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Enterprise-Content-Management Grundlagen und Praxis © 2007 Pitschek&Partner Gerald A. Pitschek, gerald@pitschek.com
Inhalt Vorstellung Pitschek&Partner Enterprise-Content-Management ECM-Komponenten: Konzepte, Methoden, Lösungen Praxisberichte Diskussion
Unternehmensprofil Gegründet 1992 Consulting, Events, Research Sitz in Klagenfurt - Kärnten, Österreich Viele namhafte Beratungsprojekte ECM (DM, WFM, Archivierung), BPM, Portale, IT-Architekturen Im gesamten deutschsprachigen Raum Branchen: Verwaltung, Industrie, Handel, EVU‘s Mehrere 1000 Teilnehmer bei ECM-Seminaren
Enterprise-Content-Management Enterprise Content Management (ECM) ist ein Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet: "ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen". ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.
ECM Wachstum ERP Wachstum ECM Wachstum Heute 10:1 Zukünftig 1000:1
ECM Applikationsvielfalt Strukturiert Unstrukturiert Mensch - Information Mensch - Mensch Document Management IM Imaging Workflow Groupware Knowledge Management Search Web Content Management BPM Online Meetings Web Conferencing Content Archiving Portal Classification DAM Projects E-Mail Records Management
Aktuelle ECM-Anwendungen Dokumenten-Eingang (Capture) Inkl. Form-Processing Revisionssichere Archivierung Unternehmensweites Content-Repository E-Mail-Archivierung Collaboration IT-gestützt im Team (online) arbeiten Elektronische Akte
Das ECM Puzzle
ECM KOMPONENTEN Konzepte, Methoden, Funktionalität der Klassifikation
 
Erfassungsszenarien Wann, Was erfassen? Unterschiedliche Erfassungsszenarien bestimmen die organisatorische Handhabung, Durchführung die Zugriff auf Dokumente aber auch den Aufwand Szenarien frühes Erfassen spätes Erfassen Gleichzeitiges Erfassen Wechsel der Szenarien während der Projektlaufzeit Migration schrittweise Abkehr vom Papier
Szenario - Frühes Erfassen SAP R/3 Anwendung Erfassung Eingangsrechnungen Lieferscheine Bestellungen Workflow Poststelle (Eingangspost / Fax) Archiv-Schnittstelle ECM, ERP Archiv
Szenario - Gleichzeitiges Erfassen Lieferscheine Bestellungen Anwendung Archiv-Schnittstelle Eingangsrechnungen ECM, ERP Archiv
Szenario - Spätes Erfassen  SAP R/3 Anwendung Barcode Lieferscheine Archiv-Schnittstelle Bestellungen Eingangsrechnungen Erfassung Archiv
Umfasst mehrere unterschiedliche Komponenten Ist das „Gesicht“ von ECM Manage
 
 
 
RM = (fast) Akt, ELAK,...
Was ist Records Management Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1)  Das Aufgabengebiet verantwortlich für die Verwaltung und Handhabung von „Records“zur effizienten und systematischen Kontrolle von Entstehung, Empfang, Verwaltung, Nutzung und Entsorgung einschließlich der Prozesse für die Erfassung und Sicherstellung der Nachweisfähigkeit von und über Informationen zu Geschäfts- aktivitäten und Geschäftsvorfällen in Gestalt von „Records“.
RM – ISO15489 ISO 15489 Records Management  Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen  Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen  Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus  Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder  Keine technische Spezifikation
Model Requirements - MoReq MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records  Veröffentlicht von der Europäischen Kommission  MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah  Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management-und Archivsystemen  Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema  Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen
 
 
 
 
PRODUKTE, SYSTEME Funktionalität, Integration
Gartner Group - ECM Magic Quadrant
ECM-Anbieter in Österreich Derzeit sind ca. 100 Firmen auf ECM-Projekte fokussiert Viele Dienstleister Wenige Produktanbieter Internationale Komplett-Anbieter Microsoft OpenText ECM/Documentum FileNet an IBM Company … .
ECM-Anbieter in Österreich (Auszug) Saperion Easy SER Heilig&Schubert Fabasoft ... Auf  www . pitschek . com  finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich
Capture-Spezialisten Dicom/Kofax Docutec Abbyy Kodak Nuance (Omnipage) ...
Storage-Spezialisten Hitachi-Data-Systems HP Netapp EMC IBM ... Auf  www . pitschek . com  finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich
TOP - Standards und Technologien BPMN SOA Web Services BPEL Web 2.0 AJAX CAS (Content-Adressed-Storage) Automatische Klassifikation Speicherformat PDF/A
PRAXISBERICHTE Öffentliche Verwaltung, Industrie, Dienstleister
Anwendungen, Projekte Eingangsrechnungserkennung Scannen, OCR, Text-Processing Klassifikation von E-Mails E-Mail-Management, Überleitung DM Records-Management (ELAK) Akte, Zuordnung von Dokumenten und E-Mails Dokumenten-Management Projektdokumentation
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Fragen & Antworten
Universitätsstraße 27/1 9020 Klagenfurt Österreich [email_address] www.pitschek.com

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Enterprise Content Management - Grundlagen und Praxis

  • 1. Enterprise-Content-Management Grundlagen und Praxis © 2007 Pitschek&Partner Gerald A. Pitschek, gerald@pitschek.com
  • 2. Inhalt Vorstellung Pitschek&Partner Enterprise-Content-Management ECM-Komponenten: Konzepte, Methoden, Lösungen Praxisberichte Diskussion
  • 3. Unternehmensprofil Gegründet 1992 Consulting, Events, Research Sitz in Klagenfurt - Kärnten, Österreich Viele namhafte Beratungsprojekte ECM (DM, WFM, Archivierung), BPM, Portale, IT-Architekturen Im gesamten deutschsprachigen Raum Branchen: Verwaltung, Industrie, Handel, EVU‘s Mehrere 1000 Teilnehmer bei ECM-Seminaren
  • 4. Enterprise-Content-Management Enterprise Content Management (ECM) ist ein Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet: "ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen". ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.
  • 5. ECM Wachstum ERP Wachstum ECM Wachstum Heute 10:1 Zukünftig 1000:1
  • 6. ECM Applikationsvielfalt Strukturiert Unstrukturiert Mensch - Information Mensch - Mensch Document Management IM Imaging Workflow Groupware Knowledge Management Search Web Content Management BPM Online Meetings Web Conferencing Content Archiving Portal Classification DAM Projects E-Mail Records Management
  • 7. Aktuelle ECM-Anwendungen Dokumenten-Eingang (Capture) Inkl. Form-Processing Revisionssichere Archivierung Unternehmensweites Content-Repository E-Mail-Archivierung Collaboration IT-gestützt im Team (online) arbeiten Elektronische Akte
  • 9. ECM KOMPONENTEN Konzepte, Methoden, Funktionalität der Klassifikation
  • 10.  
  • 11. Erfassungsszenarien Wann, Was erfassen? Unterschiedliche Erfassungsszenarien bestimmen die organisatorische Handhabung, Durchführung die Zugriff auf Dokumente aber auch den Aufwand Szenarien frühes Erfassen spätes Erfassen Gleichzeitiges Erfassen Wechsel der Szenarien während der Projektlaufzeit Migration schrittweise Abkehr vom Papier
  • 12. Szenario - Frühes Erfassen SAP R/3 Anwendung Erfassung Eingangsrechnungen Lieferscheine Bestellungen Workflow Poststelle (Eingangspost / Fax) Archiv-Schnittstelle ECM, ERP Archiv
  • 13. Szenario - Gleichzeitiges Erfassen Lieferscheine Bestellungen Anwendung Archiv-Schnittstelle Eingangsrechnungen ECM, ERP Archiv
  • 14. Szenario - Spätes Erfassen SAP R/3 Anwendung Barcode Lieferscheine Archiv-Schnittstelle Bestellungen Eingangsrechnungen Erfassung Archiv
  • 15. Umfasst mehrere unterschiedliche Komponenten Ist das „Gesicht“ von ECM Manage
  • 16.  
  • 17.  
  • 18.  
  • 19. RM = (fast) Akt, ELAK,...
  • 20. Was ist Records Management Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1) Das Aufgabengebiet verantwortlich für die Verwaltung und Handhabung von „Records“zur effizienten und systematischen Kontrolle von Entstehung, Empfang, Verwaltung, Nutzung und Entsorgung einschließlich der Prozesse für die Erfassung und Sicherstellung der Nachweisfähigkeit von und über Informationen zu Geschäfts- aktivitäten und Geschäftsvorfällen in Gestalt von „Records“.
  • 21. RM – ISO15489 ISO 15489 Records Management Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Keine technische Spezifikation
  • 22. Model Requirements - MoReq MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records Veröffentlicht von der Europäischen Kommission MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management-und Archivsystemen Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen
  • 23.  
  • 24.  
  • 25.  
  • 26.  
  • 28. Gartner Group - ECM Magic Quadrant
  • 29. ECM-Anbieter in Österreich Derzeit sind ca. 100 Firmen auf ECM-Projekte fokussiert Viele Dienstleister Wenige Produktanbieter Internationale Komplett-Anbieter Microsoft OpenText ECM/Documentum FileNet an IBM Company … .
  • 30. ECM-Anbieter in Österreich (Auszug) Saperion Easy SER Heilig&Schubert Fabasoft ... Auf www . pitschek . com finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich
  • 31. Capture-Spezialisten Dicom/Kofax Docutec Abbyy Kodak Nuance (Omnipage) ...
  • 32. Storage-Spezialisten Hitachi-Data-Systems HP Netapp EMC IBM ... Auf www . pitschek . com finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich
  • 33. TOP - Standards und Technologien BPMN SOA Web Services BPEL Web 2.0 AJAX CAS (Content-Adressed-Storage) Automatische Klassifikation Speicherformat PDF/A
  • 34. PRAXISBERICHTE Öffentliche Verwaltung, Industrie, Dienstleister
  • 35. Anwendungen, Projekte Eingangsrechnungserkennung Scannen, OCR, Text-Processing Klassifikation von E-Mails E-Mail-Management, Überleitung DM Records-Management (ELAK) Akte, Zuordnung von Dokumenten und E-Mails Dokumenten-Management Projektdokumentation
  • 36. VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Fragen & Antworten
  • 37. Universitätsstraße 27/1 9020 Klagenfurt Österreich [email_address] www.pitschek.com

Hinweis der Redaktion

  1. ECM-Unternehmensarchitekturen (c) 2006 Pitschek&Partner