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Lassen sich papierarme Prozesse in
   der Versicherungswirtschaft noch
   weiter optimieren?
   Beobachtungen aus der Praxis




Adobe FinanceForum 2009
24. September 2009, Frankfurt am Main
AGENDA
 Status
 Prognose
 Posteingangsbearbeitung
 E-Akte/Prozesssteuerung
Das Unternehmen.
  Viel dahinter, viel drauf.
  Gute Gründe, mit uns viel vor zu haben.




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Weil wir unabhängig sind, können wir etwas wie kaum ein
  anderer: Horizonte erweitern.

     Persönlichkeit          Kompetenz                  Erfahrung

     Hohes Maß an            Sehr gute und breite       Langjährige praktische
     Engagement und          ECM-Kenntnisse             Projekt-Erfahrungen
     Leistungsbereitschaft

     Qualitätsmanagement     Objektiver Blick auf die   Neben der Technik
     durch Vorstandsebene    technische Entwicklung     verstehen wir auch
                                                        Organisation und Prozeß

     Führungskompetenz       Sehr komplexes             Über 100 Referenzen
     in Projekten            Markt-Know-how




                                 Unabhängigkeit

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Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft.
Genaugenommen 10 mal.
                                                   1998 Gründung der PENTADOC GmbH
                                                   2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH
                                                        Österreich
                                                   2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft
                                                        Eröffnung der 2. Niederlassung in
                                                        Deutschland
                                                        Gründung der PENTADOC Schweiz
                                                        GmbH
                                                   2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH
                                                   2005 Gründung PENTADOC Health
                                                   2006 Start der ECM-Tage
                                                   2007 Gründung PENTADOC Radar
     Firmenstandorte      Beratungszentren

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Die schönsten Visitenkarten kommen nicht von uns:
  Sondern sprechen für uns.
   Automobilindustrie                        Banken/Finanzdienstleistungen




   Baugewerbe                                 EDV-Dienstleistung




   Energie-/Wasserversorgung                 Gesundheits-/Sozialwesen




   Handel                                    Maschinenbau/Metallverarbeitung




   Öffentlicher Dienst                       Pharma/Biotechnologie




   Transport/Verkehr/Logistik                Versicherungen




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Status 2009.
  Papierarme Prozesse in der Versicherungswirtschaft.




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Die Stimmung ist getrübt!


       Nur jeder fünfte Entscheider rechnet mit Umsatzzuwächsen
        (Quelle: Branchenkompass Versicherungen 2008, Steria Mummert)



       Harter Wettbewerb
       Geldanlagen werfen nicht den erhofften Gewinn ab
       Gesetzliche Regelungen erschweren das Neugeschäft
       Bessere Informationsmöglichkeiten führt zu höherer Fluktuation
       Versicherungsprodukte müssen kombiniert werden mit fachfremden
        Zusatzdienstleistungen
       Kostenstrukturen sind zu unfelxibel – Aufwand pro Kunde steigt




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Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und
  Leistungsfähigkeit.


  1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung.
             Neue und innovative Produkte für neue Kunden.
             Makler als Vertriebskanal.
             Verbesserter Service und Dienstleistungen.



  2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen
     Kosten.
             Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft
             Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung
             Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an
              externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause).


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Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und
  Leistungsfähigkeit.


  1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung.
             Neue und innovative Produkte für neue Kunden.
             Makler als Vertriebskanal.
                                     Kommunikation
             Verbesserter Service und Dienstleistungen.



  2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen
     Kosten.
             Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft
                                            Prozess-
             Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung


                                           management
             Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an
              externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause).


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Kommunikations-/Informationsarbeit in Versicherungen


     U                    Risikoprüfer
                                                                                               V
    D S
                                                                                               Mitarbeiter




                                                                                  v
                                                       Intra-, Extra-, Internet
   Rückversicherer                                              Systeme

        b
                                                                                                             Schadens-
                                                                                                             bearbeitung
                                         E-Mail
                                                                Workflow


                                                                                s T
                                                      Info-DB




      F
                                                                Services
                                                                                       Rechnung
                                   Verträge                                                                         Outsourcing




    V
                                                                                 M
           Kunden




       u                                                                       l
                                                                                                             Bank



                                             Makler                            Bundling-
                                                                               Dienstleister


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Prozessmanagement im Fokus

       Lean Insurance:
        Versicherer konzentrieren sich immer mehr auf Ihre Kernkompetenzen:

                                                                             Automatisierte Leistungsbearbeitung
                                                                          von geringen Versicherungsrisiken (1st Level)

                                                                    Standard Antragsprüfung                   Einfache Vertrags-
                                                                           (1st Level)                      änderungen (1st Level)


       Entwicklung der durchschnittlichen
                                                      Call Center             Zweifelsfälle              Sonderfälle                 Inkasso/
       Innendienst-Produktivität 2004-07                                   Antragsbearbeitung         Vertragsveraltung              Exkasso

       Kranken               + 7,5 %
                                                   Postbear-           Produktent-
                                                                                         Underwriting
                                                    beitung             wicklung
       Kraftfahrt            + 5,5 %                                         Strat.                             Komplexe
                                                      Werbung                                                                       Druck &
                                                                            Marketing                    Leistungsbearbeitung     Postausgang
       SUH                   + 5,2 %                                                    Vertriebs-
                                                                                        steuerung
       Privat/Gewerbe
                                                                      Asset-                    Buch-                  Gebäude-
       Leben                 + 2,5 %                                management                 haltung                  mgmt.

      Quelle: Beta Systems                                                     HR             Recht             IT




                                                                Kernkompetenzen                                 Auslagerbar
                                                                (nicht auslagerbar)                            (Outsourcing)



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Ausgangssituation: Hoher manueller Bearbeitungsaufwand und
  Mehrstufigkeit in der Bearbeitung

                          Posteingang   Manuelle              Manuelle    Dateneingabe
                                        Verteilung            Prüfung     und Freigabe


      Hoher Einsatz qualifizierten Personals
       für eine zeitaufwendige Datenerfassung
       und Datenprüfung
      Fokussierung der Datenprüfung aus                         Sachbearbeiter
       Zeitgründen auf das Wesentliche
      Keine Wertschöpfung aus den
       Informationen z.B. der
                                                           Experten        Service
       Rechnungspositionen
                                                                          Center
      Mehrstufigkeit in der Sachbearbeitung



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Prognose
  Versicherungsbetrieb der Zukunft




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Wo liegt das Optimierungspotenzial verborgen?


  1. Die Aufwände in den Prozessen Antragsbearbeitung, Vertragsverwaltung, Schaden-
     und Leistungsbearbeitung betragen ca. 25% der Gesamtverwaltungsaufwendungen
     einer Versicherung.
  2. Durch Partnerschaften mit Kooperations- und Wertschöpfungspartnern oder
     Assistance-Dienstleistern steigt der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand.
  3. Die weiterverarbeitenden IT-Systeme, die Versicherer für diese Prozesse im Einsatz
     haben, sind in höchstem Maße heterogen.
  4. Das Standardisierungs- und Automatisierungspotenzial häufig vorkommender
     Geschäftsvorfälle mit teilweise geringem Einfluss auf das versicherungstechnische
     Ergebnis ist hoch.




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Der Versicherungsbetrieb der Zukunft


                                    G                                                                                       q
u
                                    Eingangs-                                                2nd Level                      Ausgangs-


                                                                                                                                                              u
               Unterstützung




                                                                                                                                        Unterstützung
                                    post/Fax                                                                                post
                                                                                            (Backoffice)




               G                                                                                                  G
                  vor Ort




                                                                                                                                           vor Ort
                                                                                                                                                              Vermittler –
Vermittler -                                                      1st Level
                                                                                                                                                              „Vertrieb“
„Vertrieb“                                                        (Kunden-
                                                                   service




                                                                                                                  Ausgang
                                                   Eingang



                                    Telefon                                                                                 Telefon
                                                                   Center)
                                    E-Mail                                                                                  E-Mail




V S                                                                                                                         S V


                                                                                                                                            Selbstbedienung
                  Selbstbedienung




  Kunden                                                                   Automatisierung                                                                    Kunden
                                    Internet                                                                                Internet



                                    Z           Controlling und Steuerung/Prozesstransparenz (End-to-End), Compliance
                                                                                                                            Z
                                                             Geschäftslogik, Fachfunktionen, Daten, Mitarbeiter

                                                                              IT-Infrastruktur


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Zielsituation : „Einstufige Sachbearbeitung“

                          Scannen und   Automatische          Automatische       Sach-
                           Erkennen      Vorprüfung            Verteilung     bearbeitung



      Signifikante Reduzierung der Bearbeitungsdauer,
       insbesondere bei einfachen und wenig komplexen
       Geschäftsvorfällen.
                                                                      standard         komplex
      Hoher Grad der Automatisierung von
       Geschäftsvorfällen, d.h. Dunkelverarbeitung
      Fallabschließende Bearbeitung nicht automatisiert
       verarbeiteter Geschäftsvorfälle an erster kompetenter                 automatisch
       Stelle
      Reduktion von Schaden/Leistungsaufwendungen
       durch Verbesserung in Prüfung und Geschwindigkeit


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Posteingangsbearbeitung
  Hebel zur Effizienzsteigerung




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Geografische Zentralisierung sowie spartenübergreifende
  Lösungen als wesentliche Trends im Posteingang
                          Strategische Stoßrichtungen                        Beispiele
                          A Geographische Zentralisierung Posteingang •          Allianz
                                                                      •          AXA
                                    Bundesweite Bündelung von         •          HUK Coburg
                                    Poststellen in einem              •          VHV
                                    Posteingangszentrum               •          Provinzial Rheinland

                          B Spartenübergreifende Lösung                      • Allianz

                                     Konsolidierung paralleler
                           S L K     Scanntätigkeiten – Scannen für alle
                                     Sparten im Posteingangszentrum

                          C One-stop Anbieterstrategie                       •   Ergo-DKV
                                                                             •   AMB
                                     Fokus auf einer skalierbaren, state-of- •   AXA
                                     the-art Technologieplattform            •   R+V
                                                                             •   HUK

                          D Einführung Dunkelverarbeitung                    •   Allianz
                                                                             •   AXA
                                     Vollautomatisierung von Prozessen       •   R+V
                                     mit hohem Postvolumen und               •   Gothaer
                                     Standardisie-rungsgrad                  •   SV Sparkassen




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Durchlauf der Bearbeitungskette


  Input Management
           Scanvorgang         Klassifikation              Korrektur /          Datenextraktion   Korrektur /




          fw vJ v
                               der Dokumente               Nacherfassung                          Nacherfassung




  Ablaufsteuerung                               Postkorb                                                          Fachanwendung




   Automatische inhaltliche Prüfung                                Manuelle inhaltliche Prüfung




             d
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Der Automatisierungsgrad hängt oft von der
  eingesetzten Lösung ab!




       Ergebnisdiagramm Gesamtübersicht



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Prozessmanagement / E-Akte
  Automation von Fachbereichsprozessen




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Das Zentrum der Wertschöpfungskette: Informationen

       Der schnelle, unternehmensweite Zugriff auf Informationen ist zum Schlüsselfaktor
        für alle Unternehmensaufgaben entlang der Wertschöpfungskette geworden:
         47% Management, Produktentwicklung & Underwriting, Vertragsmanagement, Kundenservice &
            Asset der Mitarbeiter vertrauen den Informationen nicht
         42% der Führungskräfte nutzenThemen der Compliance.
             Schadenmanagement, Marketing & Vertrieb sowie die mindestens einmal pro

       Die dabei zu verarbeitende und bzw. überholte Informationen
                      Woche falsche zu verwaltende Datenmenge ist immens.
         59% der Mitarbeiter liegen Informationen nicht vor, die sie
            Jährlicher Informationszuwachs = mehrere Millionen Dokumente
                      benötigen
            jährliche Datenrückgriffe ansteigend
         37% der CIO‘s glauben genügend und aktuelle
       Die notwendigen Verarbeitungsprozesse sind meist nicht nur stark papierbasierend,
                      Informationen zu besitzen um den Betrieb zu leiten.
        sondern werden täglich komplexer.
                                                                       Quelle: AIIM SURVEY, ACCENTURE SURVEY




   Kompetente und gezielte Beratung ist nur mit einer umfassenden und
    unternehmensweit, einheitlichen Informationsplattform möglich!

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Einsatz von elektronischen Akten im Bereich der
  Versicherungen
                                                                In welcher Abteilung setzen Sie elektronische Akten ein?
                           Ja    Nein

                                                                        8     4
                          17%                                                        9             4
                                                                                          10              5
                                                                                                                10
                                   83%                                  21 25
                                                                                    20 19 25
                                                                                             24
                                                                                                                19
           Setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits
           elektronische Akten ein?




                                                                                                                  Nein        Ja

                                                           Quelle: Pentadoc Radar, Studie „Elektronische Akten in der Praxis“,2009

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eAkte im Informationsmanagement-Zusammenhang

                                                      Unternehmensweites
                                                   Informationsmanagement
          Papier-
                                                                                                             Papier-
          Eingang



      Q
                                                                                                            Ausgang




       Elektronischer
        Posteingang
                          Input-Management
                                             Attribute
                                                             Fachanwendungen
                                                                                    Attribute
                                                                                    Dokument- Output-
                                                                                              Management
                                                                                                            q
                                                                                                            Elektronischer
                                                                                                            Postausgang



      G
                                                             - MS-Office, Host,     dateien




                                                                                                            G
                                                            ________________
                                                                                     Attribute
                                                                   eAkte
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                                                          Elektronisches Archiv




                                                              Input braucht
                                                              den Output

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Vorteile der eAkte


       Z.B. im Underwriting:
       Zentral für alle verfügbar

       Einheitliche strukturierte Abbildung der Akteninhalte ermöglicht dokumentenbezogene Rund-
         um-Sicht des Kunden

       Chronologische Darstellung aller Objekte der eAkte

       Flexible Vorgangsbearbeitung durch Ad hoc Workflow, Weiterleitung, Wiedervorlage

       Integrierte Dokumente, Daten, Termine und Prozessinformationen

       standardisiertes Verfahren zur Posteingangsverarbeitung

       Zentrale Steuerung der Prozesse zur Verarbeitung der Ein-und Ausgangspost




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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

                          Guido Schmitz
                          Mitglied des Vorstandes
                          M +49 (0)173 94 56 896
                          guido.schmitz@pentadoc.de


                          Pentadoc AG
                          Deutschland
                          Kastor & Pollux
                          Platz der Einheit 1
                          D-60327 Frankfurt
                          T +49 (0) 69 - 975 03 482
                          F +49 (0) 69 - 975 03 200
                          info@pentadoc.com

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  • 1. Lassen sich papierarme Prozesse in der Versicherungswirtschaft noch weiter optimieren? Beobachtungen aus der Praxis Adobe FinanceForum 2009 24. September 2009, Frankfurt am Main
  • 2. AGENDA Status Prognose Posteingangsbearbeitung E-Akte/Prozesssteuerung
  • 3. Das Unternehmen. Viel dahinter, viel drauf. Gute Gründe, mit uns viel vor zu haben. Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 3
  • 4. Weil wir unabhängig sind, können wir etwas wie kaum ein anderer: Horizonte erweitern. Persönlichkeit Kompetenz Erfahrung Hohes Maß an Sehr gute und breite Langjährige praktische Engagement und ECM-Kenntnisse Projekt-Erfahrungen Leistungsbereitschaft Qualitätsmanagement Objektiver Blick auf die Neben der Technik durch Vorstandsebene technische Entwicklung verstehen wir auch Organisation und Prozeß Führungskompetenz Sehr komplexes Über 100 Referenzen in Projekten Markt-Know-how Unabhängigkeit Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 4
  • 5. Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal. 1998 Gründung der PENTADOC GmbH 2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH Österreich 2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland Gründung der PENTADOC Schweiz GmbH 2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH 2005 Gründung PENTADOC Health 2006 Start der ECM-Tage 2007 Gründung PENTADOC Radar Firmenstandorte Beratungszentren Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 5
  • 6. Die schönsten Visitenkarten kommen nicht von uns: Sondern sprechen für uns. Automobilindustrie Banken/Finanzdienstleistungen Baugewerbe EDV-Dienstleistung Energie-/Wasserversorgung Gesundheits-/Sozialwesen Handel Maschinenbau/Metallverarbeitung Öffentlicher Dienst Pharma/Biotechnologie Transport/Verkehr/Logistik Versicherungen Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 6
  • 7. Status 2009. Papierarme Prozesse in der Versicherungswirtschaft. Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 7
  • 8. Die Stimmung ist getrübt!  Nur jeder fünfte Entscheider rechnet mit Umsatzzuwächsen (Quelle: Branchenkompass Versicherungen 2008, Steria Mummert)  Harter Wettbewerb  Geldanlagen werfen nicht den erhofften Gewinn ab  Gesetzliche Regelungen erschweren das Neugeschäft  Bessere Informationsmöglichkeiten führt zu höherer Fluktuation  Versicherungsprodukte müssen kombiniert werden mit fachfremden Zusatzdienstleistungen  Kostenstrukturen sind zu unfelxibel – Aufwand pro Kunde steigt Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 8
  • 9. Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit. 1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung.  Neue und innovative Produkte für neue Kunden.  Makler als Vertriebskanal.  Verbesserter Service und Dienstleistungen. 2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen Kosten.  Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft  Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung  Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause). Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 9
  • 10. Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit. 1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung.  Neue und innovative Produkte für neue Kunden.  Makler als Vertriebskanal. Kommunikation  Verbesserter Service und Dienstleistungen. 2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen Kosten.  Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft Prozess-  Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung management  Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause). Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 10
  • 11. Kommunikations-/Informationsarbeit in Versicherungen U Risikoprüfer V D S Mitarbeiter v Intra-, Extra-, Internet Rückversicherer Systeme b Schadens- bearbeitung E-Mail Workflow s T Info-DB F Services Rechnung Verträge Outsourcing V M Kunden u l Bank Makler Bundling- Dienstleister Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 11
  • 12. Prozessmanagement im Fokus  Lean Insurance: Versicherer konzentrieren sich immer mehr auf Ihre Kernkompetenzen: Automatisierte Leistungsbearbeitung von geringen Versicherungsrisiken (1st Level) Standard Antragsprüfung Einfache Vertrags- (1st Level) änderungen (1st Level) Entwicklung der durchschnittlichen Call Center Zweifelsfälle Sonderfälle Inkasso/ Innendienst-Produktivität 2004-07 Antragsbearbeitung Vertragsveraltung Exkasso Kranken + 7,5 % Postbear- Produktent- Underwriting beitung wicklung Kraftfahrt + 5,5 % Strat. Komplexe Werbung Druck & Marketing Leistungsbearbeitung Postausgang SUH + 5,2 % Vertriebs- steuerung Privat/Gewerbe Asset- Buch- Gebäude- Leben + 2,5 % management haltung mgmt. Quelle: Beta Systems HR Recht IT Kernkompetenzen Auslagerbar (nicht auslagerbar) (Outsourcing) Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 12
  • 13. Ausgangssituation: Hoher manueller Bearbeitungsaufwand und Mehrstufigkeit in der Bearbeitung Posteingang Manuelle Manuelle Dateneingabe Verteilung Prüfung und Freigabe  Hoher Einsatz qualifizierten Personals für eine zeitaufwendige Datenerfassung und Datenprüfung  Fokussierung der Datenprüfung aus Sachbearbeiter Zeitgründen auf das Wesentliche  Keine Wertschöpfung aus den Informationen z.B. der Experten Service Rechnungspositionen Center  Mehrstufigkeit in der Sachbearbeitung Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 13
  • 14. Prognose Versicherungsbetrieb der Zukunft Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 14
  • 15. Wo liegt das Optimierungspotenzial verborgen? 1. Die Aufwände in den Prozessen Antragsbearbeitung, Vertragsverwaltung, Schaden- und Leistungsbearbeitung betragen ca. 25% der Gesamtverwaltungsaufwendungen einer Versicherung. 2. Durch Partnerschaften mit Kooperations- und Wertschöpfungspartnern oder Assistance-Dienstleistern steigt der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand. 3. Die weiterverarbeitenden IT-Systeme, die Versicherer für diese Prozesse im Einsatz haben, sind in höchstem Maße heterogen. 4. Das Standardisierungs- und Automatisierungspotenzial häufig vorkommender Geschäftsvorfälle mit teilweise geringem Einfluss auf das versicherungstechnische Ergebnis ist hoch. Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 15
  • 16. Der Versicherungsbetrieb der Zukunft G q u Eingangs- 2nd Level Ausgangs- u Unterstützung Unterstützung post/Fax post (Backoffice) G G vor Ort vor Ort Vermittler – Vermittler - 1st Level „Vertrieb“ „Vertrieb“ (Kunden- service Ausgang Eingang Telefon Telefon Center) E-Mail E-Mail V S S V Selbstbedienung Selbstbedienung Kunden Automatisierung Kunden Internet Internet Z Controlling und Steuerung/Prozesstransparenz (End-to-End), Compliance Z Geschäftslogik, Fachfunktionen, Daten, Mitarbeiter IT-Infrastruktur Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 16
  • 17. Zielsituation : „Einstufige Sachbearbeitung“ Scannen und Automatische Automatische Sach- Erkennen Vorprüfung Verteilung bearbeitung  Signifikante Reduzierung der Bearbeitungsdauer, insbesondere bei einfachen und wenig komplexen Geschäftsvorfällen. standard komplex  Hoher Grad der Automatisierung von Geschäftsvorfällen, d.h. Dunkelverarbeitung  Fallabschließende Bearbeitung nicht automatisiert verarbeiteter Geschäftsvorfälle an erster kompetenter automatisch Stelle  Reduktion von Schaden/Leistungsaufwendungen durch Verbesserung in Prüfung und Geschwindigkeit Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 17
  • 18. Posteingangsbearbeitung Hebel zur Effizienzsteigerung Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 18
  • 19. Geografische Zentralisierung sowie spartenübergreifende Lösungen als wesentliche Trends im Posteingang Strategische Stoßrichtungen Beispiele A Geographische Zentralisierung Posteingang • Allianz • AXA Bundesweite Bündelung von • HUK Coburg Poststellen in einem • VHV Posteingangszentrum • Provinzial Rheinland B Spartenübergreifende Lösung • Allianz Konsolidierung paralleler S L K Scanntätigkeiten – Scannen für alle Sparten im Posteingangszentrum C One-stop Anbieterstrategie • Ergo-DKV • AMB Fokus auf einer skalierbaren, state-of- • AXA the-art Technologieplattform • R+V • HUK D Einführung Dunkelverarbeitung • Allianz • AXA Vollautomatisierung von Prozessen • R+V mit hohem Postvolumen und • Gothaer Standardisie-rungsgrad • SV Sparkassen Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 19
  • 20. Durchlauf der Bearbeitungskette Input Management Scanvorgang Klassifikation Korrektur / Datenextraktion Korrektur / fw vJ v der Dokumente Nacherfassung Nacherfassung Ablaufsteuerung Postkorb Fachanwendung Automatische inhaltliche Prüfung Manuelle inhaltliche Prüfung d Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 20
  • 21. Der Automatisierungsgrad hängt oft von der eingesetzten Lösung ab! Ergebnisdiagramm Gesamtübersicht Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 21
  • 22. Prozessmanagement / E-Akte Automation von Fachbereichsprozessen Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 22
  • 23. Das Zentrum der Wertschöpfungskette: Informationen  Der schnelle, unternehmensweite Zugriff auf Informationen ist zum Schlüsselfaktor für alle Unternehmensaufgaben entlang der Wertschöpfungskette geworden: 47% Management, Produktentwicklung & Underwriting, Vertragsmanagement, Kundenservice &  Asset der Mitarbeiter vertrauen den Informationen nicht 42% der Führungskräfte nutzenThemen der Compliance. Schadenmanagement, Marketing & Vertrieb sowie die mindestens einmal pro  Die dabei zu verarbeitende und bzw. überholte Informationen Woche falsche zu verwaltende Datenmenge ist immens. 59% der Mitarbeiter liegen Informationen nicht vor, die sie  Jährlicher Informationszuwachs = mehrere Millionen Dokumente benötigen  jährliche Datenrückgriffe ansteigend 37% der CIO‘s glauben genügend und aktuelle  Die notwendigen Verarbeitungsprozesse sind meist nicht nur stark papierbasierend, Informationen zu besitzen um den Betrieb zu leiten. sondern werden täglich komplexer. Quelle: AIIM SURVEY, ACCENTURE SURVEY  Kompetente und gezielte Beratung ist nur mit einer umfassenden und unternehmensweit, einheitlichen Informationsplattform möglich! Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 23
  • 24. Einsatz von elektronischen Akten im Bereich der Versicherungen In welcher Abteilung setzen Sie elektronische Akten ein? Ja Nein 8 4 17% 9 4 10 5 10 83% 21 25 20 19 25 24 19 Setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits elektronische Akten ein? Nein Ja Quelle: Pentadoc Radar, Studie „Elektronische Akten in der Praxis“,2009 Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 24
  • 25. eAkte im Informationsmanagement-Zusammenhang Unternehmensweites Informationsmanagement Papier- Papier- Eingang Q Ausgang Elektronischer Posteingang Input-Management Attribute Fachanwendungen Attribute Dokument- Output- Management q Elektronischer Postausgang G - MS-Office, Host, dateien G ________________ Attribute eAkte Fax Fax r r Dokument- dateien Dokument- Dokument- E-Mail dateien dateien E-Mail Elektronisches Archiv Input braucht den Output Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 25
  • 26. Vorteile der eAkte  Z.B. im Underwriting:  Zentral für alle verfügbar  Einheitliche strukturierte Abbildung der Akteninhalte ermöglicht dokumentenbezogene Rund- um-Sicht des Kunden  Chronologische Darstellung aller Objekte der eAkte  Flexible Vorgangsbearbeitung durch Ad hoc Workflow, Weiterleitung, Wiedervorlage  Integrierte Dokumente, Daten, Termine und Prozessinformationen  standardisiertes Verfahren zur Posteingangsverarbeitung  Zentrale Steuerung der Prozesse zur Verarbeitung der Ein-und Ausgangspost Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 26
  • 27. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Guido Schmitz Mitglied des Vorstandes M +49 (0)173 94 56 896 guido.schmitz@pentadoc.de Pentadoc AG Deutschland Kastor & Pollux Platz der Einheit 1 D-60327 Frankfurt T +49 (0) 69 - 975 03 482 F +49 (0) 69 - 975 03 200 info@pentadoc.com Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 27