportals   Innovationskraft aufdecken und fördern   Das Mitarbeiterportal schafft Transparenz und damit Anreize für Innovationen.   Das Mitarbeiterportal transportiert Innovationen (Prozesse) und ist somit Gradmesser für den Fortschritt.   Zusammenarbeit wird durch Kollaborationssysteme verbessert.   Infrastruktur für Service und Bildung   Serviceplattform für automatisierte Abläufe (Bestellung, Anmeldungen, Dokumentation etc.).   Kosteneffiziente Plattform   Technologie spart Betriebskosten. 18. September 2008 | 3
  • 4. 10 Gründe, das Intranet zu meiden Die 10 Nichts Aussagen von Mitarbeitern zum Intranet Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben. Nicht auffindbar Ich finde das Intranet nicht. Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht. Nicht erfahren Ich habe keine Computer- und Internet-Kenntnisse. Nicht möglich Ich habe keine Zeit, ins Intranet zu gehen. Nicht verändert Es passiert nichts im Intranet. Nicht dabei Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen. Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang. Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht. Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht. 18. September 2008 | 4
  • 5. Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben.   Beteiligung aller Mitarbeitergruppen bei der Konzeption des Mitarbeiterportals.   Gewinnung der Führungskräfte für das Mitarbeiterportal.   Erstellung eines Kommunikationsplans: Wer spricht mit wem und mit welcher Botschaft über das Mitarbeiterportal: Was hat der einzelne Mitarbeiter vom Mitarbeiterportal?   Lehrgänge und Fortbildungsveranstaltungen.   Einbindung des Mitarbeiterportals in den Medienmix.   Machen Sie das Mitarbeiterportal begehrenswert, indem Sie den individuellen Nutzen deutlich machen! 18. September 2008 | 5
  • 7. Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht. Wenn 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich nur drei Minuten vergeblich nach Inhalten suchen, werden jeden Tag 25 Stunden Arbeitszeit verschwendet. 18. September 2008 | 7
  • 8. Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.   Sachliche und logische Struktur.   Leicht zu bedienende Navigation.   Komfortable Suchfunktion.   Inhalte nach Zielgruppen und Prozessen, nicht nach Abteilungen strukturieren.   Häufig genutzte Materialien auf der Startseite platzieren oder individuell zusammenstellen. 18. September 2008 | 8
  • 9. Personalisierung   Der Mitarbeiter erhält aufgrund seiner Rolle, die an eine Nutzerkennung gebunden ist, bestimmte Inhalte zugewiesen.   Zugehörigkeit zu einem Standort   Berufsgruppe (Arzt, Verwaltung, Pflege)   Der Mitarbeiter stellt sich selbst aus einem Startseitenangebot Inhalte zusammen.   Der Mitarbeiter stellt sich aus den gesamten Inhalten des Intranets eine eigene Startseite zusammen. 18. September 2008 | 9
  • 11. Nicht erfahren Ich habe keine Computer-/Internetkenntnisse.   Schulungen im Schneeballprinzip   Interaktive Führung durch das Mitarbeiterportal   Handbuch Mitarbeiterportal   Hilfestellungen und Ansprechpartner benennen:   Am Telefon   Via E-Mail   In Fortbildungsveranstaltungen   Hilfe-Funktion 18. September 2008 | 11
  • 12. Nicht möglich Ich habe keine Zeit für das Intranet.   Exklusive Informationen   Externe Anreize schaffen   Persönlicher Mehrwert   Ranking der Mitarbeiter mit   Arbeitserleichterung qualitativ hochwertigen   Wichtige Informationsquelle Beiträgen   Einbindung von   Meistgelesene Artikel/ Anwendungen Beiträge anzeigen   Fort- und Weiterbildung   Monatliche Publikationen >>> 18. September 2008 | 12
  • 13. Nicht verändert Es passiert nichts.   Projektmanagement   Redaktionskonzept   Schaffung regelmäßiger Rubriken   Einbeziehung von Mitarbeitern   Benchmark   Geburtstagslisten   Bild des Monats   Termine   Marktplatz >>> 18. September 2008 | 13
  • 14. Nicht versorgt Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen. Zielgruppen intern Zielgruppen extern   ärztlicher Bereich   Einweiser   Apotheken   Apotheker   klinische Labors   Studenten   Pflege   Potenzielle Mitarbeiter   Management   Netzwerke   Verwaltung   Öffentlichkeit   Technik   Küche/Service >>> 18. September 2008 | 14
  • 16. Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang.   nicht größer als der Bildschirm   gute übersichtliche Struktur   wenig, aber treffendes Bildmaterial   wenn nötig weiterführende Informationen durch Links auf Unterseiten 18. September 2008 | 16
  • 17. Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht.   Mediengerechte Aufbereitung der Inhalte   Keine pseudowissenschaftlichen Wortschöpfungen   Wenig englischsprachige Wörter   Kurze Sätze   Strukturierter, logischer Aufbau   Beiträge mit Hintergrundsinformationen und Exkursen   Informationen im Zusammenhang darstellen (Verlinkungen) 18. September 2008 | 17
  • 18. Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.   Projektmanagement   Einbindung der Mitarbeiter   Nutzerfeedback   Wissensmanagement   Interaktivität >>> 18. September 2008 | 18
  • 20. Nicht interessant: Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.   Fort- und Weiterbildung   Arbeitserleichterung   Neugier wecken >>> 18. September 2008 | 20
  • 21. Operative Ziele des Intranet-Relaunch Identifikation: Identifikation erhöhen, Unternehmenskultur stärken Struktur, Design und Usability: Struktur, Design und Funktionen mit Fokus auf Tradition und Innovation Suche und Personenfinder: Bessere Auffindbarkeit von Inhalten und Personen (Suche und Finderkonzepte) Informations- und Wissensvermittlung: Zugang zu aktuellem und tätigkeitsunterstützendem Wissen (aktuell, push/pull, personalisiert) Kollaboration: Integration unterstützender Werkzeuge (Empfehlen, Bewerten, Wikis, Foren, Team, Chats...) Prozessunterstützung: Zusammenarbeit entlang der Unternehmensprozesse (Workflows und Applikationen) 18. September 2008 | 21
  • 22. Interviews und Inhaltsanalyse   Interviews   Benutzeranforderungen identifizieren   Inhaltsanalyse   Analyse der relevanten Inhalte aus existierenden Intranets und Informationsquellen   Fragenkatalog zu relevanten Dimensionen, z.B.   Relevanz für die Tätigkeit   Kommunikations- und Informationsflüsse   Dialog & Interaktion   Benutzbarkeit   Suchverhalten und Informationsfindung   Personalisierung   Workflow- und Anwendungsintegration 18. September 2008 | 22
  • 23. Fragenkatalog Inhalte, Suche, Personalisierung Priorität Minuten 1 Welche Informationsquellen benutzen Sie regelmäßig? 2 Welche Informationsquellen nutzen Sie selten? 3 Gibt es besondere Sicherheitsbedenken bei den Inhalten? 4 Wie nützlich schätzen Sie die Strukturierung der Inhalte ein? 5 Wann benutzen Sie die Suche? 6 Welche Inhalte sollten integriert werden, die heute nur auf Papier vorliegen? 7 Welche weiteren Inhalte sollten im Mitarbeiterportal vorliegen (nennen Sie die fünf wichtigsten)? 8 Ordnen Sie die folgenden Kriterien der Informationsqualität nach Ihrer Bedeutung (Aktualität, Korrektheit, Relevanz, Menge)? 9 Wie wichtig halten Sie eine Personalisierung des Mitarbeiterportals (Meine News, meine Anwendungen, Meine Favoriten) 18. September 2008 | 23
  • 24. Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.   Qualitätsmanagement muss leicht nutzbar gemacht werden.   Nicht nur Handbücher, sondern Prozessabbildung   Multimediale Aufbereitung und intelligente Verlinkungen >>> 18. September 2008 | 24