Allgeier (Schweiz) AG - 02 Digitalisierung in der Praxis

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Digitale Transformation in der Praxis, Event November 2016, präsentiert von Allgeier (Schweiz) AG und Microsoft Schweiz. Beleuchtung des Themas «Digitale Transformation» aus globaler Perspektive und Vorgehen in digitalen Transformations-Projekten. Praxisorientierte Showcases: Automatisierung von Rechnungseingang mit Finanzsystem-Integration, Daten-Integration in Office 365 anhand der Digitalisierung von Wertpapieraufträgen, Nutzung von Microsoft Dynamics CRM als zentrale Unternehmensplattform mit Integration in Microsoft SharePoint.

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Allgeier (Schweiz) AG - 02 Digitalisierung in der Praxis

  1. 1. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS Digitalisierung in der Praxis Christian Denzler Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid CRM als Unternehmensprozess-Plattform Christian Denzler
  2. 2. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS Trends Vorgehen Startpunkte
  3. 3. www.allgeier.ch Trends ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Geschäftsprozesse & -modelle Kunden Technologien & Systeme Consumerization, Omnichannel, Transparenz Uberization, Mass Customization, Serviceorientierung, On-Demand SMAC, Integration, XaaS Umsetzung in meinem Unternehmen ?
  4. 4. www.allgeier.ch Vorgehen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo sind wir? Welche Bereiche sollen wir verändern? Wie starten wir?
  5. 5. www.allgeier.ch  https://aback.iwi.unisg.ch/fileadmin/projects/aback/web/pdf/digital_maturity_m odell_download.pdf Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – z.B. Uni SG ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo? Digital Maturity & Transformation Studie von der Universität St. Gallen
  6. 6. www.allgeier.ch Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo? Digital Themes Capabilities Enablers Solutions
  7. 7. www.allgeier.ch Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo?
  8. 8. www.allgeier.ch  Strategische Ansätze  Geschäftsmodelldigitalisierung  Geschäftsmodellinnovation  Treiber & Startpunkte der Veränderungen  Kunden  Geschäftsprozesse & -modelle  Technologien & Systeme  Identifikation & Umsetzung  Top-down  Button-up  Lighthouse Welche Bereiche sollen wir verändern? ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Prozesse & Modelle Kunden Technologien & Systeme A B C BA Welche?
  9. 9. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wie starten wir – Unsere Empfehlung There is no silver bullet – Es braucht Insights Ziellösung und einen Business Case definieren Validierung: Mit einem Piloten Umsetzen, Einführen, Optimieren Wie?
  10. 10. www.allgeier.ch Themen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wie?
  11. 11. www.allgeier.ch Unser Angebot ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Paket: Kickstart Digitalisierungs-Initiative Workshop: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit & Microsoft Tools kennen lernen Heraus- forderungen + Chancen Research Workshop 1 2 3 Customer Immersion Experience – Microsoft Plattform direkt erleben Workshop Abklärungen, Vertiefungen Diskussion Lösungsansätze/ Definition Roadmap CIE (Customer Immersion Experience) ist ein interaktiver Workshop, bei dem Entscheidungsträger aus Business und IT in die Welt der neusten Microsoft Technologien eintauchen. Aus erster Hand erfahren und erleben Sie, was mit den Produkten und Lösungen von Microsoft möglich ist. A B Wie? ab CHF 5’000.-
  12. 12. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPROZESSEN Rechnungseingang Goldbach Group Automatisierung Wertpapieraufträge
  13. 13. www.allgeier.ch Für was genau steht die Goldbach Group heute? Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer. Wenn ich sehe, wie die Medien heutzutage konsumiert werden, stelle ich fest, es wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden. Ausschnitt Interview mit Michi Frank, CEO der Goldbach Group. Quelle www.goldbachgroup.com, 21.11.2016 Gesamter Artikel
  14. 14. www.allgeier.ch Herausforderung und Ziele ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 15 Manueller Rechnungs- Genehmigungsprozess Manuelle Erfassung der Rechnungen Ca. 2’500 RE pro Mt. Spezialfall «Split-Rechnungen» Durchgängig digitaler Prozess Automatische Rechnungsprüfung, Verminderung Fehler Nachvollziehbarkeit Revisionssicherheit
  15. 15. www.allgeier.ch Lösung ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 16 Kreditor- Stammdaten Liste der Sachbearbeiter smart.CAPTUREsmart.CAPTURE scanviewscanview Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX Meta- Daten Meta- Daten PDF-APDF-A ScannerScanner PapierPapier EmailEmail Erfassung und Überprüfung * Sortierung * Erkennung * Überprüfungen * Zuweisung Sachbearbeiter Dokumenten-Eingang * via E-Mail * via Post (Papier) * via Scanner * via PDF Bearbeitung * Workflow * Visierung * Fristenkontrolle * Freigabe / Ablehnung Datenübertragung Übertrag der Daten von scanview auf MS Dynamics AX Stammdaten-Export aus MS Dynamics AX auf SQL-Datenbank in smart.CAPTURE Einlesen Einlesen Meta- Daten Meta- Daten
  16. 16. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 17 Erkennung & Validierung Standard Daten 1
  17. 17. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 18 Erkennung & Validierung Standard Daten Automatische Aufteilung 1 2
  18. 18. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 19 Erkennung & Validierung Standard Daten Automatische Aufteilung Kontierung - Ganz: für AX - Einzeln: KST, KTR 1 2 3
  19. 19. www.allgeier.ch Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis KickOff 03.07.2016 Produktiv 30.11.2016 Split Rechnungen mit 5 AT bereits in Phase I Intensives Testing zahlt sich aus «Übliche Klassiker» Abhängigkeiten, Kommunikation, etc. Ziele erreicht Integration digitale Signatur Basis für weitere Prozess-Automatisierung
  20. 20. www.allgeier.ch21 Automatisierung Wertpapieraufträge
  21. 21. www.allgeier.ch Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 22 Office365 Ablage 1 Erkennen & Extrahieren 2 Office365 Ablage 3 Input E-Mail PDF … Office365 Ablage? (20-30%) Metadaten Office365 Ablage Office365 Ablage> 90% Metadaten Weitere Verarbeitung Prüfung Freigabe … Allgeier Standard Schnittstelle Input – (Office365) - OCR – Office365 Office365,Azure, onPrem
  22. 22. www.allgeier.ch Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 23 Office365 Ablage mit Standard Metadaten Erkennen und Extrahieren mit smartCAPTURE Office365 Ablage mit zusätzlichen Metadaten 1 2 3 1 2 3
  23. 23. www.allgeier.ch Nutzen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 24 ECM A-Z mit Office365/SPS- Integration Effizienz Automatisches Auslesen vorhandener Metadaten
  24. 24. www.allgeier.ch CRM als Unternehmensprozess-Plattform Ausgangslage & Ziele Vorgehen & Lösungsarchitektur Abgebildete Prozesse Resultate
  25. 25. www.allgeier.ch
  26. 26. www.allgeier.ch Immobilienbewirtschaftung – Interaktionen und Dokumente  Gebäude-/Anlagendokumentationen  Unterhaltsdokumente  Baudokumente  Offerten  Versicherungen  ….  Bewerbungen  Verträge  Reparaturen  Reklamationen  Nebenkosten  … Bewerber / Mieter / EigentümerPartner / Lieferanten / Behörden ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  27. 27. www.allgeier.ch Herausforderungen & Ziele ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Content Grosser Umfang an Dokumenten • Historisch: Lückenhafte Dokumentation • Wo ist was zu finden? • Knowhow: Abhängig vom Zuständigen Prozesse Traditionelle, kaum automatisierte Prozessunterstützung Technologie Unterschiedliche Systeme, oft sind die Unterlagen für einen Fall in verschiedenen getrennten Systemen (u.a. CRM, DMS). Vollständige (digitale) Dokumentation Klarheit über den Arbeits- fortschritt / offene Tasks Single Point of Truth, einfach erreichbar
  28. 28. www.allgeier.ch Der Bewirtschafter Wer macht’s? ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform • Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks • Er kennt sein «Feld» • «Seine» Immobilien • Die verantwortlichen Personen, Dienstleister, Mieter • Er weiss wie man «es» macht • Regulatorische Vorgaben, interne Prozess, Best Practice • Interne und externe Zusammenarbeit • Er erledigt Tasks • Erstellung von Dokumenten • Anfragen & Abklärungen
  29. 29. www.allgeier.ch «And this is where our workflow redesign team went insane»
  30. 30. www.allgeier.ch The most important contribution management needs to make in the 21st century is … to increase the productivity of the knowledge work and the knowledge worker. - Peter Drucker - The computer is a moron. - Peter Drucker -
  31. 31. www.allgeier.ch  Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams Vorgehen ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint (Dokumentenmanagement). Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM- (Prozesse) und DMS-Integration (Ablage). Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage. Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse. 1 2 3 4
  32. 32. www.allgeier.ch Zielarchitektur ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Dynamics CRM CRM SharePoint 2016 DMS Gebäude/Anlagedoku Fall/Mieterakten Collab (intern / extern) Intranet Portal (inkl. Prozessdokumentation/KM)  LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung) Office Vorlagen
  33. 33. www.allgeier.ch A) Fragen zum Mieter B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen C) Es kommt ein Brief per Post rein Zentrale Arbeitsprozesse ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Scanning CRM Dynamics SharePoint officeatwork
  34. 34. www.allgeier.ch  Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM = zentrales Prozess-Tool für Mieter- und Fall-Management Einstieg: CRM Cockpit ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM Dynamics SharePoint
  35. 35. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Fragen zum Mieter / Mieterakte CRM Dynamics SharePoint SharePoint App 12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc. 161234_Nachtrag-Mietvertrag.docx Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen 13.11.16 M. Meier M. Meier M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier 161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier 12345 – Grüenegg, S…
  36. 36. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion officeatwork
  37. 37. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek officeatwork
  38. 38. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion officeatwork OatW hansmuster Hans Muster & co. AG Hans Muster Seestrasse 97 8810 Thalwil
  39. 39. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Direkte Ablage im SharePoint officeatwork
  40. 40. www.allgeier.ch Digitalisieren eines eingegangenen Briefes ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Erstellung Scan Deckblatt mit QR Code Ausdrucken des Deckblattes Einscannen + automatische Ablage am korrekten Ort Scanning
  41. 41. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Deckblatt Erstellung Scanning
  42. 42. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Scan-Deckblatt mit QR-Code Scanning
  43. 43. www.allgeier.ch  Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)  Pilotierung  Etappierte Einführung  Begleitung durch Fachspezialisten  Bei Einführung: Erhöhter End-User Support für funktionale Fragen Change Management ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  44. 44. www.allgeier.ch  Systemunterstütztes, einheitliches und effizientes Arbeiten  Vollständiges, automatisiertes digitales Ablagesystem  Metadaten-unterstützte Suchfunktionen  Einfaches Verwalten der Dokumente über den gesamten Prozess- und Dokumentlebenszyklus  Durchgängige Benutzer- und Zugriffskonzepte Resultate ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  45. 45. www.allgeier.ch CLOSING UND Q&A Zusammenfassung Angebote Q & A Links
  46. 46. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 47 … oder sich selber transformieren Transformiert werden… • Erschaffen • Verändern • Verbessern • Kultur & Philosophie («Mindset») • Als Netzwerk funktionieren • Neue Business Modelle • Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords
  47. 47. www.allgeier.ch Key Take Aways ALLGEIER (Schweiz) AG | Company Presentation 48 Transformation braucht Leadership Schnell ausprobieren & lernen (experiment and fail) Im Netzwerk denken Neue Geschäftsmodelle suchen (Bestehendes verbessern) Kunden, Mitarbeitende und Produkte/Assets verbinden Den kulturellen Change mit effektiven Massnahmen fördern
  48. 48. www.allgeier.ch Links – ein kleine Auswahl ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 49 #Digitalization #Digitalisierung #IOT #Industrie40 #Industry40 #Azure #Office365 #SharePoint Allgeier, Office365, Microsoft; MicrosoftCloud, MicrosoftMechanics, MicrosoftResearch
  49. 49. www.allgeier.ch Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 50 Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer Saqib Shaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even identify emotions on people's faces. Video auf Youtube
  50. 50. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 51 Danke für Feedback Stay Tuned

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