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ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePointFlorian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de
Kunde		Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG  Branche		Verlagswesen Mitarbeiter		weltweit ca. 2000 Key Facts:		800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
Ausgangssituation Situation ca. 500 Eingangsrechnungen pro Tag Viel Aufwand, wenig Transparenz Ablauf Manueller Freigabeprozess (papierbasiert) kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SAP   SharePoint  Server
Ziel Situation Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung Ablauf Scannen mit autom. Klassifizierung und Extraktion Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen Technologie Integration von SAP und SharePoint ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
Die Lösung mit ecspand Phase I SAP Integration, Scannen von Altbelegen Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP Phase II Scannen mit autom. Klassifizierung ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen) Phase III Workflow
Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Sichtprüfung Eingabe / Workflowinformationen Übergabe an SAP und SharePoint
Integration mit SAP inkl. Verbuchung ecspand.linkforarchive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle) ecspand SAP classifier (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
Integration mit SAP inkl. Verbuchung Datenaustausch / Workflow  Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an SAP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
Eingangsrechnungsworkflow Workflow basiert auf Nintex Grundlegend in 4 + 2 Schritten Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
Eingangsrechnungsworkflow Verschiedene Workflowtypen Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung) Gezielte Personen involvieren Definierbare Verantwortlichkeiten Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert) z.B. Kostenstellen-basiert Maske ergonomisch gestaltet Wertelisten Logikprüfungen
Eingangsrechnungsworkflow
Fazit ,[object Object]
Validierung gegen SAP Stammdaten
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