Das Dokument beschreibt das Projekt zur automatischen Kreditorenverarbeitung der Privera Gruppe, das darauf abzielt, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, indem jährlich 250.000 Rechnungen automatisiert verarbeitet werden. Es werden die Ausgangslage, Herausforderungen, Schwerpunkte und die bisherigen Erfolge des Projekts umrissen. Der Roll-out der neuen Prozesse und Systeme begann im Mai 2014, unterstützt durch umfangreiche Schulungsmaßnahmen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

1. BPM Symposium 14
Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe

2. www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 2
Inhalt
 PRIVERA Gruppe
 Unternehmung & Dienstleistungen
 Projekt «Kreditorenverarbeitung» (eFacture Fournisseur)
 Ausgangslage
 Schwerpunkte
 Herausforderungen
 Erfolgszahlen
 Nächste Schritte

4. PRIVERA Gruppe
… ein unabhängiger, national tätiger Immobiliendienstleister
… wir zählen an all unseren Standorten zu den führenden Anbietern
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5. Dienstleistungen
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
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6. Dienstleistungen - 2
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
Facility Management
 Infrastrukturelles und technisches
Facility Management
 Business Support
 Facility Management Konzepte
 Projektmanagement
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8. Projekt
«Kreditorenverabeitung»
eFacture Fournisseur

9. Ausgangslage generell
 Projekt «Kreditorenverarbeitung» war Teil eines Projektprogramms mit
dem Ziel, die Kunden-, Mitarbeiter- & Managementzufriedenheit zu
steigern, sowie die Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen.
 Projektprogramm beinhaltete:
 Lieferantenmanagement
 Prozessoptimierung in Kernsystemen
 Kostenoptimierung IT-Infrastruktur
 SAP Reengineering
 KREDITORENVERARBEITUNG
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10. Ausgangslage - Kreditorenverarbeitung
 250’000 Rechnungen, welche jährlich manuell verarbeitet werden
 Aufgeteilt in die verschiedenen Firmen der PRIVERA Gruppe und der
PRIVERA Dienstleistungen
 180’000 Bewirtschaftung
 20’000 Corporate PRIVERA/TREOS/AGD & Facilitymanagement
 50’000 TEC-Mandate*
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*TEC Mandate= Teilmandate (bspw. nur Fronttätigkeiten Bewirtschaftung bei PRIVERA) = Ausnahmeprozess!
Historischer Papierprozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
XIV
File-
Versand
XV
Visum
Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
XVIII
Eingang
Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
Visum
BEWI
III
Versand
an
LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII XIX
Mahnung
XX
Abschluss
Logistischer Prozessteil
(Papierhandling mit Verschieben,
Digitalisieren und Archivierung)
Erfassen, buchen
(Erfassen, Buchen,
Mahnen, Korr.)
Zahlungsverarbeitung
(Zahlungslauf, DTA inkl.
Abschluss)
Bewi, Libu, SAP
(Kontieren, Prüfen,
Visieren, Abschluss)
L1
L2
Ln

11. Schwerpunkte
 Prozesse
 Sicherstellung der Prozesstreue
 Ausnahmeregelungen klar definieren
 Jeder Rechnung muss eine Bestellung zu Grunde liegen
 Wiederkehrende Rechnungen müssen effizient verarbeitet werden
 Gesetzliche Rahmenbedingungen
 Compliance-Anforderungen erfüllen, damit die Rechnungen nach dem
Scanning vernichtet werden können
 Usability / Schulung
 Intuitive Bedienung
 Neues Schulungskonzept (Video’s)
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12. Herausforderungen - 1
 Projektprogrammabhängigkeiten
 SAP Reengineering als Vor- und Parallelprojekt
 Prozessoptimierung Kernsystem als Vor- und Parallelprojekt
 Lieferantenmanagement als Parallelprojekt
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13. Herausforderungen - 2
 Verschiedene Prozesse mit verschiedenen Regeln
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14. Herausforderungen - 3
 Komplexität der Architektur/Schnittstellen
 Mulitprovidering
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L4
L3
L2
L1 P2
Connextr
ade
P2
SixPaynet
P1
SPS
L6
Archiv
L5
ObjekteObjekteLiegen-
schaften
ObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekte
Optiert ?
PRIVERA
L1 bis
LN
Rechnungen
an PRIVERA
TEC
PX
SORECO
Treos
FIBU SAP2
FI/CO
Archiv
Referenzschlüssel
P3
Soreco
P3 Soreco
P3 Soreco P3
PRIVERA
FIBU SAP1
FI/CO
Out of Scope
REM
BEWI
LIBU
TREOS
Kunde Systeme
Handel
Projekte
Ausnahme
ObjekteObjekteLiegen-
schaften
ObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekte

15. Herausforderungen - 4
 Überzeugungsarbeit
 Intern & Extern
 «Neuer Prozess» und neues Tool
 Was tun wir mit welchen Veränderungen und Ergebnissen
 Compliance-Anforderungen
 Datenschutz
 Elektronische Archivierung
 Signaturprüfung
 MWSTG
 EIDI-V / GeBüV
 Verfahrensdokumentation und ISAE 3402 Compliance
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16. Spezialitäten - Umsetzung
 5 Mandanten mit 3 unterschiedlichen ERP-Systemen (SAP / REM)
 Immobilienverwaltung (Mandant REM):
 Nicht eine Buchhaltung sondern pro Mandat (> 2000 BH)
 Freigaben / Visum nicht Organisations-abhängig sondern
gemäss Mandats-Limiten
 Grosse Anzahl «wiederkehrende» Rechnungen ohne Bestellungen
 Automatisierung notwendig
 Externes Scanning / Übermittlung Stammdaten und Rechnungen
 Physische Beilagen tw. im Original notwendig
 Elektronische Speicherung der Belege  Eigentümer
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17. Umsetzungsphasen
 Projektstart / Vorarbeiten / PoC Juli 2012
 Detailkonzept Rechnungseingang ab Jan. 2013
 Start interne Rechnungen (GK / FI) Sept. 2013
Bestellungs-Erstellung flächendeckend
 REM Pilot mit 2 Niederlassungen Feb. 2014
 Roll-Out alle Niederlassungen - Start per 1. Mai 2014
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18. Erfolgszahlen - 1
 Rechnungen vs. Bestellungen 2014
 Jedem Auftrag geht eine Bestellung voraus
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0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
Jan Feb März Apr
Anz Rechnungen
Rechnungen ohne Bestellung/1st run

19. Erfolgszahlen - 2
 Effizienz
 Durchlaufzeit wurde enorm gesteigert
www.privera.ch
L1
L2
Ln
Aktueller Prozess:
Verkürzung Prozessdurchlauf
Endver-
arbeitung
VII
Zahlung
VIII
Digitai-
sierung,
Archivierung
I
Zuweisung
II
AVOR
III
Verbuchung
VI
L1
L2
Ln
Kontierung
IV
Prüfung &
Freigabe
V
Workflow
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
XIV
File-
Versand
XV
Visum
Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
XVIII
Eingang
Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
Visum
BEWI
III
Versand
an
LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII XIX
Mahnung
XX
Abschluss
Historischer Prozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
(Papiermodus)
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20. Erfolgszahlen - 3
 Senkung der Prozesskosten
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Phase I
Scanning ohne
eRechnungen
16.50
ZielPhase II
Endausbau
eRechnungen
26.50
IST
PRIVERA
Kosten pro verarbeitete Rechnung

21. Nächste Schritte BPM
 Prozessautomatisierung mit Xpert.ivy und SORECO AG
 3 Kernprozesse in 2 Phasen
 Phase 1 ist gestartet
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23. Besten Dank
für Ihre Aufmerksamkeit