Zeit ist Geld - Übersetzungsportale im Aufwind - Linnemann/Roos

Zeit ist Geld –
Übersetzungsportale im
Aufwind
Tecom Forum 6.5.2011
Winterthur
Cécile Roos, Schindler Management Ltd
Victor Linnemann, euroscript Switzerland AG

Die Vorgeschichte
Schindler in Zahlen

Schindler befördert weltweit täglich eine Billion
Menschen mit seinen Aufzügen oder Fahrtreppen.

– Weltweit Nr. 1 im Fahrtreppenbereich
– Zweitgrösster Hersteller von Aufzügen
– Weltweit rund 43’000 Mitarbeiter
– Operiert in mehr als 100 Ländern
– … in mehr als 1‘000 Filialen

→ Übersetzungen und Verfügbarkeit der Dokumente
ist ein MUST!

© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 2

Die Vorgeschichte
Reorganisation

Reorganisation der Abteilung Training

– Verlagerung von Stellenprozenten von der Dokumentation
ins Training

– Gleiches Volumen mit weniger Ressourcen

Lösungsansätze:

–Optimierung von Prozessabläufen

–Automatisierung von Prozessschritten

–Komplettes Outsourcing


Die Vorgeschichte
Schindler Management Ltd. als Kunde der euroscript

Sehr wichtiger Industriekunde

– Viele Jahre der Zusammenarbeit

– Portal (auch) als Folge der Neuordnung der Beauftragung

– Volumen ermöglicht und erfordert kundenspezifische
Lösungen

– Beauftragung angrenzender Dienstleistungen


Anforderungen aus Kundensicht
Gründe für ein Beauftragungsportal

10 gute Gründe für ein Beauftragungsportal

1. Zentralisierter, schlanker und kostenoptimierter
Übersetzungs- und Publikationsprozess
2. Reduktion von internen und externen Koordinations- und
Kalkulationsaufwänden
3. Standardisierte Erfassung aller relevanten Informationen
4. Handling von komplexen Aufträgen (in einem Projekt)
5. Basis für weitere Automatisierung (Newsletter,
Publikation, online Proofreading …)
6. Eine Prozessplattform für alle Dokumentengrössen
7. Priorisierung von Projekten im Proofreading
8. Zentralisierte Projektinformationen (Status, Kosten, Ver-
einbarungen, Verantwortungen, spez. Terminologie…)
9. Reporting für Statistiken (Projekt Status und Kosten)
10. Beurteilung von Übersetzungsqualität

Anforderungen aus Dienstleistersicht
Vom Auftrag zum Übersetzungsprozess

10 An- und Herausforderungen

– Aktuell 10 Beauftrager: Informationserfassung und
Beauftragungsworkflow müssen ohne spezifisches
Vorwissen möglich sein
– 50 und mehr Proofreader: Sicheres Ansteuern sporadischer
Portalbenutzer (bei über 40 Zielsprachen)
– Hosting und Sicherheit: Interne und externe Anforderungen
– Mandantenfähigkeit (Auftragnehmer): Portal erhält eigenen
Workflow mit Rechten und Rollen
– Aufträge in Prozesse transformieren: Auch ein ZIP-Archiv
kann auf dem Portal ein Dokument sein
– Zwei Views: Auftrags- und Übersetzungsportal
– Schnittstelle: Produktionssystem der euroscript
– Automatisierung: Analyse, Vorverarbeitung, Dateisystem
– Reporting: Projekte, Prozesse, Rechnungen
– Format-Vielfalt: FM-XML, MS-Office, Adobe CS, Audio

Einordnung des vorgestellten Portalansatzes
Portaltypen und Einsatzgebiete

Portaltypen

– Unspezifisches Auftragsportal
– z.B. IBM Lotus QuickPlace als Plattform für den
gesamten Dokumentationsprozess

– Unspezifisches Übersetzungsportal
– z.B. Lösung mit Typo3 (Beauftragung,
Auftragsverfolgung, Statistik)

– Dediziertes Übersetzungsportal
– z.B. across LS im Server-zu-Server Kontext, erfordert
eine Menge expliziten Wissens

– Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal
– z.B. Schindler Translation Portal

Portaltypen
Unspezifisches Auftragsportal

Kunde z.B. IBM Lotus QuickPlace (alt) Dienstleister
− Kommunikation oder Microsoft SharePoint − Kommunikation
− Anfrage − Angebotserstellung
− Beauftragung v2 v2 − Auftragsbearbeitung
− Auftragsverfolgung  − Lieferung
− Dokumentenverwaltung v2 v2 v2 − Veröffentlichung
− Versionierung  − Abrechnung
− Freigabeprozess v1 − Statistik
− Veröffentlichung v1

v1 v1 v1



Portaltypen
Unspezifisches Übersetzungsportal

Kunde
− Upload
− Auftragsinf. erfassen
− Auftrag verfolgen
− Download
− Statistik auswerten

Dienstleister
− Download
− Verarbeitung
− Upload
− Statistik-Inf. erfassen


Portaltypen
Dediziertes Übersetzungsportal

Kunde und Dienstleister im Single-Server-Szenario
Server-zu-Server-Szenario LS
LS
− Beide führen im Client Client
technischen Sinn das LS
Übersetzungsmanagement
durch

− Kunde übt Datenhoheit LS LS
aktiv aus und legt Workflow-
parameter fest

− Verdopplungsstrukturen im
Projektmanagement
Client Client


Portaltypen
Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal


Umsetzung des Projekts
Vom Konzept zum Launch

Konzept und Prototyp

– Workflow und Informationsmodell von Schindler und
euroscript erarbeitet
– Entscheidung für LAMP als Basis für Portal
– Prototyp (nur Kundensicht) parallel zur Spezifizierung online
gestellt
– Frühes Audit mit der Schindler IT-Security

Umsetzung

1. Erst Kundensicht, dann Dienstleistersicht
2. Mandantenfähige Version mit manuellem Workflow
3. Kopplung mit euroscript Produktionssystem
4. Statusauswertung und Synchronisieren der Workflows
5. Go Live! und Start des Änderungsprozesses
6. Portal-Logbuch (Auswertung nach 20 Live-Projekten)

Logische Umspannwerke
PORTAL
Workflows Services
− RfQ, Order, Publishing only
− Proofreading
FILESYSTEM

− Publishing
− RS oder eLearning

Auftragsinformationen (Portal-DB)
− Dokumentypen und Formate
− Quell- und Zielsprache
− Projekt- Dokument- und Prozessmetadaten

X
PROD.-SYSTEM Cronjobs & Automatisierung
Workorders − Vorverarbeitung (SDL Studio)
− Überwachte Ordner
− Benachrichtigungen
− Statusabgleich


Verlauf
2010
Januar Februar März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Januar
2011
Anal
yse Kick-off
Partn
er
Lastenheft
ca 10 W.
Spezifikation

Proto
ca 10 W. Implementierung
-typ
ca 10 W.
Pilot – Test 1

ca 9 W.
Neue Anforderungen
& Bug Fixing
ca 13 W. Pilot – Test
2 Go-Live

euroscript ca 7 W.

Schindler Daten-
migration


Livebetrieb 01/2011 bis heute
Was ist bereits messbar?

Stand 04/2011
– 30 Projekte
– 3 Koordinatoren (Schindler) und 3 PMs (euroscript)
– 8 Auftraggeber
– >31 Proofreader / 31 Zielsprachen
– 300 parametrisierte Prozesstemplates (Prod.-System)

Tendenz im Vergleich mit 2010 (ohne Portal)
– Qualität der Beauftragung – unverändert
– Qualität der Dienstleistung – unverändert
– Schnelligkeit der Projektabwicklung – positiv
– Projektkosten – noch nicht messbar
– Prozesssicherheit – positiv
– Volumen – liegt gegenüber Vorjahr noch zurück
– Rollout – Flaschenhals liegt noch nicht hinter uns

Livebetrieb 01/2011 bis heute
Schindler Translation Portal

Testportal

Screenshots
;-))


Ausblick
Offenes Potential

Aufträge Koordination Publikation ins Schindler System
Übersetzung / Proofreading

Standardisierter Übersetzungsprozess Automatisierte Publikation

Workflow platform PDM/PNC
Translation Portal

- online Proofreading

PX3
- Automatisiere CLD Intranet
Dokumentenentnahme aus dem
Redaktionssystem
- Koppelung mit Terminologie LMS

Keine Publikation nötig

S - Net


Ausblick
2011, 2012

Erweiterungen
– Universal Review (als Ersatz für RTF-Konverter)
– workflowgestütztes Proofreading auf dem Portal mit
Übernahme der Korrekturen in die
Übersetzungsdateien
– Schnittstelle zu Redaktionssystem (Beauftragung, Ex- und
Import der Übersetzungsdateien)
– Schnittstelle für automatisiertes Publishing auf Schindler-
Plattformen
– Automatisierte Vorverarbeitung der Übersetzungsdateien

Change Request Process
– Schindler Translation Portal ist ein Projekt (kein Produkt)


Fragerunde
Dafür nehmen wir uns Zeit

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Beiträge!


Screenshots
Project list (main view)


Screenshots
Process list


Screenshots
Create new project


Screenshots
Edit source information


Screenshots
Create new source information after uploading files


Screenshots
Edit request information


Screenshots
Edit target languages


Screenshots
Workflow


Screenshots
View the processes of a project


Screenshots
View a specific process in a project


Screenshots
User administration (LDAP and local users)


Screenshots
Workflow states of a project … and a process


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