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Workflows richtig im Unternehmen
einsetzen –
Am Beispiel des Onboarding-
Prozesses
busitec GmbH
Webinar – 30.03.2016
Henning Eiben
➜ SharePoint/ Nintex
Certified Expert
➜ Beratung und Entwicklung
➜ SharePoint User Group
Rhein-Ruhr
Vorstellung
Irina Kwiring
➜ Marketing
➜ Moderatorin
Kwiring@busitec.de
@busitecGmbH
Eiben@busitec.de
@nyn3x
Agenda
➜ Was sind Workflows und was sollte man bei der Umsetzung beachten?
➜ Welche Tools sollte man kennen?
➜ Welche Einsatzbereiche und Anwendungsbeispiele gibt es?
➜ Live-Demo – Onboarding Prozess mit SharePoint und Nintex
Workflows sind…
Workflows sind…
➜ … arbeitsteilige, meist wiederkehrende Geschäftsprozesse.
Oder:
➜ … technische Abbildungen eines Arbeitsablaufs, der ganz oder teilweise
mit Hilfe von Computerprogrammen automatisiert abgearbeitet werden.
Workflows können sehr
komplex sein…
Bildquelle: Nintex
Keiner kennt den eigentlichen Standard-Prozess
Besser: Prozessabläufe im Vorfeld dokumentieren
Stolperfallen bei der
Umsetzung
Startprojekt: Erster Workflow ist zu komplex und zu selten
Besser: Mit einfachen, wiederkehrenden Prozessen starten
Folgeprojekte: Komplexe Workflows technisch falsch umgesetzt
Besser: Workflows aufteilen / Prozesse teildigitalisieren
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Tools, die man kennen sollte
Einsatzbereiche und
Anwendungsszenarien
Personal
Kundenservice
& Support
Informations-
technologie
Einsatzbereiche und
Anwendungsbeispiele
➜ Onboarding
Betrieb/
Beschaffung
➜ Produktgenehmigung
➜ Qualitätssicherung
➜ Lieferantengenehmigung
➜ Bestellen von Materialien
Finanzen/
Verwaltung
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➜ Vertragsmanagement
➜ Spesenabrechnung
➜ Rechnungsbearbeitung
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➜ Helpdesk-Support
➜ Anfragen zu IT-Service/ -
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➜ Service-Bereitstellung
Sales &
Marketing
➜ Veranstaltungsplanung
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➜ Beschwerdemanagement
➜ Zusätzliche Genehmigung
➜ Helpdesk
➜ Kundenbeschwerden
➜ Kundenfeedback bis
Produktmanagement
➜ Zufriedenheitsumfragen
➜ Urlaubsanträge
➜ Mitarbeiterschulung
➜ Mitarbeiter-
Statusänderung
Onboarding-Prozess
Mitarbeiter-Onboarding
•Bewerberdaten erfassen
•Personalstamm im ERP
anlegen
•Unternehmensausweis
erstellen
•Ersten Arbeitstag planen
Personal
•Termin für den ersten
Arbeitstag “reservieren”
•Fachliche Einarbeitung
planen
Fachbereich •Benutzerkonto erstellen
•Postfach anlegen
•Berechtigungen zuweisen
IT
Mitarbeiter-Onboarding
Prozesslandkarte
Mitarbeiter Onboarding
FachbereichPersonalIT
Phase
Mitarbeiter wird
eingestellt
Erfassung von
Bewerberdaten
Information an den
Vorgesetzten und IT
über neuen
Mitarbeiter
Termin für ersten
Arbeitstag machen
Termin für ersten
Arbeitstag machen
Benutzerkonto im
AD anlegen
Benutzergruppen
zuweisen
Postfach einrichten
Mitarbeiter Im
Personalstamm
anlegen
Personalausweis
erstellen
Live-Demo
Wrap-Up
Das sollten Sie mitnehmen
Anwender mit einbeziehen
Automatisierung mit einfachen und repitativen Prozessen/ Aufgaben starten
So viel Standard wie möglich und so viel Individualität wie nötig
Das Verbesserungspotential rund um Workflows ist abteilungsübergreifend
Noch Fragen?
So erreichen Sie uns
Henning EibenIrina Kwiring
Kwiring@busitec.de
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Unverbindliche Anfragen zur Beratung oder
Evaluierung unter:
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Screenshots aus der Live-Demo
Workflows im Unternehmenseinsatz - Am Beispiel des Onboarding-Prozesses / Einsatz mit SharePoint und Nintex
Workflows im Unternehmenseinsatz - Am Beispiel des Onboarding-Prozesses / Einsatz mit SharePoint und Nintex
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Workflows im Unternehmenseinsatz - Am Beispiel des Onboarding-Prozesses / Einsatz mit SharePoint und Nintex

  • 1. Workflows richtig im Unternehmen einsetzen – Am Beispiel des Onboarding- Prozesses busitec GmbH Webinar – 30.03.2016
  • 2. Henning Eiben ➜ SharePoint/ Nintex Certified Expert ➜ Beratung und Entwicklung ➜ SharePoint User Group Rhein-Ruhr Vorstellung Irina Kwiring ➜ Marketing ➜ Moderatorin Kwiring@busitec.de @busitecGmbH Eiben@busitec.de @nyn3x
  • 3. Agenda ➜ Was sind Workflows und was sollte man bei der Umsetzung beachten? ➜ Welche Tools sollte man kennen? ➜ Welche Einsatzbereiche und Anwendungsbeispiele gibt es? ➜ Live-Demo – Onboarding Prozess mit SharePoint und Nintex
  • 5. Workflows sind… ➜ … arbeitsteilige, meist wiederkehrende Geschäftsprozesse. Oder: ➜ … technische Abbildungen eines Arbeitsablaufs, der ganz oder teilweise mit Hilfe von Computerprogrammen automatisiert abgearbeitet werden.
  • 6. Workflows können sehr komplex sein… Bildquelle: Nintex
  • 7. Keiner kennt den eigentlichen Standard-Prozess Besser: Prozessabläufe im Vorfeld dokumentieren Stolperfallen bei der Umsetzung Startprojekt: Erster Workflow ist zu komplex und zu selten Besser: Mit einfachen, wiederkehrenden Prozessen starten Folgeprojekte: Komplexe Workflows technisch falsch umgesetzt Besser: Workflows aufteilen / Prozesse teildigitalisieren
  • 8. Tools, die man kennen sollte
  • 9. Tools, die man kennen sollte
  • 10. Tools, die man kennen sollte
  • 11. Tools, die man kennen sollte
  • 12. Tools, die man kennen sollte
  • 13. Tools, die man kennen sollte
  • 14. Tools, die man kennen sollte
  • 16. Personal Kundenservice & Support Informations- technologie Einsatzbereiche und Anwendungsbeispiele ➜ Onboarding Betrieb/ Beschaffung ➜ Produktgenehmigung ➜ Qualitätssicherung ➜ Lieferantengenehmigung ➜ Bestellen von Materialien Finanzen/ Verwaltung ➜ Reiseanfragen ➜ Vertragsmanagement ➜ Spesenabrechnung ➜ Rechnungsbearbeitung ➜ Interne Prozesse ➜ Helpdesk-Support ➜ Anfragen zu IT-Service/ - Lösungskomponenten ➜ Service-Bereitstellung Sales & Marketing ➜ Veranstaltungsplanung ➜ Angebotserstellung ➜ Beschwerdemanagement ➜ Zusätzliche Genehmigung ➜ Helpdesk ➜ Kundenbeschwerden ➜ Kundenfeedback bis Produktmanagement ➜ Zufriedenheitsumfragen ➜ Urlaubsanträge ➜ Mitarbeiterschulung ➜ Mitarbeiter- Statusänderung
  • 18. Mitarbeiter-Onboarding •Bewerberdaten erfassen •Personalstamm im ERP anlegen •Unternehmensausweis erstellen •Ersten Arbeitstag planen Personal •Termin für den ersten Arbeitstag “reservieren” •Fachliche Einarbeitung planen Fachbereich •Benutzerkonto erstellen •Postfach anlegen •Berechtigungen zuweisen IT
  • 19. Mitarbeiter-Onboarding Prozesslandkarte Mitarbeiter Onboarding FachbereichPersonalIT Phase Mitarbeiter wird eingestellt Erfassung von Bewerberdaten Information an den Vorgesetzten und IT über neuen Mitarbeiter Termin für ersten Arbeitstag machen Termin für ersten Arbeitstag machen Benutzerkonto im AD anlegen Benutzergruppen zuweisen Postfach einrichten Mitarbeiter Im Personalstamm anlegen Personalausweis erstellen
  • 22. Das sollten Sie mitnehmen Anwender mit einbeziehen Automatisierung mit einfachen und repitativen Prozessen/ Aufgaben starten So viel Standard wie möglich und so viel Individualität wie nötig Das Verbesserungspotential rund um Workflows ist abteilungsübergreifend
  • 23. Noch Fragen? So erreichen Sie uns Henning EibenIrina Kwiring Kwiring@busitec.de @busitecGmbH Eiben@busitec.de @nyn3x News rund um ECM, DMS und die Cloud: Blog: blog.busitec.de Newsletter: www.busitec.de/unternehmen/news Unverbindliche Anfragen zur Beratung oder Evaluierung unter: sales@busitec.de +49 251 1333 50
  • 24. Screenshots aus der Live-Demo

Hinweis der Redaktion

  1. Herzlich willkommen Bevor es nun mit den handfesten Dingen losgeht, stellen wir uns kurz vor
  2. Irina: Marketing und Moderatorin für heute. Den fachlichen und praktischen Teil übernimmt mein Kollege. Henning: Seit knapp 9 Jahren im Bereich SharePoint unterwegs, vielfach mit Workflows -> deshalb heute mit dabei; unter anderem auch sehr engagiert in der Community, z.B. SharePoint UserGroup Rhein-Ruhr, aber auch in den Foren der Nintex Community
  3. Was erwartet Sie heute in den nächsten 50 Min? Im ersten Teil den fachlichen Einstieg ca. 15-20 Min Und den praktischen Teil am Beispiel des Onboarding-Prozesses in der Live Demo. Wenn es währenddessen Fragen gibt, dürfen Sie die jederzeit im Chat stellen. Diese versuchen wir im Laufe des Webinars Live zu beantworten oder werden sie dann zum Schluss beantworten. Dann haben Sie auch die Möglichkeit ihre Stummschaltung aufzuheben und die Frage direkt in die Runde zu stellen. Um vielleicht auch etwas im Laufe des Webinars darauf einzugehen, ist es für uns besonders interessant zu wissen, wie weit Sie denn mit dem Thema Workflows schon sind. UMFRAGE 1
  4. Bevor wir Ihnen nun die Tools nennen, die unserer Meinung nach nennenswert sind, würden wir gerne wissen, welche Tools Sie denn bereits besser kennen? UMFRAGE 2 Haben Sie das ein oder andere Tool vielleicht im Unternehmen schon im Einsatz? Wurde Ihnen eines mal live vorgestellt?
  5. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  6. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  7. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  8. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  9. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  10. Nicht repräsentative Auswahl Kein „bestes“ Tool, stattdessen: das Tool welches man am besten beherrscht, welches die individuellen Anforderungen am besten erfüllt SPD: Kostenlos Nintex: einfache Bedienung, dank gute Integration K2: sehr gute Integration von individuellen Daten VS: sehr flexibel und viele Freiheiten
  11. Annekdote: am Freitag nachmittag erfährt die IT, dass am Montag ein neuer Mitarbeiter kommt: mal schnell alles einrichten (Weihnachtsfeier?)
  12. Zeigt zusammenspiel der einzelnen Abteilungen, nicht immer linear, sondern Aktionen haben abhängigkeiten Kommunikation zwischen den Abteilungen z.B. per Mail; zT womöglich auch Rückfragen, weil nicht vollständig/richtig weiter gegeben
  13. Am Ende des Workflows : Henning, was ist denn, wenn man bspw. über 50 freie Stellen zu besetzen hat. Das Dropdown-Feld im Formular wäre dann ja ziemlich unübersichtlich.
  14. Vielen Dank Henning, für diesen Einblick! Ich hoffe, dass Sie nun so einiges aus dem Webinar für sich mitgenommen haben. Das Wichtige fasse ich noch mal zusammen.
  15. 1. Ganz wichtig: Wenn Prozesse digitalisiert werden sollen, dann ist es besonders wichtig die Anwender mitzunehmen. Diese müssen schlussendlich den Mehrwert erkennen, sonst kann es schnell mal passieren, dass doch 70 % manuell läuft. 2. Die ersten Projekte sollte man mit einem einfachen eher häufig wiederkehrenden Prozess starten, z.B. dem Onboarding 3. Uns ist es bei der Umsetzung wichtig, mit so viel Standardsoftware wie möglich zu arbeiten. Was hat man schon im Unternehmen + was liefern Anbieter wie Nintex oder K2 mit und dann schauen, was muss noch angepasst werden. 4. Wie man beim Prozess Onboarding gesehen hat, Workflows sind meist abteilungsübergreifend zu sehen. Daher sollte eine Evaluierung auch auf Unternehmensebene durchgeführt werden.
  16. Per E-Mail, in Netzwerken wie XING, LinkedIn; Twitter oder über unseren Blog, wo wir das Thema Workflows in der Beitragsserie „Workflow-Rennen“ auch etwas detaillierter beschreiben. Vielen Dank für die Teilnahme und einen schönen Tag!