Vorbereitete Folien für ein SER Webinar mit Dr. Ulrich Kampffmeyer "Buzzwords oder Digitalisierungstreiber? ECM, EIM, Content Services und Information Management auf dem Prüfstand". Hamburg am 23.11.2017 Das Material wurde von SER aufbereitet. Nicht alle Folien und Inhalte wurden im Webinar verwendet. Agenda-Vorschlag (1) ECM, EIM, Content Services und Information Management auf dem Prüfstand: Buzzwords oder Digitalisierungstreiber? (2) Status Quo: wo stehen deutsche Unternehmen bei elektronischen Geschäftsprozessen? (3) Strategien, Einstiegsszenarien & Lösungen: wie am Besten digitale Geschäftsprozesse einführen? (4) Compliance: wie mit ECM gesetzliche Anforderungen erfüllen? (5) Zukunft: künstliche Intelligenz als Treiber? (6) Digitalisierung: doch nur ein Schlagwort?

1. 1
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1
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 23.11.2017
Digitalisierung: Wunsch oder Wirklichkeit?
Alle reden drüber – und wer macht´s?
Buzzwords oder Digitalisierungstreiber?
ECM, EIM, Content Services und
Information Management auf dem Prüfstand
Vorbereitete Folien für den PROJECT-CONSULT-Teil des SER-Webinars. Nur teilweise benutzt. Version mit Animation. Inhalte können verdeckt sein.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung & SER Group 2017 | Creative Commons CC by-nc-nd

2. 2
Themen
ECM, EIM, Content Services und Information Management auf dem Prüfstand:
Buzzwords oder Digitalisierungstreiber?
Status Quo:
wo stehen deutsche Unternehmen bei elektronischen Geschäftsprozessen?
Strategien, Einstiegsszenarien & Lösungen:
wie am Besten digitale Geschäftsprozesse einführen?
Compliance:
wie mit ECM gesetzliche Anforderungen erfüllen?
Zukunft:
künstliche Intelligenz als Treiber?
Digitalisierung:
doch nur ein Schlagwort?

3. ECM, EIM, Content Services & Information
Management auf dem Prüfstand:
Buzzwords oder
Digitalisierungstreiber?

4. PROJECT CONSULT 2003
ECM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Document Management
Collaboration
Web Content
Management
Output
Management
Archiving
Input
Management
Information
Lifecycle
Management
Records
Management
Workflow
Presentation
Database
Access Management
Email Management
Social
Case
Management
Business
Process
Management
Web 2.0
Access
ECM Komponenten Modell

5. 5
ECM ist tot
ECM ist tot!

6. 6
Was stattdessen?AIIM: IIM Intelligent Information Management
Bitkom|ECM: Digital Workplace
VOI: EIM Enterprise Information Management
Nucleus: ECM Enterprise Content Management
Gartner: Content Services (CSP, CSA, … )
Forrester: Content Services (TCS, BCS)
PROJECT CONSULT: Information Management
SER Group: iECM integrated Enterprise Content Management
KMU Anwender: DMS Dokumentenmanagementsystem
usw., usw.

7. 7
´ …
Information
Management
Blockchain
BigData
Servicing
3D Druck
TCS
Buzzword Bingo
Enterprise Information Management

8. ECM
Warum nur noch von
Informationsmanagement sprechen?

9. ECM
Daten
Information
Wissen
Zeichen
Weisheit
Binär-Daten
Die klassische Wissenspyramide

10. ECM
Daten
Information
Wissen
Zeichen
Weisheit
Binär-Daten
Information: der gemeinsame Nenner
Dokument
Digital Asset
Content
Record
Aufzeichnung
E-Mail

11. 11
Es ging immer nur um Information Management!
Informationsaustausch
Informationsnutzung
Informationsbereitstellung
Informationsschutz
Informationsverwaltung
Informationsbeherrschung
Informationsverteilung
Informationsbewertung
Informationsbewahrung
Informationsentsorgung

12. ECM
Was ist Information Management?
Ganzheitliche, übergreifende
Erschließung, Verwaltung &
Nutzbarmachung aller
Informationen unabhängig von
Inhalt, Typ, Format, Erzeuger, Wert,
Anwendung, Ort & Zeit.

13. ECM
These:
Digitalisierung ohne
Information Management
als Basis funktioniert nicht!

14. Status Quo:
Wo stehen deutsche Unternehmen bei
elektronischen Geschäftsprozessen?

15. ECMGeschäftsprozessmanagement
ist eine Kernkompetenz von
ECM!

16. PROJECT CONSULT 2003
ECM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Workflow
Case
Management
Business
Process
Management
ECM & Geschäftsprozesse
Elektronische
Akte
Postkorb-
System
adhoc
Workflow
Schriftgutverwaltung
Vorgangsbearbeitung Postkorb-
System
Collaboration

17. Quelle: www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2017/Leitfaden/170908-Studienbericht-ECM-Mittelstand-online.pdf
ECM
Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ 2017

18. Quelle: www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2017/Leitfaden/170908-Studienbericht-ECM-Mittelstand-online.pdf
ECM
Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ 2017

19. ECM
These:
Information hat nur dann einen
eigenständigen Wert, wenn sie
als Wissen in Prozessen nutzbar
ist.

20. ECM
Paradigma-Wechsel:
ECM als Akronym für das
wirklich Wichtige nutzen -
Enterprise CHANGE
Management

21. ECM
Strategien, Einstiegsszenarien &
Lösungen:
wie am Besten digitale
Geschäftsprozesse einführen?

22. ECM
Grundsatz:
Strategie vor Organisation,
Organisation und Mensch vor Technik!
Digitalisierung ist kein technisches Thema
sondern beinhaltet Veränderungsprozesse in
der Nutzung von elektronischer Information
und Kommunikation.

23. 23
Digitalisierungsstrategie beinhaltet einen
Bebauungsplan
„Klein anfangen,
aber das Große im Blick behalten“.
Ein Bebauungsplan ist wichtig!

24. 24
Bebauungsplan für ECM
ECM Infrastruktur
Speicher
Archiv
ECM Dienste
ECM Anwendungen
ECM „Enabling“
Dienste
Index
Datenbank
Kon-
verter
OCR/ICR
Klassifika-
tion
Workflow
Collabora-
tion
u.a.
Schnittstellen
ElektronischeAkte
Scannen
Postkorbsystem
Dokumentenmanagement
ECM-Anwendungen
E-Mail
ECMEnabling
Office
ECMEnabling
HR
ECMEnabling
ERP
ECMEnabling
CRM
ECMEnabling
PLM
ECMEnabling
Berechtigungssystem
ECMEnabling
AndereFachanwendungen
ECMEnabling
Eine ganzheitliche ECM-Lösung für alle Anwendungen

25. Compliance:
wie mit ECM gesetzliche
Anforderungen erfüllen?

26. 26© SER Group
Ständig neue regulative und rechtliche Anforderungen:
E-Government: eGov im Bund und in den Ländern
Justiz: beA besondere elektronische Anwaltspostfach und elektronische Akte
Steuerrecht: GoBD, KassenG und Kassen-Nachschau
Elektronische Signatur: eIDAS Signaturen, Stempel, Siegel & sichere Mail europaweit
Elektronische Rechnung: XRechnung, EN16391, ZUGFeRD, Faktur-X & weitere Standards
BGB: geplanter Wegfall vieler Schriftform-Erfordernisse
IT-Sicherheitsgesetz: ITSM Kritis Sicherheitsanforderungen
Datenschutz: GDPR / DSGVO / BDSGneu
u.v.a., etc.

27. ECM
Das große aktuelle Thema:
GDPR General Data Protection Regulation
DSGVO Datenschutzgrundverordnung

28. 28
EU-DSGVO, GDPDR, BDSGErhebliche Erweiterung des Geltungsbereiches:
was sind alles personenbezogene Daten?
Recht auf Auskunft:
wie und in welchem Umfang Daten bereitstellen?
Recht auf Löschung:
nicht nur Löschen sondern die Löschung auch nachweisen?
Dauer der Speicherung:
speichern „ja“, aber nicht auswerten?
Strafen:
empfindliche Anteile des Umsatzes?

29. 29
EGMR, 05.09.2017 - 61496/08
Private E-Mail-Nutzung
am Arbeitsplatz
ist ein Menschenrecht

30. ECM
Warum ist der Begriff
Records Management
in Deutschland nicht bekannt?

31. 31
Was ist RM und warum ist es in DE nicht bekanntRecords Management in Deutschland
• International wird der Begriff „Records Management“ für die Verwaltung
und Erschließung elektronischer Aufzeichnungen benutzt.
• „Record“ entspricht „Aufzeichnung“ (siehe auch GoBD).
• Die ISO 15489 „Records Management“ wurde bisher als
„Schriftgutverwaltung“ übersetzt, aber auch „Aktenverwaltung“ war
gebräuchlich.
Die aktuelle ISO 15489:2016 wird nicht ins Deutsche übersetzt.
• Records Management ist Medien-neutral und verwaltet auch hybrid
Papier zusammen mit elektronischen Aufzeichnungen.
• Records Management regelt Aufbewahrungsfristen und
Vernichtungsregeln.
• Records Management ist nicht gleich Archivierung.
Revisionssichere Archivierung kommt Records Management „nahe“.

32. PROJECT CONSULT 2003
ECM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
ECM & Records Management
Records Management
Elektronische Akte
Schriftgutverwaltung / Aktenverwaltung
Revisionssichere Archivierung

33. 34
ISO Normen zu Records Management
ISO 16175-2:2011
neu: ISO/AWI 16175-2:2018

34. 35
ISO Normen zu Records Management
Ziele, Aufgaben, Richtlinien,
Terminologie und Vorgehen
Führung und Controlling
Records Management
ISO 3030x
Mehrere Normen für
Management-Systeme
für Records
ISO/TR 18128
Risiko-Bewertung für Records,
Records-Prozesse und Records-
Systeme
ISO 15489
Records Management
Grundprinzipien
Analyse und Spezifikation
ISO/TR 26122
Geschäftsprozess-Analyse für
Records Management
ISO 23081
Führung von Metadaten
für Records
System-Evaluation,
-Entwicklung und -Betrieb
ISO 16175
Funktionale Anforderungen an
Records-Systeme und
Geschäftsanwendungen
ISO 13008
Konversations- und
Migrationsprozess für digitale
Records
ISO/TR 13028
Digitalisierung von
Papierunterlagen
ISO/TR 15801
Vertrauenswürdige und
zuverlässige Speicherung
digitaler Dokumente

35. ECM
Elektronische Rechnung:
Wie geht es hier weiter?

36. 37
Was ist RM und warum ist es in DE nicht bekanntElektronische Rechnung: im Formatdschungel
Scan /
Bild
via E-Mail
PDF-
/Text-/…
Datei via
E-Mail
oder
Download
EDI
via X.400
Papier
ZUGFeRD
Faktur-X
PDF/A-3
inkl. XML
via
E-Mail
oder
Download
EN 16931
XRechnun
g
XML
via E-Mail,
Upload,
Download
Web EDI
HTML (5)
via E-Mail

37. 38
Elektronische Rechnung: das große Wirrwarr
EN 16931: Die europäische Norm für alle Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung.
Europaweit in der öffentlichen Verwaltung umzusetzen.
XRechnung: Die deutsche (ergänzte) Ausprägung (CIUS) der europäischen Richtlinie sieht
XML-basierte Rechnungen in Deutschland ab 2018 in allen Verwaltungen vor.
ZUGFeRD 2.0: elektronische XML-basierte Rechnung verpackt in ein PDF/A-3 und ergänzt
um eine lesbare Kopie als PDF. Unterstützt auch EN 16931.
Faktur-X: internationale (deutsch-französische) Variante des hybriden ZUGFeRD-
Formates. Unterschiedliche XML-Inhalte. Auch die Schweiz interessiert sich.
PDF: das am Weitesten verbreitete Rechnungsformat bei Business-2-Consumer-
Rechnungen per E-Mail und Download. Häufig auch als HTML-E-Mail.
Mobile: mobiles Buchen, Einkaufen und Bezahlen erfordert neue, kurze Formen elektro-
nischer Rechnungen. 280-Twitter-Zeichen können für eine Rechnung ausreichen.

38. 39
Was ist RM und warum ist es in DE nicht bekanntElektronische Rechnung
Ziel ist die automatische Erstellung und
automatische Verarbeitung von Rechnungen.

39. ECM
Elektronische Rechnung: ein paar Pferdefüße
• Die europäische Norm EN 16931 definiert nur die Semantik,
aber nicht die technischen Formate von Rechnungen in Europa
(obwohl es auch technische Standards als Anhänge gibt).
• ZUGFeRD ist nur eine – aufwändige – Verpackung für
Rechnungsdaten nebst Anzeigekopie.
• Die öffentliche Verwaltung in Deutschland setzt auf ein
föderales E-Rechnungsportal. Sie muss elektronische
Rechnungen entgegennehmen, ist aber auf die automatisierte
Verarbeitung nicht eingerichtet.

40. Zukunft:
Künstliche Intelligenz als Treiber?

41. 42
Zukunft: künstliche Intelligenz, Automatisierung
KI Künstliche Intelligenz
AI Artificial Intelligence

42. ECMKünstliche „Intelligenz“ ist eigentlich ein
schlechter Begriff.
Algorithmen, Software und Maschinen
funktionieren anders als Menschen.

43. ECM
ECM Enterprise Content Management
profitiert von KI:
• Automatische Klassifikation
• Informationserschließung
• Aufbau von Ordnungssystematiken
• Selbstlernende Workflows
• Interaktives Lernen
• Qualitätskontrolle
• usw. …

44. ECM
Digitalisierung, Künstliche Intelligenz &
Automatisierung gehen Hand-in-Hand:
Automatisierung war schon immer
ein Ziel von DMS, ECM, EIM & Co.!
… und Automatisierung vernichtet
Arbeitsplätze!

45. Digitalisierung:
doch nur ein Schlagwort?

46. ECM
Viel Hype um Digitalisierung
Viel interessanter ist
bereits jetzt die Frage:
„Was passiert eigentlich,
wenn alles digitalisiert ist?“

47. 48
Digitalisierung
Digitalis (Plantaginaceae):
Der Fingerhut –
wunderschön anzusehen, doch giftig!

48. 49
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2017
Postfach 20 25 55
20218 Hamburg
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Feb-18 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Vorbereitete Folien für den PROJECT-CONSULT-Teil des SER-Webinars „Digitalisierung vorantreiben“ am 23.11.2017, 11:00 – 12:00 MEZ.
Nur teilweise benutzt. Version mit Animation. Inhalte können auf einzelnen Folien durch die Animation verdeckt sein.
Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen Information der Teilnehmer bestimmt.
Eine wie auch immer geartete kommerzielle Nutzung oder Weiterverwendung der Unterlagen ist untersagt.
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