Das Dokument stellt die IT-Novum GmbH als Anbieter von Open-Source-Einheitslösungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) vor, insbesondere mit einem Fokus auf die Software Alfresco, die den kommerziellen Lösungen überlegen sein soll. Es beschreibt Herausforderungen im ECM, Lösungen zur Informationsverfügbarkeit und den Austausch zwischen verschiedenen Anwendungen zur Effizienzsteigerung. Des Weiteren werden spezifische Anwendungsszenarien und die Vorteile von Alfresco gegenüber kommerziellen Softwarelösungen erläutert.

1. Enterprise Content
Management
als zentrale Informationsverwaltung
in einer klassischen Unternehmens-
Umgebung
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2. Agenda
Kurzvorstellung it-novum
OpenSource Diamant
bearbeiten
Herausforderung ECM
Lösungsbeispiele mit
Alfresco & Ko
Portal
WCM
DMS
Archiv
Zusammenfassung
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3. it-novum: Ihr Partner für
Open Minded Business Lösungen
>55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr
Abdeckung der kompletten
>50% externe Kunden, Kunden aus
Mittelstand und Großkonzernen Wertschöpfungskette
Niederlassungen in D-A-CH*
Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP Konzeption und Projektmanagement
CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP Architektur und Beratung
BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner)
Synergieeffekte & Innovationen „Best-Source“
durch Konzernzugehörigkeit Einführung
und Schulung
Integration und
Schnittstellen
Support und
Subscription
Hosting und
Managed Services
* D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant
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4. it-novum Lösungsportfolio
Frontend & Portale
Office-Anwendungen, Browser, mobile Geräte
Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse
Datenintegration
und -transfer
Kunden
CRM ECM ERP ITSM spez.
Workflow & Prozessengine
Infrastruktur
Betriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail…
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5. Open Source Diamant:
Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte
abhängigkeit
Abhängigkeit
Vom Hersteller/Lieferant
Von Releasezyklen
Sicherheit
Sicherheitslücken im Code
Stabilität des
„Intellectual Assets“
Flexibilität
Individuelle Anforderungen
Schnittstellen / Integration
Kosten
Lizenzen, Wartung
Implemetierung, Support
Innovation
Prozessunterstützung
„Kooperative
Individualentwicklungen“
Closed Source Open Source
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6. Herausforderung ECM
„The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve
information to support business processes“ – AIIM 2003
alle Dokumente und Informationen
im Kontext
frei von Typ, Quelle und Nutzung
jederzeit
überall
ein revisionssicheres Archiv,
d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug für
effiziente Geschäftsprozesse
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7. Ziel: Informationsverfügbarkeit
Office-Applikationen Unternehmens-Applikationen
TIFF/PDF Scanner
originär MFG
API
TIFF/PDF API Fax
TIFF/PDF Drucker
TIFF/PDF
originär
E-Mail TIFF/Spooldaten
Exchange, Lotus Notes, etc.
MAPI/API
Alfresco
TIFF/PDF
ODBC Ordner
Strukturen Teamwork
Datenbanken Vorlagen
Reports Inhalte
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8. Informationsaustausch am Beispiel E-Mail
Ein geschäftsrelevanter E-Mail Prozess
Wiederfindbarkeit
Nachvollziehbarkeit
Vermeidung Redundanzen
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9. Prozess übergreifender
Informationsaustausch
Anwend. B Anwend. C
Prozess B Prozess C
Anwend. D
Anwend. A Prozess D
Prozess A
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10. Informations- und Versionsmanagement
Anwend. A
Prozess A
Anwend. D
Prozess D
Anwend. C
Prozess C
Anwend. B
Prozess B
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11. Einsparpotentiale
100 Bearbeitung
90 Zugriff und Ablage
80 Verteilung/Durchlauf
70
70
60
50
40
30
10 8
20 2 8
2
10 20 20
15
0
Papier ECM/DMS ECM/DMS
(eigene Erfahrung)
Quelle: Andersen Consulting, ITN
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12. Die Open Source Alternative für ECM: Alfresco
Unser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Management
anzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft®
SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft
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13. Architektur Alfresco
Alfresco Share Alfresco Alfresco
Document Web Content
Sites People Collaboration
Components
YUI Management Management
Alfresco Surf JavaServer
Faces (JSF)
Component Pages Templates
s
Alfresco Repository
REST & Web MS Office CIFS, WebDAV,
Services API CMIS FTP & NFS JAVA
SharePoint Protocol
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14. Beispiele: DMS und CIFS Integration
Das Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie können
also einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzen
z.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD
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15. Dateisystem in Alfresco
Alfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei-
system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigten
Content-Anwendungen erstellen können
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16. Integration in MS Office
Alfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie können
folglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in ein
neues Programm einarbeiten zu müssen
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17. So sieht es aus: Alfresco Portal
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18. Alfresco Simple Workflow
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19. Alfresco Advanced Workflow
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20. SAP Archiv Link – Architektur allgemein
SAP Kommunikationsschnittstelle ECM
SAP „KGS“ HTTP ECM
Server Content Archiv
Server Link
Module
FI, SD, PP, HTTP API
MM, HR,..
Indexdownload ECM
BAPI
Server
FB
Indexwert
Tabellen
DOC id
Hard Coded (ABAP) Index Download
Workitem RFC „KGS“
mit Index Activator
Indexupload
SAPGUI ECM
Client
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21. SAP Archiv Link – Architektur ITN
SAP Kommunikationsschnittstelle ECM
HTTP HTTP
create create
SAP ITN Content
Server Server
view view
Module
FI, SD, PP,
ECM
MM, HR,.. Server
BAPI DOC id
FB Indexwert
Tabellen RFC RFC
ITN Connector
API API
ECM
SAPGUI Indexdownload Indexupload
Client
ECM Funktionalitäten
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22. Alfresco und revisionssichere Archivierung
Für die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowie
das Verfahren GDPdU konform funktionieren.
Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag
„schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum)
setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen
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23. Anwendungsszenario 1: Versionierung,
Ver-teilung und Automatisierung von
Dokumenten
Freigabe- Ablage- Publish-
Beschreibungen prozesse prozesse prozesse
QS-Dokumente
V1 ……. Vn
L1 ... R1...
Rechnungen
Lieferscheine
Packlisten
Autorisierter
Zugriff per WEB
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24. Anwendungsszenario 2:
Alfresco-Plattform im
Druckfreigabeprozess
frei konfigurierbarer
Kunde Freigabeprozess
Kommentar-
protokollierung
(kaufmännische Prozesse)
mit
Datei- Kommentar-
vertikale Prozesse
versionierung funktion
Online-
Auftragstasche automatisierte
Darstellung
JDF Apogee Power PitStop Druck
Produktion Prepress
Server Switch Server Dialog
Horizontale Prozesse
(produktionsorientierte Prozesse)
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25. Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen
Lösungen
Anforderung Kommerzielle SW Alfresco
Lizenzkosten
Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt)
Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery)
Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF)
Integration eBusinessportale
Herstellerunabhängig
Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen)
Kurze Projektlaufzeiten
Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0)
Workflow (Simple-, Advanced Workflow)
Eigenständige Erweiterung des Quellcodes
Geringer Schulungsaufwand
Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)
Anwenderfreundlich
nicht möglich bzw. hoch Optional bzw. aufwendig Standard bzw. einfach
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26. Positionierung Alfresco
als
mächtiges Framework
offen
modern (Architektur)
flexibel
anpassbar
preisgünstig
Community
Enterprise
eben ein wirklicher Enterprise Content Manager
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27. Unsere Mehrwerte
als
Best Source - Best Practice Anbieter
Closed Source erfahren - Mircosoft Gold Partner
Open Source minded - Alfresco Partner
hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Center
hohe Projekterfahrung
interner Dienstleister
mehr als 400 Kunden
ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP Projekten
Integration
eben der ideale ECM Partner
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Vielen dank!
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