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                                                                                                                        – interne wie externe Teilnehmer
                                                                            Entsprechend dem
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                                                                            extern
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                                      Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
                                         Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
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                                                     Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
              Rechnungen, Verträge,
                Mitarbeiterakten,
                Lieferscheine, etc.


                                                                                                             Arten des Inhalts
              verwalteter Inhalt                     nicht verwalteter Inhalt

               Traditionelles                              Enterprise 2.0
                   ECM
Szenario
5

     2




         8



15
1
                   Digitales
                  Dokument
 Ordner auf
 Fileserver


                                                               4
                                                           Ablage &
                                                          Archivierung
                   Hauspost / Email




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  Papier
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SharePoint als
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Webformulare, Cockpits, Social Networking,                         Auslagerung und Archivierung,
Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting                                     Revisionssicherheit




  2

                     Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung,
                               (Desktop) Search, zentrale Plattform
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            Digitale Signatur
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Prozesse & Workflows
           Visio und SharePoint Designer
           auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend




           Benutzt SharePoint Workflow Engine
           Realtime Erstellung in wenigen Stunden
           Designen statt Coden
           Templates
Integration externer Partner ohne Active Directory (AD)
Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS,
AD Federation Services
Zusammenfassung

 Nahtlose Integration                    Zukunftssichere Plattform
  gewohnte Arbeitsumgebung                 zentrale MS Strategie

 Umfangreiche Features                   Zahlreiche Erweiterungen
  Funktionsumfang wie herkömmliche DMS     leicht ausbau- und wartbar

 ECM meets Collaboration                 Kein ECM Server notwendig
  keine isolierte Insellösung              wie bei OpenText, SER, IBM, …
Zielgruppe
 Kleinstunternehmen
  Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot
  SharePoint Foundation (WSS), Online Services

 Klein- & Mittelbetriebe
  SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint
  Server Standard bzw. Online Services
  Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles
  ECM System

 Großbetriebe
  SharePoint Server mit Enterprise Features
  Als Ersatz für herkömmliche DMS- und
  Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
Sofortlösungen
Vertragsmanagement
 Vertragsverwaltung
 Workflows und Wiedervorlagen
 Beschlagwortung
 Datenübernahme durch Scanning
Abwesenheiten

           Formulare
           Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich

           Workflow
           Freigabe durch Vorgesetzte

           Kalender
           Abwesenheitskalender, Outlook
Beschaffungsantrag

            Formular
            Bestellformular, Infopath

            Workflow
            Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine

            Digitale Signatur
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SharePoint als ECM Plattform

  • 1. SharePoint als Prozess- und Enterprise Content Management Portal.
  • 2. Das Unternehmen Größter privater Software Dienstleister in Hagenberg. 27 angestellte SW Entwickler (10 SharePoint Entwickler) Vertreten in Hagenberg und Wien.
  • 3. Cloud Solutions Rich Internet Applications
  • 4.
  • 5.
  • 6. Prozess-Fokus Prozesse & Wissensarbeiter Alle Wissens-Arbeiter Beteiligte Benutzer – strukturiert als auch unstrukturiert arbeitende – interne wie externe Teilnehmer Entsprechend dem Bedarf – intern wie extern An strukturierten Fach- Prozessen beteiligte Spezialisten Web-Meetings Zeit Präsenz, IM, VOIP Projekt Management Business Intelligence Enterprise Search Technologien Portale Enterprise 2.0 Collaboration Email Mgmt. WCM Workflow Enterprise Content Management Formulare Microfiche Archiv Zeit
  • 12. Long Tail Beteiligte Anzahl Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Dokumente Benutzer Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc. Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Arten des Inhalts verwalteter Inhalt nicht verwalteter Inhalt Traditionelles Enterprise 2.0 ECM
  • 14. 5 2 8 15
  • 15.
  • 16. 1 Digitales Dokument Ordner auf Fileserver 4 Ablage & Archivierung Hauspost / Email Scannen & Routing zu den Papier 2 Klassifizierung 3 Entscheidern 4 Erzeugung
  • 18. SharePoint als 1 Zentrale Storage 3 Webformulare, Cockpits, Social Networking, Auslagerung und Archivierung, Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting Revisionssicherheit 2 Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung, (Desktop) Search, zentrale Plattform
  • 19. ECM statt Inseln SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche Integration Umsysteme / Papier Prozess gesteuert kurze Entscheidungswege
  • 20. Collaboration Collaboration Business- Portal Intelligence Business Process Search and Forms Enterprise Content Management
  • 21.
  • 23. PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration Traditionelles Social Content Networking and Management Collaboration
  • 24. Dokumentverwaltung Check in / out Versionierung (Adhoc) Workflows Berechtigungen Einbindung Filesystem Offlinefunktion
  • 25. Große Datenmengen Help! In 2010 gelöst! Technik Throtteling-Threshold User Navigation, Filter Auslagerung Remote Blog Storage
  • 31. Enterprise Search Sortierung Visual Best Bets Scrolling PowerPoint Voransichten Drilldown Thumbnails Ähnlichkeits -suche
  • 32. Formulare Ablöse Papier im Browser Fertige Lösungen Digitale Signatur Prozessintegration
  • 33. Prozesse & Workflows Visio und SharePoint Designer auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend Benutzt SharePoint Workflow Engine Realtime Erstellung in wenigen Stunden Designen statt Coden Templates
  • 34. Integration externer Partner ohne Active Directory (AD) Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS, AD Federation Services
  • 35. Zusammenfassung  Nahtlose Integration  Zukunftssichere Plattform gewohnte Arbeitsumgebung zentrale MS Strategie  Umfangreiche Features  Zahlreiche Erweiterungen Funktionsumfang wie herkömmliche DMS leicht ausbau- und wartbar  ECM meets Collaboration  Kein ECM Server notwendig keine isolierte Insellösung wie bei OpenText, SER, IBM, …
  • 36. Zielgruppe  Kleinstunternehmen Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot SharePoint Foundation (WSS), Online Services  Klein- & Mittelbetriebe SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint Server Standard bzw. Online Services Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles ECM System  Großbetriebe SharePoint Server mit Enterprise Features Als Ersatz für herkömmliche DMS- und Prozessplattformen für ganzheitliches ECM
  • 38. Vertragsmanagement Vertragsverwaltung Workflows und Wiedervorlagen Beschlagwortung Datenübernahme durch Scanning
  • 39. Abwesenheiten Formulare Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich Workflow Freigabe durch Vorgesetzte Kalender Abwesenheitskalender, Outlook
  • 40. Beschaffungsantrag Formular Bestellformular, Infopath Workflow Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine Digitale Signatur elektronische Unterschrift
  • 41. Knowledgebase Dokumentverwaltung Knowledge Management Publishing, Feedbackzyklen, Information Dokumente & WIKI, mit externen Partnern Rights Management Search Workflow Keywords und Freigabe, Auslieferung an Partner Taxonomien
  • 43. Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen Enterprise Content Management System.
  • 48. Record Management ERP Integration SharePoint Compliance Workflow Solutions
  • 52. … in den SharePoint
  • 54. Archivierung Interaktive Archivierung Regelbasierte Archivierung Verschiedenste Compliance-Plattformen Volle Integration Zertifiziert
  • 55. Qualitäts Management Vertrags Management Patent Management Eingangsrechnungs- verarbeitung HR Management
  • 57. Rechnungsdaten Workflow Aufgabe Eingangsrechnungen Rechnungsbeleg Aktenstruktur
  • 58. Verträge Erfassung Recherche Verwaltung Prozessgesteuert
  • 59. Qualitätsmanagement Metadatenverwaltung Automatische Dokumenterstellung Suche über Metadaten / Prozesschritt Prozessgesteuert
  • 63. HR-Management Aktenplan Metadatenverwaltung Einfache Suche Rechtemanagement Integration von LOB Applikationen Export in Personalverrechnung
  • 64.
  • 67.
  • 68. Christian Kiesewetter Christian Kiesewetter | Business Development Management M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at