SharePoint als Prozess- und
Enterprise Content Management Portal.
Das Unternehmen

             Größter privater
             Software
             Dienstleister in
             Hagenberg.
             27 angestellte SW Entwickler
             (10 SharePoint Entwickler)

             Vertreten in Hagenberg und Wien.
Cloud
  Solutions




Rich Internet
Applications
Prozess-Fokus                                             Prozesse & Wissensarbeiter

                                                                                                                        Alle Wissens-Arbeiter
Beteiligte Benutzer




                                                                                                                        – strukturiert als auch
                                                                                                                        unstrukturiert arbeitende
                                                                                                                        – interne wie externe Teilnehmer
                                                                            Entsprechend dem
                                                                            Bedarf – intern wie
                                                                            extern
                                           An strukturierten
                         Fach-             Prozessen beteiligte
                         Spezialisten


                                                                        Web-Meetings                                                           Zeit
                                                                        Präsenz, IM, VOIP
                                                                        Projekt Management
                                                                        Business Intelligence
                                                                        Enterprise Search
Technologien




                                                                        Portale
                                                                                                       Enterprise 2.0
                                                                        Collaboration
                                           Email Mgmt.
                                           WCM
                                           Workflow               Enterprise Content Management
                                           Formulare
                      Microfiche        Archiv
                                                                                                                                                Zeit
Knowledgeworker
Dokumentenflut
Informationen ablegen
... und wiederfinden.
Komplexe
Prozesse ...
Long Tail

 Beteiligte
  Anzahl
                                               Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Dokumente
 Benutzer                                       Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
                                       Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
                                        Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
                                         Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
                                      Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
                                         Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
                                         Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
                                                     Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
              Rechnungen, Verträge,
                Mitarbeiterakten,
                Lieferscheine, etc.


                                                                                                             Arten des Inhalts
              verwalteter Inhalt                     nicht verwalteter Inhalt

               Traditionelles                              Enterprise 2.0
                   ECM
Szenario
5

     2




         8



15
1
                   Digitales
                  Dokument
 Ordner auf
 Fileserver


                                                               4
                                                           Ablage &
                                                          Archivierung
                   Hauspost / Email




                                 Scannen &           Routing zu den
  Papier
              2                Klassifizierung   3    Entscheidern    4
Erzeugung
Was tun?
SharePoint als
                      1     Zentrale
                                                                    Storage     3

Webformulare, Cockpits, Social Networking,                         Auslagerung und Archivierung,
Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting                                     Revisionssicherheit




  2

                     Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung,
                               (Desktop) Search, zentrale Plattform
ECM statt Inseln
  SharePoint als „Single Point of Service“



        einheitliche Oberfläche

Integration Umsysteme / Papier

              Prozess gesteuert

     kurze Entscheidungswege
Collaboration
               Collaboration


 Business-
                               Portal
Intelligence




Business
Process
                               Search
  and
 Forms
                Enterprise
                 Content
               Management
Enterprise Content Management
PC                              Browser
                    Phone




                 Traditionelles
                   ECM mit
                 Collaboration
Traditionelles                         Social
   Content                        Networking and
Management                         Collaboration
Dokumentverwaltung

              Check in / out
              Versionierung
              (Adhoc) Workflows
              Berechtigungen
              Einbindung Filesystem
              Offlinefunktion
Große Datenmengen


   Help!   In 2010 gelöst!
           Technik Throtteling-Threshold
           User Navigation, Filter
           Auslagerung Remote Blog Storage
Office Integration
Schlüsselwörter
Taxonomien
„Web-Office“
„Offline Client“
Enterprise Search                              Sortierung


                     Visual Best Bets




                                        Scrolling PowerPoint
                                           Voransichten
   Drilldown




        Thumbnails




                                         Ähnlichkeits
                                           -suche
Formulare

            Ablöse Papier
            im Browser
            Fertige Lösungen
            Digitale Signatur
            Prozessintegration
Prozesse & Workflows
           Visio und SharePoint Designer
           auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend




           Benutzt SharePoint Workflow Engine
           Realtime Erstellung in wenigen Stunden
           Designen statt Coden
           Templates
Integration externer Partner ohne Active Directory (AD)
Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS,
AD Federation Services
Zusammenfassung

 Nahtlose Integration                    Zukunftssichere Plattform
  gewohnte Arbeitsumgebung                 zentrale MS Strategie

 Umfangreiche Features                   Zahlreiche Erweiterungen
  Funktionsumfang wie herkömmliche DMS     leicht ausbau- und wartbar

 ECM meets Collaboration                 Kein ECM Server notwendig
  keine isolierte Insellösung              wie bei OpenText, SER, IBM, …
Zielgruppe
 Kleinstunternehmen
  Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot
  SharePoint Foundation (WSS), Online Services

 Klein- & Mittelbetriebe
  SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint
  Server Standard bzw. Online Services
  Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles
  ECM System

 Großbetriebe
  SharePoint Server mit Enterprise Features
  Als Ersatz für herkömmliche DMS- und
  Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
Sofortlösungen
Vertragsmanagement
 Vertragsverwaltung
 Workflows und Wiedervorlagen
 Beschlagwortung
 Datenübernahme durch Scanning
Abwesenheiten

           Formulare
           Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich

           Workflow
           Freigabe durch Vorgesetzte

           Kalender
           Abwesenheitskalender, Outlook
Beschaffungsantrag

            Formular
            Bestellformular, Infopath

            Workflow
            Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine

            Digitale Signatur
            elektronische Unterschrift
Knowledgebase
Dokumentverwaltung                        Knowledge Management
Publishing, Feedbackzyklen, Information   Dokumente & WIKI, mit externen Partnern
Rights Management
                                          Search
Workflow                                  Keywords und
Freigabe, Auslieferung an Partner         Taxonomien
Recordmanagement
Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen
    Enterprise Content Management System.
ecspand
your SharePoint
Ordnung
Struktur & Metainformation
Manuell
Automatisch
Record Management

      ERP Integration

SharePoint Compliance

   Workflow Solutions
Aktensicht
Dokumentviewer
ERP Integration …
… in den SharePoint
Verfügbar für …
Archivierung

         Interaktive Archivierung
         Regelbasierte Archivierung
         Verschiedenste Compliance-Plattformen
         Volle Integration
         Zertifiziert
Qualitäts Management
Vertrags Management
  Patent Management
  Eingangsrechnungs-
         verarbeitung
     HR Management
Eingangsrechnungen
Rechnungsdaten   Workflow Aufgabe
                                     Eingangsrechnungen




Rechnungsbeleg       Aktenstruktur
Verträge


           Erfassung
           Recherche
           Verwaltung
           Prozessgesteuert
Qualitätsmanagement

               Metadatenverwaltung
               Automatische
               Dokumenterstellung
               Suche über Metadaten /
               Prozesschritt
               Prozessgesteuert
Patentmanagement
Patentmanagement
HR-Management
HR-Management

           Aktenplan
           Metadatenverwaltung
           Einfache Suche
           Rechtemanagement
           Integration von LOB Applikationen
           Export in Personalverrechnung
Unsere
Erfahrungen
Fragen ?
Christian
                                               Kiesewetter




Christian Kiesewetter | Business Development Management
M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at

SharePoint als ECM Plattform

  • 1.
    SharePoint als Prozess-und Enterprise Content Management Portal.
  • 2.
    Das Unternehmen Größter privater Software Dienstleister in Hagenberg. 27 angestellte SW Entwickler (10 SharePoint Entwickler) Vertreten in Hagenberg und Wien.
  • 3.
    Cloud Solutions RichInternet Applications
  • 6.
    Prozess-Fokus Prozesse & Wissensarbeiter Alle Wissens-Arbeiter Beteiligte Benutzer – strukturiert als auch unstrukturiert arbeitende – interne wie externe Teilnehmer Entsprechend dem Bedarf – intern wie extern An strukturierten Fach- Prozessen beteiligte Spezialisten Web-Meetings Zeit Präsenz, IM, VOIP Projekt Management Business Intelligence Enterprise Search Technologien Portale Enterprise 2.0 Collaboration Email Mgmt. WCM Workflow Enterprise Content Management Formulare Microfiche Archiv Zeit
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 10.
  • 11.
  • 12.
    Long Tail Beteiligte Anzahl Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Dokumente Benutzer Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc. Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Arten des Inhalts verwalteter Inhalt nicht verwalteter Inhalt Traditionelles Enterprise 2.0 ECM
  • 13.
  • 14.
    5 2 8 15
  • 16.
    1 Digitales Dokument Ordner auf Fileserver 4 Ablage & Archivierung Hauspost / Email Scannen & Routing zu den Papier 2 Klassifizierung 3 Entscheidern 4 Erzeugung
  • 17.
  • 18.
    SharePoint als 1 Zentrale Storage 3 Webformulare, Cockpits, Social Networking, Auslagerung und Archivierung, Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting Revisionssicherheit 2 Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung, (Desktop) Search, zentrale Plattform
  • 19.
    ECM statt Inseln SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche Integration Umsysteme / Papier Prozess gesteuert kurze Entscheidungswege
  • 20.
    Collaboration Collaboration Business- Portal Intelligence Business Process Search and Forms Enterprise Content Management
  • 22.
  • 23.
    PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration Traditionelles Social Content Networking and Management Collaboration
  • 24.
    Dokumentverwaltung Check in / out Versionierung (Adhoc) Workflows Berechtigungen Einbindung Filesystem Offlinefunktion
  • 25.
    Große Datenmengen Help! In 2010 gelöst! Technik Throtteling-Threshold User Navigation, Filter Auslagerung Remote Blog Storage
  • 26.
  • 27.
  • 28.
  • 29.
  • 30.
  • 31.
    Enterprise Search Sortierung Visual Best Bets Scrolling PowerPoint Voransichten Drilldown Thumbnails Ähnlichkeits -suche
  • 32.
    Formulare Ablöse Papier im Browser Fertige Lösungen Digitale Signatur Prozessintegration
  • 33.
    Prozesse & Workflows Visio und SharePoint Designer auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend Benutzt SharePoint Workflow Engine Realtime Erstellung in wenigen Stunden Designen statt Coden Templates
  • 34.
    Integration externer Partnerohne Active Directory (AD) Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS, AD Federation Services
  • 35.
    Zusammenfassung  Nahtlose Integration  Zukunftssichere Plattform gewohnte Arbeitsumgebung zentrale MS Strategie  Umfangreiche Features  Zahlreiche Erweiterungen Funktionsumfang wie herkömmliche DMS leicht ausbau- und wartbar  ECM meets Collaboration  Kein ECM Server notwendig keine isolierte Insellösung wie bei OpenText, SER, IBM, …
  • 36.
    Zielgruppe  Kleinstunternehmen Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot SharePoint Foundation (WSS), Online Services  Klein- & Mittelbetriebe SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint Server Standard bzw. Online Services Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles ECM System  Großbetriebe SharePoint Server mit Enterprise Features Als Ersatz für herkömmliche DMS- und Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
  • 37.
  • 38.
    Vertragsmanagement Vertragsverwaltung Workflowsund Wiedervorlagen Beschlagwortung Datenübernahme durch Scanning
  • 39.
    Abwesenheiten Formulare Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich Workflow Freigabe durch Vorgesetzte Kalender Abwesenheitskalender, Outlook
  • 40.
    Beschaffungsantrag Formular Bestellformular, Infopath Workflow Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine Digitale Signatur elektronische Unterschrift
  • 41.
    Knowledgebase Dokumentverwaltung Knowledge Management Publishing, Feedbackzyklen, Information Dokumente & WIKI, mit externen Partnern Rights Management Search Workflow Keywords und Freigabe, Auslieferung an Partner Taxonomien
  • 42.
  • 43.
    Erweiterung des SharePointzu einem vollwertigen Enterprise Content Management System.
  • 44.
  • 45.
  • 46.
  • 47.
  • 48.
    Record Management ERP Integration SharePoint Compliance Workflow Solutions
  • 49.
  • 50.
  • 51.
  • 52.
    … in denSharePoint
  • 53.
  • 54.
    Archivierung Interaktive Archivierung Regelbasierte Archivierung Verschiedenste Compliance-Plattformen Volle Integration Zertifiziert
  • 55.
    Qualitäts Management Vertrags Management Patent Management Eingangsrechnungs- verarbeitung HR Management
  • 56.
  • 57.
    Rechnungsdaten Workflow Aufgabe Eingangsrechnungen Rechnungsbeleg Aktenstruktur
  • 58.
    Verträge Erfassung Recherche Verwaltung Prozessgesteuert
  • 59.
    Qualitätsmanagement Metadatenverwaltung Automatische Dokumenterstellung Suche über Metadaten / Prozesschritt Prozessgesteuert
  • 60.
  • 61.
  • 62.
  • 63.
    HR-Management Aktenplan Metadatenverwaltung Einfache Suche Rechtemanagement Integration von LOB Applikationen Export in Personalverrechnung
  • 65.
  • 66.
  • 68.
    Christian Kiesewetter Christian Kiesewetter | Business Development Management M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at