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Zeit ist Geld –
Übersetzungsportale im
Aufwind
Tecom Forum 6.5.2011
Winterthur
Cécile Roos, Schindler Management Ltd
Victor Linnemann, euroscript Switzerland AG
Die Vorgeschichte
Schindler in Zahlen

                               Schindler befördert weltweit täglich eine Billion
                                 Menschen mit seinen Aufzügen oder Fahrtreppen.

                               – Weltweit Nr. 1 im Fahrtreppenbereich
                               – Zweitgrösster Hersteller von Aufzügen
                               – Weltweit rund 43’000 Mitarbeiter
                               – Operiert in mehr als 100 Ländern
                               – … in mehr als 1‘000 Filialen

                              → Übersetzungen und Verfügbarkeit der Dokumente
                              ist ein MUST!

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Die Vorgeschichte
Reorganisation

                               Reorganisation der Abteilung Training

                               – Verlagerung von Stellenprozenten von der Dokumentation
                                 ins Training

                               – Gleiches Volumen mit weniger Ressourcen


                               Lösungsansätze:

                               –Optimierung von Prozessabläufen

                               –Automatisierung von Prozessschritten

                               –Komplettes Outsourcing

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Die Vorgeschichte
Schindler Management Ltd. als Kunde der euroscript

                               Sehr wichtiger Industriekunde

                               – Viele Jahre der Zusammenarbeit

                               – Portal (auch) als Folge der Neuordnung der Beauftragung

                               – Volumen ermöglicht und erfordert kundenspezifische
                                 Lösungen

                               – Beauftragung angrenzender Dienstleistungen




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Anforderungen aus Kundensicht
Gründe für ein Beauftragungsportal

                               10 gute Gründe für ein Beauftragungsportal

                               1. Zentralisierter, schlanker und kostenoptimierter
                                   Übersetzungs- und Publikationsprozess
                               2. Reduktion von internen und externen Koordinations- und
                                   Kalkulationsaufwänden
                               3. Standardisierte Erfassung aller relevanten Informationen
                               4. Handling von komplexen Aufträgen (in einem Projekt)
                               5. Basis für weitere Automatisierung (Newsletter,
                                   Publikation, online Proofreading …)
                               6. Eine Prozessplattform für alle Dokumentengrössen
                               7. Priorisierung von Projekten im Proofreading
                               8. Zentralisierte Projektinformationen (Status, Kosten, Ver-
                                   einbarungen, Verantwortungen, spez. Terminologie…)
                               9. Reporting für Statistiken (Projekt Status und Kosten)
                               10. Beurteilung von Übersetzungsqualität
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Anforderungen aus Dienstleistersicht
Vom Auftrag zum Übersetzungsprozess

                               10 An- und Herausforderungen

                               – Aktuell 10 Beauftrager: Informationserfassung und
                                 Beauftragungsworkflow müssen ohne spezifisches
                                 Vorwissen möglich sein
                               – 50 und mehr Proofreader: Sicheres Ansteuern sporadischer
                                 Portalbenutzer (bei über 40 Zielsprachen)
                               – Hosting und Sicherheit: Interne und externe Anforderungen
                               – Mandantenfähigkeit (Auftragnehmer): Portal erhält eigenen
                                 Workflow mit Rechten und Rollen
                               – Aufträge in Prozesse transformieren: Auch ein ZIP-Archiv
                                 kann auf dem Portal ein Dokument sein
                               – Zwei Views: Auftrags- und Übersetzungsportal
                               – Schnittstelle: Produktionssystem der euroscript
                               – Automatisierung: Analyse, Vorverarbeitung, Dateisystem
                               – Reporting: Projekte, Prozesse, Rechnungen
                               – Format-Vielfalt: FM-XML, MS-Office, Adobe CS, Audio
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Einordnung des vorgestellten Portalansatzes
Portaltypen und Einsatzgebiete

                               Portaltypen

                               – Unspezifisches Auftragsportal
                                  – z.B. IBM Lotus QuickPlace als Plattform für den
                                    gesamten Dokumentationsprozess

                               – Unspezifisches Übersetzungsportal
                                  – z.B. Lösung mit Typo3 (Beauftragung,
                                    Auftragsverfolgung, Statistik)

                               – Dediziertes Übersetzungsportal
                                  – z.B. across LS im Server-zu-Server Kontext, erfordert
                                    eine Menge expliziten Wissens

                               – Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal
                                  – z.B. Schindler Translation Portal
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Portaltypen
Unspezifisches Auftragsportal


 Kunde                     z.B. IBM Lotus QuickPlace (alt)   Dienstleister
 − Kommunikation           oder Microsoft SharePoint         − Kommunikation
 − Anfrage                                                   − Angebotserstellung
 − Beauftragung                    v2         v2             − Auftragsbearbeitung
 − Auftragsverfolgung                                       − Lieferung
 − Dokumentenverwaltung v2         v2         v2             − Veröffentlichung
 − Versionierung                                            − Abrechnung
 − Freigabeprozess                            v1             − Statistik
 − Veröffentlichung                v1
                                   
                        v1         v1         v1
                                   




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Portaltypen
Unspezifisches Übersetzungsportal


 Kunde
 − Upload
 − Auftragsinf. erfassen
 − Auftrag verfolgen
 − Download
 − Statistik auswerten

 Dienstleister
 − Download
 − Verarbeitung
 − Upload
 − Statistik-Inf. erfassen




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Portaltypen
Dediziertes Übersetzungsportal


 Kunde und Dienstleister im                                      Single-Server-Szenario
 Server-zu-Server-Szenario                                 LS
                                                      LS
 − Beide führen im                           Client                      Client
 technischen Sinn das                                       LS
 Übersetzungsmanagement
 durch

 − Kunde übt Datenhoheit                      LS                          LS
 aktiv aus und legt Workflow-
 parameter fest

 − Verdopplungsstrukturen im
 Projektmanagement
                                             Client                      Client


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Portaltypen
Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal




© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 11
Umsetzung des Projekts
Vom Konzept zum Launch

                              Konzept und Prototyp

                              – Workflow und Informationsmodell von Schindler und
                                euroscript erarbeitet
                              – Entscheidung für LAMP als Basis für Portal
                              – Prototyp (nur Kundensicht) parallel zur Spezifizierung online
                                gestellt
                              – Frühes Audit mit der Schindler IT-Security

                              Umsetzung

                              1.        Erst Kundensicht, dann Dienstleistersicht
                              2.        Mandantenfähige Version mit manuellem Workflow
                              3.        Kopplung mit euroscript Produktionssystem
                              4.        Statusauswertung und Synchronisieren der Workflows
                              5.        Go Live! und Start des Änderungsprozesses
                              6.        Portal-Logbuch (Auswertung nach 20 Live-Projekten)
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Umsetzung des Projekts
Logische Umspannwerke
                                                                              PORTAL
                                                      Workflows       Services
                                                                      − RfQ, Order, Publishing only
                                                                      − Proofreading
                                         FILESYSTEM

                                                                      − Publishing
                                                                      − RS oder eLearning

                                                                      Auftragsinformationen (Portal-DB)
                                                                      − Dokumentypen und Formate
                                                                      − Quell- und Zielsprache
                                                                      − Projekt- Dokument- und Prozessmetadaten


                                                                  X
                     PROD.-SYSTEM                                            Cronjobs & Automatisierung
         Workorders                                                          − Vorverarbeitung (SDL Studio)
                                                                             − Überwachte Ordner
                                                                             − Benachrichtigungen
                                                                             − Statusabgleich

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Umsetzung des Projekts
Verlauf
                                                                                        2010
          Januar             Februar März            April     Mai    Juni       Juli    Aug.      Sept.     Okt.   Nov.       Dez. Januar
        2011
 Anal
  yse          Kick-off
 Partn
   er
                    Lastenheft
                    ca 10 W.
                                                  Spezifikation

                                                             Proto
                                                  ca 10 W.           Implementierung
                                                              -typ
                                                                      ca 10 W.
                                                                                           Pilot – Test 1

                                                                                         ca 9 W.
                                                                                                    Neue Anforderungen
                                                                                                       & Bug Fixing
                                                                                                      ca 13 W.      Pilot – Test
                                                                                                                          2           Go-Live

                                     euroscript                                                                      ca 7 W.

                                     Schindler                                                                                        Daten-
                                                                                                                                     migration




© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 14
Livebetrieb 01/2011 bis heute
Was ist bereits messbar?

                              Stand 04/2011
                              – 30 Projekte
                              – 3 Koordinatoren (Schindler) und 3 PMs (euroscript)
                              – 8 Auftraggeber
                              – >31 Proofreader / 31 Zielsprachen
                              – 300 parametrisierte Prozesstemplates (Prod.-System)


                              Tendenz im Vergleich mit 2010 (ohne Portal)
                              – Qualität der Beauftragung – unverändert
                              – Qualität der Dienstleistung – unverändert
                              – Schnelligkeit der Projektabwicklung – positiv
                              – Projektkosten – noch nicht messbar
                              – Prozesssicherheit – positiv
                              – Volumen – liegt gegenüber Vorjahr noch zurück
                              – Rollout – Flaschenhals liegt noch nicht hinter uns
© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 15
Livebetrieb 01/2011 bis heute
Schindler Translation Portal



                                              Testportal




                                             Screenshots
                                                 ;-))




© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 16
Ausblick
Offenes Potential

 Aufträge                 Koordination                                          Publikation ins Schindler System
                          Übersetzung / Proofreading


                            Standardisierter Übersetzungsprozess                      Automatisierte Publikation




                                                 Workflow platform                                                   PDM/PNC
                            Translation Portal




                                                 - online Proofreading




                                                                                PX3
                                                 - Automatisiere                                                     CLD Intranet
                                                 Dokumentenentnahme aus dem
                                                 Redaktionssystem
                                                 - Koppelung mit Terminologie                                        LMS


                                                                                           Keine Publikation nötig


                                                                                                                     S - Net

© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 17
Ausblick
2011, 2012

                              Erweiterungen
                              – Universal Review (als Ersatz für RTF-Konverter)
                                 – workflowgestütztes Proofreading auf dem Portal mit
                                   Übernahme der Korrekturen in die
                                   Übersetzungsdateien
                              – Schnittstelle zu Redaktionssystem (Beauftragung, Ex- und
                                Import der Übersetzungsdateien)
                              – Schnittstelle für automatisiertes Publishing auf Schindler-
                                Plattformen
                              – Automatisierte Vorverarbeitung der Übersetzungsdateien

                              Change Request Process
                              – Schindler Translation Portal ist ein Projekt (kein Produkt)



© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 18
Fragerunde
Dafür nehmen wir uns Zeit



                              Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Beiträge!




© Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 19
Screenshots
Project list (main view)




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Process list




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Create new project




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Edit source information




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Create new source information after uploading files




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Edit request information




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Edit target languages




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Workflow




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View the processes of a project




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View a specific process in a project




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User administration (LDAP and local users)




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Workflow states of a project … and a process




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Zeit ist Geld - Übersetzungsportale im Aufwind - Linnemann/Roos

  • 1. Zeit ist Geld – Übersetzungsportale im Aufwind Tecom Forum 6.5.2011 Winterthur Cécile Roos, Schindler Management Ltd Victor Linnemann, euroscript Switzerland AG
  • 2. Die Vorgeschichte Schindler in Zahlen Schindler befördert weltweit täglich eine Billion Menschen mit seinen Aufzügen oder Fahrtreppen. – Weltweit Nr. 1 im Fahrtreppenbereich – Zweitgrösster Hersteller von Aufzügen – Weltweit rund 43’000 Mitarbeiter – Operiert in mehr als 100 Ländern – … in mehr als 1‘000 Filialen → Übersetzungen und Verfügbarkeit der Dokumente ist ein MUST! © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 2
  • 3. Die Vorgeschichte Reorganisation Reorganisation der Abteilung Training – Verlagerung von Stellenprozenten von der Dokumentation ins Training – Gleiches Volumen mit weniger Ressourcen Lösungsansätze: –Optimierung von Prozessabläufen –Automatisierung von Prozessschritten –Komplettes Outsourcing © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 3
  • 4. Die Vorgeschichte Schindler Management Ltd. als Kunde der euroscript Sehr wichtiger Industriekunde – Viele Jahre der Zusammenarbeit – Portal (auch) als Folge der Neuordnung der Beauftragung – Volumen ermöglicht und erfordert kundenspezifische Lösungen – Beauftragung angrenzender Dienstleistungen © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 4
  • 5. Anforderungen aus Kundensicht Gründe für ein Beauftragungsportal 10 gute Gründe für ein Beauftragungsportal 1. Zentralisierter, schlanker und kostenoptimierter Übersetzungs- und Publikationsprozess 2. Reduktion von internen und externen Koordinations- und Kalkulationsaufwänden 3. Standardisierte Erfassung aller relevanten Informationen 4. Handling von komplexen Aufträgen (in einem Projekt) 5. Basis für weitere Automatisierung (Newsletter, Publikation, online Proofreading …) 6. Eine Prozessplattform für alle Dokumentengrössen 7. Priorisierung von Projekten im Proofreading 8. Zentralisierte Projektinformationen (Status, Kosten, Ver- einbarungen, Verantwortungen, spez. Terminologie…) 9. Reporting für Statistiken (Projekt Status und Kosten) 10. Beurteilung von Übersetzungsqualität © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 5
  • 6. Anforderungen aus Dienstleistersicht Vom Auftrag zum Übersetzungsprozess 10 An- und Herausforderungen – Aktuell 10 Beauftrager: Informationserfassung und Beauftragungsworkflow müssen ohne spezifisches Vorwissen möglich sein – 50 und mehr Proofreader: Sicheres Ansteuern sporadischer Portalbenutzer (bei über 40 Zielsprachen) – Hosting und Sicherheit: Interne und externe Anforderungen – Mandantenfähigkeit (Auftragnehmer): Portal erhält eigenen Workflow mit Rechten und Rollen – Aufträge in Prozesse transformieren: Auch ein ZIP-Archiv kann auf dem Portal ein Dokument sein – Zwei Views: Auftrags- und Übersetzungsportal – Schnittstelle: Produktionssystem der euroscript – Automatisierung: Analyse, Vorverarbeitung, Dateisystem – Reporting: Projekte, Prozesse, Rechnungen – Format-Vielfalt: FM-XML, MS-Office, Adobe CS, Audio © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 6
  • 7. Einordnung des vorgestellten Portalansatzes Portaltypen und Einsatzgebiete Portaltypen – Unspezifisches Auftragsportal – z.B. IBM Lotus QuickPlace als Plattform für den gesamten Dokumentationsprozess – Unspezifisches Übersetzungsportal – z.B. Lösung mit Typo3 (Beauftragung, Auftragsverfolgung, Statistik) – Dediziertes Übersetzungsportal – z.B. across LS im Server-zu-Server Kontext, erfordert eine Menge expliziten Wissens – Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal – z.B. Schindler Translation Portal © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 7
  • 8. Portaltypen Unspezifisches Auftragsportal Kunde z.B. IBM Lotus QuickPlace (alt) Dienstleister − Kommunikation oder Microsoft SharePoint − Kommunikation − Anfrage − Angebotserstellung − Beauftragung v2 v2 − Auftragsbearbeitung − Auftragsverfolgung  − Lieferung − Dokumentenverwaltung v2 v2 v2 − Veröffentlichung − Versionierung  − Abrechnung − Freigabeprozess v1 − Statistik − Veröffentlichung v1  v1 v1 v1  © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 8
  • 9. Portaltypen Unspezifisches Übersetzungsportal Kunde − Upload − Auftragsinf. erfassen − Auftrag verfolgen − Download − Statistik auswerten Dienstleister − Download − Verarbeitung − Upload − Statistik-Inf. erfassen © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 9
  • 10. Portaltypen Dediziertes Übersetzungsportal Kunde und Dienstleister im Single-Server-Szenario Server-zu-Server-Szenario LS LS − Beide führen im Client Client technischen Sinn das LS Übersetzungsmanagement durch − Kunde übt Datenhoheit LS LS aktiv aus und legt Workflow- parameter fest − Verdopplungsstrukturen im Projektmanagement Client Client © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 10
  • 11. Portaltypen Kundenspezifisches Auftrags- und Übersetzungsportal © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 11
  • 12. Umsetzung des Projekts Vom Konzept zum Launch Konzept und Prototyp – Workflow und Informationsmodell von Schindler und euroscript erarbeitet – Entscheidung für LAMP als Basis für Portal – Prototyp (nur Kundensicht) parallel zur Spezifizierung online gestellt – Frühes Audit mit der Schindler IT-Security Umsetzung 1. Erst Kundensicht, dann Dienstleistersicht 2. Mandantenfähige Version mit manuellem Workflow 3. Kopplung mit euroscript Produktionssystem 4. Statusauswertung und Synchronisieren der Workflows 5. Go Live! und Start des Änderungsprozesses 6. Portal-Logbuch (Auswertung nach 20 Live-Projekten) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 12
  • 13. Umsetzung des Projekts Logische Umspannwerke PORTAL Workflows Services − RfQ, Order, Publishing only − Proofreading FILESYSTEM − Publishing − RS oder eLearning Auftragsinformationen (Portal-DB) − Dokumentypen und Formate − Quell- und Zielsprache − Projekt- Dokument- und Prozessmetadaten X PROD.-SYSTEM Cronjobs & Automatisierung Workorders − Vorverarbeitung (SDL Studio) − Überwachte Ordner − Benachrichtigungen − Statusabgleich © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 13
  • 14. Umsetzung des Projekts Verlauf 2010 Januar Februar März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Januar 2011 Anal yse Kick-off Partn er Lastenheft ca 10 W. Spezifikation Proto ca 10 W. Implementierung -typ ca 10 W. Pilot – Test 1 ca 9 W. Neue Anforderungen & Bug Fixing ca 13 W. Pilot – Test 2 Go-Live euroscript ca 7 W. Schindler Daten- migration © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 14
  • 15. Livebetrieb 01/2011 bis heute Was ist bereits messbar? Stand 04/2011 – 30 Projekte – 3 Koordinatoren (Schindler) und 3 PMs (euroscript) – 8 Auftraggeber – >31 Proofreader / 31 Zielsprachen – 300 parametrisierte Prozesstemplates (Prod.-System) Tendenz im Vergleich mit 2010 (ohne Portal) – Qualität der Beauftragung – unverändert – Qualität der Dienstleistung – unverändert – Schnelligkeit der Projektabwicklung – positiv – Projektkosten – noch nicht messbar – Prozesssicherheit – positiv – Volumen – liegt gegenüber Vorjahr noch zurück – Rollout – Flaschenhals liegt noch nicht hinter uns © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 15
  • 16. Livebetrieb 01/2011 bis heute Schindler Translation Portal Testportal Screenshots ;-)) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 16
  • 17. Ausblick Offenes Potential Aufträge Koordination Publikation ins Schindler System Übersetzung / Proofreading Standardisierter Übersetzungsprozess Automatisierte Publikation Workflow platform PDM/PNC Translation Portal - online Proofreading PX3 - Automatisiere CLD Intranet Dokumentenentnahme aus dem Redaktionssystem - Koppelung mit Terminologie LMS Keine Publikation nötig S - Net © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 17
  • 18. Ausblick 2011, 2012 Erweiterungen – Universal Review (als Ersatz für RTF-Konverter) – workflowgestütztes Proofreading auf dem Portal mit Übernahme der Korrekturen in die Übersetzungsdateien – Schnittstelle zu Redaktionssystem (Beauftragung, Ex- und Import der Übersetzungsdateien) – Schnittstelle für automatisiertes Publishing auf Schindler- Plattformen – Automatisierte Vorverarbeitung der Übersetzungsdateien Change Request Process – Schindler Translation Portal ist ein Projekt (kein Produkt) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 18
  • 19. Fragerunde Dafür nehmen wir uns Zeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Beiträge! © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 19
  • 20. Screenshots Project list (main view) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 20
  • 21. Screenshots Process list © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 21
  • 22. Screenshots Create new project © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 22
  • 23. Screenshots Edit source information © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 23
  • 24. Screenshots Create new source information after uploading files © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 24
  • 25. Screenshots Edit request information © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 25
  • 26. Screenshots Edit target languages © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 26
  • 27. Screenshots Workflow © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 27
  • 28. Screenshots View the processes of a project © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 28
  • 29. Screenshots View a specific process in a project © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 29
  • 30. Screenshots User administration (LDAP and local users) © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 30
  • 31. Screenshots Workflow states of a project … and a process © Schindler | CLD | Cécile Roos | Seite 31