Thomas Uhlmann ist Geschäftsführer bei Löwenfels und spezialisiert auf integrierte Softwarelösungen, insbesondere im Bereich digitales Vertragsmanagement. Das Dokument diskutiert die Herausforderungen eines ineffizienten Vertragsmanagements und präsentiert ideale digitale Lösungen, um Verträge und zugehörige Informationen zentral und zugänglich zu verwalten. Löwenfels bietet seit 25 Jahren Beratungsleistungen für innovative Softwareentwicklungen und hat sich auf Dokumentenmanagement und Archivierung spezialisiert.

2. Zu meiner PersonThomas UhlmannGeschäftsleiter | Leiter ECM Solutionsthomas.uhlmann@loewenfels.chwww.loewenfels.chLöwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software.»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE»» Individualsoftware für SozialversicherungenThomas_Uhlmann

3. Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – VolumengeschäftDieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden ProzessenVertragsmanagement – AbgrenzungQuelle: Wikimedia 2011

4. Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version?Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung? Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen?Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!

5. Kurz- und mittelfristige MehrkostenFehlende Nachweise für VerhandlungenUnabsehbare Chancen im Rechtsstreit…ImageverlustKonsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement

6. «Wie wäre es denn ideal?»Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google»Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim VertragErinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt

7. «Wie wäre es denn ideal?»Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den VerträgenFür die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegenAuch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden

8. Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne KorrespondenzablageSpezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für VersicherungenStärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen

9. möglicherFunktionsumfang

11. Achtung: Stolpersteine!Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen– flexibler Berechtigungssystem ist PflichtZugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert!Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren)Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tunEine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage

12. Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - NachvollziehbarkeitDie Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden könnenLieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führenJeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)

13. Zusammenfassung / FazitVertragsmanagement kann sich lohnenWirkung als verlässlicher Vertragspartner«Der hat seine Prozesse im Griff»Wirkung nach innen - Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersichtes gibt bewährte Vertragsmanagement-LösungenAmortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden

14. Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung»» Individualsoftware für SozialversicherungenAls EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module. Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung.Wer ist Löwenfels?

15. Vielen Dank für IhreAufmerksamkeitWir sind für Sie da:Thomas Uhlmannthomas.uhlmann@loewenfels.ch+41 41 418 44 30 | +41 78 897 20 20

17. Automatisierung im Vertragswesen

18. EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS VisioErstellung mit MS VisioBenutzeraktionWorkflow ObjekteExterne Aktionen «Signalausgang»«Button» im Web-Client