Das Dokument beschreibt die Implementierung eines optimalen Redaktionssystems unter Verwendung von Word 2003 und XML durch Pascal Kesselmark und Achim Götz. Es betont die Wichtigkeit von strukturierten, semantischen Inhalten und einheitlichen Schreibregeln, um Konsistenz und Wiederverwendbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Trotz der Herausforderungen von Word 2003 zeigt das System eine hohe Effektivität und wurde mit dem Dokupreis 2011 ausgezeichnet.

1. MIT EIGENLEISTUNG DANK/TROTZ WORD EIN OPTIMALES REDAKTIONSSYSTEM ERHALTEN Pascal Kesselmark / Klingelnberg Achim Götz / euroscript

2. Strukturierte Dokumente

3. Semantische Strukturen Der konsistente Aufbau der Dokumentation basiert auf zwei Grundregeln: Bestimmte Inhalte müssen immer mit der dafür vorgesehenen Auszeichnungsart formatiert werden. Die Abfolge von Inhalten (und damit von Formaten) ist nicht beliebig sondern folgt einem Regelwerk. Diese Grundregeln sollen helfen, den Aufbau von Dokumenten verschiedener Autoren konsistent zu halten und die Austauschbarkeit von Textteilen möglich zu machen.

4. Gliederung Kopfzeile Gliederungsebene Textabsatz Sicherheitshinweis Listenformate Gliederungsebene Textabsatz

5. Abbildungen Abbildung Abbildungslegende Abbildungsunterschrift

6. Handlungsanweisung Sicherheitshinweis Hinweise und Handlungen

7. Schreibregeln Sprachliche Regelungen sind notwendig für das einheitliche Erscheinungsbild von Dokumenten verschiedener Autoren. Sprachliche Regelungen helfen, sprachliche Fallstricke zu umgehen und sowohl verständlich als auch übersetzungsgerecht zu schreiben. Sprachliche Regelungen sind mehr als nur die Definition von Fachtermini.

8. Schreibregeln Allgemeine Regeln Neue Deutsche Rechtschreibung, Aktivformulierungen, präzise Formulieren Regeln auf Wortebene Modalverben, Füllwörter, Abkürzungen Regeln auf Satzebene Kurze Sätze, Aufzählungen, Überschriften Zeichensetzung und/oder, Semikolon, Auszeichnungen Zahlen Werte und Einheiten, Tausendergruppierung, Dezimaltrennzeichen Handlungsanweisungen Aufbau von Handlungsanweisungen Sicherheitshinweise Aufbau von Sicherheitshinweisen

9. Ausgangslage von P. Kesselmark Beim vorherigen Arbeitgeber XML-Redaktionssystem eingeführt Strukturierter FrameMaker Inhalte semantisch strukturiert Umfassender Redaktionsleitfaden  Inhalte werden konsistent erfasst und systematisch validiert.

11. Ausgangslage bei Klingelnberg Redaktionssystem mit Word 2003 als Editor  unstrukturiertes „kreatives “ Schreiben Manuelle Formatierungen in Word (Formate, Bilder etc.) RLF ja, Schreibregeln nein! Keine definierte Inhaltsstruktur

23. VBA-Makros Prüfungen auf Modul- und Dokumentebene Individualisierte Symbolleiste Strukturtemplates Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse

24. Abbildungsgröße Probleme beim Import von Übersetzungen Grafiken/Bilder dürfen NIE skaliert werden Modul kann NICHT gespeichert werden 2% Toleranz für Word If (ishape.ScaleHeight >= (100 - unteres_abmass) And ishape.ScaleHeight <= (100 + oberes_abmass)) _ And (ishape.ScaleWidth >= (100 - unteres_abmass) And ishape.ScaleWidth <= (100 + oberes_abmass)) _ Then …

25. Verwendete Formate Nur die in der Vorlage definierten Absatzformate sind erlaubt. Alle anderen Formate werden reklamiert. Das Format «Standard» wird automatisch umgewandelt.

26. Richtige Sequenzierung durch Autotexte Fügt eine komplette Muster-HA ein Jedes Mal neu und nicht eine alte HA kopieren

27. Semantische Struktur HA Abgeleitete Regeln: Nach «L0:Handlung» darf … kommen Vor Marginale muss «L1: Handlung_Ende» kommen Alle anderen Formate sind nicht erlaubt

28. Modularisierung Im RLF definiert, dass maximal 1 Überschrift pro Modul erlaubt ist

29. „ Kleinigkeiten “ Text ohne Formatierung einfügen Sub TextEinfuegen() Selection.PasteAndFormat (wdFormatPlainText) End Sub „ Brauchbares “ Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

31. Resultat! Konsistente Dokumente Höhere Wiederverwendung Problemlose Übersetzungen Besseres Kundenerlebnis … und dies Trotz oder Dank Word 2003! 2-facher Gewinner des Dokupreises 2011

32. Fragen? [email_address] Stand TECOM Schweiz, F15 (Obergeschoss) [email_address] Stand euroscript, Halle 4, Stand 422