Das Dokument beschreibt die Integration von SharePoint mit ECSPAND für ein effizientes Enterprise Content Management, einschließlich der Automation und Standardisierung von Prozessen, sowie der revisionssicheren Archivierung und Workflow-Integration. Es betont die Nutzung von SharePoint als zentrale Prozessplattform und die Einbindung von Cloud-Lösungen für die digitale Dokumentenverarbeitung. ECSPAND bietet Lösungen für Vertragsmanagement und Qualitätsmanagement, die eine nahtlose Zusammenarbeit mit ERP-Systemen fördern.

1. Enterprise Content Management
am SharePoint mit ecspand
Christian
Kiesewetter
Partner & Sales Management

2. ecspand - Strategie

3. ecspand your SharePoint
SharePoint als „Single Point of Service“
einheitliche Oberfläche
prozessgesteuert
Integration Umsysteme & Papier
Aktenplan, Rendition & Compliance
fertige Lösungen

4. Kompetenzprofil SharePoint

5. Kompetenzprofil

6. Unterschied klassisches DMS
Link zu
Capture Link zu ERP ….
SP 2010
DMS Server
Storage

7. ... zu ecspand your SharePoint
Capture Link zu ERP ….
DMS Server
Storage

9. Highlights

11. ecspand Services
Integration
Record Management
SharePoint Compliance
Image / Rendition Services
Workflow

12. Record Management

13. Record Management

14. SharePoint Compliance
Revisionssichere Archivierung
Kopieren, verschieben oder
verlinken
Verschiedenste Compliance-
Plattformen
Zugriff über SharePoint

15. Image Services

16. Rendition Services

17. Workflow
Integration von SharePoint
Standard Workflows
komplexe, indidviduelle
Workflows „ecspand Workflow“
(Nintex OEM)
fertige Templates

18. Integration

20. Integration von
(Dritt-)Applikationen
SharePoint als „Single Point of
Service“
Konsolidierung des Wissens und
der Informationen
zentrale (applikationsüber-
greifende) Prozessplattform

21. Bestehendes ERP …

22. … in den SharePoint

23. ERP Connector
(revisionssichere) Archivierung
aus ERP
direkter Dokumentzugriff auf
SharePoint / Archiv
applikationsübergreifende Prozesse
ERP Erweiterungen (classifier,
Rechnungsbuch)

24. drag & drop
ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung
Recherche über Client

25. ecspand capture
Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek

26. ecspand capture
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indexierung
Übergabe an ERP und SharePoint

27. Cloud Solutions
Stamm-
daten
Client PC

28. Cloud Vision
Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365

29. Das Gold liegt in den Prozessen
Die Herausforderung:
Prozesse automatisieren,
standardisieren und flexibilisieren

31. Vertragsmanagement
€
Kosten Aufgaben
Dokumente
Notizen
Anmerkungen
Emails
Fristen / Vorlagen
Laufzeiten
Vertragsakte
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

32. Qualitätsmanagement
Prozesslösung
Workflows
Dokumenterstellung
Übersichtliches Interface
(Integration in Office)

33. Eingangsrechnungsverarbeitung
Erhöhung der Effizienz
Erhöhung der Transparenz
Integration in ERP
Standardisierte Prozesse

34. SharePoint als Prozessplattform

35. SharePoint als Prozessplattform

36. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP

37. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP

38. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration

39. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration

40. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung

41. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung

42. SharePoint als Prozessplattform
Belegübergabe an SAP
Workflowintegration
Prozessabarbeitung
Belegablage

43. Cloud
Strategie

44. Cloud Stack
Mobile Cloud Capture, Silverlightclient
Wrapper um Abby OCR Engine
Klassifzierungsservice
(Rechnungs-)Analyseservice
Exportservice

45. Azure Integration

46. Szenario

47. Szenario
Stamm-
daten
Client PC

48. (1) Erfassung
Mobile Cloud Capture (WP7 Client)
Fotografie des Kassenbeleges
Silverlight Capture Client (*)
Übergabe an Azure Service
(*) derzeit in Entwicklung

49. (2) OCR Analyse
Message Queues
Abbyy OCR Engine

50. (3) Klassifizierung
Stamm-
Message Queues daten
mandantenübergreifende Templates

51. (4) Export
Aufruf des Cloudservices
Import in SharePoint
Dokumentbibliothekt
Alternative: ERP oder CRM System

52. Vision
Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365

53. Live

54. Capture

55. Queues

56. Queues

57. Dokumentbibliothek

58. Detailansicht

59. Belegansicht

60. Eingangsrechnungs-
verwaltung

61. Ausgangsituation
viele Rechnungen pro Tag
viel Aufwand, wenig Transparenz
manueller (papierbasierter) Freigabeprozess
kein Automatismus, keine digitale
Unterstützung
Technologie SharePoint & ERP
(SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)

62. Ausgangsituation
Erhöhung der Transparenz
Erhöhung der Effizienz
Scannen mit automatischer Klassifizierung
Workflow mit Prüfung und Freigabe
Integration von SharePoint und ERP
Nintex Workflow und ecspand

63. Schematischer Überblick

64. Technischer Überblick

65. Technische Details
Nutzung der bestehenden Technologien
(SharePoint, ecspand Archivierung,
ecspand Scanning, Import, …)
ecspand link for SAP/AX/NAV inkl.
Customizing
Workflow Customizing mit Nintex WF
Deployment mit SharePoint WSP

66. Die Lösung mit ecspand
ERP Integration, Scannen von Altbelegen,
Belegarchivierung aus ERP
Scannen mit automatischer
Klassifizierung
Workflowintegration

67. Scannen und Klassifizieren
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von
(OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung der
Stammdatenverprobung) Formularmaske
Sichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint

68. Workflowintegration mit ERP
initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart
Statusupdate aus dem Workflow an ERP
Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in
ERP

69. Workflowstruktur
Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

70. Konfiguration
SharePoint Oberfläche (gewohntes
Look & Feel für Anwender)
ergonomische Masken mit Wertelisten,
Logikprüfungen, …
verschiedene Workflowtypen
definierbare Verantwortlichkeiten auf
Gruppenebene (Verantwortliche,
Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)

71. Workflowmaske

72. Workflowmaske

73. Reporting und Historie
PDF Report und Verknüpfung mit ERP Datensatz
Integriertes Nintex Reporting
SharePoint Berichts-Center

74. Qualitätsmanagement

75. Qualitätsmanagement
Prozesslösung
Workflows
Dokumenterstellung
Übersichtliches Interface
(Integration in Office)

76. Key Facts
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM
Dokuments
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM
Dokuments
Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche
und QM Leitung
Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei
gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche
Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs
Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM
Dokumenten

77. Key Facts
Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter
Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks
Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten

78. Überblick
Workflow zur
Dokumenterstellung
QM Handbuch
 Aufgaben
Abstract  Änderungsmitteilungen
 Postkorb
Records Organizer Rendition Service
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Änderungs-
mitteilung
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Suche in QM Workflow zur
Dokumenten Dokumentänderung

79. Cockpit
Start des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts

80. Neues Dokument
Der Mitarbeiter aus dem
Fachbereich kann die
Erstellung eines neuen QM
Dokumentes mit Hilfe von
Abstracts beginnen.
Er beschreibt kurz den Inhalt
des neuen Dokumentes
ohne auf die QM/ISO
typische Form und
Klassifizierung achten zu
müssen.
Er wird dabei durch eine
spezielle Erfassungsmaske
geführt.

81. Klassifizierung Abstract
Die Einordnung des
Abstracts(späteres
Dokumentes) in die
Unternehmensprozesses
erfolgt geführt durch
entsprechende
Auswahlmasken.
Die Zuordnung kann zu
jedem beliebigen Zeitpunkt
des Workflows erfolgen und
auch wieder geändert
werden.

82. Prüfung / Freigabe mit Workflow
Mehrstufige Workflows
unterstützen den
Genehmigungs- und
Freigabeprozess.
Die QM Mitarbeiter werden
jeweils mittels Aufgaben
und Benachrichtigungen
über neue Prozessschritte
informiert

83. Automatische Dokumenterstellung
Wurde der Abstract
genehmigt, so erfolgt die
automatische Erzeugung
eines entsprechenden QM
Dokumentes basierend auf
die im Abstract definierten
Metadaten..
Die Metadaten werden in
das Word-Dokument als
Textbausteine übernommen.

84. Aufgabenübersicht
Nachverfolgung der Aufgaben
(Wo „hängt das Dokument“?)
Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt
eigene Aufgabenübersicht
Automatisches Update der Aufgaben
nach Bearbeitung

85. Erzeugen PDF
Automatisches Erzeugen
einer PDF- Datei nach
Bestätigung durch Freigeber
Bearbeitung des Dokuments
somit für „normale
Mitarbeiter“ nicht mehr
möglich
Versionshistorie für jedes
Dokument aufrufbar

86. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den
Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente

87. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den
Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung

88. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den Inhalten der
vorhandenen Dokumente
• Suche mittels Metadaten der
Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung
• Suche/Navigation entsprechend
QM/ ISO Struktur (Aktenplan)

89. Vertragsmanagement

93. Archiv

96. ?

98. Realität: getrennte Welten
statische juristische Dokumente und Ablage
mühsame Bearbeitung in Listen
keine Automatismen und kein zentrales Repository
Gegenstand, Partner, Laufzeit Papierarchiv, DMS
Bestimmungen, Sondervereinbarungen elektronisches Archiv

100. €
Kosten Aufgaben
Dokumente
Notizen
Anmerkungen
Emails
Fristen / Vorlagen
Laufzeiten
Vertragsakte
vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,
vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage
Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

101. Vertragsakte
Stammdaten ERP
Metadaten
Fristen, Aufgaben

102. Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Dokumente

103. Erstellen Erstellung: Metadaten

104. Erstellen Vertragsdokument anlegen
Templates für Vorlagenverwaltung Mehrere
Verträge Vertragstypen

105. Erstellen Berechtigungen setzen
Verwaltung auf Ebene Vertragsakt
automatische Vererbung
Benutzer- / Gruppenebene
Standardkonzept SharePoint

106. Erstellen Berechtigungen setzen
Berechtigungsprofile
auf Basis von Metadaten
Kombination mit klassischer Regelung

107. Erstellen Prüfen und Freigeben
Vertragsakte
Stammdaten
Metadaten
Aufgaben
Fristen
Dokumente

108. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse

109. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse

110. Archivierung Archivieren & Ablegen
Revisionssichere Archivierung
vertragsrelevanter Daten und
Dokumente
Auditing
Auslagerung auf Langzeitstorage
Zugriff über SharePoint
Aufbau einer Vertragsakte

111. Archivierung Archivieren & Ablegen
Ablage von Papierdokumenten ecspand Sidebar
Scannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Ablage in SharePointbibliothek Recherche über Client

112. Verwaltung Suche & Recherche
Volltextsuche

113. Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche

114. Verwaltung Suche & Recherche
ecspand Suche

115. Verwaltung Suche & Recherche

116. Verwaltung Vertragscockpit

117. Controlling Reporting
SharePoint Standard
• Listenansichten
• Gruppierungen und Filter
ecspand Features
• Recherche in den Vertragsinfos
• vertragsspezifisch und -übergreifend

118. Controlling Stichtage

119. Controlling Überblick

120. Controlling Kosten