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BPM Symposium 14
Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 2
Inhalt
 PRIVERA Gruppe
 Unternehmung & Dienstleistungen
 Projekt «Kreditorenverarbeitung» (eFacture Fournisseur)
 Ausgangslage
 Schwerpunkte
 Herausforderungen
 Erfolgszahlen
 Nächste Schritte
Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
PRIVERA Gruppe
… ein unabhängiger, national tätiger Immobiliendienstleister
… wir zählen an all unseren Standorten zu den führenden Anbietern
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 4
Dienstleistungen
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 5
Dienstleistungen - 2
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
Facility Management
 Infrastrukturelles und technisches
Facility Management
 Business Support
 Facility Management Konzepte
 Projektmanagement
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 6
Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
Projekt
«Kreditorenverabeitung»
eFacture Fournisseur
Ausgangslage generell
 Projekt «Kreditorenverarbeitung» war Teil eines Projektprogramms mit
dem Ziel, die Kunden-, Mitarbeiter- & Managementzufriedenheit zu
steigern, sowie die Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen.
 Projektprogramm beinhaltete:
 Lieferantenmanagement
 Prozessoptimierung in Kernsystemen
 Kostenoptimierung IT-Infrastruktur
 SAP Reengineering
 KREDITORENVERARBEITUNG
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 9
Ausgangslage - Kreditorenverarbeitung
 250’000 Rechnungen, welche jährlich manuell verarbeitet werden
 Aufgeteilt in die verschiedenen Firmen der PRIVERA Gruppe und der
PRIVERA Dienstleistungen
 180’000 Bewirtschaftung
 20’000 Corporate PRIVERA/TREOS/AGD & Facilitymanagement
 50’000 TEC-Mandate*
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 10
*TEC Mandate= Teilmandate (bspw. nur Fronttätigkeiten Bewirtschaftung bei PRIVERA) = Ausnahmeprozess!
Historischer Papierprozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
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File-
Versand
XV
Visum
Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
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Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
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III
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LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII XIX
Mahnung
XX
Abschluss
Logistischer Prozessteil
(Papierhandling mit Verschieben,
Digitalisieren und Archivierung)
Erfassen, buchen
(Erfassen, Buchen,
Mahnen, Korr.)
Zahlungsverarbeitung
(Zahlungslauf, DTA inkl.
Abschluss)
Bewi, Libu, SAP
(Kontieren, Prüfen,
Visieren, Abschluss)
L1
L2
Ln
Schwerpunkte
 Prozesse
 Sicherstellung der Prozesstreue
 Ausnahmeregelungen klar definieren
 Jeder Rechnung muss eine Bestellung zu Grunde liegen
 Wiederkehrende Rechnungen müssen effizient verarbeitet werden
 Gesetzliche Rahmenbedingungen
 Compliance-Anforderungen erfüllen, damit die Rechnungen nach dem
Scanning vernichtet werden können
 Usability / Schulung
 Intuitive Bedienung
 Neues Schulungskonzept (Video’s)
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Herausforderungen - 1
 Projektprogrammabhängigkeiten
 SAP Reengineering als Vor- und Parallelprojekt
 Prozessoptimierung Kernsystem als Vor- und Parallelprojekt
 Lieferantenmanagement als Parallelprojekt
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Herausforderungen - 2
 Verschiedene Prozesse mit verschiedenen Regeln
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 13
Herausforderungen - 3
 Komplexität der Architektur/Schnittstellen
 Mulitprovidering
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L4
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Connextr
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SixPaynet
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SPS
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Archiv
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P3 Soreco
P3 Soreco P3
PRIVERA
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Herausforderungen - 4
 Überzeugungsarbeit
 Intern & Extern
 «Neuer Prozess» und neues Tool
 Was tun wir mit welchen Veränderungen und Ergebnissen
 Compliance-Anforderungen
 Datenschutz
 Elektronische Archivierung
 Signaturprüfung
 MWSTG
 EIDI-V / GeBüV
 Verfahrensdokumentation und ISAE 3402 Compliance
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Spezialitäten - Umsetzung
 5 Mandanten mit 3 unterschiedlichen ERP-Systemen (SAP / REM)
 Immobilienverwaltung (Mandant REM):
 Nicht eine Buchhaltung sondern pro Mandat (> 2000 BH)
 Freigaben / Visum nicht Organisations-abhängig sondern
gemäss Mandats-Limiten
 Grosse Anzahl «wiederkehrende» Rechnungen ohne Bestellungen
 Automatisierung notwendig
 Externes Scanning / Übermittlung Stammdaten und Rechnungen
 Physische Beilagen tw. im Original notwendig
 Elektronische Speicherung der Belege  Eigentümer
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Umsetzungsphasen
 Projektstart / Vorarbeiten / PoC Juli 2012
 Detailkonzept Rechnungseingang ab Jan. 2013
 Start interne Rechnungen (GK / FI) Sept. 2013
Bestellungs-Erstellung flächendeckend
 REM Pilot mit 2 Niederlassungen Feb. 2014
 Roll-Out alle Niederlassungen - Start per 1. Mai 2014
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 17
Erfolgszahlen - 1
 Rechnungen vs. Bestellungen 2014
 Jedem Auftrag geht eine Bestellung voraus
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014| Seite 18
0
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Jan Feb März Apr
Anz Rechnungen
Rechnungen ohne Bestellung/1st run
Erfolgszahlen - 2
 Effizienz
 Durchlaufzeit wurde enorm gesteigert
www.privera.ch
L1
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Aktueller Prozess:
Verkürzung Prozessdurchlauf
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Zahlung
VIII
Digitai-
sierung,
Archivierung
I
Zuweisung
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III
Verbuchung
VI
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Ln
Kontierung
IV
Prüfung &
Freigabe
V
Workflow
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
XIV
File-
Versand
XV
Visum
Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
XVIII
Eingang
Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
Visum
BEWI
III
Versand
an
LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII XIX
Mahnung
XX
Abschluss
Historischer Prozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
(Papiermodus)
PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 19
Erfolgszahlen - 3
 Senkung der Prozesskosten
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 20
Phase I
Scanning ohne
eRechnungen
16.50
ZielPhase II
Endausbau
eRechnungen
26.50
IST
PRIVERA
Kosten pro verarbeitete Rechnung
Nächste Schritte BPM
 Prozessautomatisierung mit Xpert.ivy und SORECO AG
 3 Kernprozesse in 2 Phasen
 Phase 1 ist gestartet
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 21
Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
Besten Dank
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  • 1. BPM Symposium 14 Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe
  • 2. www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 2 Inhalt  PRIVERA Gruppe  Unternehmung & Dienstleistungen  Projekt «Kreditorenverarbeitung» (eFacture Fournisseur)  Ausgangslage  Schwerpunkte  Herausforderungen  Erfolgszahlen  Nächste Schritte
  • 4. PRIVERA Gruppe … ein unabhängiger, national tätiger Immobiliendienstleister … wir zählen an all unseren Standorten zu den führenden Anbietern www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 4
  • 5. Dienstleistungen …alles rund um die Immobilie und mehr als… www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 5
  • 6. Dienstleistungen - 2 …alles rund um die Immobilie und mehr als… Facility Management  Infrastrukturelles und technisches Facility Management  Business Support  Facility Management Konzepte  Projektmanagement www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 6
  • 9. Ausgangslage generell  Projekt «Kreditorenverarbeitung» war Teil eines Projektprogramms mit dem Ziel, die Kunden-, Mitarbeiter- & Managementzufriedenheit zu steigern, sowie die Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen.  Projektprogramm beinhaltete:  Lieferantenmanagement  Prozessoptimierung in Kernsystemen  Kostenoptimierung IT-Infrastruktur  SAP Reengineering  KREDITORENVERARBEITUNG www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 9
  • 10. Ausgangslage - Kreditorenverarbeitung  250’000 Rechnungen, welche jährlich manuell verarbeitet werden  Aufgeteilt in die verschiedenen Firmen der PRIVERA Gruppe und der PRIVERA Dienstleistungen  180’000 Bewirtschaftung  20’000 Corporate PRIVERA/TREOS/AGD & Facilitymanagement  50’000 TEC-Mandate* www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 10 *TEC Mandate= Teilmandate (bspw. nur Fronttätigkeiten Bewirtschaftung bei PRIVERA) = Ausnahmeprozess! Historischer Papierprozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen» Erfassen inkl. Stamm- Daten VII Scanning VIII Aufbereitung Zahlungs- lauf X Kontrolle Zahlungs- liste XII Verarbeiten Zahlungs- listen XIV File- Versand XV Visum Zeichnung. Berechtig. XVI Kontrolle, Visum LIBU V DTA- Verbuchung laut Belege Anzeige XVII Ablage XVIII Eingang Rechnung I Rechnung verteilen II Kontrolle, Kontieren, Visum BEWI III Versand an LIBU IV Rechnung an Support VI Verteilung an LIBU IX Verteilung Zahlungs- Vorschläg e XI Zahlungs- Vorschläge an Support XIII XIX Mahnung XX Abschluss Logistischer Prozessteil (Papierhandling mit Verschieben, Digitalisieren und Archivierung) Erfassen, buchen (Erfassen, Buchen, Mahnen, Korr.) Zahlungsverarbeitung (Zahlungslauf, DTA inkl. Abschluss) Bewi, Libu, SAP (Kontieren, Prüfen, Visieren, Abschluss) L1 L2 Ln
  • 11. Schwerpunkte  Prozesse  Sicherstellung der Prozesstreue  Ausnahmeregelungen klar definieren  Jeder Rechnung muss eine Bestellung zu Grunde liegen  Wiederkehrende Rechnungen müssen effizient verarbeitet werden  Gesetzliche Rahmenbedingungen  Compliance-Anforderungen erfüllen, damit die Rechnungen nach dem Scanning vernichtet werden können  Usability / Schulung  Intuitive Bedienung  Neues Schulungskonzept (Video’s) www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 11
  • 12. Herausforderungen - 1  Projektprogrammabhängigkeiten  SAP Reengineering als Vor- und Parallelprojekt  Prozessoptimierung Kernsystem als Vor- und Parallelprojekt  Lieferantenmanagement als Parallelprojekt www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 12
  • 13. Herausforderungen - 2  Verschiedene Prozesse mit verschiedenen Regeln www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 13
  • 14. Herausforderungen - 3  Komplexität der Architektur/Schnittstellen  Mulitprovidering www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 14 L4 L3 L2 L1 P2 Connextr ade P2 SixPaynet P1 SPS L6 Archiv L5 ObjekteObjekteLiegen- schaften ObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekte Optiert ? PRIVERA L1 bis LN Rechnungen an PRIVERA TEC PX SORECO Treos FIBU SAP2 FI/CO Archiv Referenzschlüssel P3 Soreco P3 Soreco P3 Soreco P3 PRIVERA FIBU SAP1 FI/CO Out of Scope REM BEWI LIBU TREOS Kunde Systeme Handel Projekte Ausnahme ObjekteObjekteLiegen- schaften ObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekteObjekte
  • 15. Herausforderungen - 4  Überzeugungsarbeit  Intern & Extern  «Neuer Prozess» und neues Tool  Was tun wir mit welchen Veränderungen und Ergebnissen  Compliance-Anforderungen  Datenschutz  Elektronische Archivierung  Signaturprüfung  MWSTG  EIDI-V / GeBüV  Verfahrensdokumentation und ISAE 3402 Compliance www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 15
  • 16. Spezialitäten - Umsetzung  5 Mandanten mit 3 unterschiedlichen ERP-Systemen (SAP / REM)  Immobilienverwaltung (Mandant REM):  Nicht eine Buchhaltung sondern pro Mandat (> 2000 BH)  Freigaben / Visum nicht Organisations-abhängig sondern gemäss Mandats-Limiten  Grosse Anzahl «wiederkehrende» Rechnungen ohne Bestellungen  Automatisierung notwendig  Externes Scanning / Übermittlung Stammdaten und Rechnungen  Physische Beilagen tw. im Original notwendig  Elektronische Speicherung der Belege  Eigentümer www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 16
  • 17. Umsetzungsphasen  Projektstart / Vorarbeiten / PoC Juli 2012  Detailkonzept Rechnungseingang ab Jan. 2013  Start interne Rechnungen (GK / FI) Sept. 2013 Bestellungs-Erstellung flächendeckend  REM Pilot mit 2 Niederlassungen Feb. 2014  Roll-Out alle Niederlassungen - Start per 1. Mai 2014 www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 17
  • 18. Erfolgszahlen - 1  Rechnungen vs. Bestellungen 2014  Jedem Auftrag geht eine Bestellung voraus www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014| Seite 18 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 Jan Feb März Apr Anz Rechnungen Rechnungen ohne Bestellung/1st run
  • 19. Erfolgszahlen - 2  Effizienz  Durchlaufzeit wurde enorm gesteigert www.privera.ch L1 L2 Ln Aktueller Prozess: Verkürzung Prozessdurchlauf Endver- arbeitung VII Zahlung VIII Digitai- sierung, Archivierung I Zuweisung II AVOR III Verbuchung VI L1 L2 Ln Kontierung IV Prüfung & Freigabe V Workflow Erfassen inkl. Stamm- Daten VII Scanning VIII Aufbereitung Zahlungs- lauf X Kontrolle Zahlungs- liste XII Verarbeiten Zahlungs- listen XIV File- Versand XV Visum Zeichnung. Berechtig. XVI Kontrolle, Visum LIBU V DTA- Verbuchung laut Belege Anzeige XVII Ablage XVIII Eingang Rechnung I Rechnung verteilen II Kontrolle, Kontieren, Visum BEWI III Versand an LIBU IV Rechnung an Support VI Verteilung an LIBU IX Verteilung Zahlungs- Vorschläg e XI Zahlungs- Vorschläge an Support XIII XIX Mahnung XX Abschluss Historischer Prozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen» (Papiermodus) PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 19
  • 20. Erfolgszahlen - 3  Senkung der Prozesskosten www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 20 Phase I Scanning ohne eRechnungen 16.50 ZielPhase II Endausbau eRechnungen 26.50 IST PRIVERA Kosten pro verarbeitete Rechnung
  • 21. Nächste Schritte BPM  Prozessautomatisierung mit Xpert.ivy und SORECO AG  3 Kernprozesse in 2 Phasen  Phase 1 ist gestartet www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 21
  • 23. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit