Das Dokument diskutiert die aktuellen Trends und Herausforderungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM), insbesondere den Unterschied zwischen klassischen ECM-Systemen und der Lösung 'ecspand your SharePoint'. Zudem werden die top fünf Gründe für den Einsatz von ecspand als ECM-System aufgeführt, darunter Benutzerfreundlichkeit, Integration und Sicherheit. Die Kombination von SharePoint und ecspand wird als vielversprechend für eine moderne, kollaborative Arbeitsumgebung dargestellt.

2. SharePoint und ecspand
The next
Level ECM

4. Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends und
Herausforderungen, die Unterschiede zwischen
klassischen ECM Systemen und ecspand your SharePoint
sowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
sprechen.

5. Trends in der ECM Branche

6. „Trends“ in der ECM Branche
Beobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)en
werden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,
Mobile und Social.
Die Realität sieht aber wie folgt aus:
Mobile

7. Realität der Branche

8. Zukunftsrealitiät?
Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes
Microsoft
Video zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –
auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte
Future Vision
genauer anschauen möchten.
www.microsoft.com/office/vision
Das komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1

9. Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow

10. Zukunftsrealität?
mobiler
Der erste Ausschnitt beschäftigt sich mit denWorkflow
Themen
Mobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-
abhängig Prozesse bearbeiten zu können.

11. Zukunftsrealität?
arbeiten mit
Dokumenten

12. Zukunftsrealität?
So oder so ähnlich könnten wir schon bald mit
Dokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud
arbeiten mit
mit komfortablen Editier- und Suchfunktionen.
Dokumenten

13. Zukunftsrealität?
Collabo-
ration

14. Zukunftsrealität?
Gemeinsam und parallel an Dokumenten und
Collabo-
Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und
ration
damit komplett ortsunabhängig.

15. Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow
Collabo-
ration
arbeiten mit
Dokumenten

16. Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow
Egal ob Collabo- daran glaubt oder nicht, dass so oder
man jetzt
ration
so ähnlich die Zukunft aussehen könnte …
arbeiten mit
Dokumenten

17. Arbeitsrealität
dezentrale Suchen und
Teams Finden
steigende
Wissens-
Informations- Zeitmangel
arbeiter
mengen

18. Arbeitsrealität
… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute
dezentrale Suchen und
schon von Wissensarbeit geprägt mitFinden
Teams Herausforder-
ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),
Arbeit in verteilten Teams …
steigende
Wissens-
Dafür werden mehr und mehr andere
Informations- Tools eingesetzt:
Zeitmangel
arbeiter
mengen

19. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Google
box.com
Docs
Dropbox Skydrive Evernote

20. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Die Nutzungszahlen der etabliertenGoogle
(Cloud-)Anbieter
box.com
im Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch
Docs
(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User,
Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sich
immer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue
Dropbox Skydrive
Tools suchen und diese auch einsetzen. Evernote

21. Medienbrüche

22. Medienbrüche
Tagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchen
zu kämpfen und müssen viele verschiedene
Applikationen und Suchrepositories bemühen um
unsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zu
können.

23. „The Big Disconnect“
How can it be that
I am so powerful as a
consumer and so lame
as an employee?
Geoffrey Moore

24. „The Big Disconnect“
Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Moore
gestern schon in seiner Keynote gezeigt.
Warum gibt es einen it be that
How can so großen Unterschied in der
I am so powerful as a
Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wir
privat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine
consumer and so lame
Software einsetzen, die bereits viele der Problem-
stellungen employee?
as an (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-
management, …) adressiert? Moore
Geoffrey

25. Lösung?
Portal Content Mgmt Reporting
Collaboration Suche Self Service

27. SharePoint
is a great tool
for pumping up
productivity.

28. Garantiert!
Sobald allerdings im
ECM Kontext von
SharePoint die Rede
ist kommen immer
wieder Kritikpunkte wie:

30. Einschätzung der Analysten

31. Einschätzung der Analysten
Business

32. Einschätzung der Analysten
Interessant wird es wenn man sich die Einschätzung von
Forrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational
(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,
Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,
Rights Management) und Transactional (Imaging,
Cold, Formulare) - ansieht.

33. Trotz fehlender Features wie …

34. Diese „Lücke“
des SharePoint ...

35. Diese „Lücke“
des SharePoint
wird gefüllt mit
ecspand your
SharePoint!

36. TOP 5
Gründe für den Einsatz von
SharePoint als ECM System

37. 1
SharePoint
als Basis

38. Anders als klassische ECM Systeme
Link zu
Capture Link zu ERP
SharePoint
DMS Server
Storage

39. Anders als klassische ECM Systeme …
Link zu
Capture Link zu ERP
SharePoint
... die einen eigenen DMS Server voraussetzen und
SharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren …
DMS Server
Storage

40. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
Link zu
Capture Link zu ERP …
SharePoint
DMS Server
Storage

41. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
Capture Link zu ERP …
... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitert
den SharePoint damit zum Server
DMS vollwertigen ECM System.
Storage

42. SharePoint als Basis
einfaches Office
Verwalten Integration
eine zentrale Infrastruktur
Nutzung der
für dokumentenbasierte
Features
Prozesse

43. Logische Strukturierung

44. Logische Strukturierung
Der ecspand Aktenplan aggregiert Dokumente
übersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-
lichen Dokumentenbibliotheken.

45. Logische Suche

46. Logische Suche

47. Logische Suche
Die ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-
auffinden von Dokumenten anhand der spezifischen
Metadaten.

48. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
integrierter (Web-)Viewer
Dokumentumwandlung
Archiv-
(Rendition) in normierte
anbindung
langzeitstabile Formate

49. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige
integrierter (Web-)Viewer
Dokumentformate in langzeitstabile und compliance-
konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt im
Browser an und unterstützt Annotationen und
Dokumentumwandlung
Highlightings. Archiv-
(Rendition) in normierte
anbindung
langzeitstabile Formate

50. 2 Integration

51. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im
Drop am
Datenbanken
Desktop auf Papier oder
Unternehmen erzeugt. Egal ob
elektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellen
zum Dokumentimport. Drag &
Scanning Drop im
Browser

52. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Drop am
Datenbanken
Desktop
Drag &
Scanning Drop im
Browser

53. Integration
Der Scanclient (verfügbar für&
Drag Desktop und Web)
ERP LOB,
,
digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint
Drop am
Datenbanken
Desktopin den Vorgangsakt ein.
ab und ordnet sie automatisch
Die sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablage
von Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft
Drag &
Scanning Drop im
Outlook Browser

54. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Mit den ERP Connectoren werden
Drop am (Stamm-)Daten
Datenbanken
Desktop
abgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und im
ERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende
(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt.
Drag &
Scanning Drop im
Browser

55. 3 Joy of Use

56. Joy of Use
Device- Office
unabhängig Integration
100% Web - Einheitliches Social und
Social
100% Funktion Interface Collaboration

57. Joy of Use
Arbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und
Device- Office
native Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter-
unabhängig Integration
face und die Nutzung der in SharePoint vorhandenen
Collaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nur
den Arbeitskomfort sondern reduzieren auch
100% Web - Einheitliches
Social
Schulungsaufwände.
100% Funktion Interface

58. 4 Lösungen

59. Lösungen
Rechnungen Posteingang
Aufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-
stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbare
Lösungen und Lösungstemplates.
Qualitäts- Case
Verträge
management Management

60. Lösungen
Rechnungen Posteingang
Qualitäts- Case
Verträge
management Management

61. Vertragsmanagement
Unterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die
Archivierung Controlling
gesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente und
Metadaten, beinhaltet Workflowtemplates und
metadatengesteuerte Berechtigungen.
zentraler
Erstellung Verwaltung
Akt

62. Vertragsmanagement
Archivierung Controlling
zentraler
Erstellung Verwaltung
Akt

63. Vertragsmanagement
integrierte
einfaches
Dokument-
Userinterface
erstellung
alles im
Überblick

64. Eingangsrechnungsverwaltung
Vom Scannen über die Vorerfassung Prozess zu Frei-
Erkennung bis hin
gabeworkflows, Verbuchung in das ERP System und
Langzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-
zesse zu beschleunigen.
Scannen Ablage Integration

65. Eingangsrechnungsverwaltung
Erkennung Prozess
Scannen Ablage Integration

66. Eingangsrechnungsverwaltung
Integration
mobiler
Geräte
einfaches
Cloud
Userinterface

67. Qualitätsmanagement
Dokumenten-
Erstellen
Sie Ihr QM-Handbuch
lenkung mit der SharePoint
Lösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO
9001 Konformität, komfortable Workflowmasken und
Integration in Microsoft Office.
vollständige
Fokus auf
Dokumen-
Anwender
tation

68. Qualitätsmanagement
Dokumenten-
lenkung
vollständige
Fokus auf
Dokumen-
Anwender
tation

69. 5 Sicherheit

70. Sicherheit
geringere
Nummer 1
Durchlauf-
Plattform
zeiten
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

71. Sicherheit
geringere
Mit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform
Nummer 1
Durchlauf-
und ecspandPlattform zwei bewährte Standardprodukte
stehen zeiten
zur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-
trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst
werden.
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

72. Sicherheit
geringere
Nummer 1
Durchlauf-
Dies Plattform
gewährleistet rasche Projektumsetzung und
zeiten
–änderungen, geringe Folgekosten und eine hohe
Update- und Investitionssicherheit!
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

73. Fazit

74. Fazit
So ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mit
SharePoint und ecspand aussehen.
Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,
(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-
und Auswertungsmöglichkeiten.

75. Fazit

76. Fazit
Integration Lösungen
SharePoint
und Joy of Use Sicherheit
ecspand

77. Kombination von SharePoint & ecspand
Mit der Kombination von
und wird
Ihre Collaborationplattform
form vom Strong Performer
zum ECM Leader!

79. /me
Florian Laumer
Technical Sales Manager
d.velop International GmbH
florian.laumer@ecspand.de
+49-89-6720861540
www.ecspand.com
www.d-velop.com

81. Credits
Bilder:
iStockphoto – ausgenommen Folie 5 (Nokia, Apple),
7 (Minolta), 25 (Nokia) und 29 (Microsoft)
Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichen
oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.