Die Veranstaltung zur Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop, die am 17. und 18. Oktober 2013 in München stattfand, bot eine umfassende Agenda zur Integration von ERP-Systemen wie SAP und Dynamics. wesentliche Themen waren die Nutzung von ecspand für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, die Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Rechnungen sowie Praxistrainings für Presales und technische Schulungen. Die Veranstaltung zielte darauf ab, Partner und interessierte Unternehmen über die Effizienz und Kostenersparnisse bei der Dokumentenverarbeitung zu informieren.

1. BMW Welt, München
17. – 18. Oktober 2013

3. SAP, NAV, AX Integration &
Eingangsrechnungsverarbeitung
Nikolaus Proske
Area Manager Austria
d.velop GmbH

4. Agenda
Sales
PreSales
Qualifizierung
Professional Service
Live-Demo

5. Sales

6. Merkmale
Collobaration
ecspand
ERP connector
Dynamics, SAP
Import/
Integration
Datenhaltung
Prozesse/
Lösungen
ecspand
importer
API, Cold, Doks
ecspand
capture
Scannen, Klassifzieren
ecspand
sidebar
Drag & Drop
ecspand – 100% ECM for SharePoint
(Akten, Suchen & Finden, Konvertierung, Anzeige,
Archivierung und Workflow)
ecspand
ecspand
Vertragsmanagement Qualitätsmanagement
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
Konvertierung
Anzeige
ecspand
Personalakte
DMS
Versionierung/
Check In
Check Out
Archivierung
Compliance
ECM mit SharePoint
Recordsmanagement/
Akten
Strukturierung
Workflow/BPM
EAI / ERP
Integration
Scan mit
Klassifzierung

7. Merkmale
ecspand
ERP connector
Dynamics, SAP
Import/
Integration
Datenhaltung
Prozesse/
Lösungen
ecspand
importer
API, Cold, Doks
ecspand
capture
Scannen, Klassifzieren
ecspand
sidebar
Drag & Drop
ecspand – 100% ECM for SharePoint
(Akten, Suchen & Finden, Konvertierung, Anzeige,
Archivierung und Workflow)
ecspand
ecspand
Vertragsmanagement Qualitätsmanagement
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
ecspand
Personalakte

8. Merkmale Basis
Echtes Enterprise Content Management mit SharePoint.
Strukturierung
Anzeige
Konvertierung
Archivierung

9. Scannen
Abhängig von Anforderungen & Anzahl Standorte
Scan Client
capture batch
Scan Client
Klassifizierung
webscan
Cloud Scan
Klassifizierung

10. Workflow
Workflow basierend auf Nintex
In 4+2 Schritten
Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, Fibu-Freigabe
Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

11. Workflow
die durchschnittliche Durchlaufzeit beträgt 11 Arbeitstage
95% der Unternehmen binden Fachseiten intensiv in die Freigabe ein
80% davon binden Fachseiten in Papierform in den Prozess ein
über 50% der Unternehmen können die Prozesskosten nicht benennen
diejenigen, die dies können, kommen auf 9€ bis 11€ pro Rechnung
Studien B2B, interim2000 kommen auf Kosten in Höhe von 5,62€ bzw.
8,64€
80% der Rechnungen haben einen Bestellbezug
2,5% der Eingangsrechnungen sind sachlich falsch
78% aller Unternehmen erfassen Kopfdaten einer Rechnung
56% erfassen zusätzlich Positionsdaten
im Schnitt sind 5,25 Mitarbeiter Vollzeit mit der Datenerfassung
beschäftigt

12. PreSales

13. Vorbereitung
Was sollte im Vorfeld bekannt sein?
Anzahl Mitarbeiter im Prozess involviert
Anzahl Rechnung / Jahr
ERP – System mit Versionsstand
Integrationstiefe ins ERP
Zentrales oder dezentrales Scannen
Anzahl Mandanten
Welche Module sind interessant
SharePoint vorhanden/Strategie

14. Vorbereitung
1
2
Erfassung OCR
Erfassung/OCR
Posteingang
Attributextraktion
Scannen
4
Klassifizierung/Erkennung
Autom.
Klassifizierung
Man.
Korrektur
Buchung/Zahlungsfreigabe
Buchung Zahlungsfreigabe
Buchung
Import
ecspand
3
Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe
Sachliche Prüfung
Rechnerische Prüfung
Freigabe
Zahlungsfreigabe

15. Vorbereitung
1
2
Erfassung/OCR
Erfassung OCR
Posteingang
Attributextraktion
Scannen
5
Klassifizierung/Erkennung
Autom.
Klassifizierung
Man.
Korrektur
Buchung/Zahlungsfreigabe
Buchung Zahlungsfreigabe
Buchung
Import
ecspand
3
SAP / d.velop Classifier
4
Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe
Validierung
(opt.)
Process
Monitor
Dunkelbuchung
Sachliche Prüfung
Rechnerische Prüfung
Freigabe
Zahlungsfreigabe

16. Angebotsgenerator
Angebot erstellen, aber wie?
Automatische Berechnung
Budgetübersicht
Export Budgetübersicht für Kunden
Projektübersicht
Automatische Erstellung Word-Angebot
Textbausteine
Weitere Informationen bei Ihrem Partnermanager

17. Qualifizierung

18. Qualifizierung

19. Eingangsrechnungsverarbeitung – Sales Training
Liefert Antworten auf die folgenden Fragen:
Wie verkaufe ich ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?
Welche Argumente sprechen für ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?
Wie überzeuge ich den Kunden?
Welche Kunden sind interessant?
Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
Module
Lizenzen
Referenzkunden

20. Eingangsrechnungsverarbeitung - Presales Training
Ziele
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung auf Demoumgebung kennenlernen
Wie präsentiere ich am besten ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?
Langfristig: Eigene erfolgreiche Demos!
Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Basisprozess
verwendete ecspand Komponenten
Freigeben einer Eingangsrechnung

21. Eingangsrechnungsverarbeitung - Technical Trainings
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand Projekterfahrung
Kennenlernen der ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Funktionen
zwei Tage Intensivtraining
ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Advanced
für Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung Projekterfahrung
Requalifizierung (neue Funktionen)
ein Tag Best Practice aus Projekten

22. Eingangsrechnungsverarbeitung

23. Professional
Service

24. Projektdurchführung
Initiierung und
Planung
Projektablauf
Durchführung
und Controlling
Abschluss
PMHB
Projektkategorie
Statusverfolgung
Kundenabnahme
Dokumentation
Abschlussformular
Qualität, Risiken
Lessons Learned
CR-Management
Abschlussfeier
Projektziele
Projektvertrag
Workshop
Konzept/Pflichtenheft
Risken, Umfeld,
Projektorganisation
Durchführung
Controlling
Checklisten für Durchführung
Abschluss/Abnahme
Übergabe Support
Konzeption,
Lieferobjekte
Projektplan, Termine,
Ressourcen
Wartungsvertrag
Referenzvertrag
Formulare f.
Übergabe &
Abschluss
Vorlagen
und
Checklisten

25. Projektdurchführung
Projektablauf
Simple
Das Ziel muss einfach und Verständlich sein
Messbar
Das Ergebnis muss messbar sein, um Abweichungen zu erkennen
Akzeptabel
Das Ziel muss von allen Projektbeteiligten anerkannt sein
Realistisch
Das Ziel muss mit vorhanden Ressourcen, im vereinbarten Zeitrahmen und dem Budget erreichbar sein
Terminiert
Es muss ein Zeitplan zur Umsetzung vereinbart werden

26. Projektdurchführung
Aufteilung in Phasen/Arbeitspakete
Phase I
ERP Integration, Scannen von Altbelegen, Archivieren von bestehenden Belegen im ERP
Phase II
Scannen mit automatischer Klassifizierung, ecspand SAP classifier (Cockpit, Verbuchen der Rechnungen)
Phase III
Workflow
Phase 1
- Basisinstallation ecspand
- Initialisierung Aktenplan
- Initialisierung Berechtigung
- Initialisierung ecspand
Services
- Abnahme Phase 1
Phase 2
Phase 3
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Abnahme Phase 2
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Initialisierung XY
- Abnahme Phase 3

27. Standardprozess
FiBu
Standard
Erfassung
(& Klassifizierung)
Clearing
Anwender
Verteilung
Sachliche
Prüfung
Freigabe
Microsoft SharePoint
ecspand
Eingangsrechnungsverarbeitung
- Prüfung und Freigabe Clearing-Stelle
Scannen
FiBu
Subprüfung
DifferenzAnzeige
Workflowabschluss /
Übergabe
an FiBuSystem

28. Live

29. Präsentation
Mit durchgängigen Faden präsentieren
Import
Scannen
Finden
Auftragsliste
Bearbeiten
Workflow
Funktionen
Anzeige, Struktur