Die IBM ECM Anwendertagung 2010 in Düsseldorf präsentiert das DMS-Projekt der Unicredit Leasing (Austria) GmbH, das ein einheitliches ablagesystem für Kunden- und Vertragsdokumente schaffen will, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und einen ortsunabhängigen Zugang zu ermöglichen. Das Unternehmen ist Marktführer in Österreich und Teil einer großen europäischen Bankengruppe, mit einer Präsenz in 17 Ländern. Zu den Schlüsselelementen des Projekts gehören die Systemintegration, der Datenaustausch und die kontinuierliche Prozessoptimierung.

1. IBM ECM Anwendertagung 2010
Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern
Harald Krouza
Düsseldorf, 09.11.2010

2. 2
UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick:
Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa
Mitglied der UniCredit Gruppe, einer der führenden Bankengruppen in Europa
UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich
Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern)
Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region
2

3. 3
UniCredit Leasing (Austria) GmbH
Mehr als 45 Jahre Erfahrung
Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich
2008:
Im Rahmen der Schaffung der globalen Konzernproduktlinie
Leasing Umfirmierung in UniCredit Leasing
1999:
Merger von Bank Austria Leasing und CA-Leasing
zur Bank Austria Creditanstalt Leasing
2005:
Mitglied der UniCredit Group
1992:
Merger von Österreichische Leasing und
Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing
1963:
Gründung der Österreichische Leasing GmbH
(erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)

4. 4
Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010
0,000
50,000
100,000
150,000
200,000
250,000
300,000
350,000
400,000
UniCredit
Leasing
(Austria)
Raiffeisen-
Leasing
Porsche Bank Immorent
VolumeninMio.EUR
Immobilien
Mobilien
KFZ
360,710
350,093
291,915
246,596
22,5%
6,6%
18,4%
20,4%
11,5%
9,7%
18,4%
16,8%
15,8%
2,6%
Marktanteil: 12,7% 12,3% 10,2% 8,7%

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Unser Dienstleistungsverständnis
“Alles aus einer Hand”
3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services
 Fahrzeuge
 Mobilien
 Immobilien
 Bank Austria
 Direktvertrieb
 Vertriebspartner
 Baumanagement
 Versicherung
 Fuhrparkmanagement

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Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria

7. 7
Ziele / Nutzen
 Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle
kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl.
Eingangsrechnungen schaffen
 Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten
Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen
 Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des
administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren,
ablegen, suchen) erreichen zu können
 Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks
Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.
 Reduktion des Postverteilungsaufwands
 Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen
 Flächenreduktion

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WORKFLOW &
INBOXES
Group
Inbox
Pers.
Inbox
time & place
independent
access
Creating, Import,
Export, Receipt
Office-Documents, E-Mails, Faxes
PoL
(Front End)
LEA
(Core system)
LEASCO
(Core system)
Document
transfer
Data transfer
Workflows
8
Beschlagworten
Ablegen
Incoming mail centralized
Operngasse 21
SCAN OFFICE
SCANPOINT
Invoices &
automatic Validation
Returning mail doc.
„Normal“ mail documents
Scanning
Extracting
Validating
Vali-
dation
Client / leasingcontract relevant documents und Incoming invoices
ELECTR. ARCHIVE
Scanning by Post AG
Filing
Sending

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Elektronischer Akt im Open Workdesk

10. 10
Open Workdesk - Postkorbansicht

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Datenextraktion
Eingangsrechnungen
Empfängerdaten
Lieferantendaten
Rechnungsdaten
Vertragszuordnungsdaten
Rechnungspositionen (Teilelisten)

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In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow
Eingangsrechnungsworkflow im DMS
1.) Datenüberleitung Kernsystem
1
Kernsystem „LEASCO“
2
2.) Rückmeldung ER-Status
3
3.) 1. fachliche Prüfung abgeschlossen
12

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Verwendete Komponenten
Software
 Infrastruktur Software von IBM FileNet
- Für DMS und Archivierung: P8
Content Manager
- Für Workflow: P8 Business
Process Manager
 WeWebU Open Workdesk
- Modulares, über Plug-Ins
erweiterbares Framework für
Aktverwaltung und Postkorb-
Bearbeitung
 Kofax Ascent Capture
- Scanning, QS, Barcodeerkennung,
Validierung, Release to P8
 Kofax Transformation Modules
(KTM)
- Extraktion von Rechnungsdaten
welche zur Rechnungsbearbeitung
/ -erfassung herangezogen werden
Hardware
 Die Anwendung ist extrem
geschäftskritisch, daher wurden
Vorkehrungen für HA und DR
vorgenommen
 Zwei Industriestandard Intel-Server mit
VMware ESX 3.0 in aktiv/passiv
Konfiguration
 Virtualisierte Windows 2003 Server, die
bei Bedarf zwischen den Servern hin-
und hergeschalten werden
- JBoss als Applikationsserver
- SQL Server 2000 SP5
 Replizierte EMC Centera für
revisionssichere Ablage der
Dokumente

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Unsere Erfahrungen
 Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen
 Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der
Einführung)
 Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich
 Rechtzeitige und umfassende Kommunikation
 Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar
 Der Erfolg liegt im Scan-Prozess
 Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner
 Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step

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Zeitleiste der erzielten Erfolge
2006200720082009
 Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows
 Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den
Eingangsrechnungen
 anschließend Start des Nachscannens der Altakte
 Barcode-Rückläufer
 Automatische Beschlagwortung
 Elektronischer Unterschriftenlauf
 Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen
Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie
 Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement
 Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u.
Übergabe ins Kernsystem (FPM)
 Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2
2010
 Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint
 Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2
 Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5
 Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung
 Upgrade P8 auf Version 4.5.1

16. 1616
WeWebU: Die Basis unserer Applikationen
 WeWebU OpenWorkdesk (OWD)
 Suite von Applikationen für
Suche und Recherche
Aktenverwaltung
Vorgangsbearbeitung / BPM
Für alle IBM ECM Repositories,
JCR, CMIS
 Ergonomisches Web 2.0 Frontend
 MS-Office-Integration ohne Installation
 Steigert die Produktivität der Mitarbeiter
(„weniger Klicks“, „Drag&Drop“,…)
 Konfiguration statt Programmierung
 WeWebU OpenECM-Framework
 Beschleunigung von ECM-Projekten
 Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership
 Optimaler Support für individuelle Anforderungen
www.wewebu-software.com
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Unser Realisierungspartner
RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH
 Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich
 Exzellente Referenzen
 Lösungsorientierte Projektrealisierung
 Kompetente Ansprechpartner

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Kontakt
UniCredit Leasing (Austria) GmbH
1040 Wien
Operngasse 21
Harald Krouza
 +43 5 05 88 - 4365
 harald.krouza@unicreditleasing.at