Das Dokument beschreibt die Vorteile der Verwendung von ecspand 3.0 in Verbindung mit SharePoint, darunter die einfache Ablage in Akten, nahtlose Integration in Microsoft-Produkte und reduzierte Verwaltungskosten. Es bietet eine detaillierte Agenda für Verkaufs- und Presales-Aktivitäten sowie Strategien zur erfolgreichen Präsentation und Nachbereitung von Kundenmeetings. Des Weiteren wird auf technische Aspekte von ecspand näher eingegangen, einschließlich indizierter Spalten zur Verbesserung der Suchgeschwindigkeit und der Benutzerschnittstelle.

1. BMW Welt, München
17. – 18. Oktober 2013

3. ecspand 3.0
– Freude am Projekt
Stefan Osterkamp
Project Manager / Head of Professional Service
d.velop international GmbH

4. Wer hat schon einmal ein ecspand Projekt durchgeführt?

5. Agenda
Was haben diese zwei gemeinsam?
Benutzung: einfach
Vorankommen: schnell

6. Agenda
Sales
Presales
Qualifizierung
Technik

7. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Top 1: SharePoint als Basis
Kein dedizierter ECM Server
Keine doppelte Administration
Collaboration und ECM in einer Infrastruktur
Nahtlose Integration in die Microsoft Produktwelt
Schnellere User Akzeptanz – Weniger Kosten

8. Capture
Link zu ERP
ECM Server
Storage
Link zu
SharePoint

9. Capture
Link zu ERP
ECM Server
Storage

10. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Top 2: Logische Struktur
Alle Dokumente zu einem Kunden/Vorgang auf einen Blick
SharePoint ist keine „weitere Ablage mehr“ in der, der User
nichts findet
Inhalte aus ERP/CRM/Scan/Drag & Drop können manuell, halb
oder vollautomatisch Akten hinzugefügt werden
Ganze Akteninhalte, unabhängig vom Format, können mit
einem Viewer aufgemacht werden
Aktenpläne steigern extrem die Userakzeptanz von SharePoint

11. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Top 3: einfach Ablage in Akten und SP Bibliotheken
Sidebar: Drag&Drop Ablage aus Outlook oder Desktop
Webscan: Ablage direkt aus SharePoint
Dateiablage direkt in der Akte

12. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Top 4: Integration
Automatische Ablage von Belegen in ecspand Akten
Realtime In Place Anzeige von Akten im ERP (verfügbar für AX,
NAV, SAP)
Rechnungscockpits im ERP (verfügbar für u.a. NAV, AX, SAP)
Seit Jahren sehr etablierte Schnittstellen

13. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
Top 5: Lösungen
Vertragsmanagement
Qualitätsmanagement
Eingangsrechnungsverarbeitung
Personalakte, Casemanagement

14. Agenda
Sales
Presales
Qualifizierung
Technik

15. Agenda „Presales“
Vorbereitung
Präsentation
Nachbearbeitung

16. Vorbereitung
Gute Vorbereitung gewinnt Kunden
Gute Vorbereitung für einen Termin ist wichtig
Deshalb sollten im Vorfeld folgende wichtige
Fragen geklärt werden.
Nutzen Sie unsere Presales Checkliste!
Wird SharePoint bereits verwendet und wofür?
Welche Probleme hat der Kunde?
Was erwartet der Kunde von der Lösung?
Wer wird von Kundenseite teilnehmen?

17. Termin „PowerPoint“
Gute Präsentation gewinnt Kunden
Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig
Erfolgsfaktoren:
Kundenlogo
Schriftgrößen, Schriftarten, ordentliche Rechtschreibung
Inhaltsfolien wichtiger als ausführliche Präsentation des eigenen Unternehmen
Kundenfeedback einholen – keinen Monolog führen

18. Termin „Live“
Gute Präsentation gewinnt Kunden
Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig
Internet und Demosystem vorhanden (natürlich schon vor dem Termin abgeklärt)
Nicht alles und jedes Feature zeigen – Die Livedemo muss knackig sein und den
Anforderungen entsprechen
Achten Sie besonders auf nicht SharePoint User
Keinen Monolog führen – Kundenfeedback einholen

19. „Nach-Termin“
Gute Nachbereitung gewinnt Kunden
Gute Nachbereitung für einen Termin ist wichtig
Schreiben Sie eine Dankesemail an die Teilnehmer für deren Zeit
Beantworten Sie offene Fragen zeitnah – Kommunizieren Sie nachhaltig
Zeigen Sie dem Kunden, dass er für Sie wichtig ist!

20. Lösungsformel
Gute
Vorbereitung
+
Gute
Präsentation
+
Gute
Nachbearbeitung
=
Erfolg

21. Agenda
Sales
Presales
Qualifizierung
Technik

22. Qualifizierung

23. Agenda
Sales
Presales
Qualifizierung
Technik

24. Agenda
Projektsetup
Massendaten
ecspand
fabric
ecspand
center

25. ecspand im Projekt
Start

26. ecspand im Projekt?

28. Professional Service
Warum scheitern IT-Projekte?

29. ecspand im Projekt!

30. ecspand im Projekt
Workshops mit ecspand – Analyse von Abweichungen (Fit-Gap-Analyse)
- Fertige Lösungen, Best Practices können verwendet werden um
dem Kunden Möglichkeiten und Standards zu demonstrieren.
- Kunde kann seine Prozesse mit den Standards abgleichen
- Lediglich Differenzen müssen weiter detailliert werden.

31. ecspand im Projekt
Neu mit ecspand 3.0 – Standard Aktenplan

32. ecspand im Projekt
Der Projektstart wird mit ecspand
wesentlich vereinfacht!

33. ecspand im Projekt – und dann?
Iterative Anpassungen -> Berechtigungsvergabe –> Abnahme Testsystem -> Go-Live.
Konzeptvorlagen
BeispielAufwandsschätzung
Vorlage Key-User-Schulung
Workshop FAQ
Testplan
Projektplan Best-Practice
Nutzen Sie unseren Projektkoffer!

34. ecspand im Projekt – Spezialthemen
Kann der Workflow
auch aus SAP
gestartet werden?
Wir benötigen eine
DiamantAnbindung!
E-Mails, die bestimmten Vorgaben
entsprechen, sollen automatisch in
SharePoint übernommen werden.
Können Sie auch
Commvault
Simpana anbinden?
Unsere Rechnungsverarbeitung muss in
Addison integriert
sein.

35. Professional Service
Nutzen Sie das Netzwerk!
Fast alle Fragen im Zusammenhang mit
ecspand sind schon irgendwo einmal
beantwortet worden.

36. Agenda
Projektsetup
Massendaten
ecspand
fabric
ecspand
center

37. Technik – unter der Haube: ecspand fabric
Wir haben 2.000.000 Dokumente
vs.
SharePoint

38. Technik – unter der Haube: ecspand fabric
Praxistip: Nutzen Sie indizierte Spalten
Wirkt sich sofort positiv auf die Suchgeschwindigkeit und
den Aktenplan aus!
Mit ecspand 3.0 werden Indizierte Spalten optisch
hervorgehoben.
Schnellsuche ermöglicht Suche in allen indizierten Spalten
parallel

39. SharePoint Listensuche
Schnell in einzelnen Bibliotheken und Listen suchen.
Beispiel: Suche in Bibliothek mit 1.000.000 Elementen in
indizierter Spalte liegt bei ca. 0,5 Sekunden.
Suchergebnisse sind immer aktuell.
Nutzung:
Wenn viele Daten häufig bearbeitet werden sollen.
Wenn Aktualität der Daten eine wichtige Rolle spielt.

40. Volltext
Webseiten-übergreifender Aktenplan
Planen Sie die SharePoint-Architektur so, wie Sie möchten!
Ergebnisse erscheinen nach Aktualisierung des Suchindex als Treffer.
Konfiguration der SP-Volltextsuche erfolgt weitestgehend durch ecspand.
Wann wird dies eingesetzt?
Abteilungs-Webseiten / Projektwebseiten
ERV, VM, QM in eigene Webanwendungen

41. Index, Listensuche, Volltext
Fazit:
2 Millionen Dokumente
– kein Problem für SharePoint und ecspand

42. Agenda
Projektsetup
Massendaten
ecspand
fabric
ecspand
center

43. Technik – unter der Haube: ecspand fabric
Bei der Anlage einer Reklamationsakte soll
eine Nummer aus dem aktuellen Datum
generiert werden.

44. Ausgangssituation

45. Powershell ist Bestandteil von ecspand
Mit Hilfe von Powershell lässt sich ecspand schnell und
leicht im Hintergrund erweitern.
Business Data Scripte: Eventgesteuert Logik ausführen
Timer Service Module: zeitgesteuert Logik ausführen

49. Fazit:
Mit Powershell können die Business-Anforderungen
schnell und einfach umgesetzt werden.

50. Agenda
Projektsetup
Massendaten
ecspand
fabric
ecspand
center

51. ecspand – Karosserie: ecspand center
Die Aktenansicht ist toll.
In der Personalakte soll aber das Foto des Mitarbeiters
angezeigt werden!

54. HTML5 + JavaScript
Templates

57. ecspand 3.0
Live!

59. Fazit:
Die neue UI ist sieht gut aus und lässt sich smart an
die Bedürfnisse der Anwender anpassen.

60. Agenda
Projektsetup
Massendaten
ecspand
fabric
ecspand
center

61. Agenda
Sales
Presales
Qualifizierung
Technik

62. Freude am Fahren.

63. Freude am Projekt!