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Opacc Software AG   © Opacc, XX. Oktober 2009
Das papierlose Büro als Illusion -   1415 - 1435
das muss nicht sein.




Lösungswege mit OpaccOne
Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.




Grüezi !

Adrian R. Boller, Projektleiter Vertrieb




Opacc Software AG
Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.

Agenda
   • Wer ist Opacc?
   • Papierberge vs. Dokumentenmanagement
   • Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)


Take away
   1. Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation
   2. Die 6 Fragen bei DMS Projekten
True Business Automation
Opacc und das Besondere an OpaccOne
Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen




 Opacc im Blickpunkt
 Hersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung.
 Kunden:                                  480
 User:                                    >10‘000
 Mitarbeiter:                             100
 Eigentümer:                              Management
 Eigenfinanzierung                        100%
 Gründung 1988                            22 Jahre Visionäre Konstanz
 Eigenes Q-System, z.B. Support           > 70% am selben Tag
 100%-ige Update Garantie                 seit 1988
 Partnerschaften                          Microsoft Certified Gold Partner,
                                          HP Preferred Gold Partner,
                                          IBM Business Partner
                                          swiss made software

Opacc Software AG
True Business Automation
Das Besondere an OpaccOne




3 Besonderheiten von OpaccOne

                            Neue Handlungsfelder
                            • Vorwärts
 1
                            • Aufwärts

                            100% Update-Garantie
                            • Für den Standard
 2
                            • Für ALLE Adaptionen

                            Software-Familie
                            • Mehrere Anwendungen
 3
                            • Gemeinsame Daten/Funktionen
Papierberge vs. Dokumentenmanagement




Name
Wer kennt das nicht?
Geschäftsdokumente
OR Art. 962
¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts-
  korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.
   • Bilanzen & Erfolgsrechnungen
   • Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege
   • Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
   • Personaldossiers
   • Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.)
   • Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.)
   • E-Mails

   • Auswertungen, Statistiken
   • Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)
Anforderungen an ein DMS
Grundfunktionen
   • Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten
   • Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche
   • Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente
   • Versionierung von Dokumenten
   • Grundlage für rechtssichere Ablage
   • Eigene Zugriffsberechtigungen


Mehrwert durch Integration im ERP System
  • Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System)
  • Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden
  • Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren
  • Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen
  • Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden
DMS Erfolgsfaktor

Ein DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindung
von Stammdaten und den operativen Prozessen.




Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!
OpaccOne DMAS: Überblick
        BackOffice                 FrontOffice
DMAS Standard-Anwendungen        Zugang zu DMAS




                                Application Services
                            Daten (DMAS-Dokumente, …)
OpaccOne DMAS: Überblick




                                                                            Zugriffs-Schutz




                                                                                                                     Outlook-Plugin
                                     Eigenschaften




                                                                                               Multi-Datei
                                                                BO-Modell
                           CheckIn




                                                     Struktur




                                                                                                             Suche
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Dokumente
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                                                     Grundfunktionen

                                                                                              OpaccOne DMAS

Grundfunktionen
• CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell
• Eigenschaften: Standard, Individuell
• Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden
• BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert
• Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer
• Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen
• Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden
• Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook
OpaccOne DMAS: Überblick




                                                                                                                                       Versionierung




                                                                                                                                                                                    Offline
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                                                                                                                                                                 CheckOut
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                                                                                                                      Outlook-Plugin
                                      Eigenschaften




                                                                                                                                                       History
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                                                      Struktur




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                                                      Grundfunktionen

                                                                                               OpaccOne DMAS

Management
• Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen
• History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert
• CheckOut: Ist jederzeit möglich

Archivierung
• Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher
• Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden
OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)
LIVE
Was sehen Sie live?

OpaccOne BackOffice, DMAS
   • Basisfunktionalität


OpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf
   • Kundendossier
   • Auftragsdossier


OpaccOne FrontOffice, WebShop
   • Produktbilder
   • Bedienungsanleitung
Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“




                                                                                                                                      Versionierung




                                                                                                                                                                                   Offline
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                                                                                                                                                                CheckOut
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                                                                                                                     Outlook-Plugin
                                     Eigenschaften




                                                                                                                                                      History
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                                                                BO-Modell
                           CheckIn




                                                     Struktur




                                                                                                             Suche
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                                                                                                                                      Management

                                                     Grundfunktionen

                                                                                              OpaccOne DMAS

Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation
• Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI)
• Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert
• Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop)
• Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen)
• Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden
Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten

1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund?
2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine
   integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)?
3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe
   Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)?
4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage
   gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)?
5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein
   möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann?
6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines
   DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?
Ihre Fragen?




Vielen Dank!

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2011 05 11 14-15 top_soft 2011 - dmas - vortrag arb-02

  • 1. Opacc Software AG © Opacc, XX. Oktober 2009
  • 2. Das papierlose Büro als Illusion - 1415 - 1435 das muss nicht sein. Lösungswege mit OpaccOne
  • 3. Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein. Grüezi ! Adrian R. Boller, Projektleiter Vertrieb Opacc Software AG
  • 4. Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein. Agenda • Wer ist Opacc? • Papierberge vs. Dokumentenmanagement • Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem) Take away 1. Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation 2. Die 6 Fragen bei DMS Projekten
  • 5. True Business Automation Opacc und das Besondere an OpaccOne
  • 6. Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen Opacc im Blickpunkt Hersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung. Kunden: 480 User: >10‘000 Mitarbeiter: 100 Eigentümer: Management Eigenfinanzierung 100% Gründung 1988 22 Jahre Visionäre Konstanz Eigenes Q-System, z.B. Support > 70% am selben Tag 100%-ige Update Garantie seit 1988 Partnerschaften Microsoft Certified Gold Partner, HP Preferred Gold Partner, IBM Business Partner swiss made software Opacc Software AG
  • 7. True Business Automation Das Besondere an OpaccOne 3 Besonderheiten von OpaccOne Neue Handlungsfelder • Vorwärts 1 • Aufwärts 100% Update-Garantie • Für den Standard 2 • Für ALLE Adaptionen Software-Familie • Mehrere Anwendungen 3 • Gemeinsame Daten/Funktionen
  • 9. Wer kennt das nicht?
  • 10. Geschäftsdokumente OR Art. 962 ¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts- korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. • Bilanzen & Erfolgsrechnungen • Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege • Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten • Personaldossiers • Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.) • Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.) • E-Mails • Auswertungen, Statistiken • Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)
  • 11. Anforderungen an ein DMS Grundfunktionen • Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten • Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche • Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente • Versionierung von Dokumenten • Grundlage für rechtssichere Ablage • Eigene Zugriffsberechtigungen Mehrwert durch Integration im ERP System • Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System) • Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden • Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren • Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen • Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden
  • 12. DMS Erfolgsfaktor Ein DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindung von Stammdaten und den operativen Prozessen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!
  • 13. OpaccOne DMAS: Überblick BackOffice FrontOffice DMAS Standard-Anwendungen Zugang zu DMAS Application Services Daten (DMAS-Dokumente, …)
  • 14. OpaccOne DMAS: Überblick Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche Archiv Dokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMAS Grundfunktionen • CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell • Eigenschaften: Standard, Individuell • Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden • BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert • Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer • Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen • Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden • Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook
  • 15. OpaccOne DMAS: Überblick Versionierung Offline Recht CheckOut Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften History Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche Archiv Dokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMAS Management • Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen • History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert • CheckOut: Ist jederzeit möglich Archivierung • Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher • Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden
  • 16. OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem) LIVE
  • 17. Was sehen Sie live? OpaccOne BackOffice, DMAS • Basisfunktionalität OpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf • Kundendossier • Auftragsdossier OpaccOne FrontOffice, WebShop • Produktbilder • Bedienungsanleitung
  • 18. Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein. Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“ Versionierung Offline Recht CheckOut Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften History Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche Archiv Dokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMAS Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation • Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI) • Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert • Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop) • Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen) • Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden
  • 19. Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein. Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten 1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund? 2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)? 3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)? 4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)? 5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann? 6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?