Just in time - Pascal Kesselmark

Just in Time
Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten

Pascal Kesselmark, Leiter Technische Dokumentation

Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011

Pascal Kesselmark

• Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg
• Verantwortlich für die TD sowie für das firmenweite Terminologie- und
Übersetzungsmanagement

Werdegang • Technische Grundausbildung
• Fachredakteur (Journalist)
• Technischer Redakteur (Eidg. dipl. Technikredaktor)
• Ing. EurEta Informatik
• Leiter TD / Prüfungsleiter Tecom

Projekte • Einführung Redaktionssysteme (Siemens SBT, Geberit, Klingelnberg)
• Einführung Terminologie- und Übersetzungstools und -Prozesse
• Prozessoptimierung
• Standardisierung, Konformität


Klingelnberg – Maschinen und Anwendungen


Kunden

SIAP


Agenda

• Einführung in das Thema
• Klingelnberg 2008 - 2011
• Aufgabenpakete zur Optimierung der TD
• Zusammenfassung
• Fragen


Themen in der Technischen Dokumentation

Abnahme Arbeitsumgebung Belastung Betriebsmittelvorschriften

Budget Dienstleister Freigabe Graﬁken Informationsmangel
Kreativität Kundenanforderungen Kundenspeziﬁsch

Lieferantendokumentation Maschinenoptionen Normen
Priorität Produktionslänge Prozesse Rechtssicher Redaktionsleitfaden

Redaktionsschluss Redaktionssystem

Regeln Schnittstellen Schreibregeln Softwareentwicklung

Sprachvarianten Standard Status Struktur Terminologie
Terminplan Terminverzug Text Tools Überlastung Übersetzungsdauer

übersetzungsgerecht Verantwortlichkeiten

Vorgesetzte Wichtigkeit

Frage

Wie isst man einen Elefanten?

Stück für Stück
...und genau so müssen Sie
auch bei der Optimierung
in der TD vorgehen!


Aufgabenpakete zur Optimierung der TD

• Analyse der Probleme /
Informationsbedarf analysieren
• Prozesse analysieren und optimieren
• Umfeld vorbereiten
• Inhalte optimieren
• Redaktoren trainieren
• Übersetzungsdauer reduzieren
• Mut zur Lücke


Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme

Ziel
• Charakterisierung der Zielgruppen: Rollen, Nutzungssituationen,
Wissensvoraussetzungen, Strategien
• Konformität mit rechtlich geforderten Mindestangaben
• Kunden-/marktgerechte Portionierung/Detaillierung
• Alles Entbehrliche „abspecken“!

Methoden
• Befragungen
• Workshops
• Hotline-Auswertung
• Mut zum Verzicht auf rechtlich nicht
geforderte Informationen oder diese
als kostenpflichtige Zusatzleistung
anbieten

Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011


Zielgruppen bei Klingelnberg


Prozesse analysieren und optimieren

• Analysieren, wo Zeit «verloren» geht
• Wer ist für welche Inhalte verantwortlich?
• Wer muss Freigabe erteilen?
• Wer trägt am Schluss die Verantwortung?
• Welche repetitiven Aufgaben könnten automatisiert werden?


Umfeld vorbereiten

• Vorlagen
• Automatisierung durch VBA, FrameScript usw.
• Strukturierungsmethoden
– InformationMapping
– Funktionsdesign
• Inhaltsstruktur erstellen
– Tecom Leitfaden «Betriebsanleitungen»
• Redaktionssystem wäre gut, benötigt aber Know-how und
Investitionen
– Schrott in = Schrott out!
– Zeiteinsparung erst in der Pflege und
Übersetzung
– Miete ist teilweise auch möglich!
• Standards definieren

• Status der Technischen Dokumentation im
Unternehmen

Umfeld vorbereiten


Umfeld vorbereiten

Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise
• EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
• EN ISO 12100: Sicherheit von Maschinen
• EN 62079: Erstellen von Anleitungen, Gliederung, Inhalt und
Darstellung -> EN 82079-1
• EN 1050: Sicherheit von Maschinen. Leitsätze zur
Risikobeurteilung
• ISO 3864 1/2: Graphical symbols – Safety colours and safety
signs
• ANSI Z535.1-.6: American National Standard for Enviromental
and Facility Safety Signs


Umfeld vorbereiten

Technische Dokumentation im Unternehmen
• Sichtbar werden
• Stellenwert erhöhen
• Investitionen dem Management über ROI «verkaufen»


Inhalte optimieren

Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen
• Ökonomische und qualitätsgesicherte Textproduktion nach
eindeutigen und einfachen Regeln
• Optimale „Fütterung“ Translation Memory-Systeme und optimale
Verständlichkeit für die Nutzer
• Entlastung der Redaktion (ggf. Entwicklung) von Formulierungs- und
Gestaltungsaufgaben
• Die Basis automatisch generierter und stimmiger Dokumente legen
• Terminologie normen, Nutzung und Pflege
sichern
• Übersetzungsgerechte Inhalte

-> Leitfaden «Regelbasiertes Schreiben»
(tekom.de)

Inhalte optimieren


Inhalte optimieren

• Qualitätsprüfung der Quelltexte
• Analyse der häufigsten Probleme und deren Logik
• Definieren einer Prüfroutine

• Editoren
– Word
• VBA lernen
• http://www.archivepub.co.uk/book.html
– FrameMaker
• FrameScript


Redaktoren trainieren

• Feedback durch Korrekturen
• Redaktionssitzung
• Tecom Veranstaltungen
• Eidg. dipl. Technikredaktor
• Mitarbeit bei der Tecom QSK


Übersetzungsdauer reduzieren

• Inhaltlich
– Terminologie (Abgestimmt mit Markt)
– Übersetzungsgerechte Inhalte
• Grafiken
• Texte
– QS der Quellsprache vor dem Übersetzen
– QS der fertigen Übersetzungen

• Prozess
– Vorab-Übersetzungen
– Keine Marktfreigabe der Übersetzung!

• Tools
– Prüfen, ob Übersetzungsumgebung im Zielland grosse Verwendung hat.
– Je nach Hersteller kann die Projektverwaltung 50 % länger dauern. In
extremen Fällen einen Tag anstatt einer Stunde.
– Schnittstellen Redaktionssystem und Übersetzungsumgebung.

Termintreue verbessern

• Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein?
– Damit nicht «Nachgebessert» werden muss!

• Produktionsdaten/Liefertermine im Griff haben
• Redaktionsschluss festlegen und kommunizieren (-x Wochen)
• Übersetzer
– Vorab «reservieren» (mind. 3 Wochen)
– Teillieferungen


Mut zur Lücke

• Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein
• Praxis: Bei einer neuen Maschine wird bis zum letzten Tag
«optimiert» --> Doku? Übersetzung?

... Nachlieferung möglich, da Maschine im Normalfall ein paar
Wochen unterwegs.


Zusammenfassung

Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man:
• Prozesse verbessert
• Verantwortliche bestimmt
• Standards verwendet
• Qualität im Griff hat
• Optimale Tools einsetzt

Sehr oft benötigt es jedoch nur kleine Anpassungen, um
messbare Verbesserungen zu erhalten.

Es wird einem aber nichts geschenkt!


Fragen?

Falls Ihnen später noch Fragen einfallen:
• p.kesselmark@klingelnberg.com


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