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D2
             TimeFleX Gruppenkalender
             Referent: René Anstötz
             SDFE




Lotusday 2009
Hagen, 8. September 2009 - Arcadeon
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   2




TimeFleX

    Gruppenkalender für Lotus Notes
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   3

    Was bietet Lotus Notes für den einzelnen Mitarbeiter?
• Die Kalenderfunktionen können als vollständiges
  Zeitmanagement für einzelne Personen eingesetzt werden.

• Der Kalender ist Bestandteil der Mail Datenbank.

• Folgende Funktionen stehen im Lotus Notes Kalender zur
  Verfügung:

-    Termine
-    Ganztageseinträge
-    Erinnerung
-    Besprechungen
-    Jahrestage

     Alle Kalendereinträge können mit Alarm- und Wiederholungs-
     funktionen versehen und als privat markiert werden.
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   4

 Was bietet Lotus Notes für die Gruppenterminplanung?


• Durch die Freigabe einer Delegierung können andere
  Mitarbeiter auf die Kalenderdaten schreibend/lesend
  zugreifen
• Einen integrierten Gruppenkalender (Zugriff BusyTime)




                Informativ / Übersichtlich ?
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   5

Welche Lösungen gibt es für die Gruppenterminplanung unter Lotus Notes?


• Lotus Notes Datenbanken mit zeitbasierten Agenten oder
  AddIn Server Task
• Kontinuierlicher Abgleich der Kalenderdaten
• Pro Gruppenkalender eine Lotus Notes Datenbank
               Was bedeutet dies für die Praxis ?
          1000 Mitarbeiter mit 20 Mitarbeitern / Abteilung
              50 Gruppenkalender (Datenbanken)
Angenommen jeder Mitarbeiter hat im Durchschnitt 2 Termine
pro Tag an 200 Arbeitstagen im Jahr.

          1000 x 2 x 200 = 400.000 Termine
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   6

    Was bietet TimeFleX

•    Direktzugriff
•    Stets aktuelle Daten (keine „time lags“)
•    Keine redundanten Daten
•    Abbildung aller Gruppenkalender innerhalb einer Datenbank
•    Cluster Failover
•    Offline-Betrieb (optional)
•    Zentrale Nutzerverwaltung (optional einzustellen)
•    Kurze Implementierungszeiten
•    Sprachmodul
•    Schnellauswahl anzuzeigender Personen
•    ...
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen    7

   Anforderungen aus der Praxis
                                             Notes User01 möchte seine Kalender seinem Team A,
                                             in einem Gruppenkalender zur Verfügung stellen
Kalender von Notes User01


                                             Team A von Notes User01



                                             Durch ein weiteres Projekt wird Notes User01 bei
                                             einem weiteren Team eingesetzt



                                              Team B von Notes User01


                                              An der Zentrale, soll eine Auskunft über die
                                              Verfügbarkeit aller Mitarbeiter möglich sein



                                                    Zentrale
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   8

     Wie arbeitet TimeFlex?


Lotus Notes / TimeFleX Client



                                                         TimeFleX.nsf (backend)

           - ACL der Maildatenbank                            - Zugriffsrechte belegte Zeit
           - Zugriffsrechte TimeFleX                          - Lesezugriff
           - Lese-/Schreibzugriff




                   Mail Datenbanken                               BusyTime
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   9

       Optionale Zugriffssteuerung und Vorgaben?

             Optional zur ACL, Zugriffssteuerung
             auf Kalenderdaten durch TimeFleX



Zahlen aus der Praxis (Beispiel einer Installation):
• 15.000 Benutzer
• 18.000 Gruppenkalender
• Eine TimeFleX Datenbank ca. 200 MB




       Optionale Vorgabe von Gruppenkalendern
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   10

Jahresansicht/Monatsansicht (bis zu 14 Monate)
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   11

Tagesansicht mit komprimierter Wochenansicht
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   12

Wochenansicht
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   13

TimeFleX Eingabe-/ Bearbeitungsdialog
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   14

TimeFleX im Einsatz
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen    15

Auszug TimeFleX Referenzen




                                                         Deutscher Bundeswehrverband
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   16

TimeFleX Gruppenkalender / Meilensteine


  Ein Blick auf die Composite Application von
                    TimeFleX
Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen   17

TimeFleX Gruppenkalender


Vielen Dank für Ihre
 Aufmerksamkeit !


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D2 TimeFleX

  • 1. D2 TimeFleX Gruppenkalender Referent: René Anstötz SDFE Lotusday 2009 Hagen, 8. September 2009 - Arcadeon
  • 2. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 2 TimeFleX Gruppenkalender für Lotus Notes
  • 3. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 3 Was bietet Lotus Notes für den einzelnen Mitarbeiter? • Die Kalenderfunktionen können als vollständiges Zeitmanagement für einzelne Personen eingesetzt werden. • Der Kalender ist Bestandteil der Mail Datenbank. • Folgende Funktionen stehen im Lotus Notes Kalender zur Verfügung: - Termine - Ganztageseinträge - Erinnerung - Besprechungen - Jahrestage Alle Kalendereinträge können mit Alarm- und Wiederholungs- funktionen versehen und als privat markiert werden.
  • 4. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 4 Was bietet Lotus Notes für die Gruppenterminplanung? • Durch die Freigabe einer Delegierung können andere Mitarbeiter auf die Kalenderdaten schreibend/lesend zugreifen • Einen integrierten Gruppenkalender (Zugriff BusyTime) Informativ / Übersichtlich ?
  • 5. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 5 Welche Lösungen gibt es für die Gruppenterminplanung unter Lotus Notes? • Lotus Notes Datenbanken mit zeitbasierten Agenten oder AddIn Server Task • Kontinuierlicher Abgleich der Kalenderdaten • Pro Gruppenkalender eine Lotus Notes Datenbank Was bedeutet dies für die Praxis ? 1000 Mitarbeiter mit 20 Mitarbeitern / Abteilung 50 Gruppenkalender (Datenbanken) Angenommen jeder Mitarbeiter hat im Durchschnitt 2 Termine pro Tag an 200 Arbeitstagen im Jahr. 1000 x 2 x 200 = 400.000 Termine
  • 6. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 6 Was bietet TimeFleX • Direktzugriff • Stets aktuelle Daten (keine „time lags“) • Keine redundanten Daten • Abbildung aller Gruppenkalender innerhalb einer Datenbank • Cluster Failover • Offline-Betrieb (optional) • Zentrale Nutzerverwaltung (optional einzustellen) • Kurze Implementierungszeiten • Sprachmodul • Schnellauswahl anzuzeigender Personen • ...
  • 7. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 7 Anforderungen aus der Praxis Notes User01 möchte seine Kalender seinem Team A, in einem Gruppenkalender zur Verfügung stellen Kalender von Notes User01 Team A von Notes User01 Durch ein weiteres Projekt wird Notes User01 bei einem weiteren Team eingesetzt Team B von Notes User01 An der Zentrale, soll eine Auskunft über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter möglich sein Zentrale
  • 8. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 8 Wie arbeitet TimeFlex? Lotus Notes / TimeFleX Client TimeFleX.nsf (backend) - ACL der Maildatenbank - Zugriffsrechte belegte Zeit - Zugriffsrechte TimeFleX - Lesezugriff - Lese-/Schreibzugriff Mail Datenbanken BusyTime
  • 9. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 9 Optionale Zugriffssteuerung und Vorgaben? Optional zur ACL, Zugriffssteuerung auf Kalenderdaten durch TimeFleX Zahlen aus der Praxis (Beispiel einer Installation): • 15.000 Benutzer • 18.000 Gruppenkalender • Eine TimeFleX Datenbank ca. 200 MB Optionale Vorgabe von Gruppenkalendern
  • 10. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 10 Jahresansicht/Monatsansicht (bis zu 14 Monate)
  • 11. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 11 Tagesansicht mit komprimierter Wochenansicht
  • 12. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 12 Wochenansicht
  • 13. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 13 TimeFleX Eingabe-/ Bearbeitungsdialog
  • 14. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 14 TimeFleX im Einsatz
  • 15. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 15 Auszug TimeFleX Referenzen Deutscher Bundeswehrverband
  • 16. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 16 TimeFleX Gruppenkalender / Meilensteine Ein Blick auf die Composite Application von TimeFleX
  • 17. Interaktives Terminmanagement für Personen, Räume und Ressourcen 17 TimeFleX Gruppenkalender Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Fragen?