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Einfach machen oder einfach machen
Software Digitalisierung Beratung
Januar 2015
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Einfach machen
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20-jährige Expertise ...
HR
Expertise
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Gründung
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EDIB®
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... für viele Kunden
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EDIB® Produktfamilie ...
... modular aufgebaut
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Standortunabhängig
Integrierte Workflows mit Freigaben
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Flexible Konfiguration je Kunde
Mehrsprachigkeit
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Rollenbasiertes Berechtigungssystem
...
Standortunabhängig
Automatisierung Datenflüsse
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ESS und MSS
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...
Erstellung wichtiger HR-Dokumente
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Jedes Element gibt es nur einmal
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EDIB® AkteEDIB® Workflow EDIB® Dokumente
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EDIB® Workflow
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Konfigurierbare individuelle Workflows
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Sehr hohe Sicherheitsstandards
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Mehrstufig, Bedingungs- und Aktionswerk
...
Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Workflow
Prozessmöglichkeiten
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entgelt
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erstellung
Beauftragung
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Personalakte
Beauftragung
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Kommunikation ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens
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für die Qualität Ihres Unternehmens und Ihrer Dienstleistung. Sie sind der
zentrale Kontaktpunkt zu Ihren Mitarbeitern und Kunden.
Vereinheitlichen Sie Ihre Prozessdokumente konzernweit rund um den
Globus. Erstellen Sie Dokumente automatisiert mit intelligenten Vorlagen.
Steigern Sie dadurch die Qualität und Professionalität internationaler Roll-
outs von Prozessen, in denen Dokumente erzeugt, versandt und archiviert
werden müssen.
© by BEGIS GmbH Ι Seite 10
EDIB® Dokumente
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  Effektiver
Kommunizieren Sie mit einem Klick
  Effizienter
Kommunizieren Sie schneller und besser
  Sicherer
Gewinnen Sie volle Transparenz und
Kontrolle über Inhalte und Daten
  Skalierbar
Standardisieren Sie
Kommunikationsprozesse
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  Komfortabler
Erstellen, versenden und archivieren Sie
Dokumente intuitiv und automatisiert
  Integriert
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EDIB® Dokumente
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EDIB® Dokumente
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Schnell
Die automatisierte Erstellung der Dokumente
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Jedes einzelne Dokument folgt dem Corporate Design
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Mit EDIB® Dokumente als Software Service schaffen Sie
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Jedes EDIB® Dokumente-Element (Textbausteine, Logo, Grafik)
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EDIB® Akte
Integrierte Standardworkflows
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EDIB® Akte
Features
•  Volltext- und Kriterienrecherche
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•  Direkt in der Anwendung wechseln
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weitere kurzfristig erweiterbar
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Ja – es ist denkbar, …
ü  dass es zu einem Prozess mit Ihrem Arbeitnehmer kommt
ü  dass die umstrittenen Ansprüche von einer Urkunde abhängen, die es
nur auf Papier gibt (also z.B. nicht Zeitaufzeichnungen aus einem Programm)
ü  dass die Urkunde nur in einer Version beim Arbeitgeber existiert,
der Arbeitnehmer also keine Ausfertigung der Urkunde hat
ü  dass die Echtheit der im elektronischen Personalakt gespeicherten
Urkunde bestritten wird
ü  dass das Gericht sich dem Zweifel an der Echtheit anschließt, obwohl Sie die sorgfältige Speicherung und
den sauberen, seriösen Prozess dokumentieren können
ü  dass diese Tatsache ausschlaggebend für den Ausgang des Prozesses ist
ü  dass der dadurch entstandene Schaden größer ist als die Einsparung, die Sie in der gesamten Zeit durch
die digitale Personalakte erzielt haben
EDIB® Akte
Einige rechtliche Anmerkungen
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… aber wie wahrscheinlich ??
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EDIB® ASP
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Am Borsigturm 44
13507 Berlin
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BEGIS präsentiert EDIB®

  • 1. Einfach machen oder einfach machen Software Digitalisierung Beratung Januar 2015
  • 2. Copyright © BEGIS GmbH Einfach machen oder einfach machen
  • 3. Copyright © BEGIS GmbH 20-jährige Expertise ... HR Expertise 5.000.000 Belege pro Jahr 170 Firmen 1988 Gründung 20 Entwickler Workflow Spezialist 50.000 Akten 45 Mitarbeiter EDIB® Hersteller
  • 4. Copyright © BEGIS GmbH ... für viele Kunden Wissenschaft Öffentlicher Dienst Industrie Dienstleister Stiftungen Banken HOCHSCHULE FÜR SCHAUSPIELKUNST „ERNST BUSCH“ BERLIN BEUTH HOCHSCHULE FÜR TECHNIK BERLIN University of Applied Sciences
  • 5. Copyright © BEGIS GmbH Mit Lust für Sie kreiert!
  • 6. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Produktfamilie ... ... modular aufgebaut Hohe Benutzerfreundlichkeit Standortunabhängig Integrierte Workflows mit Freigaben Wiedervorlage, Notizen etc. Flexible Konfiguration je Kunde Mehrsprachigkeit Volltextsuche Recherche über alle Akten Rollenbasiertes Berechtigungssystem ... Standortunabhängig Automatisierung Datenflüsse Einrichtung von Workflows für ESS und MSS Hohe Benutzerfreundlichkeit Konfigurierbare Workflows Mehrstufige Workflows Integrierte Workflowaktionen Rollenbasiertes Berechtigungssystem ... Erstellung wichtiger HR-Dokumente Daten aus unterschiedlichsten Quellen Assistenzdialoge Textbausteine Umsetzung des Corporate Designs Jedes Element gibt es nur einmal Vielfältige Ausgaben (Drucker, mail, ...) Datentransfer an Aktensysteme ... EDIB® AkteEDIB® Workflow EDIB® Dokumente
  • 7. Copyright © BEGIS GmbH Abschaffung Papierakte, Einsparung von Lager- und Registraturkosten Erhöhte Transparenz Effizienzsteigerung durch optimierte Arbeitsprozesse Schneller, standortunabhängiger, gleichzeitiger Zugriff Qualitative Verbesserung der Personalarbeit aufgrund schnellerer Auskunftsfähigkeit Erhöhter Datenschutz Einheitliche Strukturen, Vermeidung von Datenredundanzen Entlastung von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben Verkürzung von Arbeitsabläufen (Recherche-/Ablagezeiten) Warum ?
  • 8. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Workflow Einrichtung für ESS und MSS Optimale Ergänzung mit EDIB® Akte und EDIB® Dokumente Hohe Benutzerfreundlichkeit Konfigurierbare individuelle Workflows Rollenbasiertes Berechtigungssystem Sehr hohe Sicherheitsstandards Standortunabhängig und Flexibel Durchgängige Mehrsprachigkeit Übersichten über Bearbeitungsstand Mehrstufig, Bedingungs- und Aktionswerk ...
  • 9. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Workflow Prozessmöglichkeiten Einmal- entgelt Zeugnis- erstellung Beauftragung Dokument- erstellung Genehmigung Auslieferung Personalakte Beauftragung Dokument- erstellung Genehmigung Auslieferung PersonalakteGenehmigung Arbeitszeit- änderung Beauftragung Dokument- erstellung Genehmigung Auslieferung Personalakte Prozesse – individuell konfiguriert
  • 10. Copyright © BEGIS GmbH Kommunikation ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens Von A wie Angebot bis Z wie Zertifizierung, Dokumente sind ein Maßstab für die Qualität Ihres Unternehmens und Ihrer Dienstleistung. Sie sind der zentrale Kontaktpunkt zu Ihren Mitarbeitern und Kunden. Vereinheitlichen Sie Ihre Prozessdokumente konzernweit rund um den Globus. Erstellen Sie Dokumente automatisiert mit intelligenten Vorlagen. Steigern Sie dadurch die Qualität und Professionalität internationaler Roll- outs von Prozessen, in denen Dokumente erzeugt, versandt und archiviert werden müssen. © by BEGIS GmbH Ι Seite 10 EDIB® Dokumente powered by ESCRIBA
  • 11. Copyright © BEGIS GmbH   Effektiver Kommunizieren Sie mit einem Klick   Effizienter Kommunizieren Sie schneller und besser   Sicherer Gewinnen Sie volle Transparenz und Kontrolle über Inhalte und Daten   Skalierbar Standardisieren Sie Kommunikationsprozesse unternehmensweit und international   Komfortabler Erstellen, versenden und archivieren Sie Dokumente intuitiv und automatisiert   Integriert Versenden und archivieren Sie jedes Dokument © by BEGIS GmbH Ι Seite 11 EDIB® Dokumente powered by ESCRIBA
  • 12. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Dokumente powered by ESCRIBA Schnell Die automatisierte Erstellung der Dokumente Entlastend Dialoge führen Sie komfortabel durch den Erstellungsprozess Konsequent Jedes einzelne Dokument folgt dem Corporate Design Service Mit EDIB® Dokumente als Software Service schaffen Sie schneller mehr Minimaler Pflegeaufwand Jedes EDIB® Dokumente-Element (Textbausteine, Logo, Grafik) gibt es in EDIB® Dokumente nur ein einziges Mal
  • 13. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Akte Integrierte Standardworkflows Durchgängiges Berechtigungskonzept Workfloworientierte Nutzerverwaltung Einrichtung temporäre Zugänge Mitarbeiter Line-Manager Steuerprüfer Intuitive und einfache Bedienung Sehr hohe Sicherheitsstandards Standortunabhängig und Flexibel Dynamische Ansichten ...
  • 14. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Akte Überblick Rollenbasierter ZugriffScannen/Hochladen der Dokumente Prozessdesign und -optimierung Workflows Stammdaten … … aus führendem HR-System Mitarbeiter Business Partner Führungskraft 01011100110 Office Mailing Formulare
  • 15. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Akte Schritte zur Einführung Abstimmung mit dem BR Betrieb und Support der Lösung Überführung der Papierakte Festlegung der Registerstruktur Implementierung Rollen- und Berechtigungskonzept Anbindung an HR-Systeme
  • 16. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Akte Rollen- und Berechtigungsstruktur Rolle Einsichts- recht Ändern/ Attributiveren Dokument verschieben Drucken Löschen Lesezeichen Notiz Mitarbeiterfoto einfügen Wiedervorlage Ablagekorb TemporäreBerechti- gungsvergabe Scannen Persönliche Wiedervorlage AkteDrucken Administrator × × × × × × × × × × × × × × Personal- sachbearbeiter × × × × × × × × × × × × × Führungskraft × × × Mitarbeiter × mögliches Beispiel
  • 17. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® Akte Features •  Volltext- und Kriterienrecherche •  In einer einzelnen Akte •  In allen Akten gleichzeitig •  Integrierte Suchmaschine •  Suche anhand von verschiedensten Kriterien •  Stichwort Recherche im Volltext Volltextsuche •  Eigenes Register für Mitarbeiterinformationen •  Permanenter Zugriff für Mitarbeiter auf dieses Register •  Dokumente können dem Mitarbeiter einfach zur Verfügung gestellt werden, z.B. Gehaltsabrechnungen Mitarbeiter-Zugriff •  Drucken aus Office in die Akte •  Direktes Speichern von Dokumenten aus Office direkt in die Akte Office Connector •  Zugriff auf die Akte mit mobilen Endgeräten, z.B. iPad •  Nutzung des Browsers des Endgeräts Mobile •  Upload direkt über die Oberfläche •  Scan-Unterstützung •  eMail in die Akte •  Drag & Drop •  Immer mit Konvertierung und OCR- Erkennung Dokumentenimport •  Direkt in der Anwendung wechseln •  Mehrere Sprachen verfügbar, weitere kurzfristig erweiterbar Mehrsprachig
  • 18. Copyright © BEGIS GmbH Ja – es ist denkbar, … ü  dass es zu einem Prozess mit Ihrem Arbeitnehmer kommt ü  dass die umstrittenen Ansprüche von einer Urkunde abhängen, die es nur auf Papier gibt (also z.B. nicht Zeitaufzeichnungen aus einem Programm) ü  dass die Urkunde nur in einer Version beim Arbeitgeber existiert, der Arbeitnehmer also keine Ausfertigung der Urkunde hat ü  dass die Echtheit der im elektronischen Personalakt gespeicherten Urkunde bestritten wird ü  dass das Gericht sich dem Zweifel an der Echtheit anschließt, obwohl Sie die sorgfältige Speicherung und den sauberen, seriösen Prozess dokumentieren können ü  dass diese Tatsache ausschlaggebend für den Ausgang des Prozesses ist ü  dass der dadurch entstandene Schaden größer ist als die Einsparung, die Sie in der gesamten Zeit durch die digitale Personalakte erzielt haben EDIB® Akte Einige rechtliche Anmerkungen © by BEGIS GmbH Ι Seite 18 … aber wie wahrscheinlich ??
  • 19. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® ASP   Hochsicheres Rechenzentrum   Daten bleiben in Deutschland   Vielfältige Zertifizierungen
  • 20. Copyright © BEGIS GmbH EDIB® ASP Betrieb der Software Deutsches Rechenzentrum Laufende Aktualisierung der Software Hotline Betreuung der Schnittstellen Klares Preismodell
  • 21. Copyright © BEGIS GmbH Software Digitalisierung Beratung Thomas Eggert thomas.eggert@begis.de Tel.: +49 30 3199 0 3199 Mobil.: +49 1522 8988 397 BEGIS GmbH Am Borsigturm 44 13507 Berlin Einfach machen oder einfach machen