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prosigma Software Development GmbH

                     Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und
                     revisionssicheres Archiv für Eingangs- und
                     Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®
Dipl. Ing. Walter Sieberer
Leonding, 31.10.2011
prosigma Software Development GmbH

  Spezialist für Software-Entwicklung und –Vertrieb im
  Bereich
  Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung
  und Versicherungsanwendungen
  Sitz in Leonding/OÖ, österr. Eigentümer
  23 Mitarbeiter
  Kernprodukt profiler für
  Dokumentenmanagement, Workflow und
  Archivierung
  Softwarelösung proagent für den Versicherungs-
  bereich (mit mehr als 500 Installationen Nr. 2 in Ö)
Reform-Werke

 REFORM-WERKE Bauer & Co Gesellschaft m.b.H.
 Spezialist in der Berglandtechnik, im
 Sämaschinenbau und in der Kommunaltechnik
 Familienunternehmen in Wels mit
 Tochterunternehmen Agromont AG in der CH
 Mitarbeiter: ca. 400
 Exportanteil: 70 %
 wichtigste Exportländer: Schweiz, Italien,
 Frankreich, Deutschland, Niederlande,
 Skandinavien
Dokumentenmanagement
 Revisionssichere Dokumentenablage für Dokumente
 hoher Qualität (Rechnungen, Kassenbelege, ...)
 + erfüllt die Bestimmungen der entsprechenden Paragraphen in der
   BAO, im UGB, im DSG und die des UStG
 + auch für elektronisch signierte Rechnungen
 Automatische UID-Prüfung und deren
 revisionssichere Ablage
 + für Ausgangsrechnungen verschärft seit Juli 2011!!!!
 + empfohlen mind. 1x jährlich für Lieferanten
 + wird in profiler als Anhang zur Rechnung abgelegt
 EIN Archiv für ALLE Dokumente!
 Keine unterschiedliche Behandlung von digitalen
 Rechnungen oder Papierbelegen
Dokumentenmanagement
 Die Einlieferung in das Archiv erfolgt über
 unterschiedlichen Medien
 Egal, ob Dokumente mit Papier, Email oder anderen
 elektronische Formaten eingeliefert werden: ab
 Posteingang gilt für gleiche Dokumenttypen derselbe
 Workflow!  kein Mehrfachaufwand durch multiple
 Parallelprozesse
 Integrierter Scan-Client mit OCR und
 Formularerkennung für PDF und TIFF-Formate für
 + automatische Felderkennung von Rechnungen
 + Freitexterkennung mit Lösungen der Marktführer
 Verarbeitung von beliebigen Dokumentenformaten
Dokumentenmanagement
 Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten
 + Volltextsuche durch OCR-Verarbeitung aller Dokumente
 + Suche nach Kategorien, Arbeitsvorräten, Akten, Hierarchien,
   Stempel, …
 + Schnellsuche mit Suchprofilen
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 + Installationen mit bis zu 1 Mrd. Transaktionen / Jahr
 + basiert auf modernster Softwaretechnologie
Dokumentenmanagement
 Benutzung des Archives kann zeit- und
 ortsunabhängig erfolgen!
 + Webinterface für Benutzer – keine Clientinstallation!
 + iPad® und Android® apps
 Microsoft® Office Add Ins / Email-, Office- und Fax-
 Integration
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 automatische Workflowsteuerung, welche auf
 unterschiedlichste Art ausgelöst werden kann
 automatische UID-Nummern-Prüfung und revisionssichere
 Ablage der Prüfprotokolle (auch von Signaturprüfungen)
 modernste Workflows basierend auf BPMN 2.0 Standard
 Offene Web-Service-Schnittstellen für Integration von
 Drittsystemen (ERP, CRM, Office, …)
 Unabhängigkeit von Hardware, Betriebssystem und
 Datenbank! Unterstützung unterschiedlichster Systeme (MS-
 SQL® , ORACLE®, ...)
 Single Instance Speicherung von Dokumenten (spez. Emails)
 Verwendung auch als Software as a Service mit „pay per use“
 und entsprechendem SLA
Nutzen von Frühem Scannen
 Dokumente aller Art sind nur EINMAL hochsicher abgelegt und
 werden nur mehr in elektronischer Form durch Workflows den
 Bearbeitern mit Vorgangsbeschreibung angezeigt
 Papierdokumente stehen damit digital zeitgleich und
 zielgerichtet zur Verfügung
 simultaner Zugriff mehrerer Personen auf ein und dasselbe
 Dokument (z.B. parallele Freigabe und Buchungsvorerfassung)
 direkte digitale Belegzuordnung ohne umständliche Barcodes,
 weil die Dokumente an der Unternehmensgrenze sofort
 digitalisiert und verknüpft werden
 Rechnungsfreigabe transparent und nachvollziehbar
 Mobilitätserweiterung ohne zusätzliche ERP-Lizenzen durch
 Zugriff mittels Webbrowser oder mobilem Endgerät
 B2B-Anbindung für Teamwork mit Kunden und Lieferanten
Prozess-Ablauf
 Papier-Dokumente werden gescannt
 - Stapelscan mit profiler eigenem Scan-Client und OCR-Modul
 - Anbindungen an Multifunktionsgeräte
 Digitale Dokumente werden direkt eingelesen
 - einzeln oder automatisiert (z.B. Mailbox, FTP oder Fileshare)
 Automatische Beschlagwortung von lesbaren Informationen
 - Datum, Kundenbezeichnung, Rechnungsnummer, Betrag, KST, …
 Ergänzende manuelle Datenerfassung
 - wahlweise in profiler oder in SAP
 - Indexfelder für Dokumententypen sind flexibel erweiterbar
 Start des automatisierten Workflows nach Posteingang
 profiler steuert anhand der Dokumententypen die unterschiedlichen
 Workflows
 Prüfung und Freigabe von Dokumenten erfolgt vollständig webbasiert
 optionale Benachrichtigung per E-Mail
SAP Integration
 Alle Eingangsrechnungen mit Datum, Werten, Genehmigern,
 Zahlungskonditionen, etc. auf einen Blick!
 Auswahl nach Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug - automatisch
 wird auch die richtige SAP-Transaktion zum Verbuchen geöffnet (z.B.
 MIRO, MIR7, FB60, FV60, …)
 Automatisches Durchbuchen durch Vorprüfung möglich
 Massenbuchungsfunktion!
 Transparente Workflow-Kontrolle im SAP-Cockpit erleichtert
 Kommunikation, warum der betreffende Genehmiger (noch) keine
 Aktion gesetzt hat (Freigabe, Ablehnung, Weiterleitung, etc.)
 Rechnungs-Freigabe-Workflow auch ohne SAP-Lizenz zeit- und
 ortsunabhängig (reine WEB-Technologie – spez. für Management)
 Cockpit auch für andere Belege wie Lieferscheine nutzbar
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 der Belege aus SAP
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 Belegmanagement für ordnungsgemäße Belegarchivierung
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 „Der digitale Steuerberater“
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 …
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UID-check

  • 1. prosigma Software Development GmbH Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP® Dipl. Ing. Walter Sieberer Leonding, 31.10.2011
  • 2. prosigma Software Development GmbH Spezialist für Software-Entwicklung und –Vertrieb im Bereich Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung und Versicherungsanwendungen Sitz in Leonding/OÖ, österr. Eigentümer 23 Mitarbeiter Kernprodukt profiler für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung Softwarelösung proagent für den Versicherungs- bereich (mit mehr als 500 Installationen Nr. 2 in Ö)
  • 3. Reform-Werke REFORM-WERKE Bauer & Co Gesellschaft m.b.H. Spezialist in der Berglandtechnik, im Sämaschinenbau und in der Kommunaltechnik Familienunternehmen in Wels mit Tochterunternehmen Agromont AG in der CH Mitarbeiter: ca. 400 Exportanteil: 70 % wichtigste Exportländer: Schweiz, Italien, Frankreich, Deutschland, Niederlande, Skandinavien
  • 4. Dokumentenmanagement Revisionssichere Dokumentenablage für Dokumente hoher Qualität (Rechnungen, Kassenbelege, ...) + erfüllt die Bestimmungen der entsprechenden Paragraphen in der BAO, im UGB, im DSG und die des UStG + auch für elektronisch signierte Rechnungen Automatische UID-Prüfung und deren revisionssichere Ablage + für Ausgangsrechnungen verschärft seit Juli 2011!!!! + empfohlen mind. 1x jährlich für Lieferanten + wird in profiler als Anhang zur Rechnung abgelegt EIN Archiv für ALLE Dokumente! Keine unterschiedliche Behandlung von digitalen Rechnungen oder Papierbelegen
  • 5. Dokumentenmanagement Die Einlieferung in das Archiv erfolgt über unterschiedlichen Medien Egal, ob Dokumente mit Papier, Email oder anderen elektronische Formaten eingeliefert werden: ab Posteingang gilt für gleiche Dokumenttypen derselbe Workflow!  kein Mehrfachaufwand durch multiple Parallelprozesse Integrierter Scan-Client mit OCR und Formularerkennung für PDF und TIFF-Formate für + automatische Felderkennung von Rechnungen + Freitexterkennung mit Lösungen der Marktführer Verarbeitung von beliebigen Dokumentenformaten
  • 6. Dokumentenmanagement Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten + Volltextsuche durch OCR-Verarbeitung aller Dokumente + Suche nach Kategorien, Arbeitsvorräten, Akten, Hierarchien, Stempel, … + Schnellsuche mit Suchprofilen + heuristische Suche Versionierung mit Checkin / Checkout Funktionen vollständige Protokollierung aller Veränderungen und Bearbeitungen in der Dokumenten-History hochskalierbares Dokumentenmanagement + Installationen mit bis zu 1 Mrd. Transaktionen / Jahr + basiert auf modernster Softwaretechnologie
  • 7. Dokumentenmanagement Benutzung des Archives kann zeit- und ortsunabhängig erfolgen! + Webinterface für Benutzer – keine Clientinstallation! + iPad® und Android® apps Microsoft® Office Add Ins / Email-, Office- und Fax- Integration Integration in SAP®, Microsoft Dynamics AX/NAV® und andere ERP-Systeme Mandantenfähigkeit mit Single-Sign-On Funktion Doku-Funktion auf Dokumentebene und Notizen + speziell für Protokollierung von Probleme zur Rechnung Workflows mit digitalen Stempeln
  • 8. Was ist heute Stand der Technik? Frühes Scannen oder Erhalt von elektronischen Rechnungen automatische Workflowsteuerung, welche auf unterschiedlichste Art ausgelöst werden kann automatische UID-Nummern-Prüfung und revisionssichere Ablage der Prüfprotokolle (auch von Signaturprüfungen) modernste Workflows basierend auf BPMN 2.0 Standard Offene Web-Service-Schnittstellen für Integration von Drittsystemen (ERP, CRM, Office, …) Unabhängigkeit von Hardware, Betriebssystem und Datenbank! Unterstützung unterschiedlichster Systeme (MS- SQL® , ORACLE®, ...) Single Instance Speicherung von Dokumenten (spez. Emails) Verwendung auch als Software as a Service mit „pay per use“ und entsprechendem SLA
  • 9. Nutzen von Frühem Scannen Dokumente aller Art sind nur EINMAL hochsicher abgelegt und werden nur mehr in elektronischer Form durch Workflows den Bearbeitern mit Vorgangsbeschreibung angezeigt Papierdokumente stehen damit digital zeitgleich und zielgerichtet zur Verfügung simultaner Zugriff mehrerer Personen auf ein und dasselbe Dokument (z.B. parallele Freigabe und Buchungsvorerfassung) direkte digitale Belegzuordnung ohne umständliche Barcodes, weil die Dokumente an der Unternehmensgrenze sofort digitalisiert und verknüpft werden Rechnungsfreigabe transparent und nachvollziehbar Mobilitätserweiterung ohne zusätzliche ERP-Lizenzen durch Zugriff mittels Webbrowser oder mobilem Endgerät B2B-Anbindung für Teamwork mit Kunden und Lieferanten
  • 10. Prozess-Ablauf Papier-Dokumente werden gescannt - Stapelscan mit profiler eigenem Scan-Client und OCR-Modul - Anbindungen an Multifunktionsgeräte Digitale Dokumente werden direkt eingelesen - einzeln oder automatisiert (z.B. Mailbox, FTP oder Fileshare) Automatische Beschlagwortung von lesbaren Informationen - Datum, Kundenbezeichnung, Rechnungsnummer, Betrag, KST, … Ergänzende manuelle Datenerfassung - wahlweise in profiler oder in SAP - Indexfelder für Dokumententypen sind flexibel erweiterbar Start des automatisierten Workflows nach Posteingang profiler steuert anhand der Dokumententypen die unterschiedlichen Workflows Prüfung und Freigabe von Dokumenten erfolgt vollständig webbasiert optionale Benachrichtigung per E-Mail
  • 11. SAP Integration Alle Eingangsrechnungen mit Datum, Werten, Genehmigern, Zahlungskonditionen, etc. auf einen Blick! Auswahl nach Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug - automatisch wird auch die richtige SAP-Transaktion zum Verbuchen geöffnet (z.B. MIRO, MIR7, FB60, FV60, …) Automatisches Durchbuchen durch Vorprüfung möglich Massenbuchungsfunktion! Transparente Workflow-Kontrolle im SAP-Cockpit erleichtert Kommunikation, warum der betreffende Genehmiger (noch) keine Aktion gesetzt hat (Freigabe, Ablehnung, Weiterleitung, etc.) Rechnungs-Freigabe-Workflow auch ohne SAP-Lizenz zeit- und ortsunabhängig (reine WEB-Technologie – spez. für Management) Cockpit auch für andere Belege wie Lieferscheine nutzbar Unterstützung der SAP® Archivelink-Schnittstelle – direkte Ansicht der Belege aus SAP
  • 12. SAP Beleg Cockpit – Einstieg
  • 13. Auswählen der zu bearbeitenden Rechnungen
  • 22. Weitere Einsatzmöglichkeiten Belegmanagement für ordnungsgemäße Belegarchivierung + Marktführer in D stellt alle Kassenbelege online zur Verfügung „Der digitale Steuerberater“ filetresor.com Email-Archivierung Liegezeitenüberwachung Secure Data Room für M&A Mobiler Bau- und Servicetechniker …
  • 23. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns über Ihren Besuch bei uns im Ausstellerbereich für eine Online Demo!