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IBM ECM Anwendertagung 2010
Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern
Harald Krouza
Düsseldorf, 09.11.2010
2
UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick:
Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa
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UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich
Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern)
Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region
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UniCredit Leasing (Austria) GmbH
Mehr als 45 Jahre Erfahrung
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2008:
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Leasing Umfirmierung in UniCredit Leasing
1999:
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2005:
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1992:
Merger von Österreichische Leasing und
Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing
1963:
Gründung der Österreichische Leasing GmbH
(erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)
4
Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010
0,000
50,000
100,000
150,000
200,000
250,000
300,000
350,000
400,000
UniCredit
Leasing
(Austria)
Raiffeisen-
Leasing
Porsche Bank Immorent
VolumeninMio.EUR
Immobilien
Mobilien
KFZ
360,710
350,093
291,915
246,596
22,5%
6,6%
18,4%
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11,5%
9,7%
18,4%
16,8%
15,8%
2,6%
Marktanteil: 12,7% 12,3% 10,2% 8,7%
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Unser Dienstleistungsverständnis
“Alles aus einer Hand”
3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services
 Fahrzeuge
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 Immobilien
 Bank Austria
 Direktvertrieb
 Vertriebspartner
 Baumanagement
 Versicherung
 Fuhrparkmanagement
6
Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria
7
Ziele / Nutzen
 Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle
kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl.
Eingangsrechnungen schaffen
 Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten
Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen
 Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des
administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren,
ablegen, suchen) erreichen zu können
 Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks
Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.
 Reduktion des Postverteilungsaufwands
 Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen
 Flächenreduktion
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INBOXES
Group
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Pers.
Inbox
time & place
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access
Creating, Import,
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(Core system)
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Invoices &
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Returning mail doc.
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12
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1.) Datenüberleitung Kernsystem
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12
13
Verwendete Komponenten
Software
 Infrastruktur Software von IBM FileNet
- Für DMS und Archivierung: P8
Content Manager
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Process Manager
 WeWebU Open Workdesk
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erweiterbares Framework für
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vorgenommen
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Konfiguration
 Virtualisierte Windows 2003 Server, die
bei Bedarf zwischen den Servern hin-
und hergeschalten werden
- JBoss als Applikationsserver
- SQL Server 2000 SP5
 Replizierte EMC Centera für
revisionssichere Ablage der
Dokumente
14
Unsere Erfahrungen
 Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen
 Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der
Einführung)
 Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich
 Rechtzeitige und umfassende Kommunikation
 Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar
 Der Erfolg liegt im Scan-Prozess
 Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner
 Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step
15
Zeitleiste der erzielten Erfolge
2006200720082009
 Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows
 Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den
Eingangsrechnungen
 anschließend Start des Nachscannens der Altakte
 Barcode-Rückläufer
 Automatische Beschlagwortung
 Elektronischer Unterschriftenlauf
 Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen
Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie
 Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement
 Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u.
Übergabe ins Kernsystem (FPM)
 Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2
2010
 Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint
 Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2
 Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5
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1616
WeWebU: Die Basis unserer Applikationen
 WeWebU OpenWorkdesk (OWD)
 Suite von Applikationen für
Suche und Recherche
Aktenverwaltung
Vorgangsbearbeitung / BPM
Für alle IBM ECM Repositories,
JCR, CMIS
 Ergonomisches Web 2.0 Frontend
 MS-Office-Integration ohne Installation
 Steigert die Produktivität der Mitarbeiter
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 Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership
 Optimaler Support für individuelle Anforderungen
www.wewebu-software.com
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17
Unser Realisierungspartner
RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH
 Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich
 Exzellente Referenzen
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 Kompetente Ansprechpartner
18
Kontakt
UniCredit Leasing (Austria) GmbH
1040 Wien
Operngasse 21
Harald Krouza
 +43 5 05 88 - 4365
 harald.krouza@unicreditleasing.at

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Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)

  • 1. IBM ECM Anwendertagung 2010 Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern Harald Krouza Düsseldorf, 09.11.2010
  • 2. 2 UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick: Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa Mitglied der UniCredit Gruppe, einer der führenden Bankengruppen in Europa UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern) Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region 2
  • 3. 3 UniCredit Leasing (Austria) GmbH Mehr als 45 Jahre Erfahrung Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich 2008: Im Rahmen der Schaffung der globalen Konzernproduktlinie Leasing Umfirmierung in UniCredit Leasing 1999: Merger von Bank Austria Leasing und CA-Leasing zur Bank Austria Creditanstalt Leasing 2005: Mitglied der UniCredit Group 1992: Merger von Österreichische Leasing und Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing 1963: Gründung der Österreichische Leasing GmbH (erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)
  • 4. 4 Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010 0,000 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 350,000 400,000 UniCredit Leasing (Austria) Raiffeisen- Leasing Porsche Bank Immorent VolumeninMio.EUR Immobilien Mobilien KFZ 360,710 350,093 291,915 246,596 22,5% 6,6% 18,4% 20,4% 11,5% 9,7% 18,4% 16,8% 15,8% 2,6% Marktanteil: 12,7% 12,3% 10,2% 8,7%
  • 5. 5 Unser Dienstleistungsverständnis “Alles aus einer Hand” 3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services  Fahrzeuge  Mobilien  Immobilien  Bank Austria  Direktvertrieb  Vertriebspartner  Baumanagement  Versicherung  Fuhrparkmanagement
  • 6. 6 Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria
  • 7. 7 Ziele / Nutzen  Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl. Eingangsrechnungen schaffen  Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen  Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren, ablegen, suchen) erreichen zu können  Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.  Reduktion des Postverteilungsaufwands  Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen  Flächenreduktion
  • 8. 8 WORKFLOW & INBOXES Group Inbox Pers. Inbox time & place independent access Creating, Import, Export, Receipt Office-Documents, E-Mails, Faxes PoL (Front End) LEA (Core system) LEASCO (Core system) Document transfer Data transfer Workflows 8 Beschlagworten Ablegen Incoming mail centralized Operngasse 21 SCAN OFFICE SCANPOINT Invoices & automatic Validation Returning mail doc. „Normal“ mail documents Scanning Extracting Validating Vali- dation Client / leasingcontract relevant documents und Incoming invoices ELECTR. ARCHIVE Scanning by Post AG Filing Sending
  • 9. 9 Elektronischer Akt im Open Workdesk
  • 10. 10 Open Workdesk - Postkorbansicht
  • 12. 12 In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow Eingangsrechnungsworkflow im DMS 1.) Datenüberleitung Kernsystem 1 Kernsystem „LEASCO“ 2 2.) Rückmeldung ER-Status 3 3.) 1. fachliche Prüfung abgeschlossen 12
  • 13. 13 Verwendete Komponenten Software  Infrastruktur Software von IBM FileNet - Für DMS und Archivierung: P8 Content Manager - Für Workflow: P8 Business Process Manager  WeWebU Open Workdesk - Modulares, über Plug-Ins erweiterbares Framework für Aktverwaltung und Postkorb- Bearbeitung  Kofax Ascent Capture - Scanning, QS, Barcodeerkennung, Validierung, Release to P8  Kofax Transformation Modules (KTM) - Extraktion von Rechnungsdaten welche zur Rechnungsbearbeitung / -erfassung herangezogen werden Hardware  Die Anwendung ist extrem geschäftskritisch, daher wurden Vorkehrungen für HA und DR vorgenommen  Zwei Industriestandard Intel-Server mit VMware ESX 3.0 in aktiv/passiv Konfiguration  Virtualisierte Windows 2003 Server, die bei Bedarf zwischen den Servern hin- und hergeschalten werden - JBoss als Applikationsserver - SQL Server 2000 SP5  Replizierte EMC Centera für revisionssichere Ablage der Dokumente
  • 14. 14 Unsere Erfahrungen  Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen  Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der Einführung)  Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich  Rechtzeitige und umfassende Kommunikation  Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar  Der Erfolg liegt im Scan-Prozess  Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner  Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step
  • 15. 15 Zeitleiste der erzielten Erfolge 2006200720082009  Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows  Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den Eingangsrechnungen  anschließend Start des Nachscannens der Altakte  Barcode-Rückläufer  Automatische Beschlagwortung  Elektronischer Unterschriftenlauf  Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie  Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement  Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u. Übergabe ins Kernsystem (FPM)  Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2 2010  Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint  Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2  Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5  Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung  Upgrade P8 auf Version 4.5.1
  • 16. 1616 WeWebU: Die Basis unserer Applikationen  WeWebU OpenWorkdesk (OWD)  Suite von Applikationen für Suche und Recherche Aktenverwaltung Vorgangsbearbeitung / BPM Für alle IBM ECM Repositories, JCR, CMIS  Ergonomisches Web 2.0 Frontend  MS-Office-Integration ohne Installation  Steigert die Produktivität der Mitarbeiter („weniger Klicks“, „Drag&Drop“,…)  Konfiguration statt Programmierung  WeWebU OpenECM-Framework  Beschleunigung von ECM-Projekten  Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership  Optimaler Support für individuelle Anforderungen www.wewebu-software.com Sprechen Sie heute die WeWebU Mitarbeiter!
  • 17. 17 Unser Realisierungspartner RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH  Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich  Exzellente Referenzen  Lösungsorientierte Projektrealisierung  Kompetente Ansprechpartner
  • 18. 18 Kontakt UniCredit Leasing (Austria) GmbH 1040 Wien Operngasse 21 Harald Krouza  +43 5 05 88 - 4365  harald.krouza@unicreditleasing.at