Die Spezialisten für intelligentes Dokumentenmanagement von EWERK schaffen bei PΫUR | HL komm das Papier ab. Die Digitalisierung der Eingangspost und papierlose Prozesse sichern Agilität und Wachstum.

1. NEWS / PRESS RELEASE
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EWERK und M-Files schaffen Papier bei HL komm ab
Digitalisierung der Eingangspost und papierlose Prozesse sichern Agilität und Wachstum beim IT-
Dienstleister PΫUR | HL komm. Neuer M-Files-Partner EWERK mit fulminantem Start.
Ratingen, 21.7.2020 – M-Files, führender Anbieter für
intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt,
dass der IT-Dienstleister PΫUR | HL komm mit
intelligentem Informationsmanagement das Papier
aus seinem Geschäftsalltag verbannt. Berge von
Papierpost, unzugängliche Kundenakten und
papiergebundene Prozesse gehören damit der
Vergangenheit an. Alle Informationen werden rein
digital im Unternehmen verwaltet. Konzipiert und
umgesetzt wurde das innovative Projekt vom neuen
M-Files-Partner EWERK aus Leipzig, der auch den
Scan-Service übernimmt.
Die HL komm Telekommunikations GmbH bietet unter
der Marke PΫUR als IT-Dienstleister für Geschäftskunden umfangreiche IT-Services. Mit dem klaren Ziel, über das
gesamte Unternehmen hinweg Mitarbeiter und Prozesse vom Papier zu befreien, wandte sich HL komm im
Rahmen einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie an die Experten für intelligentes
Dokumentenmanagement von EWERK.
Drei zentrale Aufgaben sollten in einem Projekt umgesetzt werden: Die Digitalisierung der gesamten
Eingangspost, ein universeller Ansatz zur Digitalisierung und Optimierung der vielen papierbezogenen Prozesse
und die Optimierung von Ablage, Suche und Archivierung. Nach intensivem Austausch mit den Experten von
EWERK über die verschiedenen Optionen, entschied sich HL komm für M-Files als neue, unternehmensweite
Plattform für intelligentes Informationsmanagement und die bewährten Serviceleistungen von EWERK.
„Wenn man Papier aus dem Unternehmen verbannen möchte, sollte man dort anfangen, wo es in das
Unternehmen hineinkommt. Daher stand die Digitalisierung der kompletten Eingangspost für die PΫUR als
wesentlicher Baustein der Lösung von vornherein fest”, erläutert Thomas Beer, Geschäftsführer der EWERK DDS
GmbH, die Herangehensweise.
Digitale Verarbeitung der Eingangspost als Service
Die gesamte Eingangspost von HL komm wird an EWERK geliefert, der als Scan-Dienstleister die Post öffnet,
einscannt und in M-Files für HL komm ablegt. EWERK ist seit vielen Jahren Spezialist für die Digitalisierung von
Post, Akten oder sonstigen Papierunterlagen und arbeitet nach den in Deutschland festgelegten Standards BSI
100-1 bis 100-4, ISO/ IEC 27001 & TR-RESISCAN. Von der Abholung der Dokumente über die Integritätssicherung,
lückenlose Protokollierung und zuverlässige, revisionssichere Archivierung bis zur Vernichtung nach DIN 66399
Schutzklasse 4 ist die Geschäftskorrespondenz der HL komm in sicheren Händen.
Über die gesamte Bandbreite des Unternehmens hinweg – von der Eingangsrechnung über Personalunterlagen
bis hin zu Kundenanfragen – liegen alle Eingangsdokumente so sofort digital vor und können in vollständig
digitalisierten Prozessen bearbeitet werden. Bei der Ablage in M-Files werden die Dokumente mittels KI
automatisch klassifiziert, mit den jeweils relevanten Metadaten angereichert und den Adressaten in einer
persönlichen oder teamweiten Ansicht für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.
Thomas Beer (EWERK) verhilft PΫUR | HL komm zu
mehr Effizienz und Transparenz durch weniger Papier

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Interne Prozesse vom Papier befreit
Mit der digitalen Verfügbarkeit aller Korrespondenz konnte auch das zweite Projektziel, die Eliminierung
langwieriger papiergestützter Prozesse, angegangen werden. Als klassische Beispiele für diese Art von Prozessen
standen die Freigabe von Eingangsrechnungen sowie verschiedene Prozesse im Vertriebsinnendienst und der
Personalabteilung im Fokus. In der Vergangenheit kursierten die Unterlagen mittels Umlaufmappen oder
bestenfalls per E-Mail im Unternehmen – mit entsprechend langen Laufzeiten und einer unbefriedigenden
Transparenz. Heute ist der komplette Workflow in M-Files als Prozess organisiert. Damit ist nicht nur die
Prozesslaufzeit deutlich verkürzt worden, sondern es besteht auch jederzeit Transparenz über den Status einer
Rechnung. So können nicht nur Tausende von Vorgängen deutlich schneller bearbeitet werden, sondern es wird
auch für eine gleichbleibende Qualität gesorgt und die Mitarbeiter durch Automatisierung von lästigen
Routineaufgaben wie beispielsweise der geordneten Archivierung vollständig entlastet. Weiterhin wird von den
Mitarbeitern bei HL komm intensiv die Standardfunktion von M-Files für ad-hoc-Workflows genutzt, auch um
nicht standardisierte Vorgänge effizient über M-Files abzuwickeln. So werden Dokumente nicht mehr wie in der
Vergangenheit per E-Mail versendet und x-fach dupliziert, sondern es bleibt eine zentrale Version erhalten.
Das Was-statt-Wo-Prinzip vereinfacht Ablage und Suche
Der dritte große Aufgabenbereich für M-Files bei HL komm ist das generelle Dokumentenmanagement und
insbesondere die übergreifende Suche und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten. Anders als viele
andere Dokumentenmanagementsysteme organisiert M-Files Dokumente nicht in Ordnerstrukturen nach dem
Ablageort, sondern danach, was sie fachlich sind. Das Was-statt-Wo-Prinzip von M-Files befreit den Anwender
davon, wissen zu müssen, wo ein Dokument abgelegt sein könnte, um es zu finden. Ein wesentliches Ergebnis
dieses Prinzips ist auch die Vermeidung von Dubletten oder konkurrierenden Versionen, was zu Prozesssicherheit
führt und Irritationen und Doppelarbeiten vermeidet. Metadaten werden zudem verwendet, um
Archivierungspflichten automatisiert zu erfüllen. „Unsere Mitarbeiter schätzen sehr, wie einfach und intuitiv M-
Files zu bedienen ist. Die Oberfläche von M-Files wirkt aufgeräumt und ist nicht überfrachtet. Das macht den
Einstieg leicht“, schildert von Frank von Allwörden, Director Service Management bei PΫUR | HL komm, die
schnelle Akzeptanz von M-Files im Unternehmen.
Ein großer Schritt nach vorn in der Digitalisierungsoffensive
Als flexibles und agiles Unternehmen hat HL komm keine Zeit für komplizierte Lösungen, die langwierig in der
Einführung sind und ihren Nutzen erst nach langer Zeit ausspielen. Hoher Nutzen bei gleichzeitig schneller
Projektumsetzung – so könnte man den Anspruch von HL komm an interne Projekte zusammenfassen.
„Mit der Einführung von M-Files und den smarten Scan-Services von EWERK haben wir in unserer
Digitalisierungsoffensive einen riesigen Schritt nach vorn gemacht. Wir sind heute deutlich agiler und flexibler
und können unseren Kunden einen noch besseren Service bieten. Da das Preis/Leistungs-Verhältnis der Lösung
außerordentlich gut ist, wirkt sich das Projekt zudem sehr vorteilhaft auch auf der Kostenseite aus“, zieht von
Allwörden als Fazit aus dem Projekt mit EWERK und M-Files. „Die Geschwindigkeit, mit der wir zusammen mit
EWERK unser Vorhaben in bester Qualität umgesetzt haben, war echt beeindruckend.“
Der vollständige Projektbericht steht hier zur Verfügung:
https://www.m-files.com/de/case-study-pyur-hl-komm
Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
http://bit.ly/m-files-intelligentes-informationsmanagement-de
Über den M-Files-Partner EWERK
Die EWERK Group ist ein Dienstleister für digitalen Erfolg. Das Portfolio von EWERK umfasst den gesamten technologischen
Lebenszyklus: von IT-Projekt-Beratung, Software-Entwicklung & Design, Transition Management, Enterprise IT-Outsourcing
bis zum Betrieb von Serversystemen und Rechentechnik für Internetanwendungen. Seit über 25 Jahren vertrauen mehr als

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500 europäische Unternehmen aus den Branchen Energie, Mobilität, Gesundheit und Wissen auf die Projekt-, Betriebs- und
Beratungs-Expertise von EWERK. www.ewerk.com
Zusammenfassung
Die Spezialisten für intelligentes Dokumentenmanagement von EWERK schaffen bei PΫUR | HL komm das Papier ab. Die
Digitalisierung der Eingangspost und papierlose Prozesse sichern Agilität und Wachstum.
Keywords
Digitalisierung, Eingangspost, papierloses Büro, Workflows, intelligentes Informationsmanagement, PΫUR, HL komm,
EWERK
Über M-Files
M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes Informationsmanagement. Sie verbessert
die Performance von Unternehmen und Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu
finden und zu nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder anderen
Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne
bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der
Künstlichen Intelligenz (KI) bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es
den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt. Dabei können sich die
Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern,
SharePoint, File-Sharing-Diensten, ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen
und Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal, OMV, Rovio, SAS
Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer Informationen und Prozesse. Weitere Informationen
finden Sie unter www.m-files.com. M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation. Alle anderen
Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.
Unternehmenskontakt
Herr Leif Humpert, Channel Sales Manager, T. +49 2102 420616, leif.humpert[at]m-files.com
M-Files, Kaiserswerther Str. 115, D-40880 Ratingen, www.m-files.de
Pressekontakt
Herr Bernd Hoeck, Managing Partner, T. +49 7721 9461 220, bernd.hoeck[at]bloodsugarmagic.com
bloodsugarmagic GmbH & Co. KG, Gerberstr. 63, D-78050 Villingen-Schwenningen, www.bloodsugarmagic.com