Technische Dokumentation in der Cloud - Rolf Keller

Technische Dokumentation in der Cloud –
die Zukunft des Informationsmanagements?!

TECOM Forum 2011

TECOM Forum 2011 Dr. Rolf Keller © Ekumo GmbH 1

Wolken Schlagzeilen

• Computerwoche 02/2011: „Wege in die Cloud – Das bringt das
neue IT-Modell“

• CeBIT News 2011: „Cloud-Fieber – IT aus der Wolke beherrscht
die Diskussionen in den gut gefüllten CeBIT-Hallen“

• DOK Ausgabe Februar 2011: „SaaS & Cloud Computing – das
Büro in der Cloud“


Wolken Typen

• ….es gibt verschiedene Arten von Wolken


NIST definiert Cloud Computing „als ein Modell für einen problemlosen,
auf Abruf verfügbaren Netzzugriff auf einen gemeinsamen Pool aus Definition: Cloud Computing
konfigurierbaren Rechenressourcen (z.B. Netze, Server, Speicher,
Anwendungen und Dienste), der schnell bereitgestellt und mit
geringfügigem Verwaltungsaufwand bzw. minimalen Eingriffen durch
den Dienstanbieter freigegeben werden kann“.

5-4-3-Cloud Modell des
National Institute of Standards
and Technology (NIST)

• 5 wesentliche Charakteristika
• 4 Nutzungsmodelle
• 3 Servicekategorien

Quelle: T-Systems White Paper Cloud Computing II und Cloud Security Alliance:
https://wiki.cloudsecurityalliance.org/guidance/index.php/Cloud_Computing_Architectural_Framework


Definition: Cloud Computing

Charakteristische Merkmale:
• Broad network access
Zugriff auf ein Netz haben, welches von
verschiedenen Endgeräten aus, den Zugriff auf die
benötigten Ressourcen ermöglicht (Mobiltelephone,
PDAs, Laptops…)
• Rapid elasticity
Bereitstellung erfolgt elastisch, d.h. Ressourcen
• On demand self service können zeitnah (im Idealfall automatisiert
Möglichkeit, Ressourcen entsprechend der Anforderungen der Anwendungen)
selbstständig und nach eigenem hoch und herunter skaliert werden.
Wunsch zu ordern • Measured service
• Resource pooling Services müssen quantitativ erfasst werden können,
Die Ressourcen werden „gepoolt“ damit Anbieter und Nutzer vollständige Transparenz
und multimandantenfähig erhalten, was letzten Endes erst die
bereitgestellt nutzungsabhängige Abrechnung ermöglicht.



Service-Kategorien:
• IaaS (Infrastructure as a Service)
Bezug von „rohen“ Infrastrukturressourcen wie
Rechenleistung und Speicher
• PaaS (Platform as a Service)
PaaS-Dienste adressieren Entwickler. Hier werden
Entwicklungs- aber auch Betriebsumgebungen für
Applikationen bereitgestellt
• SaaS (Software as a Service)
Nutzung spezifischer, kompletter Anwendungen

…und es gibt noch mehr davon…
• XaaS (Everything as a Service)
......



Nutzungsmodelle:
• Private Cloud
Private Clouds werden lediglich für eine Organisation,
beispielweise für ein Unternehmen, betrieben
• Public Cloud
Bei einer Public Cloud wird die Cloud-Infrastruktur der
Öffentlichkeit zugänglich gemacht
• Hybrid Cloud
Ein hybrider Ansatz ist in unserem Verständnis eine
Nutzungs-Kombination verschiedener Cloud-Formen
• Community Cloud
Im Gegensatz dazu teilen sich in einer Community
Cloud verschiedene Organisationen ähnlicher
Interessen die Infrastrukturressourcen
......


Marktzahlen 1

• Marktzahlen der Experton Group für Deutschland

• Über 1,1 Mrd. € Umsatz in
2010 für Cloud-Technologien,
-Services, und -Beratung
• Ø 40% jährliches Wachstum
bis 2015


Marktzahlen 2

• Marktzahlen der Experton-Group für Deutschland

• SaaS-Markt momentan noch
dominant im Vergleich der
anderen Services

Fokus im Vortrag auf
SaaS-Lösungen


Was macht Cloud-Lösungen denn so interessant?

Potenzial zur Kostensenkung

Ressourcenpooling

Abrechnung nach tatsächlichem Nutzungsgrad

Verringerte Kapitalbindung

Verlagerung von fixen Investitionen zu variablen Kosten

Abrechnung nach Volumen, Zeit oder Leistungseinheiten (CPU)

Konzentration auf das Kerngeschäft

Kein zusätzliches IT-Projekt

Software nutzen anstatt Lösungen selbst zu betreiben



Umsetzbarkeit auch bei fehlendem Know-how

Nutzung weitgehend standardisierter Komponenten

Einrichtung, Betrieb und Pflege werden als Service bereitgestellt

Schnelle Realisierbarkeit

Durch Virtualisierungstechnologie kann schnell eine Umgebung für Test und Betrieb bereitgestellt
werden

Je standardisierter die genutzten Services, je schneller kann ein Service eingerichtet werden



Größere Flexibilität und Skalierbarkeit

Zusätzliche Nutzer sind meist innerhalb weniger Minuten angelegt

Abteilungs- und standortübergreifendes Arbeiten kann elegant realisiert werden (Browser und
Internetzugang)

Zusatzfunktionalitäten lassen sich zubuchen bzw. abbestellen

Zusätzliche Rechenleistung kann durch Pooling der Ressourcen schnell bereitgestellt werden

Keine starre, langfristige Bindung an Nutzerlizenzen


Hemmnisse bei der Einführung von Cloud-Lösungen

Datensicherheit

Es gilt zu klären und zu definieren

Wo die Daten physikalisch liegen

In welchem Rechtsraum

Welche Authentifizierungsmechanismen angewandt werden

Erfolgt die Datenübermittlung über gesicherte Leitungen (https)

Ausfallsicherheit der Hardware

Backup-Konzept



Datenschutz

Welche Daten sollen in der Cloud-Lösung verwaltet werden?

Unterliegen diese besonderen Datenschutzbestimmungen (z. B. bei personenbezogenen Daten)

Sind spezielle vertragliche Regelungen erforderlich?

Abhängigkeit von einem Dienstleister

Kann die Cloud-Lösung rückgeführt werden in die eigene IT-Umgebung?

Welche Migrationskosten entstehen dabei?

Ist Interoperabilität zwischen Cloud Services verschiedener Anbieter gegeben?



Performanz und Verfügbarkeit

Festlegung von SLAs

Skalierbarkeit der Anwendung und Infrastruktur sicherstellen


Wie könnte eine Cloud-Lösung für Technische Dokumentation aussehen?

Anwender beim Zentrale Server
Endkunden Redaktionssystem
(z. B. Redakteurin, Prüfer, Service, Admin)
AMS
Term-DB

Anwender bei Partnern
Und externen Dienstleistern
(z. B. Redakteure, Übersetzer, )
SaaS-Anbieter
Verwaltung der Cloud Services
Management und Update der SaaS-Dienste



AMS
Term-DB

SaaS-Anbieter


Thesen zu Cloud-Lösungen in der Technischen Dokumentation

These 1
Cloud –Lösungen sind für die meisten Werkzeuge entlang der Wertschöpfungskette technischer
Dokumentation denkbar und teilweise bereits verfügbar

• Autorenunterstützende Systeme (AMS),

• Redaktionssysteme (CMS)

• Translation Memory Systeme (TMS)

• Terminologiedatenbanken (Term-DB)



These 2
Aktuell sind Private- und Hybrid Cloud-Lösungen zu favorisieren Private
(Corportate)
• Datensicherheit in eigener Hand Cloud
• Performanz selbst steuerbar

• Einfacher Individualisierbar
Hybrid
Cloud



These 3
Die Chancen überwiegen die Risiken

• Kostengünstiger Einstieg in moderne Technologien auch für kleine und mittelständische
Unternehmen

• Meist kurze Kündigungsfristen für Services (Anbieterabhängig)

• XML-Daten sind gute Basis für Rückführung und Anbieteraustausch

• Risiken bei Datensicherheit lässt sich durch entsprechende Maßnahmen minimieren.
Sicherheitsstandards sollten aber durch zyklische Überprüfungen auf dem aktuellen Stand gehalten
werden.



These 4
Mit steigender Standardisierung können auch Public Clouds interessant werden

• XML ist grundsätzlich schon mal eine sehr gute Ausgangslage

• Für die Informationsmodelle liegt noch kein Standard vor (DITA?, PI-Mod?, docbook?)

• Muss das Layout wirklich für jedes Unternehmen ganz anders sein (mal abgesehen von Logo,
Impressum)?

• Skaleneffekte in mandantenfähigen Cloud-Lösungen bringen maximale Kostenersparnis



These 5
Cloud-Lösungen sind für die sich zunehmend dynamisch verändernden Unternehmen die optimale
Lösung

• Flexibilität

• Geschwindigkeit

• Kosten



These 6
Cloud Computing wirft gegenüber klassischen Outsourcingprojekten keine grundsätzlich neuen
rechtlichen Fragestellungen auf.

• Die Themen Datenschutz und –sicherheit gewinnen allerdings an Bedeutung


Praxisbeispiele

Sunrise Communications AG
Sunrise Mail auf Basis der Google Apps ISP Edition, einem Cloud Computing Angebot von Google

Mail, Kalender und persönliche Startseite mit Zusatzfunktionen (SMS, MMS…)

Auslagerung von Services die nicht zum Kerngeschäft gehören

Radio.de (Startup mit Internationalisierungsambitionen)
Bürosoftware als webbasietre On-Demand Lösung

Realisiert mit Google Apps Premier Edition

Neben Office-Anwendungen für Text, Tabellenkalkulation, Präsentation werden auch Mail, Kalender
und Google Talk für die Kommunikation verwendet

(Beispiele aus BITKOM-Leitfaden „Evolution in der Technik – Revolution im Business) Oktober 2009


Praxisbeispiele

Bestsidestory GmbH (Shopmanagement, Onlinemarketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Eventmarketing)
All-in-One Lösung (CRM, ERP, Personalverwaltung, Projektmanagement)

Webbasierte SaaS-Lösung auf Baisis SAP ByDesign (Monatsabo für 10 User)

Systemmanagement durch SAP

Integrierter Service & Support mit Health-Checks

(Präsentiert auf CeBIT 2011)


Praxisbeispiele

MAN Nutzfahrzeuge AG
Hybrid Cloud-Lösung „MANOffice®“ (IT-Hoster ist T-Systems)

Reine Webanwendung auf Basis der Redaktionslösung Ekumo

Bereichs- und abteilungsübergreifende Erstellung aller Fahrzeugliteraturen (Bus, LKW, Diagnose,
Motor)

Integrierte Autorenunterstützung (acrolinx IQ)

Single Source / Cross Media (inkl. Portalausgabe)

Workflows für Freigabe, Prüfung, Veröffentlichung

(Wer es sehen will – Stand 8 im Atrium)


Mein Fazit

Technische Dokumentation in der Cloud ist
die Zukunft des Informationsmanagements!


Vielen Dank

Fragen?

Dr. Rolf Keller
rolf.keller@ekumo.de


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