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Enterprise Content Management (ECM) und
Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint
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Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
Introduction and expectations



Florian Laumer
intl. Technical Sales Manager
d.velop AG / ecspand

florian.laumer@ecspand.de
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www.florianlaumer.de
Über die d.velop AG




                      5
Strategie der zwei Produktlinien




d.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“   ecspand Lösungspakete für MS SharePoint
…das klassische ECM neu erfunden…          …den SharePoint als vollwertiges ECM…
ECM steht für….

Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und Klassik
Electronic Counter Measures, siehe Elektronische Gegenmaßnahmen
Electrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren)
elektrochemische Metallbearbeitung
Elliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiert
Engine Control Module, siehe Motorsteuerung
Engineering Change Management
Enhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändern
Entitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystem
den deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbH
Error Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-Geräten
Erythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose.
Espresso Coffee Machines Manufacture GmbH
European Congress of Mathematics
European Corporate Management
Exceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite Satzkonstruktionen
Experiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe International
ECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %
… auf english

Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods
and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver
content and documents related to organizational processes. ECM
tools and strategies allow the management of an organization's
unstructured information, wherever that information exists.

www.aiim.org
… eine Strategie!

Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods
and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver
content and documents related to organizational processes. ECM
tools and strategies allow the management of an organization's
unstructured information, wherever that information exists.

www.aiim.org
DMS ist…

Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten
Verwaltung elektronischer Dokumente…

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
AIIM Modell für ECM
What is….
15
Eingangsrechnungsverarbeitung


Situation
 – Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und
    SharePoint
 – Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung

Ablauf
 – Scannen mit autom. Klassifizierung
 – Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen

Technologie
 – Integration von SAP und SharePoint
 – ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
Kunde         Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG
Branche       Verlagswesen
Mitarbeiter   weltweit ca. 2000
Key Facts:    800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
Ausgangssituation

Situation
 – Viele Eingangsrechnungen pro Tag
 – Viel Aufwand, wenig Transparenz

Ablauf
 – Manueller Freigabeprozess (papierbasiert)
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Technologie
 – SAP & SharePoint
Schematischer Überblick
Technischer Überblick
Technische Details

 Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard)

 Lösung basiert auf den ecspand services

 Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs

 SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard)

 Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand
 Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …)

 Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer
 möglich
Die Lösung mit ecspand

 Stufe I
  – SAP Integration, Scannen von Altbelegen
  – Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP


 Stufe II
  – Scannen mit autom. Klassifizierung
  – ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)


 Stufe III
  – Workflow
Scannen mit autom. Klassifizierung



 Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung
 (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
 Sichtprüfung und Indexierung
 Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen,
 Möglichkeiten zum Customizing (Formular)
 Übergabe an SAP und SharePoint
Integration mit SAP
        inkl. Verbuchung

ecspand.link for archive link
 (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)

ecspand SAP classifier
 (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
Workflow
inkl. Integration mit SAP

Datenaustausch / Workflow (via SAP RFC)
– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart
– Statusupdate aus dem Workflow an SAP
– Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
Workflowstruktur

Workflow basiert auf Nintex
Grundlegend in 4 + 2 Schritten
– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
– Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
Konfigurationsmöglichkeiten
      (out of the box)

Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche
 – Gewohntes Look & Feel für die Anwender
 – Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen,
   Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglich


Verschiedene Workflowtypen
 – Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)
 – Gezielte Personen involvieren
Konfigurationsmöglichkeiten
      (out of the box)

Definierbare Verantwortlichkeiten
 – Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)
 – Z.B. Kostenstellen-basiert




Maske ergonomisch gestaltet
 – Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen)
 – Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)
Workflowmaske
Workflow Aufgaben

Aktive Benachrichtigung und Zugriff via E-Mail
Zugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste
Report & Historie

PDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpft
Integriertes Reporting von Nintex
Einzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar
 – Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werden
Berichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich
Fazit

Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren
– Validierung gegen SAP Stammdaten

Integration von SAP
– ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP
– Datenaustausch Workflow / SAP
– Buchung in SAP

Workflow als Prozessschicht
– Gezielte Workflowsteuerung möglich
– Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske
– Prüf- und Freigabeprozesse
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http://www.ecspand.de/Documents/Videos
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Vielen Dank
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ecspand SAP Eingangsrechnungsverarbeitung

  • 1. Enterprise Content Management (ECM) und Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint
  • 2. Tags Me d.velop ecspand ECM Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
  • 3. Introduction and expectations Florian Laumer intl. Technical Sales Manager d.velop AG / ecspand florian.laumer@ecspand.de ?
  • 6. Strategie der zwei Produktlinien d.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“ ecspand Lösungspakete für MS SharePoint …das klassische ECM neu erfunden… …den SharePoint als vollwertiges ECM…
  • 7. ECM steht für…. Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und Klassik Electronic Counter Measures, siehe Elektronische Gegenmaßnahmen Electrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren) elektrochemische Metallbearbeitung Elliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiert Engine Control Module, siehe Motorsteuerung Engineering Change Management Enhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändern Entitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystem den deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbH Error Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-Geräten Erythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose. Espresso Coffee Machines Manufacture GmbH European Congress of Mathematics European Corporate Management Exceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite Satzkonstruktionen Experiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe International ECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %
  • 8. … auf english Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. www.aiim.org
  • 9. … eine Strategie! Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. www.aiim.org
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  • 11. DMS ist… Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente… http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
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  • 16. Eingangsrechnungsverarbeitung Situation – Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint – Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung Ablauf – Scannen mit autom. Klassifizierung – Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen Technologie – Integration von SAP und SharePoint – ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
  • 17. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG Branche Verlagswesen Mitarbeiter weltweit ca. 2000 Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
  • 18. Ausgangssituation Situation – Viele Eingangsrechnungen pro Tag – Viel Aufwand, wenig Transparenz Ablauf – Manueller Freigabeprozess (papierbasiert) – kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie – SAP & SharePoint
  • 21. Technische Details Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard) Lösung basiert auf den ecspand services Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard) Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …) Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer möglich
  • 22. Die Lösung mit ecspand Stufe I – SAP Integration, Scannen von Altbelegen – Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP Stufe II – Scannen mit autom. Klassifizierung – ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen) Stufe III – Workflow
  • 23. Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung) Sichtprüfung und Indexierung Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen, Möglichkeiten zum Customizing (Formular) Übergabe an SAP und SharePoint
  • 24. Integration mit SAP inkl. Verbuchung ecspand.link for archive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle) ecspand SAP classifier (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
  • 25. Workflow inkl. Integration mit SAP Datenaustausch / Workflow (via SAP RFC) – Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart – Statusupdate aus dem Workflow an SAP – Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
  • 26. Workflowstruktur Workflow basiert auf Nintex Grundlegend in 4 + 2 Schritten – Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe – Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  • 27. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box) Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche – Gewohntes Look & Feel für die Anwender – Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen, Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglich Verschiedene Workflowtypen – Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung) – Gezielte Personen involvieren
  • 28. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box) Definierbare Verantwortlichkeiten – Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert) – Z.B. Kostenstellen-basiert Maske ergonomisch gestaltet – Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen) – Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)
  • 30. Workflow Aufgaben Aktive Benachrichtigung und Zugriff via E-Mail Zugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste
  • 31. Report & Historie PDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpft Integriertes Reporting von Nintex Einzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar – Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werden Berichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich
  • 32. Fazit Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren – Validierung gegen SAP Stammdaten Integration von SAP – ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP – Datenaustausch Workflow / SAP – Buchung in SAP Workflow als Prozessschicht – Gezielte Workflowsteuerung möglich – Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske – Prüf- und Freigabeprozesse