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Just in Time
                      Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten




                                                   Pascal Kesselmark, Leiter Technische Dokumentation




Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie   Just in Time   kep - 05_2011
Pascal Kesselmark

                                     • Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg
                                     • Verantwortlich für die TD sowie für das firmenweite Terminologie- und
                                       Übersetzungsmanagement

Werdegang • Technische Grundausbildung
                                     • Fachredakteur (Journalist)
                                     • Technischer Redakteur (Eidg. dipl. Technikredaktor)
                                     • Ing. EurEta Informatik
                                     • Leiter TD / Prüfungsleiter Tecom

        Projekte • Einführung Redaktionssysteme (Siemens SBT, Geberit, Klingelnberg)
                                     • Einführung Terminologie- und Übersetzungstools und -Prozesse
                                     • Prozessoptimierung
                                     • Standardisierung, Konformität




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Klingelnberg – Maschinen und Anwendungen




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Kunden



                                                                           SIAP




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Agenda

                                     • Einführung in das Thema
                                     • Klingelnberg 2008 - 2011
                                     • Aufgabenpakete zur Optimierung der TD
                                     • Zusammenfassung
                                     • Fragen




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Themen in der Technischen Dokumentation


     Abnahme                                           Arbeitsumgebung                                                       Belastung                 Betriebsmittelvorschriften

     Budget                                                    Dienstleister Freigabe                                            Grafiken                     Informationsmangel
     Kreativität                                                       Kundenanforderungen                                                                     Kundenspezifisch

     Lieferantendokumentation                                                                                                            Maschinenoptionen   Normen
     Priorität                              Produktionslänge                                                       Prozesse          Rechtssicher Redaktionsleitfaden


     Redaktionsschluss                                                                                                                                        Redaktionssystem

     Regeln Schnittstellen                                                                                                      Schreibregeln               Softwareentwicklung

     Sprachvarianten                                               Standard Status                                                     Struktur          Terminologie
     Terminplan Terminverzug                                                                                 Text            Tools    Überlastung             Übersetzungsdauer

     übersetzungsgerecht                                                                                                                                    Verantwortlichkeiten

     Vorgesetzte Wichtigkeit
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Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Klingelnberg 2008 - 2011
Frage



                             Wie isst man einen Elefanten?


                                             Stück für Stück
                                                       ...und genau so müssen Sie
                                                          auch bei der Optimierung
                                                          in der TD vorgehen!




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Aufgabenpakete zur Optimierung der TD


                                     • Analyse der Probleme /
                                             Informationsbedarf analysieren
                                     • Prozesse analysieren und optimieren
                                     • Umfeld vorbereiten
                                     • Inhalte optimieren
                                     • Redaktoren trainieren
                                     • Übersetzungsdauer reduzieren
                                     • Mut zur Lücke

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Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme

                                     Ziel
                                     • Charakterisierung der Zielgruppen: Rollen, Nutzungssituationen,
                                       Wissensvoraussetzungen, Strategien
                                     • Konformität mit rechtlich geforderten Mindestangaben
                                     • Kunden-/marktgerechte Portionierung/Detaillierung
                                     • Alles Entbehrliche „abspecken“!

                                     Methoden
                                     • Befragungen
                                     • Workshops
                                     • Hotline-Auswertung
                                     • Mut zum Verzicht auf rechtlich nicht
                                       geforderte Informationen oder diese
                                       als kostenpflichtige Zusatzleistung
                                       anbieten

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Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme

                                                        Zielgruppen bei Klingelnberg




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Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme




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Prozesse analysieren und optimieren

                                     • Analysieren, wo Zeit «verloren» geht
                                     • Wer ist für welche Inhalte verantwortlich?
                                     • Wer muss Freigabe erteilen?
                                     • Wer trägt am Schluss die Verantwortung?
                                     • Welche repetitiven Aufgaben könnten automatisiert werden?




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Umfeld vorbereiten

                                     • Vorlagen
                                     • Automatisierung durch VBA, FrameScript usw.
                                     • Strukturierungsmethoden
                                               – InformationMapping
                                               – Funktionsdesign
                                     • Inhaltsstruktur erstellen
                                               – Tecom Leitfaden «Betriebsanleitungen»
                                     • Redaktionssystem wäre gut, benötigt aber Know-how und
                                       Investitionen
                                               – Schrott in = Schrott out!
                                               – Zeiteinsparung erst in der Pflege und
                                                 Übersetzung
                                               – Miete ist teilweise auch möglich!
                                     • Standards definieren

                                     • Status der Technischen Dokumentation im
                                       Unternehmen
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Umfeld vorbereiten




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Umfeld vorbereiten

                                     Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise
                                     • EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
                                     • EN ISO 12100: Sicherheit von Maschinen
                                     • EN 62079: Erstellen von Anleitungen, Gliederung, Inhalt und
                                       Darstellung -> EN 82079-1
                                     • EN 1050: Sicherheit von Maschinen. Leitsätze zur
                                       Risikobeurteilung
                                     • ISO 3864 1/2: Graphical symbols – Safety colours and safety
                                       signs
                                     • ANSI Z535.1-.6: American National Standard for Enviromental
                                       and Facility Safety Signs




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Umfeld vorbereiten

                                     Technische Dokumentation im Unternehmen
                                     • Sichtbar werden
                                     • Stellenwert erhöhen
                                     • Investitionen dem Management über ROI «verkaufen»




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Inhalte optimieren

                                     Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen
                                     • Ökonomische und qualitätsgesicherte Textproduktion nach
                                             eindeutigen und einfachen Regeln
                                     • Optimale „Fütterung“ Translation Memory-Systeme und optimale
                                             Verständlichkeit für die Nutzer
                                     • Entlastung der Redaktion (ggf. Entwicklung) von Formulierungs- und
                                             Gestaltungsaufgaben
                                     • Die Basis automatisch generierter und stimmiger Dokumente legen
                                     • Terminologie normen, Nutzung und Pflege
                                             sichern
                                     • Übersetzungsgerechte Inhalte

                                     -> Leitfaden «Regelbasiertes Schreiben»
                                                (tekom.de)
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Inhalte optimieren




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Inhalte optimieren




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Inhalte optimieren




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Inhalte optimieren

                                     • Qualitätsprüfung der Quelltexte
                                     • Analyse der häufigsten Probleme und deren Logik
                                     • Definieren einer Prüfroutine


                                     • Editoren
                                               – Word
                                                  • VBA lernen
                                                  • http://www.archivepub.co.uk/book.html
                                               – FrameMaker
                                                  • FrameScript




Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie   Einführung Docuglobe   kep - 02_2011
Redaktoren trainieren

                                     • Feedback durch Korrekturen
                                     • Redaktionssitzung
                                     • Tecom Veranstaltungen
                                     • Eidg. dipl. Technikredaktor
                                     • Mitarbeit bei der Tecom QSK




Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie   Just in Time   kep - 05_2011
Übersetzungsdauer reduzieren

                                     • Inhaltlich
                                               – Terminologie (Abgestimmt mit Markt)
                                               – Übersetzungsgerechte Inhalte
                                                  • Grafiken
                                                  • Texte
                                               – QS der Quellsprache vor dem Übersetzen
                                               – QS der fertigen Übersetzungen

                                     • Prozess
                                               – Vorab-Übersetzungen
                                               – Keine Marktfreigabe der Übersetzung!

                                     • Tools
                                               – Prüfen, ob Übersetzungsumgebung im Zielland grosse Verwendung hat.
                                               – Je nach Hersteller kann die Projektverwaltung 50 % länger dauern. In
                                                 extremen Fällen einen Tag anstatt einer Stunde.
                                               – Schnittstellen Redaktionssystem und Übersetzungsumgebung.
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Termintreue verbessern

                                     • Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein?
                                               – Damit nicht «Nachgebessert» werden muss!

                                     • Produktionsdaten/Liefertermine im Griff haben
                                     • Redaktionsschluss festlegen und kommunizieren (-x Wochen)
                                     • Übersetzer
                                               – Vorab «reservieren» (mind. 3 Wochen)
                                               – Teillieferungen




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Mut zur Lücke

                                    • Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein
                                    • Praxis: Bei einer neuen Maschine wird bis zum letzten Tag
                                      «optimiert» --> Doku? Übersetzung?

                                            ... Nachlieferung möglich, da Maschine im Normalfall ein paar
                                                Wochen unterwegs.




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Zusammenfassung

                                    Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man:
                                    • Prozesse verbessert
                                    • Verantwortliche bestimmt
                                    • Standards verwendet
                                    • Qualität im Griff hat
                                    • Optimale Tools einsetzt



                                    Sehr oft benötigt es jedoch nur kleine Anpassungen, um
                                    messbare Verbesserungen zu erhalten.


                                    Es wird einem aber nichts geschenkt!


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Fragen?




                                     Falls Ihnen später noch Fragen einfallen:
                                     • p.kesselmark@klingelnberg.com

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Just in time - Pascal Kesselmark

  • 1. Just in Time Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten Pascal Kesselmark, Leiter Technische Dokumentation Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 2. Pascal Kesselmark • Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg • Verantwortlich für die TD sowie für das firmenweite Terminologie- und Übersetzungsmanagement Werdegang • Technische Grundausbildung • Fachredakteur (Journalist) • Technischer Redakteur (Eidg. dipl. Technikredaktor) • Ing. EurEta Informatik • Leiter TD / Prüfungsleiter Tecom Projekte • Einführung Redaktionssysteme (Siemens SBT, Geberit, Klingelnberg) • Einführung Terminologie- und Übersetzungstools und -Prozesse • Prozessoptimierung • Standardisierung, Konformität Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 3. Klingelnberg – Maschinen und Anwendungen Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 4. Kunden SIAP Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 5. Agenda • Einführung in das Thema • Klingelnberg 2008 - 2011 • Aufgabenpakete zur Optimierung der TD • Zusammenfassung • Fragen Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 6. Themen in der Technischen Dokumentation Abnahme Arbeitsumgebung Belastung Betriebsmittelvorschriften Budget Dienstleister Freigabe Grafiken Informationsmangel Kreativität Kundenanforderungen Kundenspezifisch Lieferantendokumentation Maschinenoptionen Normen Priorität Produktionslänge Prozesse Rechtssicher Redaktionsleitfaden Redaktionsschluss Redaktionssystem Regeln Schnittstellen Schreibregeln Softwareentwicklung Sprachvarianten Standard Status Struktur Terminologie Terminplan Terminverzug Text Tools Überlastung Übersetzungsdauer übersetzungsgerecht Verantwortlichkeiten Vorgesetzte Wichtigkeit Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 10.
  • 19. Frage Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück ...und genau so müssen Sie auch bei der Optimierung in der TD vorgehen! Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 20. Aufgabenpakete zur Optimierung der TD • Analyse der Probleme / Informationsbedarf analysieren • Prozesse analysieren und optimieren • Umfeld vorbereiten • Inhalte optimieren • Redaktoren trainieren • Übersetzungsdauer reduzieren • Mut zur Lücke Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 21. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme Ziel • Charakterisierung der Zielgruppen: Rollen, Nutzungssituationen, Wissensvoraussetzungen, Strategien • Konformität mit rechtlich geforderten Mindestangaben • Kunden-/marktgerechte Portionierung/Detaillierung • Alles Entbehrliche „abspecken“! Methoden • Befragungen • Workshops • Hotline-Auswertung • Mut zum Verzicht auf rechtlich nicht geforderte Informationen oder diese als kostenpflichtige Zusatzleistung anbieten Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 22. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme Zielgruppen bei Klingelnberg Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 23. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 24. Prozesse analysieren und optimieren • Analysieren, wo Zeit «verloren» geht • Wer ist für welche Inhalte verantwortlich? • Wer muss Freigabe erteilen? • Wer trägt am Schluss die Verantwortung? • Welche repetitiven Aufgaben könnten automatisiert werden? Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 25. Umfeld vorbereiten • Vorlagen • Automatisierung durch VBA, FrameScript usw. • Strukturierungsmethoden – InformationMapping – Funktionsdesign • Inhaltsstruktur erstellen – Tecom Leitfaden «Betriebsanleitungen» • Redaktionssystem wäre gut, benötigt aber Know-how und Investitionen – Schrott in = Schrott out! – Zeiteinsparung erst in der Pflege und Übersetzung – Miete ist teilweise auch möglich! • Standards definieren • Status der Technischen Dokumentation im Unternehmen Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 26. Umfeld vorbereiten Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 27. Umfeld vorbereiten Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise • EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG • EN ISO 12100: Sicherheit von Maschinen • EN 62079: Erstellen von Anleitungen, Gliederung, Inhalt und Darstellung -> EN 82079-1 • EN 1050: Sicherheit von Maschinen. Leitsätze zur Risikobeurteilung • ISO 3864 1/2: Graphical symbols – Safety colours and safety signs • ANSI Z535.1-.6: American National Standard for Enviromental and Facility Safety Signs Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 28. Umfeld vorbereiten Technische Dokumentation im Unternehmen • Sichtbar werden • Stellenwert erhöhen • Investitionen dem Management über ROI «verkaufen» Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 29. Inhalte optimieren Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen • Ökonomische und qualitätsgesicherte Textproduktion nach eindeutigen und einfachen Regeln • Optimale „Fütterung“ Translation Memory-Systeme und optimale Verständlichkeit für die Nutzer • Entlastung der Redaktion (ggf. Entwicklung) von Formulierungs- und Gestaltungsaufgaben • Die Basis automatisch generierter und stimmiger Dokumente legen • Terminologie normen, Nutzung und Pflege sichern • Übersetzungsgerechte Inhalte -> Leitfaden «Regelbasiertes Schreiben» (tekom.de) Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 30. Inhalte optimieren Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 31. Inhalte optimieren Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 32. Inhalte optimieren Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 33. Inhalte optimieren • Qualitätsprüfung der Quelltexte • Analyse der häufigsten Probleme und deren Logik • Definieren einer Prüfroutine • Editoren – Word • VBA lernen • http://www.archivepub.co.uk/book.html – FrameMaker • FrameScript Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Einführung Docuglobe kep - 02_2011
  • 34. Redaktoren trainieren • Feedback durch Korrekturen • Redaktionssitzung • Tecom Veranstaltungen • Eidg. dipl. Technikredaktor • Mitarbeit bei der Tecom QSK Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 35. Übersetzungsdauer reduzieren • Inhaltlich – Terminologie (Abgestimmt mit Markt) – Übersetzungsgerechte Inhalte • Grafiken • Texte – QS der Quellsprache vor dem Übersetzen – QS der fertigen Übersetzungen • Prozess – Vorab-Übersetzungen – Keine Marktfreigabe der Übersetzung! • Tools – Prüfen, ob Übersetzungsumgebung im Zielland grosse Verwendung hat. – Je nach Hersteller kann die Projektverwaltung 50 % länger dauern. In extremen Fällen einen Tag anstatt einer Stunde. – Schnittstellen Redaktionssystem und Übersetzungsumgebung. Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 36. Termintreue verbessern • Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein? – Damit nicht «Nachgebessert» werden muss! • Produktionsdaten/Liefertermine im Griff haben • Redaktionsschluss festlegen und kommunizieren (-x Wochen) • Übersetzer – Vorab «reservieren» (mind. 3 Wochen) – Teillieferungen Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 37. Mut zur Lücke • Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein • Praxis: Bei einer neuen Maschine wird bis zum letzten Tag «optimiert» --> Doku? Übersetzung? ... Nachlieferung möglich, da Maschine im Normalfall ein paar Wochen unterwegs. Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 38. Zusammenfassung Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man: • Prozesse verbessert • Verantwortliche bestimmt • Standards verwendet • Qualität im Griff hat • Optimale Tools einsetzt Sehr oft benötigt es jedoch nur kleine Anpassungen, um messbare Verbesserungen zu erhalten. Es wird einem aber nichts geschenkt! Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011
  • 39. Fragen? Falls Ihnen später noch Fragen einfallen: • p.kesselmark@klingelnberg.com Klingelnberg GmbH · Peterstraße 45 · D-42499 Hückeswagen · Klingelnberg AG · Binzmühlestrasse 171 · CH-8050 Zürich – Folie Just in Time kep - 05_2011