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SAP Business One
Benutzer- und
Konfigurationsleitfaden


PUBLIC



Leitfaden zur Personalabrechnung
mit DATEV HR


Release Family 8.8




Zutreffendes Release:
SAP Business One 8.82




Deutschland
Deutsch
Juli 2011
Inhaltsverzeichnis
Einführung....................................................................................................................................... 3

Vorbedingungen ............................................................................................................................. 4

Konfiguration .................................................................................................................................. 5

Verwendung in SAP Business One .............................................................................................. 7
          Datenerfassung ..................................................................................................................... 7
          Datentransfer und Datenexport ............................................................................................. 7
          Übernehmen von Personalabrechnungsdaten ...................................................................... 7

Berechtigungen .............................................................................................................................. 9

Copyrights, Trademarks, and Disclaimers ................................................................................ 10




© SAP AG 2011                                                                                                                                         2
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Einführung
Das Paket Personalabrechnung mit DATEV HR unterstützt SAP Kunden, die SAP Business One
einsetzen und gleichzeitig über ihr Steuerbüro – oder ggf. selbst – die Personalabrechnung über die
DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt bzw. LODAS durchführen, bei ihrem Abrechnungsprozess.
Hierzu wurden im Bereich Mitarbeiter Stammdaten in SAP Business One zahlreiche neue Datenfelder
eingeführt, um „Stammdaten“ in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu
versorgen.


In diesem Dokument wird das Vorgehen zum „Übertragen“ der Daten nach der Datenerfassung in
SAP Business One beschrieben und zum Einlesen der Abrechnungsdaten beschrieben.


Zielgruppe:
  •   System-Administratoren / Channel Partner Implementation Consultants
  •   Verwendung in SAP Business One beschreibt die Endbenutzer-Prozesse




© SAP AG 2011                                                                                         3
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Vorbedingungen
Folgende Software-Komponenten müssen installiert sein:
  •   SAP Business One 8.81 PL01 oder höher
  •   SAP Business One Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland (DE)
  •   SAP Business One Integrationskomponente (integration component) einschließlich der
      Aktivierung des Szenarios “DATEV-HR”, welches, im Rahmen der Installation (Auswahl der
      Option „Activate DATEV-HR scenario package (Germany)“ mit installiert wird
  •

                   HINWEIS
            Weitere Informationen finden Sie im SAP Business One Administrator’s Guide.


                   HINWEIS
            Diese Version des DATEV-HR-Szenarios bietet die Möglichkeit, beim Übertragen von
            Mitarbeiterdaten und beim Einlesen von Personalabrechnungen als vorerfasste Belege
            mehrere Firmendatenbanken zu verwenden.
            Zum korrekten Einlesen von Abrechnungen stellen Sie bitte sicher, dass in Spalte 1,
            Zeile 5 der von DATEV / dem Steuerbüro erzeugten Datendatei der Name der SAP
            Business One Datenbank (nicht die Firmenbezeichnung) steht (Überschrift in Zelle 4,
            Spalte 1: „Unternehmen*“).
            Sollte dies nicht der Fall sein, ändern Sie bitte den Eintrag und speichern Sie die
            geänderte Datei wieder im Excel XML-Format.


                   HINWEIS
            Die Verarbeitungsgeschwindigkeit größerer Datenmengen – hier Anzahl von Mitarbeiter-
            Datensätzen – ist abhängig von der verwendeten Hardware und Systemeinstellungen.
            Es wird empfohlen, die Verwendung von 64 Bit Hardware zu erwägen und dem in der
            SAP Business One integration component enthaltenen SAP Business One integration
            framework Server Service (B1i Server) ausreichend Speicher zuzuteilen.
            Weiterführende Informationen finden Sie im SAP Business One Administrator’s Guide.


                   HINWEIS
            Das Paket „DATEV-HR“ informiert den Benutzer im Fenster Übersicht
            Nachrichten/Alarm“ in den folgenden Fällen:
                   Die Verarbeitung beginnt.
                   Die Verarbeitung wurde beendet (inkl. Name der Export-Datei und Liste der
                    Mitarbeiter).
                  Eine Liste vorzuerfassender Buchungen (eine oder mehrere) wurde eingelesen.
            Zur Vermeidung von Verzögerungen bei diesen Informationen, wird empfohlen, vor allem
            die Zeitspanne für Nachrichten aktualisieren (Minuten) in Administration →
            Systeminitialisierung → Allgemeine Einstellungen → Dienste niedrig einzustellen.
            Der Wert „0“ wäre ideal, führt aber dazu, dass SAP Business One – für jeden Benutzer –
            sehr häufig das Vorhandensein neuer Nachrichten / Alarme prüft!




© SAP AG 2011                                                                                        4
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Konfiguration
Bereits im Rahmen der Installation wird das System im Wesentlichen fertig konfiguriert.
Gegebenenfalls sind folgende Änderungen erforderlich:
    a) Zu benachrichtigender Benutzer beim Einlesen von vorerfassten Buchungsbelegen:
    Default = manager
      So ändern Sie es:
            Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über den Menüpunkt
             Start → Alle Programme → Integration Solution for SAP Business One → Integration
             Framework.
            Geben Sie die Anmeldedaten ein (Benutzer = „B1iadmin“. Das Passwort für diesen
             Benutzer wurde bei der Installation vergeben.)
            Wählen Sie Scenarios in der Menüleiste des Integration Framework.
            Wählen Sie Control
            Der Integration framework Scenario Report wird angezeigt.
            So deaktivieren Sie das Szenario sap.DATEV-HR:
                   Drücken Sie Setup.
                   Scenario Package Setup wird anzeigt.
                   Drücken Sie Data Mgt.
                   ScenarioSetupData Selection wird anzeigt.
                   Wählen Sie Properties.
                   Drücken Sie Select.
                   Das Fenster Scenario Setup – Properties wird anzeigt.
                   Geben Sie im Feld FinancialsUser den Benutzercode des zu informierenden
                    Benutzers ein.
                   Drücken Sie Save.
                   Schließen Sie die Meldung Configuration successfully saved.
                   Schließen Sie das Fenster „SAP B1 vPlatform – Scenario Setup – Properties” mit
                    Close.
                   Schließen Sie das Fenster Scenario Package Setup.
            So aktivieren Sie das Szenario sap.DATEV-HR:
                   Klicken Sie Activate im Fenster Scenario Setup Result.
                   Bestätigen Sie die Meldung You want to activate the Scenario Package now mit
                    OK.
                   Schließen Sie die Meldung activation successful.




© SAP AG 2011                                                                                        5
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




      b) So aktivieren Sie das DATEV-HR-Szenario-Paket:
  Falls das DATEV-HR-Szenario nicht bereits im Rahmen der Installation aktiviert wurde, kann es
  jederzeit wie folgt aktiviert werden:
  •     Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über den Menüpunkt Start →
        Alle Programme → Integration Solution for SAP Business One → Integration Framework.
  •     Geben Sie die Anmeldedaten ein (Benutzer = „B1iadmin“. Das Passwort für diesen Benutzer
        wurde bei der Installation vergeben.)
  •     Wählen Sie Scenarios in der Menüleiste des Integration Framework.
  •     Wählen Sie Control.
  •     Der Integration framework Scenario Report wird angezeigt.
  •     Aktivieren Sie das Szenario „sap.DATEV-HR“:
  •     Klicken Sie Activate im Fenster Scenario Setup Result.
  •     Bestätigen Sie die Meldung „You want to activate the Scenario Package now“ mit OK.
  •     Schließen Sie die Meldung activation successful.




© SAP AG 2011                                                                                     6
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Verwendung in SAP Business One
Das Paket Personalabrechnung mit DATEV HR unterstützt Kunden bei ihrem Personal-
Abrechnungsprozess, die SAP Business One einsetzen und gleichzeitig über ihr Steuerbüro – oder
ggf. selbst – die Personalabrechnung über die DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt bzw. LODAS
durchführen.
Hierzu wurden im Bereich Mitarbeiter Stammdaten in SAP Business One zahlreiche neue Datenfelder
eingeführt, um „Stammdaten“ in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu
versorgen.

Datenerfassung
Für die Übertragung werden Daten aus folgenden Bereichen verwandt:
      • Allgemeine Daten (Name, usw.)
      • Adresse (Privatadresse)
      • Administration (geplant)
      • Persönliches (fast alle Daten – Reisepass-Informationen nicht)
      • Finanzen (außer Mitarbeiterkosten)
Einzelheiten zu den zu erfassenden Daten finden Sie in der Dokumentation für SAP Business One.
Eine Vervollständigung der Daten – z.B. im Bereich Sozialversicherungen - erfolgt durch das
Steuerbüro.

Datentransfer und Datenexport
  •   Mitarbeiterliste öffnen
  •   Mitarbeiter auswählen und die Drucktaste Übertragen wählen, um den Datenexport anzustoßen
  •   Zusätzliche Spalten in der Mitarbeiterliste informieren über den letzten erfolgreichen
      Datentransfer. Öffnen Sie die Liste ggf. erneut, um den Stand zu aktualisieren.
  •   Derzeit werden die Daten nur in eine Datei exportiert, die dann zum Steuerbüro geschickt
      werden muss.
  •   Die exportierten Daten finden Sie im bei der Installation angegebenen Verzeichnis. Den Namen
      erfahren Sie aus der Rückmeldung Mitarbeiterdaten für Personalabrechnung - Fertig im Fenster
      Übersicht Nachrichten/Alarme.

Übernehmen von Personalabrechnungsdaten
  •   Datei vom Steuerbüro entgegennehmen und im bei der Installation angegebenen Verzeichnis
      für eingehende Daten ablegen.


                 HINWEIS
             Die Datei muss die Dateinamenserweiterung .xml oder .xls tragen; andernfalls wird sie
             nicht verarbeitet.


                 HINWEIS
             In der Zelle A5 auf dem Arbeitsblatt Data muss der Datenbankname der SAP Business
             One-Datenbank stehen, für die die Abrechnung bestimmt ist.



© SAP AG 2011                                                                                        7
Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR



            Idealerweise wird der Datenbankname bereits in der Konfiguration des „Konverters“
            eingetragen, der von DATEV verwendet bzw. zukünftig zur Verfügung gestellt wird, so
            dass die Excel XML-Datei nicht mehr geändert werden muss.
            .
  •   Nach kurzer Zeit erhält standardmäßig (siehe Abschnitt Konfiguration) der Mitarbeiter
      „manager“ die Meldung, dass eine „Abrechnung als vorerfasster Beleg angelegt“ wurde – mit
      Angabe der Belegnummer und der Bitte, den vorerfassten Beleg zu prüfen und zu verbuchen.




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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Berechtigungen
Die Standard-Berechtigungen in SAP Business One für den Bereich Personal /
Mitarbeiterstammdaten sind gültig und sollten angewandt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Administrator’s Guide for the Integration Component.




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Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR




Copyrights, Trademarks, and Disclaimers
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B1 datev hr

  • 1. SAP Business One Benutzer- und Konfigurationsleitfaden PUBLIC Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Release Family 8.8 Zutreffendes Release: SAP Business One 8.82 Deutschland Deutsch Juli 2011
  • 2. Inhaltsverzeichnis Einführung....................................................................................................................................... 3 Vorbedingungen ............................................................................................................................. 4 Konfiguration .................................................................................................................................. 5 Verwendung in SAP Business One .............................................................................................. 7 Datenerfassung ..................................................................................................................... 7 Datentransfer und Datenexport ............................................................................................. 7 Übernehmen von Personalabrechnungsdaten ...................................................................... 7 Berechtigungen .............................................................................................................................. 9 Copyrights, Trademarks, and Disclaimers ................................................................................ 10 © SAP AG 2011 2
  • 3. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Einführung Das Paket Personalabrechnung mit DATEV HR unterstützt SAP Kunden, die SAP Business One einsetzen und gleichzeitig über ihr Steuerbüro – oder ggf. selbst – die Personalabrechnung über die DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt bzw. LODAS durchführen, bei ihrem Abrechnungsprozess. Hierzu wurden im Bereich Mitarbeiter Stammdaten in SAP Business One zahlreiche neue Datenfelder eingeführt, um „Stammdaten“ in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. In diesem Dokument wird das Vorgehen zum „Übertragen“ der Daten nach der Datenerfassung in SAP Business One beschrieben und zum Einlesen der Abrechnungsdaten beschrieben. Zielgruppe: • System-Administratoren / Channel Partner Implementation Consultants • Verwendung in SAP Business One beschreibt die Endbenutzer-Prozesse © SAP AG 2011 3
  • 4. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Vorbedingungen Folgende Software-Komponenten müssen installiert sein: • SAP Business One 8.81 PL01 oder höher • SAP Business One Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland (DE) • SAP Business One Integrationskomponente (integration component) einschließlich der Aktivierung des Szenarios “DATEV-HR”, welches, im Rahmen der Installation (Auswahl der Option „Activate DATEV-HR scenario package (Germany)“ mit installiert wird • HINWEIS Weitere Informationen finden Sie im SAP Business One Administrator’s Guide. HINWEIS Diese Version des DATEV-HR-Szenarios bietet die Möglichkeit, beim Übertragen von Mitarbeiterdaten und beim Einlesen von Personalabrechnungen als vorerfasste Belege mehrere Firmendatenbanken zu verwenden. Zum korrekten Einlesen von Abrechnungen stellen Sie bitte sicher, dass in Spalte 1, Zeile 5 der von DATEV / dem Steuerbüro erzeugten Datendatei der Name der SAP Business One Datenbank (nicht die Firmenbezeichnung) steht (Überschrift in Zelle 4, Spalte 1: „Unternehmen*“). Sollte dies nicht der Fall sein, ändern Sie bitte den Eintrag und speichern Sie die geänderte Datei wieder im Excel XML-Format. HINWEIS Die Verarbeitungsgeschwindigkeit größerer Datenmengen – hier Anzahl von Mitarbeiter- Datensätzen – ist abhängig von der verwendeten Hardware und Systemeinstellungen. Es wird empfohlen, die Verwendung von 64 Bit Hardware zu erwägen und dem in der SAP Business One integration component enthaltenen SAP Business One integration framework Server Service (B1i Server) ausreichend Speicher zuzuteilen. Weiterführende Informationen finden Sie im SAP Business One Administrator’s Guide. HINWEIS Das Paket „DATEV-HR“ informiert den Benutzer im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarm“ in den folgenden Fällen:  Die Verarbeitung beginnt.  Die Verarbeitung wurde beendet (inkl. Name der Export-Datei und Liste der Mitarbeiter).  Eine Liste vorzuerfassender Buchungen (eine oder mehrere) wurde eingelesen. Zur Vermeidung von Verzögerungen bei diesen Informationen, wird empfohlen, vor allem die Zeitspanne für Nachrichten aktualisieren (Minuten) in Administration → Systeminitialisierung → Allgemeine Einstellungen → Dienste niedrig einzustellen. Der Wert „0“ wäre ideal, führt aber dazu, dass SAP Business One – für jeden Benutzer – sehr häufig das Vorhandensein neuer Nachrichten / Alarme prüft! © SAP AG 2011 4
  • 5. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Konfiguration Bereits im Rahmen der Installation wird das System im Wesentlichen fertig konfiguriert. Gegebenenfalls sind folgende Änderungen erforderlich: a) Zu benachrichtigender Benutzer beim Einlesen von vorerfassten Buchungsbelegen: Default = manager So ändern Sie es:  Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über den Menüpunkt Start → Alle Programme → Integration Solution for SAP Business One → Integration Framework.  Geben Sie die Anmeldedaten ein (Benutzer = „B1iadmin“. Das Passwort für diesen Benutzer wurde bei der Installation vergeben.)  Wählen Sie Scenarios in der Menüleiste des Integration Framework.  Wählen Sie Control  Der Integration framework Scenario Report wird angezeigt.  So deaktivieren Sie das Szenario sap.DATEV-HR:  Drücken Sie Setup.  Scenario Package Setup wird anzeigt.  Drücken Sie Data Mgt.  ScenarioSetupData Selection wird anzeigt.  Wählen Sie Properties.  Drücken Sie Select.  Das Fenster Scenario Setup – Properties wird anzeigt.  Geben Sie im Feld FinancialsUser den Benutzercode des zu informierenden Benutzers ein.  Drücken Sie Save.  Schließen Sie die Meldung Configuration successfully saved.  Schließen Sie das Fenster „SAP B1 vPlatform – Scenario Setup – Properties” mit Close.  Schließen Sie das Fenster Scenario Package Setup.  So aktivieren Sie das Szenario sap.DATEV-HR:  Klicken Sie Activate im Fenster Scenario Setup Result.  Bestätigen Sie die Meldung You want to activate the Scenario Package now mit OK.  Schließen Sie die Meldung activation successful. © SAP AG 2011 5
  • 6. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR b) So aktivieren Sie das DATEV-HR-Szenario-Paket: Falls das DATEV-HR-Szenario nicht bereits im Rahmen der Installation aktiviert wurde, kann es jederzeit wie folgt aktiviert werden: • Starten Sie das Integration Framework im Windows Startmenü über den Menüpunkt Start → Alle Programme → Integration Solution for SAP Business One → Integration Framework. • Geben Sie die Anmeldedaten ein (Benutzer = „B1iadmin“. Das Passwort für diesen Benutzer wurde bei der Installation vergeben.) • Wählen Sie Scenarios in der Menüleiste des Integration Framework. • Wählen Sie Control. • Der Integration framework Scenario Report wird angezeigt. • Aktivieren Sie das Szenario „sap.DATEV-HR“: • Klicken Sie Activate im Fenster Scenario Setup Result. • Bestätigen Sie die Meldung „You want to activate the Scenario Package now“ mit OK. • Schließen Sie die Meldung activation successful. © SAP AG 2011 6
  • 7. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Verwendung in SAP Business One Das Paket Personalabrechnung mit DATEV HR unterstützt Kunden bei ihrem Personal- Abrechnungsprozess, die SAP Business One einsetzen und gleichzeitig über ihr Steuerbüro – oder ggf. selbst – die Personalabrechnung über die DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt bzw. LODAS durchführen. Hierzu wurden im Bereich Mitarbeiter Stammdaten in SAP Business One zahlreiche neue Datenfelder eingeführt, um „Stammdaten“ in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. Datenerfassung Für die Übertragung werden Daten aus folgenden Bereichen verwandt: • Allgemeine Daten (Name, usw.) • Adresse (Privatadresse) • Administration (geplant) • Persönliches (fast alle Daten – Reisepass-Informationen nicht) • Finanzen (außer Mitarbeiterkosten) Einzelheiten zu den zu erfassenden Daten finden Sie in der Dokumentation für SAP Business One. Eine Vervollständigung der Daten – z.B. im Bereich Sozialversicherungen - erfolgt durch das Steuerbüro. Datentransfer und Datenexport • Mitarbeiterliste öffnen • Mitarbeiter auswählen und die Drucktaste Übertragen wählen, um den Datenexport anzustoßen • Zusätzliche Spalten in der Mitarbeiterliste informieren über den letzten erfolgreichen Datentransfer. Öffnen Sie die Liste ggf. erneut, um den Stand zu aktualisieren. • Derzeit werden die Daten nur in eine Datei exportiert, die dann zum Steuerbüro geschickt werden muss. • Die exportierten Daten finden Sie im bei der Installation angegebenen Verzeichnis. Den Namen erfahren Sie aus der Rückmeldung Mitarbeiterdaten für Personalabrechnung - Fertig im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme. Übernehmen von Personalabrechnungsdaten • Datei vom Steuerbüro entgegennehmen und im bei der Installation angegebenen Verzeichnis für eingehende Daten ablegen. HINWEIS Die Datei muss die Dateinamenserweiterung .xml oder .xls tragen; andernfalls wird sie nicht verarbeitet. HINWEIS In der Zelle A5 auf dem Arbeitsblatt Data muss der Datenbankname der SAP Business One-Datenbank stehen, für die die Abrechnung bestimmt ist. © SAP AG 2011 7
  • 8. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Idealerweise wird der Datenbankname bereits in der Konfiguration des „Konverters“ eingetragen, der von DATEV verwendet bzw. zukünftig zur Verfügung gestellt wird, so dass die Excel XML-Datei nicht mehr geändert werden muss. . • Nach kurzer Zeit erhält standardmäßig (siehe Abschnitt Konfiguration) der Mitarbeiter „manager“ die Meldung, dass eine „Abrechnung als vorerfasster Beleg angelegt“ wurde – mit Angabe der Belegnummer und der Bitte, den vorerfassten Beleg zu prüfen und zu verbuchen. © SAP AG 2011 8
  • 9. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Berechtigungen Die Standard-Berechtigungen in SAP Business One für den Bereich Personal / Mitarbeiterstammdaten sind gültig und sollten angewandt werden. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Administrator’s Guide for the Integration Component. © SAP AG 2011 9
  • 10. Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR Copyrights, Trademarks, and Disclaimers © Copyright 2011 SAP AG. All rights reserved. The current version of the copyrights, trademarks, and disclaimers at http://service.sap.com/smb/sbocustomer/documentation is valid for this document. © SAP AG 2011 10