Die gds ag ist ein Full-Service-Dokumentationsdienstleister mit über 40 Mitarbeitern, der in mehreren europäischen Standorten tätig ist und das Redaktionssystem docuglobe verwendet. Ziel ist die Integration der Produktdokumentation in unternehmensinterne Systeme wie ERP und CRM, um Systemprozesse zu optimieren und Know-how zu zentralisieren. Durch die Anbindung an SAP wird eine effiziente Erstellung und Verwaltung der Dokumentation angestrebt, die auch die Versionskontrolle und Verfügbarkeit von Informationen verbessert.

2. gds AG
gds AG Sassenberg
Linnich
gds AG
Gersthofen
gds Schweiz GmbH
Regensdorf
 Tätig an 4 Standorten  CMS-Anbieter mit dem
Redaktionssystem docuglobe
 Tochter der technotrans AG
 ... über 40 Mitarbeiter
 Dokumentationsdienstleistung
 ... über 200 zufriedene docuglobe
 Softwareentwicklung
Kunden

3. "Abteilung" eines Technologieunternehmens
+ Fullservice-Dokumentationsdienstleister
+ Softwarehersteller
+ Lösungsentwickler und Supporter
Aus der Praxis ... für die Praxis

4. "Stiefkind Dokumentation"
im Unternehmensprozess
gds Schweiz GmbH
global document solutions

5. Ein klassischer Ist-Zustand
 ERP-Systeme bilden die Basis eines
DMS Unternehmens
File  Die Produktdokumentation wird nicht
PDM
im ERP-System berücksichtigt und
führt ein "Sonderdasein"
CRM CMS  Hinzu kommen weitere Systeme als
"Insellösungen"
ERP
Folge
 Keine Integration der Dokumentation
in den "Unternehmensalltag"

6. Ein klassischer Ist-Zustand
 Ggf. Nutzung eines professionellen
CMS-Systems
 Beauftragung der Dokumentation
auf "Zuruf"
 Verwaltung der Dokumentation
über Listen
 Ablage/Zugriff über File-System
 Keine direkte Produktzuordnung
Folge
 Personengebundenes Knowhow

7. Die Zielsetzung
 Integration der Dokumentation in den
DMS "Unternehmensalltag"
File  Nutzung bestehender Systeme
PDM  Systemgestützte Prozesse
CMS
Dadurch
CRM
 effiziente Erstellung und Verwaltung
ERP
 Knowhow "steckt" in den Systemen
 direkte Verfügbarkeit von Informationen

8. Ablauf eines Auftrages
Vertrieb Auftrag
Produkt
Konstruktion
Dokumentation ERP- Service
Stamm
Arbeitsvorbereitung daten
Produktionsauftrag Produktion Versand Kunde

9. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
Vertrieb
 Auftragsanlage
 Definition des Produkts
Klassifizierung:
- Produktmerkmale
- Dokumentationsmerkmale
- Sprache
- Publikationsform
- ...
- Sonstiges
 Ist keine Dokumentation
vorhanden erfolgt ein
entsprechender Status

10. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
Dokumentation
 Auftrags- und Materialstatus-
bezogene Auswertung
erzeugt "Arbeitsvorratslisten"
 Informationsrecherche anhand der
Produkt- und Auftragsklassifizierung

11. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
Dokumentation
 Erstellung der Dokumentation
im CMS - docuglobe
 Anlage der Dokumentation als
Dokumenteninfosatz (DIS) in SAP
(über eine SAP-docuglobe
Schnittstelle realisierbar)

12. Erstellung der Dokumentation
im CMS-System docuglobe

13. Schnittstelle zwischen docuglobe-CMS
und SAP
Dokumenten-Nr. 4711 - FB 100
Dokumententyp Betriebsanleitung
Sprache deutsch
Geräteart Fräsmaschine
Typ FB 100

14. Die Dokumentenverwaltung (DVS) in SAP
Content-
Server
Dokumenteninfosatz (DIS)
Dokumentenklassifizierung

15. Die Dokumentenverwaltung (DVS) in SAP
Material
Dokumenteninfosatz (DIS)
Dokumenteninfosatz (DIS)
Objektverknüpfungen

16. Die Dokumentenverwaltung (DVS) in SAP
Entstehung eines Informationsnetzwerkes
DIS Material DIS Material
DIS DIS Material DIS

17. Die Dokumentenverwaltung (DVS) in SAP
Einbindung weiterer SAP-Objekte
Arbeitsgänge Kunden Lieferanten
DIS Material DIS Material
DIS DIS Material DIS
Netzpläne Angebote Aufträge

18. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
Dokumentation
 Zuordnung der Dokumentation
zum Produkt über
"Objektverknüpfungen"

19. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
Versand
 Mit Ausdruck der Lieferpapiere
werden auch die produkt-
begleitenden Dokumente
erzeugt

20. Integration der Dokumentation in SAP
am Beispiel der technotrans AG
ERP-
CMS Dokument Stamm Produkt
daten
Produktion Vertrieb Service Kunde

21. Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit