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B3 E-Mail-Archivierung mit IBM CommonStore Lotus Domino

    Thomas Micke, MBG Management Beratungs Gesellschaft – www.mbg-online.de




17.09.2008       1
                     Lotusday Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008
                            (c)
                                2008                             17. September 2008 – ARCADEON, Hagen




MBG Kurzportrait

                                                                                    Aus- und
                 Consulting                             DMS
                                                                                   Weiterbildung



             •   1983 gegründet
             •   1991 Erster IBM ECM Business Partner in D
             •   2000 Tochter der
             •   50% Beteiligung an Codecentric GmbH
             •   Über 200 Kunden im DMS-Umfeld
             •   Mehr unter www.mbg-online.de

17.09.2008       2                (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                        1
Aus- und


MBG als Systemintegrator
                                                                                                     Consulting     DMS
                                                                                                                               Weiterbildung




        • IBM / FileNet Content Management
        • Solitas Infostore
        • d.velop d.3
        • macrosInnovation
        • Kofax Ascent Capture, Xtrata Pro
        • Paradatec PROSAR-AIDA
        • AuthentiDate Digitale Signatur
        • Scanner InoTec, Kodak, etc.
        • Wincor Nixdorf
        • Cleanport



17.09.2008                3             (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




IBM Enterprise Content Management


                                                Archivsuche                    Unternehmenssuche



                                                         Archivsystem
                                                       Content Manager
             Papierdokumente                                                                                       FileServer-Daten
             z.b. Kofax                                                                                               IBM Records Crawler

                                                         Ordner-                         Benutzer-
                                                        strukturen   Dateiformate       verwaltung
             Office-Daten                                                                                         Spools, Listen, etc.
             IBM Document Manager                                                                                       IBM CM OnDemand
                                                            Platte    Band          Optical


             E-Mails                                                                                                       SAP Daten
             IBM Commonstore für Mail                                                                             IBM Commonstore für SAP



17.09.2008                4             (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                                                               2
Architektur-Komponenten einer Archivlösung
                                                                    CommonStore
             Fachanwendungen                                        • Integration in Notes
                                               Konnektor            • Integration in Exchange
                  • Mails                                           • Integration in SAP
                  • Dateisysteme                                    •…
                  • SAP
                  •…

                                                 Content Manager                                     Andere Module
                                                                                                   • Enterprise Search
                                               Indexe         Verwaltung                           • Auto-Klassifikation
                                                                                                   • Webservices
                                               Rechte          Metadaten                           •…

                      Clients
                  • Quellsystem
                                                                                    Speichermanagement
                  • Fat-Clients
                  • Webbasiert                                                      • Hierarchisch
                  •…                                                                • Tiered                     Disk
                                                                                                     WORM
                                                                                                                           Opticals
                                                                                                     (Disk)
                                                                                            ....                Tapes


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Motivation für Mail-Archivierung

             Technische Gründe
                Performance
                Storage-Optimierung


             Strategische Gründe
                Integration der Mailkommunikation in Geschäftsprozesse
                Knowledge-Management


             Erfüllung rechtlicher Anforderungen - Compliance
                HGB, AO, GDPdU, GoBS, VwVfG, Sozialgesetzbuch
                Datensicherheit / Vollständigkeit


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                                                                                                                                      3
Technische Motivation
                                                                                                                        20%
                                                                                                       80%
             Entlasten der Produktivsysteme
                 E-Mails: 20% der E-Mails haben Anhänge,
                 belegen aber 60-80% des Speichers                                      Anhänge    Text

             Auslagerung alter Dateien
             Verringerung der Mailbox-Size
                 Alte E-Mails (>70%) werden selten angesehen,
                 belegen aber Speicherplatz im Produktivsystem
                 Wahlloses Löschen von E-Mails bei Mailbox-Size-Limits
             Tiered Storage Konzept
                 Günstigere Medien
                                                      Dateien, die 1 Monat nicht gelesen wurden, werden mit
             Backup-Zeiten verringern                  einer Wahrscheinlichkeit von 80% nie mehr angefasst
                                                               – warum also in teuren Systemen speichern?!
                 Backup/Restore-Fenster einhalten
             Beschleunigung der Migration auf neue Versionen



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Strategische Motivation
                Strategische Motivation
                   Informationen als strategisches Asset
                   E-Mails als Business Record
                   Bewahren von Firmenwissen
                        Osterman Research:
                       60% der kritischen Unternehmensinformationen
                       liegen heute als E-Mail vor
                Risikomanagement
                   Haftungsklagen, Nachweise
                   Verhandlungsposition gegenüber Banken
                   Schutz vor versehentlichem / mutwilligem Löschen


         Gartner: „Teils durch mangelndes Wissen der Mitarbeiter, teils durch fehlende Software kommt mittlerweile in fast
         jedem zivilrechtlichen Prozess der Punkt nicht gespeicherter Dokumente ins Spiel…“ (Gartner, 2006)



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                                                                                                                              4
Rechtliche Motivation
E-Mails gehören zur Geschäftskorrespondenz

       • Formale Anforderungen
         Seit 01.01.2007 müssen im Handelsregister eingetragene
         Unternehmen auch bei E-Mails bestimmte Angaben
         vornehmen
       • Fallbeispiel aus den USA
         Die US-Börsenaufsicht SEC veranlasste, dass die Deutsche
         Bank Ende 2002 eine Strafzahlung von 1,65 Millionen US-
         Dollar leisten musste.
         Grund: Anlageberater hatten (entgegen der bankeigenen
         Vorgabe) E-Mails nur unzureichend gespeichert, so dass
         dadurch Ermittlungsverfahren zu bestimmten umstrittenen
         Anlageempfehlungen erschwert bzw. unmöglich wurden.


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Kunden senden E-Mails – Sparkasse antwortet

       Sehr geehrte Absenderin,
       sehr geehrter Absender,

       Ihre E-Mail haben wir erhalten. Wenn sich daraus Rückfragen ergeben, werden wir uns mit
           Ihnen in Verbindung setzen.
       Wir weisen darauf hin, dass wir über das von Ihnen soeben genutzte E-Mail-Verfahren keine
           Aufträge oder Weisungen entgegennehmen.
       Rechtsgeschäftliche Erklärungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform.
       E-Mail-Eingänge außerhalb der regulären Geschäftszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen,
           können frühestens am folgenden Geschäftstag bearbeitet werden.
       Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit dem Absender in
           Verbindung zu setzen und die Nachricht zu löschen. Wir weisen darauf hin, dass über das
           Internet per E-Mail übermittelte Nachrichten verändert oder verfälscht werden können.
           Herkömmliche E-Mails sind nicht gegen den Zugriff Dritter geschützt. Deshalb ist auch die
           Vertraulichkeit unter Umständen nicht gewahrt. Von der Übermittlung vertraulicher Daten und
           Informationen sollten Sie daher absehen.

       Mit freundlichen Gruessen
       Ihre Sparkasse



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                                                                                                         5
Gesetze / Verordnungen                                           Quelle: Computerwoche 17.09.2007




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Vertragscharakter von E-Mails
       Zustandekommen eines Vertrages per eMail:

       •     E-Mails sind elektronische Erklärungen, mittels derer Verträge
             abgeschlossen werden können ( Angebot und Annahme ).
       •     Voraussetzung ist, dass beide Erklärungen der anderen Seite zugehen.
       •     Ausnahme: Verträge per E-Mail kommen bei formbedürftigen Verträgen
             (Kündigung, Grundstückskauf, Schuldanerkenntnis, Bürgschaft, etc.)
              nicht zustande
       •     Volle Beweiskraft als Urkunde nur bei qualifizierter Signatur

       •     E-Mails gelten als zugestellt, wenn sie vom Mailserver abrufbar sind,
             bei Ende der üblichen Geschäftszeit, unabhängig davon,
             ob tatsächlich Kenntnis genommen wurde.

       •     Deshalb: Täglich Mailbox checken!



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                                                                                                    6
Mögliche Rechtsfolgen fehlender
elektronischer Archivierung
        Verletzung der Buchführungspflicht
       •     Schätzung des steuerlichen Gewinns nach § 162 II AO
       •     Zwangsgeld, § 238 I AO
       •     Ordnungswidrigkeit, § 379 AO
       •     Schadensersatzpflicht für Vorstand, bzw. Geschäftsführer,
             § 93 II AktG, § 43 II GmbHG

       Wenn unzureichende Archivierung die Übersicht über den
         Vermögensstand im Rahmen eines Insolvenzverfahrens erschwert
       •     Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren, § 263 ff StGB

       Persönliche Haftung des Vorstandes bei fehlerhaftem
         Risikomanagement, §§ 91 ff AktG

       E-Mail als Beweis im Zivilverfahren


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Was ist revisionssicher ?

       § 147 AO iVm GOBS ( Grundsätze ordnungsmäßiger
                           DV – gestützter Buchführungssysteme )

       § 147 Abs. 5 AO: die nach steuerrechtlichen Vorschriften zu führenden
       Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden.

       GOBS: Wie muss diese Aufzeichnung auf Datenträgern erfolgen ?
       • Vollständig
       • Sachlich richtig
       • Nachvollziehbar
       • Unveränderbar
       • Sicher und vertraulich aufbewahrt
       • Jederzeitig verfügbar




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                                                                                   7
Wie soll E-Mail-Archivierung durchgeführt werden?

              Rechtliche Motivation
                             •       Journaling
                                      – Schutz vor Veränderung und Compliance
                                      – Komplettabgriff aller E-Mails
             Technische Motivation
                                 •    Mailboxmanagement
                                       – Verdrängung der Daten ins Langzeitarchiv
                                       – Integration in Tiered Storage Konzept
             Strategische Motivation
                                 •    Content Management mit Benutzersteuerung
                                       – Integration in ein ECM Konzept
                                       – Klassifizierung: Kundenakten / Geschäftsprozesse

17.09.2008         15                    (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




E-Mail Archivierung – Abgriff wo und wie – Integration



                                                       Volltextinidizierung                        Anbindung an…
                                                       Autoklassifizierung                           SAP
                                                       Records-Management                            Eigene Systeme
                                                       Workflows                                     …


                Mailserver                                                                Archiv

                                                                                                              Wieder finden!
                                                            Journaling


                                                                                                    Alle Attachments
                                                                                                    Komplette Mail
                                                                                                           Transparente
                                                                                                    entfernen
                                                                                                    archivieren
                                                                                                           Archivierung
                                      Mailbox A
                                                                                                    Alle Body löschen
                                                                                                          Mails größerArchivsuche
                                                                                                           Integrierte
                                                            Regelbasierte Archivierung              500KB, die älter sind
                                                                                                    Manuelle Attachment-
                                                                                                           Verlinkung
                                                                                                    als 3 Monate stubben
                                      Mailbox B                                                     archivierung
                                                                                                    Klassifizierung Abstract
                                                                                                           Intelligent
                                                                                                    Alle Mails die älter sind
                                                                                                    als 5 Jahre auf dem
                                                                                                           …
                                                                                                         „Mail gehört zu
                                                                                                    Mailsystem löschen
                                      Mailbox C          Benutzergesteuerte Archivierung
                                                                                                    … Geschäftsfall A“




17.09.2008         16                    (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                                                    8
E-Mail Archivierung – im Detail



             Mailserver                                               Content Management


                                                Journaling                                                 Wieder finden!




                          Mailbox A
                                                Regelbasierte Archivierung
                          Mailbox B

                          Mailbox C         Benutzergesteuerte Archivierung




17.09.2008         17           (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




Journaling
                                                                                      Prob
    • Vollautomatischer Abgriff aller E-Mails!                                            le     m: P
                                                                                                        rivat
                                                                                                             ee   Mails
    • Rechtliche Gründe – Compliance!

    • Warum Journaling
    • Handelsrechtliche Dokumente in den E-Mails
         • Abgabenordnung: 6 Jahre, 10 Jahre, Spezialregelungen: 30 Jahre

    • Jedes Dokument dediziert auf Relevanz prüfen?
         • Institutionell: Nicht erlaubt / nicht möglich - Automatisiert: Nicht möglich
                             Option A: Jeden Mitarbeiter entscheiden lassen
                                   Wirklich sicher? – Zufälliges/Mutwilliges Löschen, Manipulation,…

    • Beweisführung:         Option B: Journalabgriff

       – Ich kann beweisen welche E-Mail ich bekommen und welche nicht bekommen
         habe!


17.09.2008         18           (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                                            9
E-Mail Archivierung – Im Detail



             Mailserver                                                         Content Management


                                                           Journaling                                             Wieder finden!




                                   Mailbox A
                                                          Regelbasierte Archivierung
                                   Mailbox B

                                   Mailbox C           Benutzergesteuerte Archivierung




17.09.2008         19                      (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




Regelbasierter Abgriff von E-Mails
      • Flexibles Regelwerk
         – Dokumentgröße
         – Dokumentalter (absolut oder relativ)
         – Attachments
         – Benutzer / -Gruppen / Domains…
         –…

      • Archivierung beliebiger Notes-DBs möglich

      • Mailboxmanagement
        – Hierarchisches Speichermanagement – Mailserver- und Backup-Performance

                     „Alle eMails mit Attachments größer 200KB       Attachments entfernen und durch Link ersetzen“

                 „Bei allen Usern aus dem Bereich Vertrieb alle eMails, die älter als 3 Monate sind, entfernen und nur
                 noch Header & Link bestehen lassen. Nach 1 Jahr auch den Stub löschen“




17.09.2008         20                      (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                                                   10
Attachment Archivierung




                                                                   Attachment
                                                                   placeholders




17.09.2008   21   (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




E-Mail vor der Archivierung




17.09.2008   22   (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                  11
E-Mail nach der Archivierung




                                           Before: 1.600.686
                                           Before: 1.600.686
                                           After:
                                           After:      2.848
                                                        2.848




17.09.2008       23          (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




Benutzer-gesteuerte Archivierung

             Dedizierte Archivierung von eMails
             durch den Benutzer möglich
                Regelvorgaben durch den
                Systemadministrator

             Klassifikation
                Ermöglichen von Klassifikation
                einer E-Mail durch den Benutzer
                       Kundenakten

               Anbindung an Autoklassifikation


17.09.2008       24          (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                              12
Interaktive Archivierung mit CSLD

                                                                                         Archivierung
                                                                                        (Notes Client)




   Archivierungsoption
       (Web Mail)



17.09.2008    25           (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




     Dubletten-Prüfung – Single Instance Store

    • Automatische Dubletten-Prüfung möglich
    • Prüfung anhand eines binäres Hashcodes
       – Eine E-Mail, die an 10 Personen gesendet wird,
         wird nur einmal archiviert!




                                                                            Content Management

                                                                                   Reference
                                                                                    Reference
                                                                                   records
                                                                                    records


              x                  x                                             Data

                x                  x                                           object



17.09.2008    26           (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                                         13
Mobile User Support
      • Lokales Caching der Mails bei der Archivierung
      • Konfigurierbare Cache-Größen
      • Alle Archivvorgänge werden lokal mitgechached

               Transparenter Zugriff mit optimaler Performance für den Nutzer bei eMails
              jüngeren Datums



             – Lokale eMail-Archiv-Datenbank, durch CommonStore Agents verwaltet und
               repliziert Alle Zugriffe auf das Archiv werden zuerst durch den Cache
               abgehandelt




17.09.2008           27            (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




E-Mail Archivierung – im Detail



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Zusammenfassung CommonStore

             Unterstütze Versionen
               –Exchange 5.5, 2000, 2003, 2007
               –Domino R5, R6, R7, R8

               Trigger für Archivierung
                  –Manuell
                  –Servergesteuert (zeitgesteuert, regelbasiert)

                    Auslagerungsstrategien
                        –Auswahl: Wie Auslagern ?, Was Löschen ?
                        –Archivierung lokaler Archive
                        –Optional Formatwandlung möglich

                           Doublettenprüfung
                               –Einmalige Ablage identischer E-Mails
                               –Algorithmus zur Bildung von Hashcodes


17.09.2008         36                  (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




                                                                                        18
Kontakt


                                     Thomas Micke
                                        Vertrieb

                                  MBG
                  Management Beratungs Gesellschaft mbH
                           Kölner Landstr. 11
                           405921 Düsseldorf
                          Mobil: 0172 654 1971
                         tmicke@mbg-online.de




17.09.2008   37       (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008




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B3 Lotusday Mbg Mailarchivierung

  • 1. B3 E-Mail-Archivierung mit IBM CommonStore Lotus Domino Thomas Micke, MBG Management Beratungs Gesellschaft – www.mbg-online.de 17.09.2008 1 Lotusday Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 (c) 2008 17. September 2008 – ARCADEON, Hagen MBG Kurzportrait Aus- und Consulting DMS Weiterbildung • 1983 gegründet • 1991 Erster IBM ECM Business Partner in D • 2000 Tochter der • 50% Beteiligung an Codecentric GmbH • Über 200 Kunden im DMS-Umfeld • Mehr unter www.mbg-online.de 17.09.2008 2 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 1
  • 2. Aus- und MBG als Systemintegrator Consulting DMS Weiterbildung • IBM / FileNet Content Management • Solitas Infostore • d.velop d.3 • macrosInnovation • Kofax Ascent Capture, Xtrata Pro • Paradatec PROSAR-AIDA • AuthentiDate Digitale Signatur • Scanner InoTec, Kodak, etc. • Wincor Nixdorf • Cleanport 17.09.2008 3 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 IBM Enterprise Content Management Archivsuche Unternehmenssuche Archivsystem Content Manager Papierdokumente FileServer-Daten z.b. Kofax IBM Records Crawler Ordner- Benutzer- strukturen Dateiformate verwaltung Office-Daten Spools, Listen, etc. IBM Document Manager IBM CM OnDemand Platte Band Optical E-Mails SAP Daten IBM Commonstore für Mail IBM Commonstore für SAP 17.09.2008 4 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 2
  • 3. Architektur-Komponenten einer Archivlösung CommonStore Fachanwendungen • Integration in Notes Konnektor • Integration in Exchange • Mails • Integration in SAP • Dateisysteme •… • SAP •… Content Manager Andere Module • Enterprise Search Indexe Verwaltung • Auto-Klassifikation • Webservices Rechte Metadaten •… Clients • Quellsystem Speichermanagement • Fat-Clients • Webbasiert • Hierarchisch •… • Tiered Disk WORM Opticals (Disk) .... Tapes 17.09.2008 5 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Motivation für Mail-Archivierung Technische Gründe Performance Storage-Optimierung Strategische Gründe Integration der Mailkommunikation in Geschäftsprozesse Knowledge-Management Erfüllung rechtlicher Anforderungen - Compliance HGB, AO, GDPdU, GoBS, VwVfG, Sozialgesetzbuch Datensicherheit / Vollständigkeit 17.09.2008 6 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 3
  • 4. Technische Motivation 20% 80% Entlasten der Produktivsysteme E-Mails: 20% der E-Mails haben Anhänge, belegen aber 60-80% des Speichers Anhänge Text Auslagerung alter Dateien Verringerung der Mailbox-Size Alte E-Mails (>70%) werden selten angesehen, belegen aber Speicherplatz im Produktivsystem Wahlloses Löschen von E-Mails bei Mailbox-Size-Limits Tiered Storage Konzept Günstigere Medien Dateien, die 1 Monat nicht gelesen wurden, werden mit Backup-Zeiten verringern einer Wahrscheinlichkeit von 80% nie mehr angefasst – warum also in teuren Systemen speichern?! Backup/Restore-Fenster einhalten Beschleunigung der Migration auf neue Versionen 17.09.2008 7 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Strategische Motivation Strategische Motivation Informationen als strategisches Asset E-Mails als Business Record Bewahren von Firmenwissen Osterman Research: 60% der kritischen Unternehmensinformationen liegen heute als E-Mail vor Risikomanagement Haftungsklagen, Nachweise Verhandlungsposition gegenüber Banken Schutz vor versehentlichem / mutwilligem Löschen Gartner: „Teils durch mangelndes Wissen der Mitarbeiter, teils durch fehlende Software kommt mittlerweile in fast jedem zivilrechtlichen Prozess der Punkt nicht gespeicherter Dokumente ins Spiel…“ (Gartner, 2006) 17.09.2008 8 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 4
  • 5. Rechtliche Motivation E-Mails gehören zur Geschäftskorrespondenz • Formale Anforderungen Seit 01.01.2007 müssen im Handelsregister eingetragene Unternehmen auch bei E-Mails bestimmte Angaben vornehmen • Fallbeispiel aus den USA Die US-Börsenaufsicht SEC veranlasste, dass die Deutsche Bank Ende 2002 eine Strafzahlung von 1,65 Millionen US- Dollar leisten musste. Grund: Anlageberater hatten (entgegen der bankeigenen Vorgabe) E-Mails nur unzureichend gespeichert, so dass dadurch Ermittlungsverfahren zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert bzw. unmöglich wurden. 17.09.2008 9 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Kunden senden E-Mails – Sparkasse antwortet Sehr geehrte Absenderin, sehr geehrter Absender, Ihre E-Mail haben wir erhalten. Wenn sich daraus Rückfragen ergeben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir weisen darauf hin, dass wir über das von Ihnen soeben genutzte E-Mail-Verfahren keine Aufträge oder Weisungen entgegennehmen. Rechtsgeschäftliche Erklärungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform. E-Mail-Eingänge außerhalb der regulären Geschäftszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen, können frühestens am folgenden Geschäftstag bearbeitet werden. Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit dem Absender in Verbindung zu setzen und die Nachricht zu löschen. Wir weisen darauf hin, dass über das Internet per E-Mail übermittelte Nachrichten verändert oder verfälscht werden können. Herkömmliche E-Mails sind nicht gegen den Zugriff Dritter geschützt. Deshalb ist auch die Vertraulichkeit unter Umständen nicht gewahrt. Von der Übermittlung vertraulicher Daten und Informationen sollten Sie daher absehen. Mit freundlichen Gruessen Ihre Sparkasse 17.09.2008 10 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 5
  • 6. Gesetze / Verordnungen Quelle: Computerwoche 17.09.2007 17.09.2008 11 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Vertragscharakter von E-Mails Zustandekommen eines Vertrages per eMail: • E-Mails sind elektronische Erklärungen, mittels derer Verträge abgeschlossen werden können ( Angebot und Annahme ). • Voraussetzung ist, dass beide Erklärungen der anderen Seite zugehen. • Ausnahme: Verträge per E-Mail kommen bei formbedürftigen Verträgen (Kündigung, Grundstückskauf, Schuldanerkenntnis, Bürgschaft, etc.) nicht zustande • Volle Beweiskraft als Urkunde nur bei qualifizierter Signatur • E-Mails gelten als zugestellt, wenn sie vom Mailserver abrufbar sind, bei Ende der üblichen Geschäftszeit, unabhängig davon, ob tatsächlich Kenntnis genommen wurde. • Deshalb: Täglich Mailbox checken! 17.09.2008 12 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 6
  • 7. Mögliche Rechtsfolgen fehlender elektronischer Archivierung Verletzung der Buchführungspflicht • Schätzung des steuerlichen Gewinns nach § 162 II AO • Zwangsgeld, § 238 I AO • Ordnungswidrigkeit, § 379 AO • Schadensersatzpflicht für Vorstand, bzw. Geschäftsführer, § 93 II AktG, § 43 II GmbHG Wenn unzureichende Archivierung die Übersicht über den Vermögensstand im Rahmen eines Insolvenzverfahrens erschwert • Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren, § 263 ff StGB Persönliche Haftung des Vorstandes bei fehlerhaftem Risikomanagement, §§ 91 ff AktG E-Mail als Beweis im Zivilverfahren 17.09.2008 13 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Was ist revisionssicher ? § 147 AO iVm GOBS ( Grundsätze ordnungsmäßiger DV – gestützter Buchführungssysteme ) § 147 Abs. 5 AO: die nach steuerrechtlichen Vorschriften zu führenden Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden. GOBS: Wie muss diese Aufzeichnung auf Datenträgern erfolgen ? • Vollständig • Sachlich richtig • Nachvollziehbar • Unveränderbar • Sicher und vertraulich aufbewahrt • Jederzeitig verfügbar 17.09.2008 14 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 7
  • 8. Wie soll E-Mail-Archivierung durchgeführt werden? Rechtliche Motivation • Journaling – Schutz vor Veränderung und Compliance – Komplettabgriff aller E-Mails Technische Motivation • Mailboxmanagement – Verdrängung der Daten ins Langzeitarchiv – Integration in Tiered Storage Konzept Strategische Motivation • Content Management mit Benutzersteuerung – Integration in ein ECM Konzept – Klassifizierung: Kundenakten / Geschäftsprozesse 17.09.2008 15 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail Archivierung – Abgriff wo und wie – Integration Volltextinidizierung Anbindung an… Autoklassifizierung SAP Records-Management Eigene Systeme Workflows … Mailserver Archiv Wieder finden! Journaling Alle Attachments Komplette Mail Transparente entfernen archivieren Archivierung Mailbox A Alle Body löschen Mails größerArchivsuche Integrierte Regelbasierte Archivierung 500KB, die älter sind Manuelle Attachment- Verlinkung als 3 Monate stubben Mailbox B archivierung Klassifizierung Abstract Intelligent Alle Mails die älter sind als 5 Jahre auf dem … „Mail gehört zu Mailsystem löschen Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung … Geschäftsfall A“ 17.09.2008 16 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 8
  • 9. E-Mail Archivierung – im Detail Mailserver Content Management Journaling Wieder finden! Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 17 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Journaling Prob • Vollautomatischer Abgriff aller E-Mails! le m: P rivat ee Mails • Rechtliche Gründe – Compliance! • Warum Journaling • Handelsrechtliche Dokumente in den E-Mails • Abgabenordnung: 6 Jahre, 10 Jahre, Spezialregelungen: 30 Jahre • Jedes Dokument dediziert auf Relevanz prüfen? • Institutionell: Nicht erlaubt / nicht möglich - Automatisiert: Nicht möglich Option A: Jeden Mitarbeiter entscheiden lassen Wirklich sicher? – Zufälliges/Mutwilliges Löschen, Manipulation,… • Beweisführung: Option B: Journalabgriff – Ich kann beweisen welche E-Mail ich bekommen und welche nicht bekommen habe! 17.09.2008 18 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 9
  • 10. E-Mail Archivierung – Im Detail Mailserver Content Management Journaling Wieder finden! Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 19 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Regelbasierter Abgriff von E-Mails • Flexibles Regelwerk – Dokumentgröße – Dokumentalter (absolut oder relativ) – Attachments – Benutzer / -Gruppen / Domains… –… • Archivierung beliebiger Notes-DBs möglich • Mailboxmanagement – Hierarchisches Speichermanagement – Mailserver- und Backup-Performance „Alle eMails mit Attachments größer 200KB Attachments entfernen und durch Link ersetzen“ „Bei allen Usern aus dem Bereich Vertrieb alle eMails, die älter als 3 Monate sind, entfernen und nur noch Header & Link bestehen lassen. Nach 1 Jahr auch den Stub löschen“ 17.09.2008 20 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 10
  • 11. Attachment Archivierung Attachment placeholders 17.09.2008 21 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail vor der Archivierung 17.09.2008 22 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 11
  • 12. E-Mail nach der Archivierung Before: 1.600.686 Before: 1.600.686 After: After: 2.848 2.848 17.09.2008 23 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Benutzer-gesteuerte Archivierung Dedizierte Archivierung von eMails durch den Benutzer möglich Regelvorgaben durch den Systemadministrator Klassifikation Ermöglichen von Klassifikation einer E-Mail durch den Benutzer Kundenakten Anbindung an Autoklassifikation 17.09.2008 24 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 12
  • 13. Interaktive Archivierung mit CSLD Archivierung (Notes Client) Archivierungsoption (Web Mail) 17.09.2008 25 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Dubletten-Prüfung – Single Instance Store • Automatische Dubletten-Prüfung möglich • Prüfung anhand eines binäres Hashcodes – Eine E-Mail, die an 10 Personen gesendet wird, wird nur einmal archiviert! Content Management Reference Reference records records x x Data x x object 17.09.2008 26 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 13
  • 14. Mobile User Support • Lokales Caching der Mails bei der Archivierung • Konfigurierbare Cache-Größen • Alle Archivvorgänge werden lokal mitgechached Transparenter Zugriff mit optimaler Performance für den Nutzer bei eMails jüngeren Datums – Lokale eMail-Archiv-Datenbank, durch CommonStore Agents verwaltet und repliziert Alle Zugriffe auf das Archiv werden zuerst durch den Cache abgehandelt 17.09.2008 27 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 E-Mail Archivierung – im Detail Mailserver Content Management Wieder finden! Journaling Mailbox A Regelbasierte Archivierung Mailbox B Mailbox C Benutzergesteuerte Archivierung 17.09.2008 28 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 14
  • 15. Suche mit Lotus Notes Client 17.09.2008 29 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Suche mit Lotus Notes Client Ergebnisliste: Anschauen oder zurückholen Suche im Archiv über Notesclient 17.09.2008 30 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 15
  • 16. Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 31 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 32 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 16
  • 17. Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 33 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Auditor Suche mit MBG Notes Client 17.09.2008 34 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 17
  • 18. Suche mit Archiv-Client • 1. Suche • 2. Ergebnisliste • 3. Viewer 17.09.2008 35 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 Zusammenfassung CommonStore Unterstütze Versionen –Exchange 5.5, 2000, 2003, 2007 –Domino R5, R6, R7, R8 Trigger für Archivierung –Manuell –Servergesteuert (zeitgesteuert, regelbasiert) Auslagerungsstrategien –Auswahl: Wie Auslagern ?, Was Löschen ? –Archivierung lokaler Archive –Optional Formatwandlung möglich Doublettenprüfung –Einmalige Ablage identischer E-Mails –Algorithmus zur Bildung von Hashcodes 17.09.2008 36 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 18
  • 19. Kontakt Thomas Micke Vertrieb MBG Management Beratungs Gesellschaft mbH Kölner Landstr. 11 405921 Düsseldorf Mobil: 0172 654 1971 tmicke@mbg-online.de 17.09.2008 37 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 2008 19