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Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid
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Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer.
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wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und
verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden.
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Automatische
Aufteilung
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1
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Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen
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KickOff 03.07.2016
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Split Rechnungen mit
5 AT bereits in Phase I
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Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration
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Office365
Ablage
3
Input
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Office365
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Metadaten
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23
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• Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks
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«And this is where our workflow redesign team went insane»
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The most important contribution
management needs to make in the
21st century is … to increase the
productivity of the knowledge work
and the knowledge worker.
- Peter Drucker -
The computer is a moron.
- Peter Drucker -
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 Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams
Vorgehen
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Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint
(Dokumentenmanagement).
Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM-
(Prozesse) und DMS-Integration (Ablage).
Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage.
Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse.
1
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4
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Zielarchitektur
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Dynamics CRM
CRM
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DMS
Gebäude/Anlagedoku
Fall/Mieterakten
Collab (intern / extern)
Intranet Portal
(inkl. Prozessdokumentation/KM)
 LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung)
Office
Vorlagen
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A) Fragen zum Mieter
B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen
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Zentrale Arbeitsprozesse
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Scanning
CRM Dynamics
SharePoint
officeatwork
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 Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM
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Einstieg: CRM Cockpit
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM Dynamics
SharePoint
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Fragen zum Mieter / Mieterakte
CRM Dynamics
SharePoint
SharePoint App
12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster
docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc.
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M. Meier
M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier
161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier
12345 – Grüenegg,
S…
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CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
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Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
officeatwork
OatW
hansmuster
Hans Muster & co. AG
Hans Muster
Seestrasse 97
8810 Thalwil
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Digitalisieren eines eingegangenen Briefes
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Scanning
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 Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)
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Change Management
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CLOSING UND Q&A
Zusammenfassung
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… oder sich selber transformieren Transformiert werden…
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• Als Netzwerk funktionieren
• Neue Business Modelle
• Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords
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Key Take Aways
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48
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Leadership
Schnell ausprobieren &
lernen (experiment and
fail)
Im Netzwerk denken
Neue Geschäftsmodelle
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verbessern)
Kunden, Mitarbeitende und
Produkte/Assets verbinden
Den kulturellen Change mit
effektiven Massnahmen
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Links – ein kleine Auswahl
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49
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#Azure #Office365 #SharePoint
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Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte
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50
Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer Saqib
Shaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he
was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language
processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even
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Allgeier (Schweiz) AG - 02 Digitalisierung in der Praxis

  • 1. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS Digitalisierung in der Praxis Christian Denzler Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid CRM als Unternehmensprozess-Plattform Christian Denzler
  • 2. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS Trends Vorgehen Startpunkte
  • 3. www.allgeier.ch Trends ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Geschäftsprozesse & -modelle Kunden Technologien & Systeme Consumerization, Omnichannel, Transparenz Uberization, Mass Customization, Serviceorientierung, On-Demand SMAC, Integration, XaaS Umsetzung in meinem Unternehmen ?
  • 4. www.allgeier.ch Vorgehen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo sind wir? Welche Bereiche sollen wir verändern? Wie starten wir?
  • 5. www.allgeier.ch  https://aback.iwi.unisg.ch/fileadmin/projects/aback/web/pdf/digital_maturity_m odell_download.pdf Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – z.B. Uni SG ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo? Digital Maturity & Transformation Studie von der Universität St. Gallen
  • 6. www.allgeier.ch Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo? Digital Themes Capabilities Enablers Solutions
  • 7. www.allgeier.ch Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wo?
  • 8. www.allgeier.ch  Strategische Ansätze  Geschäftsmodelldigitalisierung  Geschäftsmodellinnovation  Treiber & Startpunkte der Veränderungen  Kunden  Geschäftsprozesse & -modelle  Technologien & Systeme  Identifikation & Umsetzung  Top-down  Button-up  Lighthouse Welche Bereiche sollen wir verändern? ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Prozesse & Modelle Kunden Technologien & Systeme A B C BA Welche?
  • 9. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wie starten wir – Unsere Empfehlung There is no silver bullet – Es braucht Insights Ziellösung und einen Business Case definieren Validierung: Mit einem Piloten Umsetzen, Einführen, Optimieren Wie?
  • 10. www.allgeier.ch Themen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Wie?
  • 11. www.allgeier.ch Unser Angebot ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis Paket: Kickstart Digitalisierungs-Initiative Workshop: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit & Microsoft Tools kennen lernen Heraus- forderungen + Chancen Research Workshop 1 2 3 Customer Immersion Experience – Microsoft Plattform direkt erleben Workshop Abklärungen, Vertiefungen Diskussion Lösungsansätze/ Definition Roadmap CIE (Customer Immersion Experience) ist ein interaktiver Workshop, bei dem Entscheidungsträger aus Business und IT in die Welt der neusten Microsoft Technologien eintauchen. Aus erster Hand erfahren und erleben Sie, was mit den Produkten und Lösungen von Microsoft möglich ist. A B Wie? ab CHF 5’000.-
  • 12. www.allgeier.ch DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPROZESSEN Rechnungseingang Goldbach Group Automatisierung Wertpapieraufträge
  • 13. www.allgeier.ch Für was genau steht die Goldbach Group heute? Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer. Wenn ich sehe, wie die Medien heutzutage konsumiert werden, stelle ich fest, es wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden. Ausschnitt Interview mit Michi Frank, CEO der Goldbach Group. Quelle www.goldbachgroup.com, 21.11.2016 Gesamter Artikel
  • 14. www.allgeier.ch Herausforderung und Ziele ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 15 Manueller Rechnungs- Genehmigungsprozess Manuelle Erfassung der Rechnungen Ca. 2’500 RE pro Mt. Spezialfall «Split-Rechnungen» Durchgängig digitaler Prozess Automatische Rechnungsprüfung, Verminderung Fehler Nachvollziehbarkeit Revisionssicherheit
  • 15. www.allgeier.ch Lösung ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 16 Kreditor- Stammdaten Liste der Sachbearbeiter smart.CAPTUREsmart.CAPTURE scanviewscanview Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX Meta- Daten Meta- Daten PDF-APDF-A ScannerScanner PapierPapier EmailEmail Erfassung und Überprüfung * Sortierung * Erkennung * Überprüfungen * Zuweisung Sachbearbeiter Dokumenten-Eingang * via E-Mail * via Post (Papier) * via Scanner * via PDF Bearbeitung * Workflow * Visierung * Fristenkontrolle * Freigabe / Ablehnung Datenübertragung Übertrag der Daten von scanview auf MS Dynamics AX Stammdaten-Export aus MS Dynamics AX auf SQL-Datenbank in smart.CAPTURE Einlesen Einlesen Meta- Daten Meta- Daten
  • 16. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 17 Erkennung & Validierung Standard Daten 1
  • 17. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 18 Erkennung & Validierung Standard Daten Automatische Aufteilung 1 2
  • 18. www.allgeier.ch Spezialfall Split Rechnungen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 19 Erkennung & Validierung Standard Daten Automatische Aufteilung Kontierung - Ganz: für AX - Einzeln: KST, KTR 1 2 3
  • 19. www.allgeier.ch Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis KickOff 03.07.2016 Produktiv 30.11.2016 Split Rechnungen mit 5 AT bereits in Phase I Intensives Testing zahlt sich aus «Übliche Klassiker» Abhängigkeiten, Kommunikation, etc. Ziele erreicht Integration digitale Signatur Basis für weitere Prozess-Automatisierung
  • 21. www.allgeier.ch Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 22 Office365 Ablage 1 Erkennen & Extrahieren 2 Office365 Ablage 3 Input E-Mail PDF … Office365 Ablage? (20-30%) Metadaten Office365 Ablage Office365 Ablage> 90% Metadaten Weitere Verarbeitung Prüfung Freigabe … Allgeier Standard Schnittstelle Input – (Office365) - OCR – Office365 Office365,Azure, onPrem
  • 22. www.allgeier.ch Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 23 Office365 Ablage mit Standard Metadaten Erkennen und Extrahieren mit smartCAPTURE Office365 Ablage mit zusätzlichen Metadaten 1 2 3 1 2 3
  • 23. www.allgeier.ch Nutzen ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 24 ECM A-Z mit Office365/SPS- Integration Effizienz Automatisches Auslesen vorhandener Metadaten
  • 24. www.allgeier.ch CRM als Unternehmensprozess-Plattform Ausgangslage & Ziele Vorgehen & Lösungsarchitektur Abgebildete Prozesse Resultate
  • 26. www.allgeier.ch Immobilienbewirtschaftung – Interaktionen und Dokumente  Gebäude-/Anlagendokumentationen  Unterhaltsdokumente  Baudokumente  Offerten  Versicherungen  ….  Bewerbungen  Verträge  Reparaturen  Reklamationen  Nebenkosten  … Bewerber / Mieter / EigentümerPartner / Lieferanten / Behörden ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  • 27. www.allgeier.ch Herausforderungen & Ziele ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Content Grosser Umfang an Dokumenten • Historisch: Lückenhafte Dokumentation • Wo ist was zu finden? • Knowhow: Abhängig vom Zuständigen Prozesse Traditionelle, kaum automatisierte Prozessunterstützung Technologie Unterschiedliche Systeme, oft sind die Unterlagen für einen Fall in verschiedenen getrennten Systemen (u.a. CRM, DMS). Vollständige (digitale) Dokumentation Klarheit über den Arbeits- fortschritt / offene Tasks Single Point of Truth, einfach erreichbar
  • 28. www.allgeier.ch Der Bewirtschafter Wer macht’s? ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform • Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks • Er kennt sein «Feld» • «Seine» Immobilien • Die verantwortlichen Personen, Dienstleister, Mieter • Er weiss wie man «es» macht • Regulatorische Vorgaben, interne Prozess, Best Practice • Interne und externe Zusammenarbeit • Er erledigt Tasks • Erstellung von Dokumenten • Anfragen & Abklärungen
  • 29. www.allgeier.ch «And this is where our workflow redesign team went insane»
  • 30. www.allgeier.ch The most important contribution management needs to make in the 21st century is … to increase the productivity of the knowledge work and the knowledge worker. - Peter Drucker - The computer is a moron. - Peter Drucker -
  • 31. www.allgeier.ch  Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams Vorgehen ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint (Dokumentenmanagement). Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM- (Prozesse) und DMS-Integration (Ablage). Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage. Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse. 1 2 3 4
  • 32. www.allgeier.ch Zielarchitektur ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Dynamics CRM CRM SharePoint 2016 DMS Gebäude/Anlagedoku Fall/Mieterakten Collab (intern / extern) Intranet Portal (inkl. Prozessdokumentation/KM)  LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung) Office Vorlagen
  • 33. www.allgeier.ch A) Fragen zum Mieter B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen C) Es kommt ein Brief per Post rein Zentrale Arbeitsprozesse ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Scanning CRM Dynamics SharePoint officeatwork
  • 34. www.allgeier.ch  Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM = zentrales Prozess-Tool für Mieter- und Fall-Management Einstieg: CRM Cockpit ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM Dynamics SharePoint
  • 35. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Fragen zum Mieter / Mieterakte CRM Dynamics SharePoint SharePoint App 12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc. 161234_Nachtrag-Mietvertrag.docx Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen 13.11.16 M. Meier M. Meier M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier 161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier 12345 – Grüenegg, S…
  • 36. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion officeatwork
  • 37. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek officeatwork
  • 38. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion officeatwork OatW hansmuster Hans Muster & co. AG Hans Muster Seestrasse 97 8810 Thalwil
  • 39. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Direkte Ablage im SharePoint officeatwork
  • 40. www.allgeier.ch Digitalisieren eines eingegangenen Briefes ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Erstellung Scan Deckblatt mit QR Code Ausdrucken des Deckblattes Einscannen + automatische Ablage am korrekten Ort Scanning
  • 41. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Deckblatt Erstellung Scanning
  • 42. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform Scan-Deckblatt mit QR-Code Scanning
  • 43. www.allgeier.ch  Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)  Pilotierung  Etappierte Einführung  Begleitung durch Fachspezialisten  Bei Einführung: Erhöhter End-User Support für funktionale Fragen Change Management ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  • 44. www.allgeier.ch  Systemunterstütztes, einheitliches und effizientes Arbeiten  Vollständiges, automatisiertes digitales Ablagesystem  Metadaten-unterstützte Suchfunktionen  Einfaches Verwalten der Dokumente über den gesamten Prozess- und Dokumentlebenszyklus  Durchgängige Benutzer- und Zugriffskonzepte Resultate ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
  • 46. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 47 … oder sich selber transformieren Transformiert werden… • Erschaffen • Verändern • Verbessern • Kultur & Philosophie («Mindset») • Als Netzwerk funktionieren • Neue Business Modelle • Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords
  • 47. www.allgeier.ch Key Take Aways ALLGEIER (Schweiz) AG | Company Presentation 48 Transformation braucht Leadership Schnell ausprobieren & lernen (experiment and fail) Im Netzwerk denken Neue Geschäftsmodelle suchen (Bestehendes verbessern) Kunden, Mitarbeitende und Produkte/Assets verbinden Den kulturellen Change mit effektiven Massnahmen fördern
  • 48. www.allgeier.ch Links – ein kleine Auswahl ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 49 #Digitalization #Digitalisierung #IOT #Industrie40 #Industry40 #Azure #Office365 #SharePoint Allgeier, Office365, Microsoft; MicrosoftCloud, MicrosoftMechanics, MicrosoftResearch
  • 49. www.allgeier.ch Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 50 Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer Saqib Shaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even identify emotions on people's faces. Video auf Youtube
  • 50. www.allgeier.ch ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis 51 Danke für Feedback Stay Tuned