Wertbeiträge von ECM zur Compliance

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Der Vortrag von OPTIMAL SYSTEMS auf dem Compliance-Forum in Frankfurt zeigt was ECM-Software leisten kann in Bezug auf Compliance: revisionssichere Archivierung, vorgansbezogenes Wiederfinden von Informationen, Einhalten von Alles über IT-Compliance http://ow.ly/5tRtN

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Wertbeiträge von ECM zur Compliance

  1. 1. Enterprise Content Management<br />Wertbeiträge zur Compliance<br />3. Compliance-Forum, Köln, 18. Mai 2011<br />
  2. 2. Agenda<br />Wer wir sind <br />Was ECM ist und was es leisten kann<br /><ul><li>Qualifiziertes Records Management
  3. 3. E-Mail-Management
  4. 4. Vertragsmanagement
  5. 5. Personalakte
  6. 6. Was ECM außerdem noch leistet</li></ul>Was außerdem wichtig ist<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  7. 7. Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe<br />Firmengründung: 1991<br />Geschäftsform: GmbH<br />Hauptsitz: Berlin<br />Mitarbeiter: 255<br />Umsatz (2010): 24,6 Mio. €<br />Installationen: 1200<br />Partner: > 30<br />Unternehmen der OS-Gruppe: <br />Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart, Wien (Österreich)<br />Standorte europäischer Partner: <br />Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn<br />Berlin<br />Hannover<br />Bielefeld<br />Stuttgart<br />München<br />Konstanz<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  8. 8. Ausgewählte Kunden<br />ISO 9000:2001 konform<br />DOMEA-zertifiziert<br />ECM-Zertifizierungen<br />ZTG <br />Archivzertifikat <br />GMP-konform<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  9. 9. PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2008-2010<br />Zusammenfassung der Ergebnisse:<br /><ul><li>3x Platz 1 bei der Kundenzufriedenheit
  10. 10. 3x Platz 1 bei der Qualität der Kundenbeziehungen
  11. 11. Beste Bewertungen in den Bereichen Performance und Ergonomie
  12. 12. Beste Gesamtplatzierung 2008, 2009 und 2010!</li></ul>Kundenzufriedenheit<br />2008<br />Kundenzufriedenheit<br />2009<br />Kundenzufriedenheit<br />2010<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  13. 13. Agenda<br />Wer wir sind <br />Was ECM ist und was es leisten kann<br /><ul><li>Qualifiziertes Records Management
  14. 14. E-Mail-Management
  15. 15. Vertragsmanagement
  16. 16. Personalakte
  17. 17. Was ECM außerdem noch leistet</li></ul>Was außerdem wichtig ist<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  18. 18. Kann man Compliance kaufen?<br />Zum Beispiel: BMF Referat IV A 4: „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  19. 19. Regulatorische Anforderungen<br />Rechtsraum<br />Branche und Aktivitäten<br />Rechtsform<br />Betrachtete Funktionen/Abteilungen<br />Interne Policies<br />Umsetzung im Unternehmen (Stichwort: Verfahrensdokumentation)<br />Softwarelandschaft(Konfiguration und Zusammenspiel)<br />Prozesse und Strukturen, in denen Dokumente und Belege erzeugt und archiviert werden.<br />Governance- und Revisions-Prozesse und -Strukturen<br />Compliance hängt von vielen Faktoren ab<br /><ul><li>Binden Sie die prüfende Behörde ein.
  20. 20. Lassen Sie sich im Zweifel von Anwälten oder Wirtschaftsprüfern beraten.</li></ul>Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  21. 21. Was ECM nicht kann…<br />Compliance „out-of-the-box“ gewährleisten<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  22. 22. Aber es gibt typische Anforderungen <br />Revisionssicher archivieren (sicher, unveränderlich, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei)<br />Vorgangsbezogen zeitnah wiederfinden<br />Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten<br />Zugriffsmöglichkeiten gesetzeskonform gestalten<br />Dokumente auf Basis aktueller freigegebener Vorlagen erstellen<br />Prozesse anforderungsgemäß strukturieren und durchsetzen<br />Alle Arbeitsschritte automatisch dokumentieren<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  23. 23. Anforderung<br />Alle relevanten Informationen und Dokumente sollen vorgangsbezogen in Akten („Records“) abgelegt werden.<br />Dokumente gehören ggf. zu mehreren Vorgängen und müssen entsprechend in mehreren Akten abgelegt werden.<br />Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung der Akten und ihrer Inhalte: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung <br />Umsetzung<br />Aktenstrukturen nach Kundenwunsch<br />Akten, Dokumente und andere Objekte tragen Attribute wie z.B. Statusinformationen.<br />Zuordnung zu mehreren Akten gleichzeitig. Keine Kopie! Dokument ist immer aktuell.<br />Letzlich nur möglich, wenn die ECM-Software Akten als eigene Objekte kennt, keine „virtuelle Sicht“!<br />Qualifiziertes Records Management ist die Basis<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  24. 24. Ablage in Papierakten<br /><ul><li>Pro Geschäftspartner gibt es einen Ordner.</li></ul>Firma A<br />Firma B<br />Firma C<br />Firma D<br />Firma E<br />Firma F<br />Firma G<br />Firma H <br /><ul><li>Lieferanten bekommen ebenfalls eigene Ordner.
  25. 25. Ordner befinden sichin Aktenschränken.
  26. 26. Ordner werden unterteilt mit Hilfe von Registern (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc.)
  27. 27. Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ - den „Indexfeldern“ - können Sie suchen.</li></ul>Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  28. 28. Strukturierte Ablage und Recherche im ECM<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />Aufbau und Struktur<br />Schränke<br />Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! <br />Firma C<br />Firma F<br />Firma H <br />Firma A<br />Firma B<br />Firma D<br />Firma E<br />Firma G<br />Mandant B<br />Mandant A<br />Ordner<br />Entwicklung<br />Partner<br />E-Mail<br />Register<br />Dokumente/<br />Informationen<br />Vertrieb<br />Support<br />Angebot<br />
  29. 29. Beispiel: E-Mail-Management<br />Aufbewahrungspflichten u. a. aus Handels- und Steuerrecht, in den USA auch Zivilrecht (Stichwort eDiscovery)<br />Es ist im Eigeninteresse des Unternehmens, wichtige E-Mails verfügbar zu halten – z. B. für den Fall von Rechtsstreitigkeiten<br />Wichtig ist aber nicht das Archivieren, sondern das Wiederfinden! Das bedeutet:<br />Alle relevanten E-Mails unabhängig vom Mitarbeiter vorgangsbezogen ablegen!<br />Verschiedene client- und serverseitige Lösungen – je nach Anforderung<br />Nicht vergessen: Regelungen zur privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz treffen!<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  30. 30. Vertragsmanagement auf ECM-Basis<br />Compliance- und risikobezogene Vorteile<br />Vorvertraglichen Phase<br /><ul><li>Verwaltung sämtlicher Informationen in Vertragsakten
  31. 31. Nutzung aktueller freigegebener Vorlagen (automatische Übernahme von Daten in Dokumente)
  32. 32. Durchsetzung und Dokumentation von Freigaberegelungen durch Workflows</li></ul>Vertragsdurchführung<br /><ul><li>Minimierung von Risiken mit Hilfe von Reports
  33. 33. Fristenmanagement für die Einhaltung von Leistungsfristen und Kündigungsterminen
  34. 34. Unternehmensweiter Überblick über Verträge
  35. 35. Schnelle Verfügbarkeit von Verträgen und relevanten Informationen
  36. 36. Verbesserte Auskunfts-fähigkeit (intern/extern)</li></ul>Vertragsbeendigung<br /><ul><li>Übersicht und Auswertungen auslaufender Verträge
  37. 37. Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
  38. 38. Schnelles Auffinden archivierter Verträge und Vorgänge durch zahlreiche Recherchemöglichkeiten</li></ul>Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  39. 39. Anforderung<br />Archivierung Eingangspost<br />Archivierung von Ausgangsbelegen<br />Aufbewahrungspflichten - aber auch Löschpflichten aus dem Datenschutz!<br />Zugang nur für berechtigte Personen<br />Personalabteilung<br />Vorgesetzte<br />Zugriff der Mitarbeiter, z. B. über Self-Service-Portal<br />Umsetzung<br />Scanstrecke, Texterkennung („OCR“)<br />Schnittstelle zum jeweiligen System<br />„DocumentLifecycle Management“<br />Differenzierte Zugriffsrechtesteuerung<br />Portaltechnologie/-schnittstelle<br />Beispiel: Elektronische Personalakte<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  40. 40. Ist das auch Ihre Erfahrung?<br />Jede Aktivität (außerhalb des Kernprozesses) steht unter dem Druck, ihren Wertbeitrag für das Unternehmen nachzuweisen.<br />IT<br />Personal<br />…<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  41. 41. Weitere ECM-Nutzenaspekte<br />Aspekte, die sich durch die Einführung der Software von OPTIMAL SYSTEMS (stark) verbessert haben:<br /><ul><li>Verfügbarkeit von Wissen und Informationen
  42. 42. Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen
  43. 43. Dauer von Arbeitsprozessen
  44. 44. Betreuung Ihrer Kunden
  45. 45. Qualität von Arbeitsergebnissen
  46. 46. Flexibilität der Verteilung von Arbeit
  47. 47. Termingerechte Verrichtung von Arbeitsprozessen
  48. 48. Fähigkeit, neue Produkte und Leistungen für Kunden bereitzustellen
  49. 49. Kosten für den Archivbetrieb und Verteilung von Dokumenten
  50. 50. Kosten durch verpasste Fristen oder fehlende Informationen
  51. 51. Gewinnung neuer Kunden
  52. 52. Halten bestehender Kunden </li></ul>Quelle: OPTIMAL SYSTEMS Kundenzufriedenheitsbefragung 2010<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  53. 53. Agenda<br />Wer wir sind <br />Was ECM ist und was es leisten kann<br /><ul><li>Qualifiziertes Records Management
  54. 54. E-Mail-Management
  55. 55. Vertragsmanagement
  56. 56. Personalakte
  57. 57. Was ECM außerdem noch leistet</li></ul>Was außerdem wichtig ist<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  58. 58. Anwenderakzeptanz – Usability!<br />Integration mit anderen Anwendungen<br />ERP, FiBu, Personallösung, etc.<br />E-Mail-System<br />Office-Programme <br />Dabei auf moderne Standards setzen. (Stichwort: SOA)<br />Vermeiden Sie<br />Insellösungen aus hochspezialisierten Fachapplikationen<br />Stückwerk – lieber Software aus einem Guss statt „Best-of-Breed“!<br />Individualentwicklungen<br />Was außerdem wichtig ist<br />Schwierig für webbasierte Lösungen<br /><ul><li>Kosten/Nutzen-Verhältnis fraglich
  59. 59. Potenziell widersprüchliche Informationsbasis
  60. 60. Zugriff über eine Vielzahl von Interfaces</li></ul>Komplexität der Software und Lieferantenbeziehungen!<br /><ul><li>Anpassung der Software ggf. schwierig und teuer (z. B. Gesetzesänderung, Internationalisierung, neue Abteilungen, M&A …)
  61. 61. Meist nicht „update-fest“</li></ul>Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  62. 62. Fazit<br />Prüfen Sie immer, welche Vorschriften tatsächlich für Sie gelten. Ziehen Sie ggf. externe Experten hinzu.<br />Binden Sie möglichst früh die zuständigen Behörden ein.<br />Schaffen Sie einfache Lösungen! Nur diese werden auch gelebt. <br />Eine ECM-Suite hilft Ihnen …<br />… Dokumente auf Basis aktueller freigegebener Vorlagen zu erzeugen,<br />revisionssicher zu archivieren – und vorgangsbezogen wiederzufinden,<br />Aufbewahrungs- und Löschfristen einzuhalten,<br />Zugriffsmöglichkeiten gesetzeskonform zu gestalten,<br />Prozesse anforderungsgemäß zu gestalten und durchzusetzen,<br />alle Arbeitsschritte automatisch zu dokumentieren und …<br />… weitere Business- und IT-bezogene Vorteile zu realisieren.<br />Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln<br />
  63. 63. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit<br />kontakt@optimal-systems.de<br />OPTIMAL SYSTEMS GmbHUnternehmenszentrale<br />Cicerostraße 2610709 BerlinTelefon: +49 30 895708-0<br />

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