1. Anlagendokumentation mit System –
Standardisierung der Zuliefer-Doku
Am 7. Mai 2011 in Winterthur - Technorama
Dr. Walter Fischer, Geschäftsleitung

2. Kurzvorstellung und Referenzen
 Software- und Systemhaus für XML-Redaktionssysteme
 gegründet 1985 in Frankfurt
 seit 1990 in Radolfzell / Bodensee
 Content Management, Redaktionssysteme
und Informations-Management
 Lösungen für den Maschinen- und Anlagenbau,
Fertigungsindustrie und Informationstechnik
 Consulting, Software, Realisieren von Lösungen, Support, Hotline
 Mit nahezu 200 Kunden sind wir ein Marktführer in diesem Bereich
Mehr als 25 Jahre Erfahrung zu Ihrem Nutzen

3. Einige Kunden

4. Ziele für heute
 Erarbeitung der Schwachstellen
 Aufzeigen der Anforderungen für die Lieferanten-, Zulieferdokumentation in der
Anlagen- und Maschinendokumentation
 Aufzeigen einiger Regeln oder Wege für Verbesserungen
 der Prozesse bzw. Grundlage dafür
 der Daten bzw. Inhalte der Zulieferdokumente
 Hilfsmittel, Leitfaden
 Wege zur Standardisierung bzw. der Vernesserung des Prozesses aufzeigen,
was kann man tun um kleine Schritte voranzukommen
 Ausblick XML
 ...

5. Wo liegen die Probleme, Leidensdruck,
(von wem, wann, Beeinflussungsmöglichkeit, ...)
 Keine differenzierte Dokumentation
 Nicht Vertragsbestand
 Qualität
 ...
 Integration
 Navigation
 Version / Revision
 Work Order / Work Instruction
 Service-Strategie
 Autorenführen / Wartungspläne

6. Themen, die wir ansprechen müssen:
 Anforderungen seitens Normen und Richtlinien (FB 146, ...)
 Anforderungen seitens der Lieferanten und Prozesse
 Organisation und Verwaltung/Ablage
 Standardisierung
 Dateiformate
 Metadaten
 Strukturen
 Sprachen
 Vertragliche Seite
 Systemunterstützung

7. Anforderungen seitens Normen und Richtlinien
 DIN Fachbericht 146:2006-01
 Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, DIN EN 62079
 Struktur, Inhalt und Aufbau der Dokumentation
 Angaben zur Zielgruppe, Eindringtiefe (Hilfskraft, Bedienpersonal, Fachkraft)
 orientiert an der Liste der zielgruppenorientierten Informationen
 Beschreibung der Schutzeinrichtung, Inbetriebnahme, Komponenten
 Wartungsarbeiten, Technische Daten, ...
 Montage, Demontage

8. Anforderungen seitens Normen und Richtlinien
 Aspekte der Dokumentation:
 die Anlage sicherer, ökonomischer zu nutzen, zu betreiben ...
 Betreiber muss Informationen zur Anlage geben
 Struktur der Dokumentation (DIN EN 62079)
 Sicherheit
 Bedienung
 Wartung
 Störung
 Teilekatalog
 Verfahren, Prozesse, Abläufe
 Es muss das Zusammenwirken der Komponenten beschrieben werden
 Umfasst die Tentechnische Daten
 Dokumentation benötigt Bezug zur Risikobewertung

9. Anforderungen seitens Normen und Richtlinien
(Auszug)
 Anforderungen z.B. an die Beschreibung der Bedienung
 Handlung- und Aufgabenbezogen
 Bedienschritte
 Wie reagieren bestimmte Komponenten im Verbund
 Sicherheitshinweise müssen handlungsspezifisch zusammengeführt werden
 Liste der Anzeigen
 Aspekte der Integration von Zulieferdokus und deren Bestandteile (siehe FB 146)
 Textintegration

10. Textintegration und Verweise
Dokumente
Text
muss
integriert
sein
sollte
Nur
Verweis
Liste
aller
Dokumente
X
Beschreibung
Schutzeinrichtungen
X
Au9au
und
Inbetriebnahme
(Betreiber)
X
Bedienung
X
Wartungsplan
X
Reinigung
X
Technische
Daten
X
Beschreibung
der
Komponenten
X
... Integration bedeutet nicht abschreiben, sondern Aufnehmen der Informationen..., Zielgruppen
bezogen, Quelle angeben ...

11. Aspekte der Verbesserung bzw. Notwendigkeiten
Kommunikation zwischen Hersteller und Lieferant
 Hersteller von Anlagen, Maschinen (klären im Rahmen von Angeboten) sollten in den
Veträgen (Einkauf) minimal festlegen
 Liefertermin
 Medien (PDF, CD, Papier)
 Datenformate, wie geliefert werden soll
 Welche Verordnungen, Gesetze, Normen, Richtlinien, ... müssen eingehalten werden bzw.
bilden die Grundlage
 Struktur
 Terminologie
 Zertifikate, Konformitätserklärungen, Prüfbescheinigungen
 Sprachen
 Dies erfordert ein eigenes, wenn auch einfaches aber klares Dokumentationskonzept
im Hause, dient auch zur Planung und zur Qualitätsprüfung
 Konstruktiver Umgang mit den Lieferanten

12. Anforderungen aus Prozesssicht
 Zusammenführen der Dokumentation (intern und extern)
 Ziel ist eine normenkonforme Dokumentation
 Strukturierte Informationen
 Differenzierte Informationen (Text-Integration)
 Open PDF
 Bookmarks
 Identifizierung
 Technische Daten
 Datenformate
 Native Formate (Word, Excel, FrameMaker, ...)
 Open PDF
 XML besser als Word

13. Anforderungen aus Prozesssicht
 Integration bzw. Verwaltung mittels DMS
 Metadaten, Verschlagwortung
 Nummernkreis bzw. Kennzeichnung
 Versionierung
 Sprachen
 Assembly-Tool
 Aktualisierung
 Automatisierung, Doku-Stüli

14. Zusammenfassung
 Grundregeln
 Vertragsbestand (siehe tekom-Leitfaden)
 Eigene Prozessdefinition bzw. Dokumentations-Konzept (siehe
auch Arigbabu) oder (Redaktions-)Leitfaden
 Anforderungen an die Lieferanten (Randbedingungen klären bzw.
Festlegen
 Kommunikation mit den Lieferanten
 Systemunterstützung (DMS, CMS, redaktionssystem, PLM, PDM, ...)
 Automatisierung
 ...

15. Backup – Funktionen (Details)

16. Integrierte und durchgängige Prozesse - aus einer Hand!
Konstruktion Technische Dokumentation
PLM-/PDM- TIM-RS®Professional Bedienungsanleitungen
System Gesamt-PDF
Zeichnungen, Pläne HTML-Onlinehilfen
Terminologiemanagement/
Autorenunterstützung
acrolinx Kunde
Service
Projekte, Termine Erfassen Serviceanleitung
Publizieren
Ändern Installationsanleitungen
XMAX Wartungsanleitungen
F&E Metadaten FrameMaker
Vertrieb XMetaL
Marketing Varianten
Fertigung
XML-Informationspool
QS Module, Bilder, Dokumente,
Einkauf Stücklisten Marketing
Fremddokumente Spezblätter
Broschüren
Übersetzungsaufträge Vorübersetzungsprozess
SAP
ERP Systeme
Fremddokumente
Translation Memory System Training
Schulungsunterlagen
Dokumente
Preislisten

17. Herausforderungen der Zukunft
" Produktinformationen und –Dokumentation spielen in den
Geschäftsprozessen eine zunehmend wichtigere Rolle hinsichtlich
Umsatzentwicklung und Kundenbindung
" Nutzung im Service zur Differenzierung vom Wettbewerb, Umsatzträger,
Kundenbindung
 Ersatzteilwesen, Help-Desk, Portale
 In globalen Märkten
 Neue Tools in der Visualisierung (3D, Video, …)
 Neue Endgeräte
" Nutzung im Vertrieb und Marketing
 Datenblätter, Kataloge, Portale
" Nutzung durch den Kunden (After-Sales)
 Optimierung des Produktnutzens
 Bedienung, Instandhaltung, Training
 Ort und Zeit sind immer wichtiger (Verfügbarkeit)
 Kundenzufriedenheit, Kundenbindung

18. Integration der Dokumentation in die SAP-Auftragsabwicklung
Auftragsabwicklung
Kundenauftrag
Kundenauftragsstückliste Dokumentationserstellung
Disposition Prüfen / Abgleich Master-Dokument
Planauftrag Filtern Delta-Liste
Fertigungsauftrag Auftragsdokument Bearbeitung
Lager Freigabe
Lieferung
Faktura

19. Freigabestatus und Änderungsmanagement
auschecken
V1
In Bearbeitung einchecken Bearbeiten
freigeben zur Korrektur
Korrekturen
einarbeiten V1
Nicht OK? In Prüfung
OK? freigeben
V1
Aktuell
Ändern ? neue Version erstellen
V1 V2
In Änderung In Bearbeitung
V1 V2
Veraltet Aktuell